会计信息系统---第3章-账务处理系统(3.1--3.2).ppt

3.1账务处理系统概述,第3章账务处理系统,学习要求,1.掌握账务处理系统的基本特点。2.了解账务处理系统的功能结构。3.掌握账务处理系统的基本业务流程。4.了解账务处理系统应用的基本应用方案,教学内容,3.1.1账务处理系统的特点3.1.2账务处理系统的功能结构3.1.3账务处理系统的业务处理流程3.1.4应用解决方案选择,3.1账务处理系统概述,账务处理系统，又称为总账系统，它在整个电算化会计信息系统中处于核心地位，在整个会计信息系统中既是中枢，又是最基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业供产销各个方面的会计工作内容。,3.1.1账务处理系统的特点,账务处理系统在整个会计信息系统中处于核心地位，具有如下特点：1规范性强，一致性好2.综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用3.控制要求严格，正确性要求高,3.1.2账务处理系统的功能结构,账务处理系统主要功能结构,3.1.2账务处理系统的功能结构,1系统初始化系统初始化内容主要包括设置会计科目、设置凭证类别与结算方式、设置会计账簿、设置外汇汇率和自动转账、结账科目、录入期初余额等2日常处理日常处理业务主要包括填制凭证、查询凭证、凭证修改、审核凭证、记账等业务。3.账簿管理账簿管理主要包括总账查询与输出、明细账查询与输出、多栏账和日记账查询输出等。,3.1.2账务处理系统的功能结构,4辅助核算辅助核算内容主要包括数量核算、项目核算、部门核算、往来单位核算等。5期未业务处理期末处理工作主要有以下几个环节：根据自动转账功能进行期末账项调整，如损益类科目的结转；试算平衡、对账、结账，生成月末工作报告等。,3.1.3账务处理系统的业务处理流程,账务处理基本流程,3.1.4应用解决方案选择,1业务较少的小型企业应用方案如果企业属于实际经济业务比较简单，业务数据量较少的小型企业，则只需使用总账系统，按照制单审核记账查账结账的业务流程进行日常业务处理。2业务较复杂的企业应用方案如果企业核算业务较复杂，建议使用各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理、部门管理、项目管理和客户及供应商管理。,3.1.4应用解决方案选择,3机构设置较复杂的企业应用方案如果企业机构设置较复杂，则应使用部门核算管理，多级部门的设置将更方便的管理企业各部门的收入和支出。4往来业务较多的企业应用方案如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商。此时有多种模式可供选择：（1）总账模式（2）总账+往来模式（3）总账+应收（应付）模式,3.1.4应用解决方案选择,（1）总账模式在这种模式下，总账系统的辅助账查询菜单项下，没有客户辅助账查询和供应商辅助账查询。即总账系统不提供客户/供应商往来辅助核算的功能和查询，会计科目设置时，不能设置客户、供应商辅助核算选项。,3.1.4应用解决方案选择,（2）总账+往来模式在这种模式下，选项设置中需将客户（供应商）核算选择在总账，才能在总账中查询供应商往来和客户往来辅助账。往来科目需设置为客户（供应商）往来辅助核算；期初余额录入时，客户（供应商）辅助核算的科目可以录入期初辅助数据；制单时，可以使用客户（供应商）辅助核算科目；月末结账时，不必判断应收（应付）系统是否已经结账；应收（应付）系统只有科目设置、制单、凭证查询等功能。,3.1.4应用解决方案选择,（3）总账+应收（应付）模式在这种模式下，选项设置中需将客户（供应商）核算选择在应收（应付）核算。科目需设置为客户（供应商）往来核算科目，该科目为应收（应付）受控科目；总账系统期初余额录入时，客户（供应商）辅助核算的科目只录入一个总数，不能录入期初辅助数据；制单时，不能使用客户（供应商）辅助核算科目；月末结账时，要判断应收（应付）系统是否已经结账；在这种模式下，总账系统中没有客户（供应商）往来辅助查询；应收（应付）系统可以执行单据录入、核销、制单、查询等功能。,练习思考题,1.账务处理系统有何特点？2.简述账务处理系统的业务处理流程？3.如何选择账务处理系统的应用方案？,3.2总账系统初始化,第3章账务处理系统,学习要求,1.了解总账系统业务控制参数的设置内容，掌握业务控制参数设置的基本方法。2.掌握会计科目设置的基本内容和设置的基本原则与方法。3.掌握在总账系统中基础信息设置的内容和方法。4.掌握期初余额录入的内容、方法和注意事项。,教学内容,3.2.1总账系统业务登录方法3.2.2业务控制参数设置3.2.3设置外币汇率3.2.4设置会计科目3.2.5设置凭证类别与结算方式3.2.6设置项目档案3.2.7录入期初余额3.2.8数据权限分配3.2.9金额权限分配,3.2总账系统初始化,系统初始化的主要内容包括：设置账簿选项定义外币及汇率设置会计科目建立辅助核算设置明细权限定义结算方式设置凭证类型定义自定义项定义常用凭证及常用摘要录入期初余额,3.2总账系统初始化,初始设置的基本流程为：设置账套参数定义外币及汇率设置会计科目设置凭证类型定义结算方式定义客户/供应商等分类信息定义客户/供应商等档案信息定义项目档案录入期初余额,3.2.1总账系统业务登录方法,使用总账系统之前，须先行在系统管理模块完成核算账套的创建，然后启动并注册登录企业应用平台，在企业应用平台中选择总账系统的业务处理模块后，进行双击即可登录相关功能模块进行业务处理。下面以“KJ001夏颖的身份在2008年7月1日注册登录188号账套企业应用平台，登录总账系统”为例说明总账系统业务的登录方法。,操作演示,3.2.2业务控制参数设置,制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列,支票控制：在制单时输入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。,资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行存款科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。,现金流量科目必录现金流量项目：凭证填时，对于所指的现金流量科目必须在现金流量项目中录入现金流量信息后才能对凭证进行保存。,批量审核凭证进行合法性校验：系统提供了凭证的批量审核功能，在进行批量审核时，自动对凭证的合法性进行检验。,系统编号：填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。手工编号：在制单时须手工录入凭证编号。,制单权限控制到凭证类别：在制单时，只能使用具有相应制单权限的凭证类型填制凭证。,制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。,凭证审核控制到操作员：允许对审核权限通过“明细权限”作进一步细化。如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证而不能审核其他部门操作员填制的凭证。,出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行存款科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。,凭证必须经由主管会计签字：所有凭证必须由主管会计签字后才能进行记账。,允许修改、作废他人填制的凭证：在制单时，可以修改、作废他人填制的凭证，保存时是以修改人的身份进行保存。如未选择，则凭证只能由原填制人进行修改或作废，其他人员无权进行修改、作废。,操作员进行金额权限控制：在制单时，操作员只能使用规定范围内的金额。,固定汇率：在制单时，在一个会计期的期初录入记账汇率，期末录入调整汇率。浮动汇率：在制单时，每天制单前录入当天的汇率，期末录入调整汇率。,3.2.2业务控制参数设置,下面以“KJ001操作员夏颖身份登录总账后，设定企业业务控制参数：凭证必须经由主管会计签字、出纳凭证必须经由出纳签字，其他采取默认设置”为例说明业务控制参数的设置过程。,操作演示,3.2.3设置外币汇率,汇率管理是专为外币核算服务的。企业如果存在外币业务或外币汇率发生变动等，需通过外币汇率功能进行定义。,3.2.3设置外币汇率,在填制凭证中时所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错；当汇率变化时，应预先在此进行调整，否则，制单时不能正确录入汇率；对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误；对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制当天的凭证前，应预先在此录入当天的记账汇率。,3.2.3设置外币汇率,下面以“山东淄新实业有限责任公司存在外币核算业务，外币核算信息为：企业采取固定汇率记账，涉及外币为美元，记账汇率为7.2，采用间接标价法。”为例说明外币汇率的设置方式。,操作演示,3.2.4设置会计科目,会计科目是会计核算系统的基础，设置时必须综合考虑：要充分考虑到满足会计报表编制的需要必须考虑到与各子系统的衔接问题要注意保持科目间的协调性、体系的完整性和相对稳定性。,3.2.4设置会计科目,1会计科目设置的基本内容会计科目设置的基本内容包括：设置会计科目编码科目助记词科目名称科目类型方向辅助属性,3.2.4设置会计科目,（1）设置科目编码设置科目编码，是指对每一科目的编码按科目编码规则进行定义。设置会计科目编码规则科目编码设置,3.2.4设置会计科目,输入科目编码时必须遵循以下原则：科目编码必须唯一，不能重复；科目编码必须按照其级次的先后次序建立；输入各级科目编码长度必须符合所定义的科目编码长度；科目编码输入明细科目时，其上级科目必须已经输入。,3.2.4设置会计科目,会计科目编码设置应遵循相关规则，科目名称、编码应唯一,设置科目助记词的目的是为方便用户记忆，它是对会计科目另外进行的编码,会计科目按其性质划分为五种类型，即资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类。,账户格式是定义该科目在账簿打印时默认的打印格式。一般可分为普通三栏式、数量金额式、复币式等格式。,3.2.4设置会计科目,2、会计科目设置的基本操作会计科目设置的基本操作包括：增加会计科目修改会计科目删除会计科目指定会计科目,3.2.4设置会计科目,（1）增加会计科目以下例说明，会计科目增加的基本业务处理。增加会计科目：在“1002银行存款”一级科目下增加二级明细科目“100201工行存款”、“100202中行存款”。,操作演示,3.2.4设置会计科目,（2）删除会计科目以下例说明，会计科目删除的基本业务处理。将“3001清算资金往来”科目删除。,操作演示,3.2.4设置会计科目,（3）修改会计科目以下例说明，会计科目修改的基本业务处理。将“1001现金”科目修改为有“日记账”，“1002银行存款”修改为有“日记账”和“银行账”的辅助核算的会计科目。,操作演示,3.2.4设置会计科目,（4）指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。,3.2.4设置会计科目,以下例说明为出纳指定会计科目的基本业务处理。指定“1001现金”为现金总账科目、指定“1002银行存款”为银行总账科目、指定“1001现金”、“100201工行存款”、“10020201人民币户”、“10020202美元户”及“1009其他货币资金”的明细科目指定为现金流量科目。,操作演示,3.2.4设置会计科目,（5）设置会计科目辅助项目如果企业有许多往来单位，个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算和管理的，则可以将相应的明细科目设置为辅助核算进行核算和管理。财务软件系统中可以进行辅助核算内容主要有：部门辅助核算、个人辅助核算、客户往来辅助核算、供应商往来辅助核算及项目辅助核算等。,3.2.4设置会计科目,以下例说明会计科目辅助核算项目设置的基本处理。将“1122应收账款”设置为客户往来辅助核算科目。,操作演示,3.2.5设置凭证类别与结算方式,1.凭证类别系统提供的凭证类别设置方案主要有五种：记账凭证；收款凭证、付款凭证、转账凭证；现金凭证、银行凭证、转账凭证；现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；自定义凭证类别。,3.2.5设置凭证类别与结算方式,为确保凭证类别的正确使用，可对会计科目进行必要的使用限制设置，系统提供了五种限制类型：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额。凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额。无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。,3.2.5设置凭证类别与结算方式,下面以下例说明凭证类别的设置方法。设置凭证类别方案为“收款凭证、付款凭证、转账凭证”，同时为收款凭证设置限制方式为借方必有“库存现金”和“银行存款”科目，为付款凭证设置限制方式为贷方必有“库存现金”和“银行存款”科目，为转账凭证设置限制方式为凭证必无“现金”和“银行存款”会计科目，同时增加“机制凭证”类别，限制方式为“无限制”。,操作演示,3.2.5设置凭证类别与结算方式,2.结算方式结算方式是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的与银行之间的货币结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算、电汇结算、商业汇票、银行汇票等。结算方式设置的主要内容包括：结算方式编码结算方式名称票据管理标志,3.2.5设置凭证类别与结算方式,结算方式编码：用以标识某种结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。结算方式编码可以用数字型代码09或和字母型代码AZ表示，但编码中、-以及空格禁止使用。,结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字或12个字符。,票据管理是账务系统为辅助银行出纳对银行结算票据进行管理而设置的功能,3.2.5设置凭证类别与结算方式,以下例说明结算方式的设置方式,操作演示,3.2.6设置项目档案,项目档案设置的内容主要有：项目大类项目核算科目项目分类项目栏目结构以及项目目录。,3.2.6设置项目档案,设置项目档案可通过向导提示一步步完成，其基本过程大体可分为四大步：第一步，定义项目大类第二步，设置项目大类核算科目第三步，定义项目分类第四步，设置项目目录,3.2.6设置项目档案,1.定义项目核算类会计科目在设置会计科目时，根据需要将进行项目核算的科目设置为项目核算会计科目，如对在建工程、生产成本及其下级科目设置项目核算的辅助账类。以下例说明项目核算类会计科目的设置将“188山东淄新实业有限责任公司”账套的“1604在建工程”下的四个明细科目“160401材料费”、“160402人工费”、“160403利息”和“160409其他”设置为项目辅助核算。,操作演示,3.2.6设置项目档案,2.定义项目大类项目大类即项目核算的分类类别，主要设置项目大类名称、指定该大类使用的会计科目、设置项目分类编码方案和设置项目栏目。以下例说明项目大类的设置方法为“山东淄新实业有限责任公司”设置项目大类“在建工程”，其项目分类编码方案为“2-2-2”。,操作演示,3.2.6设置项目档案,3.指定核算科目指定会计科目就是具体指定需要进行项目核算的会计科目。一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定给一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的会计科目。以下例说明核算科目的指定处理。将“160401材料费”、“160402人工费”、“160403利息”和“160409”指定为“在建工程”项目大类的核算科目。,操作演示,3.2.6设置项目档案,4.项目分类定义为了便于统计，可以对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类定义。如将生产成本项目大类进一步划分为自行开发项目和委托开发项目。以下例说明项目分类定义的设置过程为“山东淄新实业有限责任公司”设置项目分类方案为“01自建项目”、“02承包项目”。,操作演示,3.2.6设置项目档案,5.定义项目目录定义项目目录是将各个大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目中所拟定义的栏目名称或数据。以下例说明项目目录的设置目前山东淄新实业有限责任公司有两项自建项目工程，分别为“01办公楼”、“02宿舍楼”。,操作演示,3.2.7录入期初余额,录入期初余额时，只要求录入最末级核算科目的余额和累计发生额，上级科目的余额和累计发生额由系统自动计算。如果会计科目设置为辅助核算，则需录入辅助核算信息。期初余额输入后，应对期初进行试算平衡检查，以保证期初余额的准确性。,3.2.7录入期初余额,1.录入基本科目期初余额以下例说明基本科目余额录入方式。输入“1001现金”科目的期初余额“1000元”、借方累计“101000元”、贷方累计“169040.29”。,操作演示,3.2.7录入期初余额,2.录入辅助账期初余额在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。在录入期初余额时，不能直接输入总账期初余额，必须调出辅助核算账，录入辅助账的期初明细资料。输入完毕后，系统自动将辅助账的期初数之和计为该科目的期初余额。以下例说明辅助账期初余额录入方式。,3.2.7录入期初余额,输入“160401在建工程/材料费”科目的期初余额“100000元”、累计借方发生额“64600元”。辅助信息如下表：,操作演示,3.2.7录入期初余额,3.调整余额方向以下例说明余额方向调整的基本处理方式:一是通过科目修改实现，二是通过在期初余额录入界面实现。将“累计摊销”科目余额的方向由“贷”调整为“借”，再由“借”调整为“贷”。,操作演示,3.2.7录入期初余额,4.试算平衡期初余额及累计发生额录入完毕后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”和“借贷平衡”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成，校验完成后系统自动生成校验报告，如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正，并再次进行试算平衡，直到平衡为止。以下例说明试算平衡处理的基本处理方法。对“188山东淄新实业有限责任公司”账套的期初余额进行试算平衡检验。,操作演示,3.2.7录入期初余额,5.期初对账若系统建账之初，使用了部门、项目等辅助核算管理功能，期初余额录入时要求录入辅助账，为确保总账与明细账、总账与辅助账数据信息一致，需要进行期初对账。以下例说明期初对账的基本处理过程。对“188山东淄新实业有限责任公司”的期初信息进行期初对账。,操作演示,3.2.8数据权限分配,数据级权限是功能级权限的下级权限，它是功能级权限的明细权限，它必须