《信息的收集和传递》PPT课件

秘书实务国家精品资源共享课,课程负责人：禹明华,课程主讲人：周妮、刘婕,项目四做好办公室非常规事务工作,模块二秘书办事模块,知识目标1、信息的含义、种类、特征；2、信息收集的方法、渠道与要求；3、信息筛选的含义与要求；4、信息分类的方法和要求；5、信息传递的形式、方法和要求能力目标1、能够多渠道收集信息；2、能够筛选信息；3、能够对信息进行分类；4、能够用各种方式传递信息教学重点能够收集信息和传递信教学方法讲解、讨论、案例分析法,任务二信息的收集和传递,任务导入,天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2009年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2010年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。,要作好秘书工作，同样必须重视信息工作，秘书与信息工作有着密切联系。信息收集、整理和传递是信息工作的重要程序。要完成这几道程序，就必须了解信息的含义、特点、类型形态等基本知识，更重要的要掌握信息收集的范围、渠道、方法；信息分类、筛选和传递的方式方法。,任务分析,信息的含义,是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，如信号、情报、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以及关于事物存在方式和运动状态的陈述。,信息的种类,指导性变易性广泛性共享性客观性时效性,信息的特点,信息对秘书工作的作用,信息是秘书人员辅助领导决策的依据信息是秘书人员处理日常事务的依据信息是秘书人员起草文书的基础信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据,秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。,信息工作的含义,信息工作的基本要求,信息工作的程序P128,文献检索检索法观察法询访法问卷法交换法网络搜寻法购买法,信息收集的主要方法,信息收集的渠道,大众传媒渠道图书馆联机信息检索渠道供应商和客户贸易交流渠道信息机构渠道关系渠道调查渠道,（1）价值性（2）时效性（3）层次性（4）针对性（5）全面性,信息收集的要求,筛选的标准：,（1）注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。（2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。（3）注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。（4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。,信息加工的方法,信息分类：按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索,信息分类的方法,字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法,单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书传递和电讯传递三种类型。,信息的传递的流向,信息的传递方法则可以区分为1、口头传递2、文书传递3、电讯传递,信息的存储,信息的登记。包括总括登记和个别登记两种。总括登记反映库存信息的全貌，一般只登记册数、种类及总额等。个别登记反映每一份信息的具体情况，需要详细记录。,信息的存储,信息的编码。一般由字母或数字组成基本数码，再由基本数码结合成基本数据。如：某地区市信息资料1100某地区市场纺织品信息资料1110某地区市场化纤制品信息资料,信息的存储,信息的排列。排列的方法有三种：1、登记号排列。按信息登记的先后顺序排列；2、来源排列。按信息来源的单位依次排列；3、内容排列。按信息的内容分类排列。,存储信息的重要事项,1、收集来的信息都要保存。2、信息的分类要合理，便于查找。3、信息的保存力度要安全。一方面，注意信息物质形态的安全，做好防蛀、防火、防潮；另一方面，严防泄漏。4、尽量使用电脑存储信息资料并备份。,任务回顾,天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2011年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2012年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。,1、确定好信息收集的渠道：根据天地公司张伟总经理的需求信息的特性，确定好这次信息收集的主要渠道为：大众传媒渠道、客户、调查渠道等，可兼顾其它渠道。2、选择好信息收集的具体方法：问卷法、询访法、网络搜寻法、观察法3、信息收集时应注意信息收集的面尽可能要广而具有代表性，同时要注意针对活动主题有针对性地收集有价值的信息。,任务实施,信息整理1、搞好所搜集的信息的筛选工作；通过阅读标题和正文、审视来源决定取舍，将与主题无关的、重复的和不可靠的信息舍弃，做到去粗取精、去伪存真。2、将剩下的有价值的信息进行分类：可以按主题分为市场需求、竞争对手、宏观政策、产业前景等主题，在每一大类中有可根据时间和来源等进行二级、三级分类。,任务实施,某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢！”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗”,案例分析,罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下，最后，罗经理说：“我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？”史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一大把生意，都让你给搅了！”姜