时间管理-新生教育

,有效时间管理,2013届陈家豪,三台国际中学,时间是什么?,在你的生命中，你怎样诠释时间？,两个人在森林里，遇到了一只大老虎。A就赶紧从背后取下一双更轻便的运动鞋换上。B急死了，骂道：“你干嘛呢，再换鞋也跑不过老虎啊！”A说：“我只要跑得比你快就好了。”,时间的相对性,小孩子：总是觉得时间过得很慢盼过年，盼快点长大,老年人：转眼又是一年,时间的绝对长度一样但对于不同的年龄，相对长度其实不一样的,优生：,7,时间=金钱一小时看电视=一小时不学习一小时与人闲谈=少了一小时的读书一小时走神=一小时donothing,你的时间值钱吗？,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,1-20、60-80忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余,睡眠8小时13.3年26.7,一日三餐2.5小时4.2年22.5,交通1.5小时2.5年20,电话1小时1.7年18.3,看电视、上网3小时5年13.3,看报、聊天3小时5年8.3,刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6,3.3,你的时间有多长,9,有时知道后悔，知道没有后悔药即使我们知道这样下去，我们会是什么样子但是还是不会尝试去改变？,时间，我们没有后悔药？,经常抱怨很忙,没有时间,没有家庭生活,没有成就,高三怎么过？,提一提稳一稳放一放,有一种心灵，叫理想,理想，让人有方向，不会迷失，更不会迷茫理想，让人活得充实、忙碌理想，帮助挖掘生命的意义,提一提,有一种心灵，叫理想,理想，让人有方向，不会迷失，更不会迷茫理想，让人活得充实、忙碌理想，帮助挖掘生命的意义,提一提,你的理想是什么？,有一种学习，叫扎实,周围的浮躁的空气，是否影响了你的呼吸？身边的那本微积分、大学物理，究竟学懂了多少？旁边就是图书馆，看了多少课外书？到处都是网吧，也会经常上网，可是那个记载着世界最先进科技的数字图书馆、国内外大学和国家实验室的网站又几曾关注？,稳一稳,同样的四年不同的收获,有一种生活，叫幸福,你的健康平安，父母最大的心愿压力太大、人太累的时候，往后看一看,放一放,“不能管理时间，便什么都不能管理”（美）杜拉克,“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理,什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,20,时间管理的本质是选择管理80%的效益来自于20%的工作掌握关键“我没有时间”，其实只是一个藉口,时间管理的本质,21,时间管理的障碍,电话干扰,不能集中工作别人打扰,要放下重要的工作工作优先次序不明,重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理,时间出现冲突工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度人手不足,工作不能妥善分配不妥善处理文件,造成资料遗失无力拒绝要求,不能兼顾个人工作拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度,22,时间管理的障碍(续）,不能有效授权时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作信息不足/不正确/延误沟通失误/不足犹豫不决职权不清缺乏自律急于求成,有障时间管理的四种观念,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂,工作狂的害处,工作效率降低养成拖延的习惯（珀金森定律）可能导致工作的失败,对策,切香肠法，各个击破，逐步解决用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。改变自己爱拖延的思维方式避免过分的追求完美,计划组织与授权控制进度自我约束,掌握时间管理要诀改善管理习惯,27,改善管理习惯计划,定立目标确定优先处理顺序,28,定立目标的意义,更有效地实现目标改进绩效提高你实现目标的动机提高你对成就的自豪和满足提高自信心消除止步不前和不高兴的想法更有效地利用时间,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考1成时间计划未来,时间管理学的演变,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+紧迫性,I+U+,I+U,IU+,IU,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。,紧急,重要,不重要,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机急迫的问题有期限压力的计划,压力人,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,无聊人,不紧急,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）,4D原则,Doitnow！（马上就做）,Dontdoit。（别去做了）,重要,紧迫,Delegate授权别人去做,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,时间自然法则总结,ParkingsonsLaw帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,ParetosPrinciple帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,ConcentrationEnigmas注意力之谜,注意力需要及时恢复,InternalEnergyLevels内在能量水平,有效地利用你的生物钟,EfficacyEfficiency效能与效率,做正确之事，做好它,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划-,为每天的2-3件事项留出完整的时间,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。,时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线,时间管理的基本单位是事件,时间管理的关键在掌握事件,事件经由选择,选择以价值为基础,顺习惯做事会有越来越多的抱怨,Proactive（制变）,Reactive（应变）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原则去选择,二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好,确定优先顺序,基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去做的事。不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。,优先管理的核心1、Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情列一份清单2、Setpriorityandworkonthemostimportant确定优先次序，从最重要的开始做3、Doiteveryday!每天这么做！每日计划：Planthenextdbyoultheoffice.在你办公室前，计划天的工作。,To-DoList待处理事项,A.M.P.M.,6789101112,DailyExpenses每日支出,12345678910,Appointments日程,MonthlyPlan月度计划MonthYear年月,Projects/Goals本月项目/目标,A/BBusiness工作开始日,Personal个人生活,个人成效,effective,efficient,明确于结果：快、好,高效,脾气好,工作愉快、有结果,一个有成效的经理人,Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的,SMART,目标,WhatIamherefor?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？,Makealist.分清主动工作和被动工作内容。,主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作,被动性工作：日常琐碎的事情,ProductivityChallenges对生产率的挑战1、Shiftingpriorities/crisismanagement优先顺序不明确/危机管理2、Telephoneinterruptions电话打扰3、LackofPriorities/objectives缺乏优先/目标4、Attemptingtoomuch贪多嚼不烂5、Drop-invisitors不速之客6、Ineffectivedelegation无效授权7、Cluttereddesk/losingthings桌面杂乱无章/找不到东西8、Lackofself-discipline/procrastination缺乏自律/拖延9、Inabilitytosay“No”不会说“不”10、Meetings会议,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,应付突发状况,应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从,随时检视,随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。,策略1：設定明確的目標,时间管理的目的将时间用在与目标相关的工作上目标未来某个时间想要达到的一个特定、可以衡量的结果目标越明确、越可衡量，你越知道如何去找资源、找机会来完成它目标的种类时间：短期、中期、人生对象：健康、家庭、工作、学习、公益、娱乐,策略1：设定明确的目标（续）,设定目标的方法：必须正确且适合自己写下来经常思考与检讨寻求良师益友建议定下完成期限,策略2：设定远大的人生目标,人生目标终身的事业目标属于自己的人生目标、配合自己的专长和兴趣我的人生目标时间管理专家（效率专家）,策略2：设定远大的人生目标（续）,发觉并坚持自己专长和兴趣BillGates中学写计算机程序，一个暑假赚5000美金WarrenBuffet10岁发行赛马刊物NIKE创办人PhilipKnight暑期工读上晚班，每天早上跑七英里路回家Polo创办人RalphLauren上初中时，别人穿皮夹克耍酷，他穿苏格兰呢的百慕达短裤，领尖有钮扣的衬衫StevenSpielberg12岁完成他的第一部电影。高中毕业暑假三个月，每天到环球影城，假装上班,策略3：记录你的生产时间,生产时间：用于与目标相关工作上的时间时间管理的目的生产时间的记录：每天一个数字（简单、有效）,策略4：每天一定要拟定每日计划,若无每日计划，你的一天活动将会由别人决定方法在记事簿上写下36项今天要完成的事项尚未开始工作前拟定不必订下确定的时间要有一、两项是和自己目标相关的事项持续,策略5：使用记事簿,记事簿是时间管理最重要的工具之一最适当的形式6孔活页、7吋或5吋长四大部份通讯簿、每周行程、每日计划、备忘录自己发展适合你的记事簿所有数据记在记事簿上随身携带（查阅、记录）,策略6：学习英文的效率,实用程度熟背英语课文（具备听、说、读、写中上程度）熟背技巧：大声朗读20次进阶程度说写和听读分开学习说、写：将要讲的话，或要写的文章，写下来，找美国人修改，修改后熟背听：MP3；空中英语教室、TIMEforStudents读：英文教科书、报纸,策略7：清理你的桌子,为何要整理桌子？缩短找东西的时间容易分心无法看出事情的优先级方法：只做分类（四类）工作：待丢弃待处理待归档待送出（后三类放在三层文件架上）,策略8：以编号搜寻法法整理档案,为何整理不好？传统的分类整理是错误的方法信息不应分类的原因：可归于多类无法归于任何一类放错类别若采大分类仍无法解决问题忘记文件属于哪类分类花时间大多数归档文件不会再使用,策略8：以编号搜寻法法整理档案（续）,方法准备档案柜或A3纸箱在文件右上角贴上编号，依序垂直放入档案柜内以Excel将文件建档（两栏：No、标题）注意事项完全不要分类相关文件可用相同编号（如：某项目计划；但尽量少）柜内可放杂志整理盒（塑料、两侧空）文件亦可放入透明夹或档案夹内现在开始采用（以前的档案先不管）为何有效？简单、经济、有效（快速、找得到）,策略10：绝不半途而废,中期目标不可半途而废在棒球比赛里，得分不是取决于安打的数目，而是取决于奔回本垒的次数,策略11：一气呵成,分次处理的缺点写作、写报告要一气呵成学习计算机一气呵成养成一气呵成的习惯事后奖励,策略12：充分做好事前准备,事前准备让你计划顺利执行的先决条件出门前的检查放假前应考虑周延如何避免忘了带或忘了事前准备环境变换前考虑清楚想到立刻做想出免记忆的方法,策略13：避免拖延,回信的拖延立即处理的好处避免不重要的事变成紧急的事避免遗忘不必记忆事情的来龙去脉节省记录的时间不必因为心中有事而始