关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法

关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法第一章 总则第一条： 为规范管理公司后勤及农场物资采购、销售、配送和消耗，满足公司生活及创收需要，控制采购成本，增加创效收入，结合公司目前的实际运营情况，特制定本办法。第二条： 本办法所指的后勤及农场物资包括公司所有食堂生活物资、农场种子饲料、农场种养殖产品、邦矿医院药品及日用消耗品。第三条： 本办法适用于后勤所有物资的采购及销售。第二章 各部门/单位职责第四条： 综合管理部是该管理办法的归口部门，负责关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法的制定、修订和实施；负责监督汇总审核该管理办法涉及的统计报表，监督采购流程；负责寻找销售市场，利用农场及后勤库存物资，按照创收创效管理办法，为公司增加副业收入。第五条： 综合管理部后勤人员是该管理办法的执行者，负责统计后勤物资的采购量和消耗量，统计农场种养殖产品的出产量、消耗量及销售量；负责采购食堂食材物资，农场种子饲料，医院药品及生活日用品。 第六条： 生产运营部商务人员负责监督采购价格，同时配合采购人员，了解并及时提供市场信息。第七条： 计划财务部负责销售、采购款项的审核/制定和收支。第八条： 矿山分公司和物流分公司总负责人须对各自管辖区域（区域划分为港口和矿山）的后勤设备设施、人员、安全进行监督、管理，针对工作地点的分散性，后勤人员的工作岗位和责任划分由综合管理部负责，工作状态及工作效果由分公司区域总负责人负责；分公司和综合部共同管理其区域内的后勤事务。第九条： 综合管理部须对整个过程进行定期检查，发现问题及时处理。对违反本办法的行为进行考核。第十条： 各部门分公司或个人不得擅自采购后勤物资，只有获得相关部门及中利联现场第一负责人的同意批示后，方能按批示意见采购。第十一条： 没有接到公司第一负责人批示前，各单位和部门严禁将后勤物资及农产品用作他用或转交他们/外单位。第三章 计划、采购、配送及出入库管理细则第十二条： 后勤统计人员负责物资采购计划的管理，负责详细统计食堂、农场、医院的物资出入库情况，并形成报表，每周及每月向综合管理部报送周报（每周五10：00前）和月报（月报每月28号）。第十三条： 物资计划计划统一归口至采购出纳会计员，各食堂厨师负责提前采购日两天报食材采购计划；农场管理员负责提前采购日两天报送饲料采购计划及农产品预计出产计划；邦矿医院办公室主任须提前两天报送药品采购计划；日用品按需申报采购。第十四条： 采购时间及周期采购时间固定为每周二或周五：蔬菜类每周采购一次；肉类半月采购一次；大米、油、调料及农场饲料医院药品每月采购一次；农场猪饲料依据市场供应量和价格而定；生活日用品采购时间固定为周二或周五。第十五条： 外销配送时间所销售的农产品或食堂库存物资的配送时间固定为每周二和周五。第十六条： 采购人员采购员由采购出纳员和采购会计员组成，采购时，两人同时外出按批示执行采购任务，出纳员负责据实付钱、保管发票，会计员负责据实记账（账目一次一核，须由两人共同签字确认）。当有人回国探亲或休病假时，由综合部现场负责人请示公司领导并经同意后指定其他责任心强的人暂时顶替。第十七条： 后勤统计员职责1. 负责统计农场种养殖产品的产量、消耗量；2. 负责统计食堂日常食材的消耗量、入库量；3. 负责统计后勤仓库的物资出库量、入库量及库存量；4. 负责统计采购物资的采购量、入库量、库存量；以上统计数据均须做好台账记录，并形成周报、月报，定时发送给综合管理部现场第一负责人。第十八条： 采购程序1. 按照第十三条规定，厨师、农场管理员、医院办公室主任（利籍）提前采购日两天填写物资填写采购计划审批单单，农场饲料提前一周报采购计划，采购人员负责对照相应的库存数据对该计划进行初次审核，并注明上次采购价格及预计费用，并在其所报送的采购员共同在计划审批单上签字确认后，将该计划单交给采购人员；（医院药品采购计划由中方医务人员审核并签字）。2. 采购人员负责对照相应的库存数据对该计划进行初次审核，审核无误后在该计划单上签字，同时采购员负责向归口管理部门、财务部及公司领导请示采购，审核完批复同意后，方可执行。3. 执行采购时，须采购出纳员和采购会计员同时在场，互相监督，一个管钱，一个管账，工作互相独立；同时了解对比采购物的市场价格，保质比价采购。第十九条： 配送及出入库管理1.2. 采购完毕后，采购员须及时将所采购的物资等配送至相应地点（：日用品配送至后勤库房由库房管理负责人签收并办理入库手续），；食堂物资由厨师签收，入后勤食材仓库，；医院药品由医院办公室主任（利籍）签收，入医院药房；其他由各区域制指定的后勤负责人签收，接收人须清点数量或称重并如实填写采购物资配送单等记录单据，同时与采购/配送人员共同签字确认。3. 采购员负责整理采购请示审批单、物资配送入库单及相应发票等按审批流程到财务报销所发生的采购费用。4. 物资出库按照现有程序办理。5. 物资出库：食堂食材出库，鸡精等调料，大米油，日用蔬菜肉类？第二十条： 后勤库存物资、农产品外销1. 后勤库存物资、农产品外销程序按照创收创效管理办法相关条款执行。2. 后勤统计农场管理员员须每周周四向统计员综合部报农场种养殖产品预计产量，以便统筹销售。3. 后勤统计员负责根据农场种养殖产品预计产量及公司预计自用量，预估农产品可销售量，每周周总结上向综合管理部报送下周农产品可销售量及清单，综合管理部及生产运营部商务人员负责积极开拓市场，寻找销路。4. 根据利国市场价格及销售结算的便利性，农场农产品定价为：辣椒4美元/kg；其他蔬菜2美元/kg，生猪5.5美元/kg。若市场价格发生较大变化，或农场出产其他较高价值产品，届时再依据市场组织相关人员开会讨论定价。5. 综合管理部负责每月月末做好统计并将销售额的10%用于奖励与该项创收业务相关的人员。第四章 罚则第二十一条： 个人原因导致采购计划落实不全，对公司员工生活有影响的，视情节严重情况，考核100-2000元人民币。第二十二条： 个人原因导致采购物品丢失，由采购人员负责全额赔偿。第二十三条： 台账记录不全，考核100元/项。第二十四条： 采购员对采购手续的完整性负责，手续不全，财务有权不予报销，采购人员自行为此负责。第二十五条： 对以公谋私，弄虚作假的行为，一经发现，除赔偿公司所受损失外，公司将追究其法律责任并严厉处置。第二十六条： 严禁将后勤物资、农场种养殖产品及其他后勤财产私自用于他处、自用或赠与他人（含外单位），否则，考核5000元/次并按物资原价值赔偿公司损失。第二十七条： 库存物资盘亏，按照盘亏金额大小，考核库房管理及统计负责人100-5000元，并按盘亏物资原值赔偿公司损失。附表1 中利联后勤物资采购计划审批单附表2 中利联采购物资配送、入库单综合管理部2016年2月25日附表1 物资采购计划单使用地：食堂（工生首）/其他 使用周期：周半月月项 目库存量需采购量备 注计划人：厨师或计划当事人签字 日期：物资采购计划单使用地：食堂（工生首）/其他 使用周期：周半月月项 目库存量需采购量备 注计划人： 日期：附（件）表二 中利联后勤物资采购请示公司领导：因属地人员生活需要，保证公司前方资产守护、创收创效工作的正常开展，须采购如下后勤物资：采购项目总库存量本期采购量分配地上期采购价预计费用备注合计 美元统计员： 妥否，请批示。 综合管理部 年 月 日附