精益办公ppt课件

为什么要精益办公？,1,一、办公中的七种浪费,2,办公中的七种浪费,3,对七种浪费的分析：,1.缺陷：信息错误，缺陷和不完全，产生的误差需要纠正。产生原因：缺少流程检查，无标准方式，质量信息缺失，流程设计缺陷，缺乏培训，作业指导不足。2.库存：不是为了满足客户现时需要任何材料或工作。产生原因：为防止丢失拷贝多份文件，只优化单独流程，多作业项目，流程间的距离，低效的计划安排，批量流程。,4,3.流程：从客户角度说对产品或服务无价值的工作。产生原因：顾客要求不清晰文书重复保存缺乏沟通多余的步骤无标准程序4.等待：当材料.设备.检查或信息为准备好而产生的空闲时间。产生原因：不平很的工作量计算机系统崩溃会议计划不平衡优先权不明,5,等待举例,6,等待举例,7,等待举例,大量的会议研究讨论浪费有效的工作时间与本职工作无关的会议浪费时间,8,5.动作：不增加产品或价值的任何人员移动。产出原因：文件或信息的多重移动表格或文件设计不当缺少标准化作业方法工作区域设计不当杂乱无序6.运输：材料和信息的移动。产生原因：需要签字和审批工作的交接流程缺乏流动办公布局不当集中存放,9,运输举例,10,运输举例,大量的文件未授权员工，员工需要找领导审核签字浪费有效的工作时间。,11,7.过量产出：产生的交易信息超出一流程（顾客）所需。产生原因：流程切换时间长工作范围延伸以防万一的思想细节太多误用自动化保持忙碌,12,二、执行精益办公原则,精益原则一：零缺陷（品质在源头保证）品质实在流程保证而不是依靠检验，质量成为任何日出工作的一部分。精艺原则二：连续流动所有流程紧密联系在一起，产品从开始到交付给顾客没有停顿。,13,精益原则三：消除浪费最小化过程中不增值的工序和操作。识别浪费消除浪费。保持物品的有序整洁。精益原则四：目视化所有需要的信息可视可用。便于识别异常情况，及时解决。精益原则五：标准化所有设备够用即可。工作必须有清晰的指定作业。,14,精益原则六：尊重员工并授权员工明确工作职责。授权员工鼓励其参与日常决策。,15,1.1、清理不要物；1.2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在方便使用的位置；1.3、明确管理责任人；,1、OA(办公自动化)设备管理,三、精益办公室有序规划,16,2、“公私区分”,1.1、清理不要物1.2、私人用品和办公用品分开放置；1.3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；1.4、私人用品应置于抽屉的下层；1.5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品1.6、不可出现“杂物”标识,17,1.1、清理不要物；1.2、各文件、物品必须分层、分类管理1.3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，1.4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；1.5、标识明确；1.6、定期清扫，保持干净无尘。,3、柜架管理,18,文件柜分类标识,19,1.1、清理过期的资料；1.2、每册资料都需要有明确的标识；资料名称定位标识管理者标识1.3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；1.4、保持资料干净整齐。,4、资料物品归位,20,21,1.1、清理不要物；1.2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；1.3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须归位；1.4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”1.5、保持桌面清洁,5、桌面状态,22,23,1.1、清理不要物（包括私人鞋物）；1.2、文件资料/产品等不可直接置于桌底；1.3、离开座位时，椅子要推近桌子；1.4、保持地面干净。,6、桌底状态,24,7、看板管理,内容：通告/公告栏学习园地(初期可以展示5S基础知识)人员去向