高校档案整理的外形要求

附件4：档案整理的外形要求档案整理的外形要求一、装具要求。1、采用由档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。 2、装订工具。用于装订“案卷”的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、浆糊或胶水。用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等用于起订书针的起订机。二、填写案卷或档案盒封面要求立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。三、案卷或文件装订要求案卷或文件的装订主要是为了固定件,使其便于保管和利用。在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行。须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。空白纸张抽除。1、单份文件装订。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,但须排列在一起；会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。2、整卷装订的案卷，装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左