南京水利水文自动化研究所.

精品资料南京水利水文自动化研究所文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页 次1/41 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本。2 范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。3 职责3.1 所长负责制定质量方针；负责年度综合质量目标的制定与质量手册的批准。3.2 管代负责质量手册的审核，程序控制文件、支持性作业文件及文件发放范围的批准。3.3 所质管委负责文件（除外来文件）的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录；负责编制并及时更新文件最新状况一览表；负责组织对现有体系文件的定期评审。3.4 所办负责外来文件、所内文件的发放、回收、销毁，原稿的保存及做好相关记录。3.5科技办负责相关法律、法规、技术标准有效版本信息的汇总工作，发布有效/作废版本目录清单。3.6各部门负责本部门相关文件（包括外来文件）的编制、使用，并指派专人管理。部门经理负责本部门相关文件的批准。3.7 产品（项目）负责人负责对本产品（项目）相关文件及顾客提供的技术文件的识别、验证、管理，负责组织与产品（项目）有关的技术文件的整理、归档，部门负责人进行监视及验证。4 程序4.1 文件分类与编号4.1.1 质量管理体系文件包括以下几类：a）质量方针和质量目标b）质量手册c）程序文件d）作业文件： 本所研制、生产的各种产品的标准（国标、行标、企标、含图纸、技术资料、作业指导书、检验规范，集成项目及其附属技术文件），工作标准（岗位工作人员任职要求、岗位职责等），管理标准（部门管理制度），外来文件等e）记录文件4.1.2 各类文件的编号规定a）质量手册的编号： NSYZSC/101南京水利水文自动化研究文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页 次2/4其中： NSY 为南京水利水文自动化研究所代号； Z S 质量体系文件代号； C/1版本代码/修订码； 01 文件序号。b）程序控制文件编号： NSYZSC/102其中： NSY 为南京水利水文自动化研究所代号；ZS 质量体系文件代号；C/1版本代码/修订码； 02 文件序号。 c）作业文件编号： NSY部门代码顺序号年份d）质量记录表格编号： 部门代号 版本代码章节号 顺序号e）各部门代号作如下规定：质管委： ZGW 所办公室： SB 科技办： KB 扬子总： YZZ 综管中心： ZG 市场部： SCB 防汛厂： FX 遥测事业部：YC 大坝事业部： DB 监控事业部： JK 水务科技分公司： SW4.2文件的编制、审批文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性、适宜性。a）质量方针由所长负责制定并批准发布；负责年度综合质量目标的批准；b）质管委协助管代编制质量手册，管代审核，所长批准；c）程序性文件由各相关部门组织编写，部门经理审核，质管委修编、核定，管代批准；d）作业文件（技术文件）、工作标准、管理标准，由相关部门编写，部门经理审批。如涉及研究所相关制度，需报所相关职能部门审核，由所长批准发布；e）直接引用的顾客提供的各类技术文件资料由项目负责人根据合同规定的质量技术要求进行验证审核，分管所长批准后方可使用, 由项目负责人保存或归还；f）本所现行有效的各种管理制度、工作标准、技术标准等，由各相关部门报送所质管委审核，符合ISO9001:2000标准的可以整合作为作业文件使用，经管代批准后，由所质管委统一发布。4.3文件的发放、保管、销毁文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件。所以受南京水利水文自动化研究所文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页 次3/4控文件必须加盖表明其受控状态的印章，分发号。a）文件编制部门应制定文件发放表，部门经理批准后发放；b）“受控”版文件的发放应由管代确定、批准；c）质管委负责质量手册、程序文件的登记、发放、回收，并填写质量管理体系文件发放、回收表。d）科技办负责汇总相关法律、法规、技术标准的最新版本，编制有效/作废版本目录清单，经管理者代表审批发放；e）与质量管理相关的文件原稿由质管委统一保管，各部门负责保管相关的带有受控标识的文件，文件应保持清晰，不得随意涂改，不得污损,不准私自外借，易于识别和检查；f）对于顾客具有知识产权的产品规范、设计图纸、软件等文件，应进行保密控制；g）技术文件由各项目负责人保存，项目完成后按技术文件、图纸、软件归档证明书整编后交所办归档；h）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录；i）应确保各场所使用的文件是有效、适宜的。失效或作废文件由相关部门质管员及时从所有持有人员处或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用；j）对某种原因需保留的已过期或作废的文件，都应进行适当的标识，并经批准后方可保留；k）对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管代批准后，由质管部授权相关部门销毁。4.4更改申请、编制、审核、批准a）文件需做更改时，由更改申请部门填写文件更改申请，经原审批部门批准后方能进行更改。更改申请部门保留文件更改内容的相关记录；b）质管委负责组织质量手册、程序文件的更改，填写文件更改申请，经管代批准后进行更改。更改后的质量手册、程序文件交管理评审。质管委应保留文件更改内容的相关记录，并收回原文件；c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性； d）质管委组织有关部门对现有的体系文件的适宜性进行定期评审，必要时可对有关文件按规定的程序进行修订，对体系文件的定期评审的结果应作为管理评审的输入。4.5 文件的借阅、复制、领用a）文件的借阅、复制、领用需先填写相关文件借阅、复制、领用申请，经相关领导批准后方能借阅、复制、领用；b）“受控” 文件的借阅、复制、领用，需经管代批准后才能借阅、复制、领用；南京水利水文自动化研究所文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页 次4/4c）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号并注明丢失的文件的分发号失效，发放部门应作好相应的发放、签收记录；d）具体文件管理部门应严格执行文件借阅、复制、领用管理制度，做好文件借阅、复制、领用登记工作；e）对承载媒体不是纸张的文件控制也应参照上述规定执行；4.6 外来文件的控制a）收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性；b）科技办负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，分发到相关部门，并收回旧标准；c）各部门负责把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入外来文件清单报质管委备案；d）对外来文件任何部门不得擅自修改，如对外来有关文件存有疑义，则应及时与文件的发出单位进行沟通并做出必要的处理。5 相关文件记录控制程序 科研设计文件及图样编制手册6 质量记录文件发放、回收表 文件销毁申请 文件更改申请 技术文件、图纸、软件归档证明书 文件修改表 文件发放登记表 基建档案利用申请登记表 科技档案利用申请登记表 人事档案利用申请登记表 文书档案利用申请登记表声像档案利用申请登记表 南京水利水文自动化研究所记录控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.4-02版本/修订C/1页 次1/21 目的对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系所有效运行、产品、活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。2 范围适用于质量管理体系运行记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料、外协外购件验证报告、计量检定报告）等的控制。3 职责3.1 质管委负责记录表格汇编的整理，保存各类记录的样本。3.2 各部门质管员负责收集、整理、保管本部门与质量管理体系有效性有关的记录。3.3 档案室负责保管超过一年的质量记录。3.4各部门负责人负责编制、批准本部门编制的质量记录格式，交质管委备案。4 程序4.1记录填写a）各部门应按程序文件、作业文件规定的记录表的格式填写；b）记录填写要及时，内容真实完整，字迹清晰，不得随意涂改。能准确识别，签名要完整；c）如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由并将该项用单杠划去。各相关栏目负责人签名不允许空白；d）如因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。4.2记录的收集、标识、归档a) 各部门管理员应及时收集、汇总、整理各类记录。所有的记录应有明确标识，保持顺序号或日期、页码的连续以便于检索；b) 记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式保存。一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成册，每年进行一次总的归档，以便于查阅；c) 本所与质量管理体系运行有关的记录保存在各部门，超过一年的记录应及时交档案室归档；南京水利水文自动化研究所记录控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.4-02版本/修订C/1页 次2/2d) 在产品（项目）完成后，所有与质量有关的记录应及时归档。4.3 记录的保存、销毁a）质管委负责收集各种记录的样本，编制质量记录表格汇编，规定各种不同记录的保存地点与保存期限，由管代审核，所长批准；b）记录应存放于通风、干燥、安全的地方，保持清洁，注意做好防火、防潮、防虫蛀等工作，并便于存取与查阅；c）各部门需按照本程序中规定要求保存记录，对于超过一年的记录应及时交档案室归档；d）记录如超过保存期，档案室填写文件销毁申请表交所质管委审核，报管代批准，指定专人执行销毁。4.4 记录的借阅和复制各部门保管的记录应便于检索，经记录保管部门负责人批准，相关部门可借阅或复制所需记录， 因特殊需要，经管代批准或记录保管部门负责人批准，记录亦可提供给顾客查阅。4.5 特殊媒体形式的记录的控制记录的形式除 通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁盘、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，同时对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。5 质量记录质量记录表格汇编 南京水利水文自动化研究所内部信息交流控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-5.5.3-03 版本号/修订码C/1页 次1/11 目的确保及时、准确地收集、传递及处理有关信息，以对质量管理体系（包括非体系运行信息）的有效性进行沟通。2 范围适用于本所各部门之间的信息交流。3 职责3.1 所部（管理层）、管理者代表必要的协调解决。3.2各部门负责各自工作范围内的信息（包括非体系运行信息）的收集、传递与处理。 4 程序4.1 对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，如管理评审记录、设计和开发记录、监视和测量记录等，各部门直接按照体系文件的规定收集、传递并处理。4.2 对于体系文件未明确做出规定的工作信息的处理，由有关部门以工作信息联络单的形式传递于之相关的部门做适当的处理，必要时需报告主管领导予以协调解决。4.3 当出现各种紧急、意外、矛盾或意见不一等情况而导致不能按正常体系文件规定执行时，可由有关部门迅速以工作信息联络单的形式传递至管理层或管理者代表，由管理层或管理者代表予以协调解决。4.4 信息可采用面谈、会议、通讯设施、声像设备、电子媒体及布告栏、内刊、简报等各种书面资料等方式予以传递。4.5 各种信息交流所产生的记录按照记录控制程序的要求予以保管。5 相关文件改进、纠正和预防措施控制程序记录控制程序6 相关记录工作信息联络单南京水利水文自动化研究所管理评审控制程序程序编号 NSY-ZS-C/1-5.6-04版本/修改C/1页 次1/31 目的对质量管理体系进行评审，确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。2 范围适用于本所质量管理体系的评审工作，包括对质量方针和质量目标的评审。3 职责3.1 所长a）主持管理评审会议；b）批准管理评审计划和评审报告。3.2 管理者代表a）负责向所长报告质量管理体系运行情况，提出改进建议；b）负责审核管理评审计划和编制管理评审报告；c）组织管理评审会议，检查督促管理评审会议各项准备工作；d）负责向所长报告质量管理体系内部审核情况。3.3 质管委a）负责制定管理评审计划，协助管代编制管理评审报告；b）负责管理评审的准备和实施工作；c）检查督促相关部门提供管理评审所需要的输入信息；d）负责改进措施实施后的跟踪和验证工作。3.4 相关部门a）负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料；b）负责实施管理评审中的改进措施。4 程序4.1 管理评审计划 a) 一般情况下，管理评审每年进行一次，所质管委负责编制年度管理评审计划，经管理者代南京水利水文自动化研究所管理评审控制程序程序编号 NSY-ZS-C/1-5.6-04版本/修改C/1页 次2/3表审核，提交所长批准；b) 年度管理评审计划的内容应包括： 评审目的； 评审的时间安排； 评审内容； 评审的准备要求。c) 管理评审内容一般包括： 质量方针、质量目标的实施情况及持续适宜性、包括变更的需要； 内部审核结果； 顾客的反馈（包括顾客满意程度及投诉情况）； 质量管理体系过程的业绩，即过程活动的结果达到预期结果的程度情况； 产品质量状况和趋势； 改进、预防和纠正措施的状况（包括前一次管理评审的跟踪措施的实施情况）； 可能影响质量管理体系的变更，包括外部环境及内部条件的重大变化而可能引起的体系的变更； 人力资源状况报告； 仪器设备等资源状况报告；经营及市场状况报告；对有关产品、过程和体系改进的建议。d） 在下列情况下，可由所长提出，质管委负责制定临时管理评审计划，经管代审核后，提交所长批准。 本所的质量方针和目标有重大改变时； 本所组织结构、产品结构、工艺技术、资源状况发生重大变化时； 发生重大质量事故或安全事故用户投诉连续发生时； 当相关法律、法规、技术标准及其他有重大变化时； 所长认为有必要的其他情况。临时管理评审计划内容可参照年度管理评审计划，但评审内容一般针对某一具体事项。4.2 管理评审准备a）质管委提前三个月将所长批准后评审计划分别发至各个部门，由部门经理准备并提供本部门工作有关的评审所需资料；b）质管委负责收集、整理各部门准备的资料，并根据收集的资料制定评审的具体内容，经管代南京水利水文自动化研究所管理评审控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-5.6-04版本/修改C/1页 次3/3批准后，将评审会议的时间、地点、参加人员、评审内容以管理评审通知单的形式提前15天将发给参加评审的人员。4.3 管理评审实施a）所长主持评审会议，各部门经理和有关人员参加并签到，质管委负责会议签到的保管；b）参加管理评审会议人员对管理评审通知单中的评审内容进行逐项评审，管代负责向所长报告质量管理体系运行情况和改进措施；c）所长作出评审结论及整改要求，形成会议决定。4.4 管理评审报告管代根据管理评审会议的内容进行总结，并编制管理评审报告，经所长批准后，发至各有关部门。管理评审报告的内容包括：a）评审目的；b）评审日期及参加评审人员；c）评审内容及结论；d）采取的改进措施。4.5 改进措施实施和验证针对管理评审所形成的改进措施：a）质管委负责组织、落实、督促各有关部门实施改进措施；b）各有关部门提交本部门具体的改进措施计划，并实施本部门的改进措施，认真做好记录；c）质管委负责验证有关部门实施改进的结果。根据纠正和预防措施控制程序的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证；d）质管委负责保存完整的管理评审记录。5 相关文件纠正和预防措施控制程序文件控制程序记录控制程序 6 质量记录管理评审通知单 管理评审计划管理评审报告 改进措施计划南京水利水文自动化研究所人力资源控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-6.2-05版本号/修订码C/1页 次1/41 目的对人力资源进行有效管理，以满足质量管理体系的实施、保持与改进对人力资源的要求。2 适用范围适用于从事对产品质量有影响的工作的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方人员。3职责3.1所长a）所长负责各部门经理任职资格的批准及对部门经理的考核与奖罚；b）研究所年度培训计划的批准；c）人力资源需求申请的批准，招聘人员的录用批准。3.2管理者代表a）部门培训申请及所年度培训计划的审核；b）人力资源需求的审核。3.3所办a）负责编制各部门负责人的岗位工作人员任职要求；b）负责所年度培训计划的制定及监督实施；c）人力资源开发，员工上岗基础培训、教育； d）负责组织对培训效果进行评估、员工档案的记录与保管。3.4各部门a）负责本部门员工岗位工作人员任职要求的制定；b）本部门人员岗前技能培训、本部门人员的能力鉴定与考核；c）本部门人员的在职培训、本部门人力资源状况的评估与培训申请。4程序4.1 人力资源需求4.1.1岗位任职资格a）对影响产品质量的各岗位人员能力的确定可从教育、培训、技能和经历四个方面考虑；b）所长负责根据确定的职责制定并批准各部门经理的岗位任职资格；c）各部门负责人编制本部门岗位工作人员任职要求，报所长审批；d）所办编制各部门负责人岗位工作人员任职要求，报所长批准；南京水利水文自动化研究所人力资源控制程序程序编号 NSY-ZS-C/1-6.2-05版本号/修订码C/1页 次2/4e）各部门职责及岗位工作人员任职要求经批准后，作为所办选择、招聘、安排人员的主要根据。4.1.2人力资源需求申请各部门根据岗位任职资格需求，现有人力资源状况及产品（项目）任务的要求，确定人力资源需求，并填写人力资源需求申请表，经所办审查后，报管理者代表审核，最后上报所长批准。4.2 人力资源开发4.2.1所办应根据人力资源的需求，优先针对现有人力资源进行开发，根据教育技能状况，合理安排适合的工作岗位，最大限度地提高人力资源整体运用效率。4.2.2根据人力资源的需求，通过向学校或社会公开招聘，通过面试、笔试、技能测试等予以考核，合格后报所长批准予以录用。录用后的上岗培训见4.2.3。4.2.3 培训应识别从事影响产品质量活动的人员的能力需求，分别对新员工、在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员等人员实施培训。所办应以适当的方式通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法，评价被培训的人员的培训效果，不能胜任者亦以再培训或转岗。a）新员工培训 规章制度、质量意识教育：包括本所简介、员工纪律、规章制度、法律法规、质量方针和质量目标、质量管理体系标准基础知识等的培训。在进入本所一个月内，由所办组织进行； 岗位技能培训：学习生产作业指导书、所用设备的性能、操作步骤、安全事项及紧急情况的应变措施等，由所在岗位技术负责人组织进行，并进行书面和操作考核，合格者方可上岗； 对于政府劳动部门规定必须持证上岗的特种作业人员，必须到指定的机构进行培训。b）在岗人员培训 根据各部门岗位技能培训的申请，对在岗员工进行岗位技能培训； 对新产品（项目）或合同或工艺技术发生变更，导致相关岗位工作内容与要求发生变化时，应由所在部门的经理随时组织培训并考核，培训情况应记录在培训记录表中。南京水利水文自动化研究所人力资源控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-6.2-05 版本号/修订码C/1页 次3/4c）特殊工作人员培训 特殊工序、关键工序人员的培训，由所在岗位技术负责人负责培训，培训合格后持证上岗；必要时，进行再培训； 各类机械加工、机电装配工、电工岗位等有关作业人员需取得国家授权部门颁发的相应的培训合格证书； 质量检验人员须经质量技术监督机构培训，持证上岗。d）工程技术人员培训各类工程技术人员是新产品开发的主力军，应创造条件使他们的知识不断更新，根据科研、生产、管理的要求，所办应每年编制计划组织培训或外送培训。e）转岗人员培训（同4.2.3培训a.2）、b ）4.2.4培训效果评估所办每年年底对本年度所开展的培训工作，从员工质量意识的提高、工作能力的提高、工作绩效的改进等方面评估培训的效果，为下年度培训工作的计划组织与实施提供改进意见和建议。4.3 培训计划及实施a）所办每年年初组织各部门对本部门的人力资源状况满足质量体系要求的程度进行评估。根据评估的情况，并考虑到员工个人发展与本所发展的需求，可从专业技术基础、管理科学与社会、实务工作技能及全面提高员工综合素质的相关内容等方面提出培训要求，包括必要的送外培训要求，填写培训申请表，所办审查，经管代审核，所长批准。b）所办根据各部门的培训需求，经综合协调后制定全所年度培训计划，经管代审核，所长批准。c）对计划外的培训，各部门亦可随时以培训申请表的形式向所办提出，经管代审核，所长批准后由所办组织实施，每次培训须填写培训记录表。4.4员工档案对员工的录用、考核、奖惩、转岗等均需按相关人事管理规定执行，并记录于员工档案，员工的教育、培训、技能（证书）和经历亦需记录于员工档案。员工档案由所办予以记录与保管。南京水利水文自动化研究所人力资源控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-6.2-05 版本号/修订码C/1页 次4/45相关文件岗位工作人员任职要求6质量记录培训记录表 培训申请单 年度培训计划南京水利水文自动化研究所与顾客有关的过程控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-7.2-06版本号/修订码C/1页 次1/31 目的对确保顾客的需求和期望得到实现，并通过对顾客需求的评审确保有能力满足顾客的需求。2 范围适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。3 职责3.1 所长或其授权人a）所长负责特殊合同/订单评审表的批准、授权评审；b）授权人主持产品要求、合同会议评审，批准会签评审。3.2 市场部、防汛厂对系统集成及技术服务、许可生产的仪器/设备产品与顾客有关的过程负责。a）负责识别顾客的需求与期望，负责组织有关部门对合同/订单的完整性、合法性及价格的合理性进行评审； b）负责口头订单的记录，负责常规合同/订单评审表的批准，并就有关事宜与顾客沟通；c）不定期回访顾客，及时处理顾客意见，收集保管与产品有关的技术资料及相关文件；d）负责评审生产能力及交货期限；e）负责评审所需物资采购的能力。3.3 科技办对科研开发产品与顾客有关的过程负责。a) 负责组织评审特殊合同/订单的检验能力；b) 负责组织评审产品的工艺设计和开发能力；c）负责产品（项目）有关的事宜与顾客进行沟通。4 程序4.1 顾客需求的识别4.1.1产品（项目）的获取市场部、防汛厂、科技办负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客的要求，如招标文件、委托书、合同/订单、技术协议草案及口头订单等方式获取产品（项目）：a） 市场部对系统集成及相关的技术服务产品（项目），按NSYZSC/1708文件流程执行，填写招标文件购买评审表、投标分析、评审表，并组织产品要求的评审活动；b） 防汛厂对许可生产的仪器、设备产品，按NSYZSC/1709文件流程执行，填写产品要求评审表，并组织产品要求的评审活动；可编辑南京水利水文自动化研究所与顾客有关的过程控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-7.2-06版本号/修订码C/1页 次2/3 c）科技办对科研开发产品（项目），按NSYZSC/17.307文件流程执行，并组织产品要求的评审活动；d） 市场部/防汛厂对合同/订单产品（项目），直接填写定单确认表，下达实现部门。完成后，由实现部门填写产品交付单，负责产品的交付，市场部/防汛厂负责产品交付的验证。4.1.2 产品（项目）合同/定单要求的描述a）顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务协议（如运输、保修、维修、培训等）要求；b）顾客未做明确规定，但预期或规定用途所必要的产品要求，包括规程规范要求，这是隐含的潜在要求，本所为满足顾客要求应作出承诺；c）顾客未做明确规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求；d）本所确定的其它附加要求（产品固有质量特性、最终产品要求、成本、内控标准等）。4.2