办公自动化培训PPT课件

-,1,办公自动化培训,忻州师范学院计算机系冯素琴,123,-,2,Word文档处理,Word初识格式编排表格处理高级编排,-,3,Word基础篇一-初识,认识word界面、word文档图标、文档扩展名新建，保存，打开，另存，重命名word文档文字编辑（输入、插入、删除、复制、移动，输入法切换，中英文切换，改写|插入切换，输入标点符号和特殊符号、撤销、恢复）选择文本,-,4,2013.10.16内容总结,认识键盘输入的切换Word文档新建文档中文本的选择文本内容的复制、剪切、移动、粘贴几个常用的快捷键（Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+X,Ctrl+V）,-,5,第二节课内容安排,打开，保存word文档。学会使用电子邮箱，接受发送邮件。1、登录邮箱2、浏览邮箱中的各项目（收件箱，草稿箱，已发送（发件箱），附件，网盘等）3、收件人的书写，邮件主题的书写，邮件正文书写4、以附件形式上传word文档5、发送6、查看收件箱，接受邮件，下载邮件中的附件到制定位置并打开阅读。7、回复邮件8、邮箱的参数设置9.上传下载重要文件到网盘,-,6,第三节课安排,文件管理（创建，移动，复制，重命名）资源管理器的使用回收站的管理控制面板设置（显示，输入法，日期时间，用户帐户，打印机，添加删除程序）,-,7,认识键盘,CapsLock键为字母大小写转换键。它是一个开关键。,CapsLock灯,Backspace(或)为退格键。使光标左移一格,删除光标前字符。,Enter(或Return,或)键为回车键（又称换行键）。用于确认或结束某项操作。,(即Shift)为换挡键。用于输入键面上方的字符。,Ctrl和Alt键都为组合键。常与其他键组合使用。,Space(长的空格棒)为空格键。输入一个空白字符,NumLock为数字锁定键。当打开（NumLock灯亮）时数字键输入数字；当关闭（NumLock灯灭）时数字键作为控制键使用。,NumLock灯,Esc为放弃键。通常定义为“退出”、“结束”、“返回”。,-,8,输入法切换,启动或关闭汉字输入法：Ctrl+Space切换输入法：Ctrl+Shift（或Alt+Shift）,-,9,Word基础篇二-格式编排,字体格式（字体、字号、字型、格式刷）段落编排（段落分、合，缩进，行距，段距，对齐）页面设置（纸张大小、边距，插入页码，分页）,-,10,Word基础三-表格处理,插入表格，合并、拆分单元格设置表格行高、列宽，插入行列单元格对齐斜线表头计算排序,-,11,Word提高篇-高级编排,分栏公式编排艺术字插入图片，绘制图形，图文混排文本框文字与段落边框底纹页眉页脚样式与目录生成,-,12,Excel电子表格处理,Excel初识格式设置公式与图表排序筛选,-,13,Excel基础篇-初识,认识Excel工作区、单元格、活动单元格，地址栏、编辑栏，Excel文档图标、文档扩展名新建，保存，打开，另存，重命名Exce工作簿。添加、删除、重命名工作表。选定单元格输入数据（文本、数值、数字文本、日期时间、分数、自动填充）,-,14,Excel基础篇-格式设置,编辑数据（移动、复制、选择性粘贴）单元格设置行列设置边框设置页面设置,-,15,Excel提高篇-公式与图表,数据的排序与筛选公式的输入单元格的引用插入图表格式化图表,-,16,Powerpoint演示文稿制作,初识Powerpoint幻灯片中添加各种对象幻灯片的动画设置幻灯片的放映幻灯片的美化,-,17,Powerpoint基础篇-初识,幻灯片把文本与图形图像，声音、影像结合在一起起交流和信息宣传作用。1.Powerpoint的工作窗口2.Powerpoint视图3.Powerpoint有关术语4.演示文稿的创建5.幻灯片的创建，插入，复制、删除，调整次序。,-,18,Powerpoint基础篇-各种对象的添加,文本添加（占位符，文本框，导入）插入图片，插入相册绘制图形插入声音，影片,-,19,Powerpoint基础篇-动画设置,设置幻灯片的切换效果自定义动画（进入、退出、强调和动画路径）设置动画选项（开始、方向和速度）调整动画播放次序添加超链接添加动作按钮,-,20,Powerpoint提高篇-幻灯片的放映,使用绘图笔定时放映连续放映循环放映排练计时打印、打包成pps放映格式,-,21,Powerpoint提高篇美化幻灯片,编辑母版应用模板，选择配色方案,利用“幻灯片版式”只能修改一张幻灯片，如编辑幻灯片上的文本格式，改变文本框的位置等。如果要使演示文稿中所有幻灯片具有一致的外观可以通过幻灯片母版、配色方案和应用设计模版来控制幻灯片的外观。,-,22,选择文本,拖动选定。指针定位到文本首，拖动到文本尾。Shift+单击。单击文本首，在文本尾Shift+单击。全部选定：CtrlA组合键，或“编辑”全选。选定栏选定。单击某行的选定栏，则选定该行。双击某段的选定栏，则选定该段。拖动选定栏连续的数行，则选定该连续数行。Alt拖动。Alt拖动数行，选定该数行矩形块。,-,23,选定单元格当前正在操作的单元格为活动单元格，被黑线框住。要操作单元格首先要“标记”为活动单元格。该单元格的地址显示在名称框中，其中的数据和公式显示在编辑栏中。可以选定一个或多个单元格。,选定一个单元格。单击需选定的单元格。选定一个区域。用鼠标从左上角单元格拖动到右下角单元格选定一个连续区域。单击左上角单元格，Shift+单击右下角单元格行首选定。单击一行首部（显示行号的位置）选定该行全部。列首选定。单击一列首部（显示列号的位置）选定该列全部。全部选定。单击工作表的左上角（行列号相交的全选按钮）选定多个不邻接区域。先选定第一个区域，按下Ctrl键，再选其他的区域。,-,24,输入数据-数据输入到活动单元格中，按回车键或“输入”按钮确认，按Esc键或“取消”按钮则取消本次输入。,双击单元格,单击单元格,文本超长，扩展到右列；若右列有内容，截断显示。,文本输入后，默认为左对齐格式。,、文本输入,输入数值文本，在数字前加单引号。,数值数据输入后，默认为右对齐格式。,、数值输入,数值输入超长，以科学记数法显示。单元格中数值保留15位有效数字，超出位四舍五入显示。,-,25,自动识别日期格式为“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”，时间格式为“hh:mm(am/pm)”。（为空格）,、日期和时间输入,分数输入时，要以0和空格开头。如：03/5,正确输入后，日期和时间数据为右对齐格式。,、分数输入,、自动输入,一批有规律的序列数据可自动输入，如等差数列。,依次输入前2个数据,文本和数字混合的序列同样输入。相同数据是特例。,对系统自动填充序列中的数据都可自动输入。用户可通过工具选项自定义序列添加自定义的序列。,-,26,、填充输入,有选择地填充输入序列数据：编辑填充序列,、有效性输入,保证数据输入的正确性，防止不合逻辑的数据进入。有数据输入信息和出错警告。,选定有效性输入区域,设置有效性条件，输入提示信息，出错警告提示。,设置位置,设置类型,设置范围,设置有效性条件,数据性质,数据范围,设置提示和警告,确定,确定,-,27,公式与函数,一、公式中的运算符,、算术运算符：、*、/、%、（）。运算对象是数值，运算结果也是数值。,、比较运算符：、。结果是TRUE（真）或FALSE（假）。,、文本运算符：&（连接）。是把带引号的文字或单元格地址中的文本“连接”起来。,、引用运算符：:（冒号，区域）引用所指的所有单元格。,（逗号，联合）将多个引用合并为一个引用。（空格，交叉）同属于两个引用单元格区域的引用。,-,28,二、公式的输入与编辑,公式形式：=操作数和运算符,操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域等。,运算符（以优先级由高到低）：:(冒号)、,(逗号)、(空格)、(负号)、%、（*、/、）（、）&(连接)、（、）。,公式举例：C5*1.15D5C5Sheet2！C5C6,输入公式：确定单元格，然后在单元格或编辑栏中输入公式。输入方法同数据输入。计算结果在当前单元格。,编辑公式：与数据的编辑方法相同。,同工作表地址直接引用。同工作簿不同工作表地址加上“工作表标签！”，如Sheet3!D4。不同工作簿地址加上“工作簿名工作表标签！”，如Book2Sheet!C3。,-,29,三、函数简介,函数是Excel提供的用于数值计算和数据处理的现成公式。Excel提供了大量的函数，可分为以下几类：,、常用函数。求和SUM，求平均值AVERAGE，求最大值MAX，求最小值MIN，统计个数COUNT，舍入ROUND(),条件求和SUMIF，求积PRODUCT，逻辑函数IF()等。,、财务函数。主要进行一般的财务计算。,、日期与时间函数。主要处理日期和时间。,、数学与三角函数。主要进行数学计算。,、统计函数。主要对数据区域进行统计分析。,此外，还有查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等。,-,30,函数语法形式：函数名（参数1，参数2，）,参数是：常量、单元格、区域、区域名或其他函数。,1、使用自动求和按钮,选取求和的行或列,“求和”结果存放于选定行的右方单元格、选定列的下方单元格，双击该单元格，看到计算公式。,自动计算：求和、均值、最大值、最小值、计数。,选取计算区域,2、自动计算功能,3、函数的输入,、直接输入法。在=号后面直接输入函数名和参数。,-,31,、粘贴函数法。不必记忆，引导用户正确输入函数。,选定函数输入位置,粘贴函数按钮,插入函数,选择函数类别,选择函数名称,帮助按钮,确定,接着在弹出的“参数”对话框中输入对应参数，确定。,-,32,单元格的引用,在公式中参与运算的是存放数据的单元格地址。引用单元格，计算结果会随原始数据的变化自动发生变化，公式的复制也可避免重复输入工作,1、相对引用,单元格地址是相对位置。当公式所在单元格位置变化时，单元格引用会随变化自行调整。,描述：列坐标行坐标。如：B6，A4，C5:F8。,2、绝对引用,单元格地址是绝对位置。当公式所在单元格位置变化时，单元格引用不会随变化而改变。,描述：$列坐标$行坐标。如：$B$6，$C$5:$F$8。,-,33,4、引用方式的相互转换,描述：列坐标$行坐标。或：$列坐标行坐标。,如：B$6，A$4，C$5:F$8。$B6，$A4，$C5:$F8。,选定单元格中的引用部分,3、混合引用,混合引用是相对引用与绝对引用的结合。当公式所在单元格位置变化时，单元格引用中只有相对地址部分会自行调整，而绝对地址部分不变化。,-,34,Powerpoint有关术语,1.演示文稿演示文稿就是PowerPoint创建的文件，其扩展名为.ppt。2.