文件控制程序DOC

精品资料 可编辑 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 1 页 修订记录 文件版本修订日期修订页次修订摘要 批准审核编制 精品资料 可编辑 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 2 页 文件控制程序文件控制程序 1. 1. 目的目的 对质量管理体系文件、技术资料和外来文件（规程、规范、行业标准 及顾客文件）进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本并进行有效 传递。 2. 2. 适用范围适用范围 质量管理体系文件、技术资料、外来文件的控制。 3. 3. 职责职责 3.1 设计管理部负责质量手册、程序文件、作业指导书等质量管理体 系文件的分发、传递、更改和管理。 3.2 设计管理部负责技术文件、国家规程、规范以及行业标准的订购 和换版。 3.3 设计管理部负责技术文件、规程、规范、行业标准的借阅和管理。 3.4 设计管理部负责顾客文件的控制。 3.5 综合部负责行政公文的控制。 4. 4. 内容与要求内容与要求 4.1 质量体系文件 精品资料 可编辑 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 3 页 文件编号及文件版本号 质量手册编号：QM01，QM 表示质量手册，01 为流水号。 质量计划的编号：QD01，QD 表示质量计划,01 为流水号。 程序文件编号：QP01，QP 表示程序文件,01 为流水号。 作业指导书编号：QW01，QW 表示作业指导书,01 为流水号。 质量记录编号：QRW（P、W）0101，QR 表示质量记录， W（P、W）为文件识别码,0101 为对应程序(或作业指导书)流水号和表单 流水号。 文件版本号:首版一律为 1.00,每修订一次，顺次提升版本号小数点后 面第二位数，如：第一次修订，版本号：1.01。第二次修订，版本号： 1.02。整体换版版本号：2.00。 文件的审批 质量手册由管理者代表审核，最高管理者批准。程序文件由各职能 部门负责人会审，管理者代表批准。 技术文件、作业指导书、技术标准、操作规范、检验和试验规范和 操作规程等，由设计管理部组织审核，部门责任人或管理者代表批准。 文件分为受控文件和非受控文件。受控文件由各类文件管理部 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 精品资料 可编辑 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 4 页 门提出。受控文件加盖“受控文件”印章并注分发号，非受控文件只进行 编号。 文件的发放与借阅 受控文件的发放应填写文件分发登记表 ，经文件管理部门负责 人批准后，按发放范围发放文件。 文件领用人在文件分发登记表上签名领取注有分发号和加盖 “受控文件”印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于追溯。 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办 理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件 分发号，文件管理员将破损文件销毁。 当文件使用人将文件丢失，应申请补发，但必须在领用申请中作出 说明（必要时应做出检讨） 。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号， 并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门， 防止误用。 文件的更改及换版 每年应由设计管理部组织有关部门对文件的适宜性进行评审，当文 件需更改时，应由文件原编写人或文件编写部门进行文件的修改，并填写 文件评审和修改记录 。 精品资料 可编辑 文件更改的审核，批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可 由接替其岗位的人员审批； 文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时注明更改生 效时间，并按文件分发登记表的名单发放修改后的文件，同时收回作 废的旧文件。 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文 件作废，换发新版本，启用新的版本号。新版文件的发放按旧版文件发放 程序进行，并及时填制文件签收记录表 。 作废的文件由文件管理员按文件分发登记表收回并记录，作废 文件加盖“作废”印章。作废文件需留用时,设计管理部批准后加盖“作废” 印章。 质量管理体系文件经编制、审核、批准人员签字后，原版文件五份 交由文件管理员填写体系文件归档登记表进行归档。归档文件为受控 文件时应加盖“受控”印章。存档的电子文件也由文件管理员进行登记归 档。为防止文件的丢失，所有存档的电子文件均应有备份并应进行标识。 质量管理体系文件的借阅应经设计管理部负责人批准，借阅者不得 将文件丢失或损坏。 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 5 页 精品资料 可编辑 设计管理部组织文件管理人员应随时检查质量管理体系文件的有效 性，定期发布有效文件清单 ，核查各使用者手中的文件，发现问题及 时处理。 4.2 外来文件 设计管理部对外来文件包括国家、行业颁布的规程、规范、行业标 准等法律法规性文件统一订购，及时跟踪版本的变化及新颁布的情况，确 保现场使用的有效性。 设计管理部资料室负责对外来文件进行来文登记、标识和借阅,并建 立相应的库存和借阅帐本；外来文件包括国家和行业颁布的规程、规范和 标准。 各部门要使用本公司控制以外的国家、行业颁布的规程、规范和标 准等法律法规文件，经设计管理部审核同意后统一订购，确保现场使用的 有效性。 设计管理部对顾客文件（设计图纸、技术资料等）应填写登记表， 在文件上应标识“顾客文件”的字样。顾客文件是顾客财产，应妥善保护， 应详细记录使用和处置情况。 外来文件的接受部门（含顾客文件）在进行登记后，认为须向上级 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 6 页 精品资料 可编辑 领导阅示或向下传递的，经本部门领导签批后，应及时传递（传 程序文件程序文件文件控制程序文件控制程序 文件编号 QP01 版本 3.00 生效日期2010 年 1 月 5 日共 7 页第 7 页 阅） ，传递应填写文件处理卡 。 设计管理部负责收集国家、行业新颁布的规程、规范和标准,及时更 新有效文件清单 。 4.3 行政文件 综合部负责行政公文的管理，按集团公司有关规定执行。 5 质量记录 5.1文件评审与修改记录 5.2文件处理卡 5.3文件分发登记表 5.4文件签收记录表 5.5体系文件归档登记表 5.6技术挡案资料库存分类帐 5.7技术档案资料借阅帐 5.8有效文件清单 5.9顾客文件（资料）登记表 精品资料 可编辑 文件评审与修改记录文件评审与修改记录 编号： 文件类别: 质量手册 程序文件 作业指导书 记录 文件总页数 文件标题： 附件页数 评审意见： 设计管理部负责人： 年 月 日 修改内容 页次项目修改前版本修改后版本 批准： 日期： QRP0101 精品资料 可编辑 文文 件件 处处 理理 卡卡 共收份数： 已分发： 批办或批示： 酒泉钢铁（集团）有限责任公司设计公司 QRP0102 精品资料 可编辑 文文 件件 分分 发发 登登 记记 表表 发文号发文日期发文机关份 数 文 件 动 态 发文号发文日期发文机关份 数 文 件 动 态 发文号发文日期发文机关份 数 文 件 动 态 发文号发文日期发文机关份 数 文 件 动 态 发文号发文日期发文机关份 数 文 件 动 态 QRP0103 精品资料 可编辑 文文 件件 签签 收收 记记 录录 表表 收文号收文日期来文机关原文号份 数 文 件 动 态 收文号收文日期来文机关原文号份 数 文 件 动 态 收文号收文日期来文机关原文号份 数 文 件 动 态 收文号收文日期来文机关原文号份 数 文 件 动 态 收文号收文日期来文机关原文号份 数 文 件 动 态 QRP0104 精品资料 可编辑 体体 系系 文文 件件 归归 档档 登登 记记 表表 编号： 部门: 制表: 共 页第 页 文件类别质量手册 程序文件 作业指导书 项次文件名文件编号文件版本页数备注 QRP0105 精品资料 可编辑 档案号图号档案资料名称 份 数 每份 张数 编制单位 编制 日期 备注 技技术术档档案案资资料料库库存存分分类类账账 QRP01-06 精品资料 可编辑 技技术术档档案案资资料料借借阅阅账账 档案号期限备注 借出日期 借阅者签字 归还日期 收图者签字 QRP01-07 精品资料 可编辑 序号标准号