《商务及库管培训》PPT课件

库管及商务工作操作流程,相关流程及处罚制度,公司内部货物调拨,（一）、同一事业同一地区的调拔：1、南京总库与门店间调拔：各门店用QQ或者电话告知库管需求货物明细，库管根据实际库存进行配货，做同价调拨单，并核对所发货物是否和同调单一致（核对事项：调出仓库、调入仓库、商品、数量等），核对一致后点击过账，打印同调单一式两份，让收货人签字确认，红联收货方商务（店长）保存，白联库房留存，当天下班之前对本库房主机进行盘存，做到帐实相符。,公司内部货物调拨,2、各门店间调拔（含调货到总库）：发货方登记调拨机型、数量、门店，并让收货方签字，及时进A8系统，做同价调拨单，收货方商务登记清楚同调入的信息以备查阅，当天下班前核对A8同调是否属实；如果对方未及时调拔，催其做同调。3、南京总库与常州间的调拔：在A8系统中做同价调拨单，细则参考第1条细则，打印的同价调拨单红联，需总库库管放与打包的箱子内，常州库管根据同价调拨单验收货物，并到A8中查看单据是否一致。,公司内部货物调拨,（二）、同一事业部不同地区间的调拨：如南京、合肥地区调拨货物，在A8系统中做分支机构调拨出库单，出库仓库选“南京总库”，入库仓库选“合肥过渡库”，商品数量和单价询问产品经理。做好分支机构调拔出库单后，按照分支机构调拔出库单进行配货，并将“分支机构调拔出库单”放在箱子里随货同行。,公司内部货物调拨,（三）、不同事业部间的货物调拨：如成都新索（索尼）发来货物，新索在A8系统中做销售出库单，往来单位选“联想江苏关联”，过帐后自动生成一个关联入库单，南京收到货后进行清点，在A8草稿中找到这张关联入库单的草稿，加上经手人过帐即可。（四）、优配货物的入库：入库流程同普通商品一样，需注意的是供应商先“集团供应商广州优配数码科技有限公司（优配、优源）”。,公司内部货物调拨,同调单需要重点关注的是：1、所有的调拨均需要收货人在原始单据上进行签字确认。2、货物调拨都必须及时，准确。3、各门市自备一个登记薄，记载货物进出的日期、商品名称、数量、调入仓库、调出仓库、经办人，以备查验是否同调。,公司内部货物调拨,处罚细则：1）、发货方未核对同价调拨单是否属实就发货，每笔错单罚款20元；2）、相关收货签字确认人，未认真核对同调单是否属实就签字确认，每笔错单罚款20元；3）、相关门店业务人员到总库提货，未及时将同价调拨单交与商务的，每笔罚款10元；4）、商务未对当天同价调拨进行核对，后期出现因同价调拨出错的，每笔罚款50元；,库存管理,二、盘存频率基本要求：1、零售店面的大件物品和主营产品，必须保持每天盘存（华海店由商务负责，其它店面由店长负责）2、零售店面的零星货物（配件），每周不得低于两次的盘存频率3、由公司财务部门按照一定的时期对店面进行抽查，其抽查的形式不定，时间不定，项目不定，其频率不得低于每月一次（由财务按照多个仓库进行安排）。,库存管理,处罚细则：1）、未做到每天对大件盘点的，处罚10元；2）、未做到每周全面盘点的，处罚10元，3）、财务部组织的盘点，发现账实不符，如商品混淆下账造成的，需要通过盘盈盘亏进行调账处理的，每笔罚款10元；4）、其他盘盈盘亏，按照公司财务部规定，盘盈做公司营业外收入，盘亏按照公司成本价由相关责任人进行赔付；,库存管理,货物盘亏具体赔付办法：1、有明确责任人的，由相关责任人承担全部赔付。2、对店铺的存货遗失，无法判定具体责任人的（责任人不明确的），由店面商务承担40%，店长承担40%，店面其他人员承担20%。（没有商务的承担比例：60%，其他40%）3、凡是货款遗失（现金，刷卡单，支票）。由店面商务如是店长代理商务的，分别由商务和相应店长承担100%。因此需妥善保管货币资金。,店面商务细则,商务作为财务延伸段，在店面应行驶财务管控、监督的角色，严格按照公司财务部规定工作，主动拒绝违规操作，并对店面业务人员违纪、违规行为即时上报给财务部乃至地区总经理。,商务的账务操作流程,一、采购入库1、公司从外单位统一采购物品：由库管上A8系统办理采购入库单（备注是否带增票）打印入库单加盖收货章交供货商作为结款依据，带票的一份交财务催票。2、门市从外单位采购物品：由店面商务（无商务的店面由总库库管负责）上A8系统办理采购入库单（备注是否带增票）打印入库单加盖收货章交供货商作为结款依据。3、从外单位采购退货：上A8系统办理采购退货单，办理该单据时，直接“引用入库单”关联生成采购退货。同时收回“采购入库单”。4、从本公司关联单位采购：由关联出库方上A8办理“销售出库单”，采购方直接到A8的“业务草稿”中去查找该单据对应生成的“采购入库单”，然后过帐该“采购入库单”。,商务的账务操作流程,采购业务中需要重点关注的是：1、凡是进入公司的货物（包括供货商摆样），必须办理入库手续，否则严惩；2、货物入库都必须及时，准确3、不管采购时是否支付了货款，在做入库单时都不要选付帐户和付款金额,商务的账务操作流程,二，销售出库事项：1）、要求店面业务人员每笔销售均应详细填写销售单据，填写事项包括：客户姓名、电话、主机型号，并标注主机机身号前10位（如：ES04625919）,配件具体商品名称，收款事项，开票事项（开票标注A，不开票标注为B）2）、销售实现后，商务即时到A8中处理好当天的销售出库，并核对每笔A8中销售单是否和手工销售单一致，经手人”填写该单销售员姓名（非本店人员到店面支持时，经手人为实际销售人员，店面选被支持店面，部门改为被支持店面），在每笔A8销售单中，备注栏必须标示：收款事项、开票与否、销售单据号、销售主机必须标注机身号码；3）、欠款销售：基本流程同“现款销售”，所有的欠款销售，不选择“收银帐户”，同时也不填写“收款金额”。,关于销售单据标注主机编号的重要性说明：1）、如果联想进的机子要报号，库管忘记扫号，可以很容易知道；2）、机子出现问题，也可以很清楚知道是哪里进的货，好进行保内维修；3）、客户机子出现问题，可以清楚是否是在我公司购买的；,商务的账务操作流程,销售退货的流程办理：报零售经理同意收回购货发票（或收据）店面商务打印原销售单零售经理签字财务主管签字店面商务上A8做“销售退货单”草稿业务部会计过帐。如遇到退货时，相关人员没在，应电话知会相关负责人，同意后再补签字。4）、销售退货：店面商务上A8办理“销售退货单”，选择完客户与经手人后，点击“引用出库单”选择对应的销售出库单据。由店面商务将“销售退货单”生成草稿。,商务的账务操作流程,三、回扣业务和多开票业务1、凡是有回扣的销售，开票金额大于实际销售金额，销售人员必须向客户说明多开票收税的规定，以免发生不快，多开票金额按照不低于8%比例收取。2、回扣业务办理流程：回扣业务必须先知会零售经理，财务经理确认该笔业务的利润情况经手人配送单上标注回扣金额，收税点金额商务办理A8销售单（体现应收为负数）经手人办理好返款申请单相关人员签字后财务备案客户到公司领款（每周二，五）。所有回扣均需客户自行到公司领取。如需打卡的，事前必须报备业务和财务经理，否则不予办理。,商务的账务操作流程,四、收款单的办理：1）、现款销售收款：店面商务上A8办理“销售出库单”，该业务为现款销售类型时，选择“收款帐户”和“收款金额”，且收款金额与销售金额一致，即可“过帐”。2）、欠款销售收款：店面商务上A8办理“收款单”，其“收款单”的收款金额必须与应收金额一致或低于该金额（不得高于应收额度），即可“过帐”。3）、收取定金或多收款项（回扣）：店面商务上A8办理单独的“预收款单”。,商务的账务操作流程,五、货款上缴：1）、商务上A8录入完当天的销售单后，每天清理本门市的收银帐户和现金，两者保持必要的核对。（收银帐户在A8财务管理-财务报表-现金银行余额表-门市收银帐户）2）、每天下午5:30到出纳处交纳当天的营业款，5：30后的营业款由店长代为交到出纳处，次日做款项的结清；,基本要求：1、零售店面原则上必须收取现金，凡是客户支付类型为支票时，必须要求该项业务的经手人到客户的开户行进行顺进，店面商务凭回单办理收款手续。2、零售店面的欠款收取，如果不能按期收回，必须要求业务经手人办理延期收款申请手续，一笔欠款业务只能办理三次延期，超过收款时间，按资金利息对经手人进行收取。,商务的账务操作流程,六、付款单的办理：1、采购付款核对：商务将采购入库单的原始单据罗列的商品给予核对是否已经销售，（统一进货由库管核对，店面由商务核对，无商务的店面由店长核对）并且确定所购货品是否带增票进入。并在收回的入库单上签上“已售”字样，签上对单人的姓名（必须完整）2、采购支付：商务将打印出的入库单交产品经理，产品经理核对价格后交财务核对，财务核对完毕后直接交出纳，由出纳按照实际资金安排，上A8系统做对应付款单，并按公司结款时间给予款项的支付。,商务的账务操作流程,支付要求：1、长期供货商家可以采用周结款方式，结款时间为每周星期二。2、凡是单个供货商单位结款金额超过1000的，需要支付支票，1000以下的原则上可以支付现金。3、零星购货的支付原则是必须已经销售了的，方可进行结款。4、产品经理需对进货价格进行审核，凡是财务审核核对出相同时期相同商品有不同的价格差异时，可拒绝支付款项。5、各零售店铺商务原则上不允许用销售款支付货款，所有的货款必须到公司进行领取、支付。但是支付金额在备用金额度以下的，店面可以先用备用金垫付，交款时到出纳处支取货款，备用金额度以上的支付需要财务经理的同意方可支付。,商务的账务操作流程,七、其他工作职责：1）、每天到A8中清理应收，对赊销款项即时向相关业务人员催收，对时间较长赊销，应上报给财务部作出处理；2）、做好客户开据发票的所需提供资料的讲解，对已经开据增值税专用发票的客户，即时向相关业务人员催收收货收票回执单；3）、每日早上，整理店面货物，配合店面人员做好清洁卫生，查看防盗设施是否启用，当天销售单据是否领用齐全；4）、配合店面销售，做额度范围以内的零星配件采购，在做好本职工作后，应主动帮助业务人员做店面销售辅助工作；,八、自有商品使用基本流程：1、到办公室填写“请购单”（备注为门市自有库存商品）2、“请购单”中相关人员签字同意后，店面商务在行政部领取“自用商品报损申请单”。3、“自用商品报损申请单”相关人员签字完毕后，到行政部填写“领用单”。4、凭签字后的“自用商品报损申请单”到财务处办理，门店商务做A8“报损单”草稿，财务见签字同意后的申请单过账。“领用单”交行政部进行登记管理。基本原则：公司任何员工不得擅自开箱使用公司的库存物品，也不得未办理完毕自用商品报损手续就使用公司的库存物品。,罚款细则：1）、销售人员未填列主机编号，每笔罚款10元；2）、销售人员销售单据未填写清楚所售商品，或者漏写商品，每笔罚款10元；3）、商务未按照销售单据入账，下账错误，每笔罚款10元；4）、未及时清理应收，财务部事后发现异常应收，对商务每笔不低于10元的罚款；5）、零星采购，即时办理入库，在A8中做采购入库单，未及时办理入库事项的，每笔罚款10元；,其他罚款细则：上班时间不得上与工作无关的网站，不得用公司电话打个人电话，违者每次罚款10元，第二次累加罚款。关于炒货机型的采购：必须先向店长申请，再向产品经理申请，经过一致同意后，方可进行采购，但如果所购机型我公司没有进项发票，不得向客户开据发票，如有未经过同意进行采购，商务