部门职能描述及岗位职责(草稿)20130225

-编号：UTTD-ZD-ZJB-001 保秘密等级：秘密 北京优通泰达电气新技术发展有限公司 部门职能及岗位职责描述 （讨论稿）规划部门： 总经理办公室规划时间： 2013年1月规划编撰： 刘卫华部门职能及岗位职责描述第一部分：总经理办公室（总经办）部门架构部门职能总经办是在总经理的领导下，对公司行政管理体系、人力资源管理体系行使主要管理权利及职责的部门。总经办主要协助公司董事会进行各工作事务，直接参与公司经营管理工作。包括协助领导日常办公、行政办公、公共事务管理、企业文化宣传以及信息化管理、法务管理、会务管理、人事管理、薪酬绩效管理、后勤管理以及资产管理、档案管理等的综合职能部门，同时为集团公司各部门及各分子公司、各关联公司办公平台提供服务和支持，是公司整个经营管理体系的中枢部门，具有承上启下、中转下达、统筹管理、维护内部平衡协调的枢纽职能。部门职责协助董事会及高层领导工作协助董事长处理董事会日常工作，持续向董事、监事及公司高管提供、提醒并确保其了解监管机构有关公司运作的法规、政策及要求，协助董事及公司高管在行使职权时切实履行国家法律、法规、公司章程及其他有关规定；负责董事会、股东大会的有关组织和准备工作，作会议记录，保证会议决策符合法定程序，并掌握董事会、股东大会决议执行情况；负责组织协调信息披露工作，协调与投资者关系，增强公司透明度；处理与监管部门、中介机构及有关部门和媒体的关系，营造公司规范运作的良好环境。准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件；筹备董事会和股东大会,并负责会议记录和会议文件,记录的保管并起草董事会的会议纪要,文件；负责公司信息披露事务,保证信息披露的及时,准确,合法,真实和完整；使公司董事,监事,高级管理人员明确他们应当担负的责任,遵守国家有关法律,法规,规章,政策,公司章程等有关规定；协助董事会行使职权.在董事会决议违反法律,法规,公司章程等有关规定时,应及时提出异议；行政办公管理辅助决策 深入调查研究，及时、全面、准确地发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向系领导提出解决问题的意见和建议，为领导决策提供参考，当好领导的参谋；督促检查 协助领导对重大决策、会议决议、重要工作以及领导批办事件的执行情况进行督办，抓好落实，保证政令畅通，令行禁止；综合协调 协助领导做好日常议程的安排；组织安排重要会议和各种重大活动；做好部门与上级部门、平级部门、下级部门、各外单位的协调工作；建章立制 组织拟定各项规章和制度；建立和健全各项规章制度，实行科学规范管理；并且负责跟进各项规章制度的落实与实施；中枢支持 同时为集团公司各部门及各分子公司、各关联公司办公平台提供服务和支持，是公司整个经营管理体系的中枢部门，具有承上启下、中转下达、统筹管理、维护内部平衡协调的枢纽职能。支撑服务 为公司各部门提供行政、后勤等基础服务，对接物业等外单位，为办公业务等提供行车、差旅住宿、员工宿舍、伙食安排、宾馆机票车票预定、办公环境优化、办公设备用品配置以及办公设备软硬件维护维修，为公司各部门及所有员工创造良好的健康的科学的办公条件。安全管理 做好公司安全管理工作，包括公司办公场所安全、物资设备使用安全、人员生产操作安全、公司业务信息安全、员工人身安全，大型商务活动安全布控等，及时收集掌握各方信息，杜绝安全隐患。公共事务管理负责公司名誉管理和危机处理；建立媒体数据库并维系紧密的媒体关系，参与制定及实施公司新闻传播计划；负责组织起草公司年度工作报告、总结、对外提供的文件、资料等文秘工作；负责公司各项证照年检、各项资质审核报备工作；公司领导的重要活动安排，协助组织、策划、安排公司的重要活动；协助法务部完成下属的项目公司或子公司的设立、合并、分立、股权变更、对外投资等方面的工作；负责集团公司的网站建设，信息发布、网站维护和更新；配合集团项目开发，以提供公关方面支持；与各大网络、报刊、电台、影视等媒介资源建立沟通机制，在不同资源下建立公司形象及品牌推广的渠道。企业文化宣传坚持“以人为本”的管理思想，积极探索当前形势下企业文化建设的新规律，构建符合时代需要、符合现代企业制度需要、符合公司个性化需要的文化体系，为增强公司核心竞争力、提高公司经济和社会效益，创造良好的文化氛围和强大的力量源泉。根据集团公司的整体发展战略，遵循有计划、有步骤、由浅入深、由表及里的程序，建立起一全套科学、完整的企业文化建设系统。从精神、行为、制度、物质四个方面着手，全面推进、系统运作，构建出切合实际、便于操作的企业文化建设体系，并纳入企业整体发展战略目标当中，成为集团公司整体规划的重要组成部分。具有公司特色的企业理念（公司宗旨、公司愿景、经营理念、公司战略等）深入人心，全体员工对于公司理念做到熟知熟记，并且能在具体行动中自觉实践。形成公司核心理念体系，坚持以理念作为一切行动的出发点、着眼点和落脚点。构建学习体系，形成规范的学习制度并自觉实践，学习借鉴并应用先进的管理模式和理论，学习和吸收先进的科学技术及行业操作技术，提高全体员工尤其是管理层面的整体素质。公司的知名度、信誉度和美誉度进一步提升，公司标识和公司品牌形象在集团公司内部和行业内部的认知程度要达到100%，公司客户的认知度要达到95%以上。全体员工对于公司形象标准、管理者形象标准、员工形象标准能做到熟知并自觉践行，遵守行为规范程度达到99%以上。公司的视觉识别系统、理念识别系统和行为识别系统达到规范化、程序化和个性化。在一定地域范围内达到企业文化建设示范基地的标准。信息化管理改变企业的传统管理模式，实行扁平化管理和网络化管理，实现面向客户的集成化管理目标。重新设计和优化企业的业务流程，使企业内部和外部的信息传输更为便捷，实现信息资源的共享，使管理者与员工、各部门之间以及企业与外部之间的交流和沟通更直接，提高管理效率，降低管理成本。 运用信息技术对企业的商流、物流、资金流和信息流进行有效控制和管理，逐步实现商流、物流、资金流和信息流的同步发展，实现扁平化的流水线管理方式，衔接并重建每个员工、每道工序、每个部门的数字化基础，并达到规范化、标准化的要求，实现资源共享，实时监控，同时防微杜渐，建立起的新的数字化管理，使逐步企业走向网络化，信息化。法务管理建立企业法务管理体系或渠道，指导、协调企业法律事务处理，保证其合法性、规范性和一致性，确保公司的法权益不受损害，以达到公司利益最大化和风险的最小化。起草、审核企业中的各类合同，建立完善的合同管理制度，包括合同会签、签订权限授予、示范文本制作、合同登记、合同履行等，保障和促进各项经济活动的顺利进行，及时解决合同履行过程中出现的争议，做好合同变更、补充和解除手续。起草、修改和审核企业出具的承诺书、保证函、声明等具有法律效力、可能承担法律责任的各种书面文件。制作、审核公司各类劳动合同文本，协助公司人事部门协调劳动关系并及时做好劳动合同续订和解聘的相关法律工作；起草、制定员工竞业禁止协议和商业秘密保护协议；协助人力资源部门协调并及时解决各类劳动争议。参与公司重大合同、项目谈判，配合其他部门做好招标事务，进行法律论证，出具法律意见。代理公司处理各类诉讼、非诉讼、仲裁案件；提出解决方案，根据事实和法律，积极维护企业权益。负责企业知识产权的申请、维护，保障企业在商标、专利、著作权和商业秘密等方面的权益。及时办理企业工商注册、登记、变更等事务，保障企业的有序发展，避免可能存在的法律风险；会议管理召集会议做好会议资料（议程议题、提案、汇报材料、计划、决议决定草案、与会人提交资料、发言时间等）准备组织工作；适时召开各种会议，起到上情下达、沟通、交流信息、研究工作、做出决策。确保公司运营正常运转，提高工作与管理效率。传达会议精神，辐射经营管理战略。发挥部门职能强化会议纪律，注重会议实效。落实会议决议，督办会议部署，提高会议效力。整理会议资料，及时归档留存。做好会务服务与支撑工作。人事管理制定人才招聘计划、培训计划、户外团队活动计划、制度编制规划制定人才储备库规划，制定规范的人才培养、考查选拔工作程序。组织年度考核工作及奖惩工作。负责组织员工培训，协助各业务部门完成业务培训。根据人事计划组织招聘工作，负责招聘、入职、转正、晋升、调入、辞退、辞职、调出、停薪留职员工的审核，负责员工内部调配的审核。组织人员晋升考评小组。按照有关政策，结合同行业标准和公司实际制定本公司工资、奖金、提成、劳保、社保福利标准，负责工资、奖金、提成、劳保、社保、福利及各种津贴报表的审核，协助财务对工资的计算和发放。全面统筹规划公司人力资源发展战略，开发短、中、长期人力资源，合理调配公司的人力资源；负责推动人才管理项目，包括领导力发展模型的建立与持续优化、高潜质人才选拔标准建立、核心人才评价、核心人才激励与培养、人才梯队与继任管理工作。构建和完善适应公司发展需要的人力资源管理体系（招聘规划、培训规划、绩效管理、薪酬福利、员工激励、员工发展、员工关怀和保留等模块），负责对人力资源相关模块工作的管理、执行、监督和完善。制定适合公司发展的薪酬福利体系和管理制度，建立动态的薪酬管理体系，组织制定人力资源工作发展规划、计划与预算方案，有效并合理控制人力预算，并监督各项计划的实施。分解公司战略目标，制定有效的绩效管理体系和制度，组织开发与建立考核信息系统，指导各部门开展绩效考核工作，合理运用绩效结果，撰写分析方案。制定员工关系管理机制，建立员工职业生涯规划平台。资产管理贯彻执行有关资产管理的法律、法规和制度，掌握公司固定资产的存量及增减变动情况。公司资产的帐、卡、物的管理，按使用人建立固定资产卡片，监督使用人按要求使用、检修、养护资产并做好使用情况和检修保养情况记录，确保资产的寿命和使用效率。加强资产安全防护措施，做好防火、防潮、防尘、防爆、防锈、防蛀、防盗等工作。负责公司在建项目的资产清查、登记、统计报告及资产档案的收集、整理等基础管理工作。对公司资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物相符。合理配置与调配公司资产，提高利用率，避免资源浪费。物资采购管理掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。会同仓库、会计确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施，汇总各部门的采购申请，编制采购作业计划。进行市场询价，采购所需物资，选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。采购物资的报验和入库工作。采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。打造无风险隐患管理模式，力求做到采买、使用、管理岗位不兼容，费用清晰。档案管理对各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接收、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理。档案的借阅、复制和利用管理，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为全矿各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录。及时收集各类档案，做好平时的预立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年年终做好情况统计。做好归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整，签署齐全，装订整齐，分类科学，使用方便。定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告，批准后，送往指定单位监销。每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施，对