归档文件整理操作程序

归档文件整理操作程序,2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的发展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。,档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存的以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。从类型上分主要有文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案、实物档案，下面讲一讲文书档案整理。2000年12月6日，国家档案局颁发了归档文件整理规则，并于2001年1月1日起正式实施，它标志着一种新的档案整理方法代替了传统的整理方法，这是档案整理方法上的一次变革，对档案工作的发展具有重要的意义。,所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料，其载体限制在纸质文件范围内。归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理必须坚持“遵循文件材料形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，经过一系列整理程序，实现归档文件的有序化。,一、归档文件的收集归档文件材料收集就是将分散在业务部门或领导或有关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集是归档文件整理的第一步程序。,（一）收集的意义1.收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件；2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施；3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段；4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺；5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础；6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。,（二）收集的要求齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。（三）收集的范围一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。,（四）收集的方法1.办理完毕随时收；2.会议文件及时收；3.常用文件定时收；4.人员变动提前收；5.珍贵文件跟踪收；6.保密检查集中收；7.盖章之时立即收；8.制度约束按时收；,9.责任到人督促收；10.“帐外文件”催促收；11.整理之前全面收；12.发现不齐反复收。,（五）收集的难点在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集。一是领导手中的文件难于收集；二是“帐外文件”难于收集；三是特别珍贵的文件难于收集；四是机密性较高的文件难于收集。因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全。,二、分年度,归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用保管期限年度，保管期限年度机构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的年度分开，这是归档文件整理的第二步。（一）要求。一个立档单位，每年都要形成文件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最广泛、最基本的分类方法。,（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度。（三）几个具体问题。跨年度的会议材料，归在会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。,（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与剔出重份文件相结合。本单位的发文往往存有2份，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归档的文件全部剔出，作销毁处理。,三、分机构（问题）,分机构（问题），就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程序（未进行机构分类的单位，但这一程序也应进行，以便把相同问题的文件集中一起装盒）。,四、划分保管期限,划分保管期限就是按照国家文书档案保管期限的规定，判定归档文件的价值，确定保管期限，这是归档文件整理的第四步程序。还是着重讲一下档案保管期限表编制方法。,(一) 规定的特点：,、国家档案局以令的形式发布规定，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了规定的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。,、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。,、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。,(二)规定的适用范围：,新规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。,(三)机关文件材料归档范围,机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。机关文件材料归档范围包括四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；,(四) 机关文件材料不归档范围,、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；、下级机关的文件材料中供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；,(五)档案保管期限的划分原则及标准,1. 机关文书档案保管期限划分规定 根据规定第六条精神，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。2. 档案保管期限划分的原则： （1）全面的观点 （2）历史的观点 （3）发展的观点 （4）效益的观点,3.档案保管期限划分的标准：（1）年龄标准（2）来源标准（3）职能标准（4）内容标准（5）形式特征标准,(六)文件材料划分“永久”的要求,本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,在具体拟订时，需注意以下一些问题： 、突出本机关自身的文件材料；、突出本机关主要职能的文件材料； 、突出反映本机关演变和人事任免的文件材料；,(七) 文件材料划分“定期”的要求：,本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,划分定期时：、要掌握什么是“一般的”原则；、要明确不属于本机关主管业务、又要“贯彻执行的”；,(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作：、认真理解国家档案局颁布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，吃透规定的要求，把握规定的实质精神；、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。,（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则：, 、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。、坚持 “宜细不宜粗”的原则，条款的拟制少使用“重要的”、“一般的”等模糊词语；、 坚持“以人为本”的原则，凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置；,4、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。5、坚持“申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。,(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：,、明确文件材料的归档范围。、科学制定档案保管期限表。、严格控制普发文件。 、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。、从宽从长保存特色档案。 、注重文件之间的必然联系。,(十一)广安市实施意见的要求,广安市档案局根据国家档案局颁发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和省档案局的要求，结合我市实际，下发了广安市档案局关于的实施意见，要求市级各单位要按规定精神，编制本单位文件材料归档范围和保管期限表。,1.对文件材料归档范围的要求：,国家档案局的新规定明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。,(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围；(2)文件处理单要与文件一并归档，不得随意剔出；(3)照片档案在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档；,(4)磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。(5)凡是联合行文的，归档时，以主办方为主要归档的一方，其保管期限就要划长一些。,2.文件材料归档范围和档案保管期限表的编制：,编制的要求：（1）各单位办公室负责编制工作；（2）编制稿要反复讨论，征求各方意见；（3）同级档案局审批后由各单位以文件形式印发；（4）一经确定，不轻易变动；,编制的格式：（1）归档范围和保管期限表合表编制 （2）一般以内设机构分类编制（无内设机构的以问题分类编制） （3）表中要包含本单位各种门类和载体的档案 （4）一般用问题+文种逻列归档范围的具体内容,注意事项（1）编表时，要熟悉各内设机构职能，了解形成材料的种类、范围、特点和规律。（2）归档范围和保管期限表编制要包含本单位归档材料的主要内容。（3）对每年都要形成的同题名的文件材料，表中要一一列出，对不同题名的文件材料，表中要分类列出。（4）以科室职能为标准，确定文件材料归属科室。（5）注意参考本单位以往归档范围以及上级机关的归档范围和保管期限表。,申报及审批：,各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表时，须填制文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表一式二份，经本单位分管负责人审核、批准、盖章后报人民政府政务服务中心。,各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表，须提交电子文本和纸质文本各一份，经审查后，电子文本连同文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表一份返回各单位。同时，必须报送一份完整、准确反映本单位的主要职能、历史沿革、内设机构及其职能的材料，并附相关说明。,档案局应对报送的文件材料归档范围和档案保管期限表进行认真审查，并提出修改意见，告知报送单位，重新进行修订。各单位修订后的定稿连同电子版再送档案局审批。各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目；会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。,按照国家档案局8号令的要求，全市文书档案统一于2007年开始执行新的归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和档案保管期限，仍按原规定执行。,申报表的填写：申报单位、档案室负责人、单位地址、联系电话。申报的文件材料名称、份数及说明、申报单位负责人签字、单位盖章、年月日、档案部门、经办人签字、单位盖章、年月日,五、归档文件组盒及排列,归档文件组盒就是在分类的基础上，按照一定要求，把归档文件组成一盒或若干盒的过程。这是归档文件整理的第五步程序。（一）要求。不同年度的文件不能放入同一盒内，不同保管期限的文件不能放入同一盒内，在分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）的文件也不能放入同一盒内。同一事由且期限相同的文件，必须放入同一盒内（文件太多时，可专组几盒）。,（二）方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一作者的文件组成一盒或数盒；二是按问题组盒。就是把反映一个问题或几个问题的文件组成一盒或数盒；三是按名称组盒。就是把同一名称的文件组成一盒或数盒。在实际操作中，要视其一个保管期限里文件的多少而定，如果一个期限里文件不多，就可以不分责任者、问题、名称而组成一盒。如果一个期限里文件少，在分类方案未分机构（问题）的情况下，还可以把不同机构（问题）的文件组成一盒。如果一个期限里文件较多，往往三种方法结合运用。,（三）盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后次序的过程，其排列方法主要是按事由原则排列。事由原则就是指同一事由的相关文件应排在一起，这里的事由，可以指一件具体事，或一个小问题，或一段紧密的工作过程。也就是说，同一盒内，要把同一事由的文件排列在一起。,（四）排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就是按时间先后排列，或者按文件的重要程序排列，重要的在前，其他文件在后。一盒内有几个事由的文件材料，可按不同事由形成的时间先后顺序排列，即按事由的办结时间排列，也可按事由的重要程度，结合责任者，结合时间顺序排列。也就是说，重要事由排在前面，一般的依次排列。在同一个事由内，上级机关在前，再按本机关、同级机关、下级机关依次排列，在一个责任者内，按时间先后排列。,按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。其具体方法是：综合性文件在前，一般专题性文件在后；法规性文件在前，业务性文件在后；处理问题的结论性文件在前，其他依据性文件在后；正件在前，附件在后；法规性文件定稿在前，草稿在后；印件在前，定稿在后；机构性文件在前，人员编制文件在后；涉及领导性文件在前，一般工作人员在后；级别高的机关在前，级别低的在后。,（五）特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有几个内部机构文件时，可按三定方案设置的内部机构次序排列，如办公室、人事科、业务科等；同一次会议的文件集中排列，简报信息按期号排列，批复在前，请示在后，转发文在前，被转发文件在后。,六、归档文件的编目,这是归档文件整理的第六步，主要有以下内容：（一）编盒号。是指档案盒的排列顺序号，在一个保管期限内，用阿拉伯字历年拉通编流水号，每盒为一个号，不能超过1000号，先用铅笔编在每盒排列在最前面文件的上端。,（二）确定“件”。“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、画册、图册等一册（本）为一件，文书处理单与文件共作为一件，来文与复文，请示与批复各为一件，会议文件按文件的名称确定件数，会议记录按会议记录名称确定件数，如党委（组）会议、行政会议、学习会议等，简报每期为一件。“件”确定后，应去掉文件金属物，对文件进行修整，将归档文件按“件”用缝纫机打边或用不锈钢钉装订，文件较厚时，也可用“三孔一线”装订。,（三）编档号。以“件”为单位，在文件首面上端居中的空白位置盖上归档章。归档章需填内容有6个，即全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、馆编件号。全宗号由档案馆给定。年度即盒内文件形成的年度，用阿拉伯字标注。保管期限就是盒内文件属于哪一种限期，即永久、30年、10年，用中文标注。机构或问题，属选定项目，未分到这一级次时，不标注，采用了机构或问题分类时，才用中文标注。编件号，就是归,档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件顺序从“1”开始标注，一年一个期限形成一个流水号。馆编件号暂时不填，接收进馆后填写。档号一律用符合档案保护要求的黑色字迹材料标注。,（四）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注共七个项目。责任者填写：一般要用全称或通用简称，不能使用本部、本局等。如中共广安市委不能填写市委、广安市财政局不能填写财政局或本局，联合行文责任者过多时，填写主办单位和立档单位名称。转发文时填写转发文件机关。上报审批表被批准的，填写最后审批机关，可将填报单位填写在备注栏中。未批准的，填写填报机关。领导讲话填写领导人单位名称、职务及姓名，如司法部长、广安市政府副市长。,文号填写：填写机关代字、年度、顺序号，如广委发200520号，不能简省。文号栏不能填写诸如“会议文件之一”、“情况反映”等，没有文号的就不填。,题名填写：题名即文件标题，一般情况下，每份文件有一个标题，可按标题填写。但有几种情况应注意。当标题不针对立档单位情况时，但内容涉及到立档单位时，应增添标题内容加括号，如