工作邮件写作基本要求PPT课件

工作邮件写作基本要求,2018年10月10日,目录,1,2,3,邮件一般用于工作、商务上，性质决定了它的重要性。不太正式的，就QQ吧。,邮件是代表公司形象的重要方式之一，尤其是邮件的统一性、规范性。,收件方可能是群体，可能被转发，甚至被截获；副本存服务器上。,见“信”如见人。,“我”很重要嘀,工作性质,公司形象,个人形象,公共媒介,邮件的目的,目录,1,2,3,基本要求三思而“写”,沟通是双向的只有当你的信息被对方接受并充分理解后，沟通才能算完成。沟通存在问题，往往是因为一方面自我表达不清楚，另一方面是没有考虑到对方对此事件的了解程度等背景信息。所以，在写邮件前请先停下来几分钟，考虑一下收件人：与收件人的关系邮件内容与收件人有多大关系收件人对此邮件中所述事件的前因后果了解多少收件人读信后的反应、感受收件人对此邮件中的事件是否感兴趣,基本要求好的开头是成功的一半,效率时代，时间就是金钱！一般来讲，现代人是不会花太多时间去通篇看完邮件的。因此，邮件内容的最前面几行，就决定了是否继续读下去的必要。所以，务必将要点放在邮件开头，然后才是展开陈述。哪些信息是要点呢？汇报/研究的概要结论、新发现问题、不一样的新问题要询问什么问题要发送什么文件？为什么要发给对方要陈述什么观点要征询什么意见要给予什么建议为什么要表示感谢或道歉,基本要求如何开言,用两、三个能简洁地表达主要观点的句子，来开始你的邮件。有时候，只需几个词或一两个短句就能引出要点：例如1：12年第4季度产值分配表的提交时间快到了，你们填得怎么样了？询问进度。例如2：你发的勘察图纸模板，对我们十分有帮助，非常感谢！表示感谢。如果是回复对方问题，应先将问题陈述或概括一下（也可直接引用），尤其是对方邮件内容很多时，再进入要点：例如：会议纪要中提到的车辆问题，暂时只能用院车+零散租车方式来解决，主要是为了节约成本，后期会考虑租个长租车。,基本要求内容应简明扼要,一封让人读起来舒畅的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素件。是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、对方质疑的问题等就直接写了。如果是这样，就要试着将信息重新组织一下。是否有多余信息。牢记：正文应该是对重要信息的支撑、解释和扩展。如果不是，就赶紧去掉。是否写着写着就跑偏了。有时我们写邮件刚开始时紧紧贴着主题，随着内容增加，慢慢就跑题了，尤其是内容比较多时。是否想写的主题太多。一般来讲，一封邮件对应一个主题，若主题太多务必分开多个邮件。,基本要求书写格式,小学生都会的，你还不会？,基本要求强调的,基本要求滥发邮件是犯罪,基本要求标题、收件人、抄送,基本要求收件人、抄送之别,应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人为简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范围确定主送人。上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于问题尽快解决。抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内容的其他有关的人。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。向下级或同级的重要邮件，应当同时抄送直接上级，一般不越级抄送。隔级沟通：下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。,目录,1,2,3,其他需要注意的地方修辞,撰写邮件前，不妨想到此时是面对面，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气更生动、更温暖一点。书写时要较口语对话，再稍微正式一点。设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。多一点体贴，想办法让你的邮件，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。用词恰当吗？尤其是最后请示用语，如请批准、恳望批准等，慎用望批准（语气略带下行）。落款签名：你的信息更新了吗？,其他需要注意的地方前后是重点,其他需要注意的地方日期、时间,其他需要注意的地方回复、检查,回复邮件时，切勿只带个附件了事，而在正文中只字不写，那是对人的不尊重。,其他需要注意的地方易忽略的问题,常见容易忽略的问题,转发：应将转发邮件的主旨或转发者的个人看法再强调一下，而不是简单的裸转。,正方：内容太多时，尽量按序分行，应将重点用不同颜色突出显示，如会议纪