项目六日常事务管理幻灯片.ppt

办公室事务管理,2016年4月,项目六日常事务管理,任务14印章与介绍信管理实训任务15值班管理实训任务16备用金管理及报销实训,一、情景导入,刘鑫在一家有限责任公司做总经理秘书。前段时间，公司收购了一家即将倒闭的企业作为分公司。刘鑫最近一直忙着分公司的接收和组建工作。一天，销售部李杰要到某机关联系销售业务，需要开具一封介绍信。刘鑫一看，分公司的印章还没有呢，没法开介绍信，让他先跟总公司联系。刘鑫把这件事向总经理做了汇报，总经理让他按程序将该企业的原印章停用，并按程序去刻制一枚新印章。,二、工作任务及要求,（一）说明印章从刻制到销毁的管理流程要求简明扼要说出印章刻制与启用、印章使用、印章保管、印章停用等各环节的具体操作步骤与方法。（二）说明介绍信的使用及保管方法要求就介绍信的使用及保管方法及注意事项进行说明。,三、工作流程及步骤,（一）印章从刻制到销毁的管理流程印章的刻制和启用印章的使用印章的保管印章的停用和撤销,三、工作流程及步骤,（二）介绍信的使用及保管介绍信的使用出具介绍信要严格履行审批手续介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统介绍信要按编号顺序使用一封介绍信只能用一个单位介绍信的存根部分内容要同持有部分内容相符介绍信不能弄虚作假，不能转借他人使用介绍信字迹要清楚，如有涂改，应在改动的地方加盖公章介绍信持出部分需填写有效时间不能开具空白介绍信介绍信必须盖印,三、工作流程及步骤,（二）介绍信的使用及保管介绍信的保管介绍信必须由单位的领导指派专人负责保管介绍信平时也要存放在保险柜或带锁的抽屉里，以防丢失、滥用介绍信保管人员应请介绍信批准人在存根部分签字，有批条的要将批条贴在存根上介绍信开出未用的，管理人员应及时催回，贴在存根上介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应及时通知对方单位，以防冒名顶替。,四、实训测评,五、知识点,（一）印章的相关知识1、印章的分类：（1）按材质分（2）按性质分2、印章的作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用3、有关部门对印章的规定：（1）印章的规格和制发（2）印章的名称与印文（3）专用印章的制发,五、知识点,（二）介绍信1、介绍信一般用铅字和固定格式印刷，装订成册，分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开，持出部分右上角和存根骑缝处均有编号，持出部分和存根部分都有需填写前往单位的名称、被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等项目，存根部分还有批准人一栏，持出部分还需填好本单位的名称和填写时间及有限期限。2、介绍信的种类：（1）通用介绍信（2）专用介绍信,五、知识点,（三）信息收集1、信息收集的范围：主要有企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息等。2、信息收集的方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询访法（4）问卷法（5）索购法（6）交换法（7）网络法。,六、拓展提高,领导人名章由单位的主要负责人或法人代表亲笔手书，并据以刻制的领导人名章，叫签名章，又叫手章，多用于签订合同、签发聘书、毕业证书、书信、报表等方面。各级领导机构之间，以领导个人名义发出的书信，一般加盖领导人名章，表示负责、尊重和信任；签订合同、协议等，要加盖双方或各方领导人名章，表示负责和信用；布告、通告等特殊文书也加盖领导人名章，表示权威和承担法律责任。领导人名章具有法定的权威性和代表性，因此要控制使用，加强管理，要像保管公章那样保管领导人名章，防止他人利用领导人名章招摇骗事，进行非法活动。,谢谢！,项目六日常事务管理,任务14印章与介绍信管理实训任务15值班管理实训任务16备用金管理及报销实训,一、情景导入,郑洁是奇胜家电集团北京分公司总经理秘书，7月26日（星期日）早8:30来到公司值班，下面是其值班期间生的事项。上午9:00，收到邮递员送来的几封信件，郑洁清点了信件的数量，查看信封没有破损，然后将信件按照部门归属分好，做好记录，收存起来。上午9:25，接到客户发给北京分公司总经理赵亮的传真，郑洁知道赵总今日上午的出差行程中安排有一个重要会议，于是等到中午12:00才向赵总打电话汇报了此事，并按要求将传真转发给赵总。下午2:00，接到客户方李总的秘书王丹的电话，希望能够调整双方谈判的日期，由下周二提前至下周一，如果可以，李总将于下周一早上九点到达首都机场。郑洁立即打电话向赵总汇报此事，赵总表示可以调整谈判日期，他会尽快返回，请郑洁做好相关准备。郑洁打电话回复王秘书可以调整谈判日期，之后又打电话为客户预定酒店和接待车辆，通知参加谈判的相关人员做好准备，并将谈判会议资料打印、装订好。,一、情景导入,下午3:50，有人来访，没有预约。郑洁查明其身份和来意，对来访者做好登记，得知对方是住在附近的一名用户，家中所使用的奇胜电热水器坏了，前来投诉和报修。郑洁向对方表达了歉意，并热情地招呼对方坐下喝水，请对方不要着急，表示一定会尽快帮助她解决问题。郑洁问清了电热水器的型号和出现的问题，马上打电话找来值班的维修人员，请维修人员陪同用户前去修理电热水器。下午5:00，还有半个小时就下班了，郑洁将当天的值班情况整理了一下，编写在值班日志上。下午5:30，郑洁开始整理办公室准备下班。办公室环境如下：桌椅、计算机、传真机、打印机、纸篓、报刊杂志、文件资料、水瓶、茶杯以及门窗等。,二、工作任务及要求,（一）模拟处理值班函电要求熟练运用各类函电的处理方法与技巧，妥善处理值班函电事务。（二）模拟值班接待工作要求遵守接待礼仪与规范，具有安全保密意识，妥善接待来访客人。（三）设计、编写值班日志成果为值班日志表，要求表格项目完整，格式美观，并准确、全面记录各项值班工作事务。（四）模拟值班结束过程要求工作步骤规范、完善、熟练。,三、工作流程及步骤,（一）处理值班函电邮件处理接收邮件时要清点邮件的数量，检查邮件的包装和封口是否完好；将邮件做好分类，认真登记；对于有拆阅权的邮件，可进行拆阅处理；对于没有拆阅权的紧急邮件，应及时向上司或有关部门通报、转发（需要注意的是，秘书不得在值班期间离开岗位，外出发送邮件）；对于没有拆阅权的普通邮件和拆阅处理后的邮件，要暂时分类收存起来保管好，避免邮件丢失或重要信息泄漏。,三、工作流程及步骤,（一）处理值班函电接打电话应像日常工作中一样，做到礼貌友好，热情周到；避免闲聊和长聊，以免贻误其他重要电话；要在授权的范围内对电话内容做出及时处理，并对电话及处理情况认真做好记录；对于重要、紧急电话应及时向上司或有关部门通报，避免对工作造成贻误。,三、工作流程及步骤,（二）值班接待工作不得随意将其他人员领入办公室内；有人来访时，应首先问清访客来意，认真检查访客的证件，做好来访登记；帮助访客办理好各项事情，在不违反组织有关规定的前提下，尽量满足来客的要求；做到既要热情接待来客，又要具有安全意识，做好保卫工作，如遇到可疑人员和突发事件，要及时向领导和有关部门报告，迅速处理。,三、工作流程及步骤,（三）设计、编写值班日志值班日至主要是对各类邮件和电话的处理情况，人员及物资的出入情况，值班巡视情况等进行认真登记，使接班人员对前面的工作情况有所了解，以保证工作的连续性。,三、工作流程及步骤,（四）值班结束过程将手头文件资料、报刊杂志、办公用品等整理一下，归类放好；清扫、处理办公室的垃圾，保持办公环境整洁、美观；关闭所有办公设备（传真机除外），检查、确保传真机中有充足的纸；关紧窗户，最后再仔细检查一遍，确保没有安全隐患，锁门离开办公室。,四、实训测评,五、知识点,（一）值班工作的基本内容1、负责传递信息2、负责处理函电3、接待来访客人4、做好值班记录5、确保组织安全6、处理突发事件,五、知识点,（二）值班表格的编制1、值班表是记载或标明值班人员姓名和值班时间的表格，一般由行政部门负责值班管理工作的秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再印发给有关人员。2、值班表的格式有多种，一般包括：值班时间、期限、地点、人员、值班工作内容和要求、交接班方法等项目。,五、知识点,（三）信息校核1、信息校核的范围：要对信息中的事实、观点、数据、图表、符号及实时间、地点、人物等进行核实。2、信息校核的方法：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）问卷逻辑法（5）调查法（6）数理统计法,六、拓展提高,制定值班工作管理制度也值班管理工作之一，值班管理制度的主要内容应包括以下几项具体制度：（一）岗位责任制度规定值班人员必须坚守岗位，尽职尽责，无论发生什么事情，都不得擅离职守，不得干私活。（二）信息处理制度规定值班人员要做好信息的上传下达，以及值班人员对各渠道传递过来的信息的基本处理程序，如值班人员应如何记录，哪类信息应报哪一级领导等。（三）保密安全制度值班工作常常会接触到一些机密性文件或事件，需要确保机密不得外泄以及组织的安全，所以应当制定严格的保密及安全制度。具体包括各种信息材料的保管方式，不同密级信息材料的传递方式，外来人员的接待范围，人员及物资的进出手续等规定。（四）请示报告制度规定值班人员遇到重大问题或无把握处理的问题，应先请示，后办理；对于紧急的事件或信息，要及时报告，不得拖延或不报；对于特殊的突发事件，可以边处理边报告，不可办而不报。,谢谢！,项目六日常事务管理,任务14印章与介绍信管理实训任务15值班管理实训任务16备用金管理及报销实训,一、情景导入,北京盈通公司实行了定额备用金管理制度，该制度中规定：各部门借支备用金限额，一般不得超过1000元（人民币），若遇特殊需要应由各部门经理核准。各部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存备用金支出所取得的发票以及各种报销凭证，并设立备用金登记簿，记录各种零星支出，自行留底存查。部各部门应于每周五编制备用金费用支出明细表，限于次周周一连同报销凭证一起送交财会部门审核、报销，财会部门根据核准金额划拨次周备用金。销售部的备用金经管人员是该部门的经理秘书王倩，由于本周销售部要举办客户交流会，会议费用预计1500元，加上日常办公费用，共需借支2500元备用金。周一（6月2日），王倩来到财务部借支了2500元备用金；这一周销售部的备用金使用情况具体如下：1、周一6月2日，购买办公用品花费363.3元，其中打印纸2箱100元，硒鼓2个共计234元，文件夹50个共计29.5元；2、周二6月3日，销售员肖正接待客户，其中市内出租车费108元、餐费252元；,一、情景导入,3、周三6月4日，邮寄销售宣传手册花费170元；加班订餐费90元；4、周四6月5日，在金海酒店举办客户交流会，其中印制宣传材料400元，鲜花300元，场地租用费800元；这一周，王倩每天都认真地把当天的备用金支出情况记录在备用金登记簿中，周五编制出备用金费用支出明细表。第二周的周一，王倩将填写好的报销单、粘贴好的原始票据，连同备用金费用支出明细表送至财务部门冲转备用金借支款项。,二、工作任务及要求,（一）借取备用金成果为借款单，要求借款单填写内容正确、完整、规范，并熟练模拟借取备用金的过程。（二）备用金日常收支管理成果为备用金登记簿，要求备用金登记簿中的记录如实反映备用金的借取、支出情况，记录内容完整、规范，结算金额准确。（二）备用金报销成果为备用金费用支出明细表和费用报销单，要求备用金支出明细表和费用报销单的填写内容完整、规范，金额核算准确，并熟练模拟备用金报销的过程。,三、工作流程及步骤,（一）借取备用金熟悉有关财务法规和制度填写借款单部门经理审核领取备用金,三、工作流程及步骤,（二）备用金日常收支管理期初备用金借款登记期中备用金支出登记期末备用金结算,三、工作流程及步骤,（二）备用金报销编制备用金费用支出明细表填写报销单粘贴票据部门负责人审核备用金报销,四、实训测评,五、知识点,（一）备用金管理1、定额管理：是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。2、非定额管理：是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。,五、知识点,（二）现金管理1、现金的使用范围：（1）职工工资、津贴；（2）个人劳务报酬；（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；（5）向个人收购农副产品和其他物资的价；（6）出差人员必须随身携带的差旅费；（7）结算起点（先行规定为1000元）以下的零星支出；（8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。,五、知识点,（二）现金管理2、库存现金限额：开户单位的库存现金限额由其开户银行根据实际需要核定，一般为3至5天的日常零星开支需要量。边远地区和交通不便地区的单位库存现金限额，可以多于5天，但不得超过15天的日常零星开支量。3、现金日常收支管理：（1）现金收入应于当日送存开户银行，当日送存确有困难，由开户银行确定送存时间；,五、知识点,（2）支付现金，可从本单位库存现金限额中支付或从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支），因特殊情况需要坐支现金的，应当事先经开户银行审查批