理工学院协同办公系统用户培训手册

理工学院协同办公系统用户培训手册一、系统环境配置相关1、如何登录系统u 打开IE，首先将OA服务器的域名（.）加入到信任站点；操作步骤：打开IE浏览器，点击IE菜单栏的“工具”-“Internet选项”-“安全”-“受信任站点”，将“. .”添加到可信站点中，如图1所示： u 打开IE浏览器，在IE地址栏中输入OA服务器的域名（.）；2、控件的下载和安装u 正常情况下，系统会自动安装控件。如果你登陆成功，则说明控件安装成功；u 弹出控件下载安装窗口u 点击图上红色框上的文字部分，则会弹出如图1-3所示的安全警告：图1-3 安全警告u 在图中点击安装按钮，系统自动将该控件下载并安装到X：WINNT（Windows）Downloaded Program Files目录下。u 如果发现登陆不了系统，则说明控件没有正常安装。可通过手动安装解决：n 首面页左上角“第2点”，请点击这里查看原因，在弹出的帮助页面里，点击8.控件安装包下载，进行手动安装。n 控件卸载程序4、首页功能说明图1-6 OA主界面u 首页待办工作：显示的文件是其它人员提交过来的，等待您办理的工作u 首页通知公告：显示您有权限查阅的各部门发布的通知公告u 首页校内办公：显示您有权限查阅的校内办公信息u 首页公文发布：显示您有权限各部门发布的公文发布；u 首页校内新闻：显示您有权限各部门发布的校内新闻；u 首页今日值班：显示值班信息；u “”，用户注销，可以用来切换用户；u “”，返回主界面，即首页；u “”， 系统帮助；5、关闭系统u 点击IE窗口的关闭按钮，即可关闭系统。二、工作流程操作以校院办学校发文和收文为例，首先是学校发文，如图：1申请人拟稿具体操作如下：u 拟文 点最左边的快捷模块中的“新建工作”按钮，在弹出框中选择【院长办公室流程】-【学校发文】的流程如图2-1，点【确定】后出现学校发文处理单如图2-2，输入表单的基本内容信息。图2-1新建工作消息框图2-2 行政发文申请表单 如果学校发文需要上传附件,点击最下面的附件框中的【添加】,选择你要上传的文件.如图2-3图2-3 添加附件 学校发文需要有正文，点击表单操作来编辑或插入发文正文内容。或者正文备注内的蓝色按钮。图2-4 在编辑正文中插入正文内容备注：只有使用编辑正文功能才能保存修改痕迹，如以附件形式则无法保留领导修改痕迹。u 提交工作 点击表单操作【提交】。系统会自动判断当前拟稿人是属于什么部门的,是科员或者是领导。科员将送给本部门领导核稿；领导将送文秘科办理。u 跟踪工作点击导航栏里的【已办工作】，便可跟踪您提交的工作目前处于哪个环节由谁在办理。若有需要修改文档，则可点击操作条上的【撤回】按纽，系统将会自动撤回您的工作，您便可修改，接着再提交。2拟稿单位领导修改核稿具体操作如下：u 打开工作 点首页【待办工作】窗格里的工作，或者在消息框里【点击查看】，打开工作。u 审批工作 审核拟稿内容，必要时可以对拟稿内容进行修改。 点【编辑正文】查看和编辑发文正文内容 点【签署意见】，填入对拟稿的审核意见。u 查阅信息 点【查阅】【办理意见】，可查看前面所有环节办理人的办理意见。 点【查阅】【文本流转历史】，可查看前面此笔文档所流转过的环节的文本说明。 点【查阅】【图形流转历史】，可以图像的形式查看前面此笔文档所流转过的环节。 点【查阅】【流程说明】，可查看整个发文的流程图。u 提交或退回工作 点【退回】， 可退回上一办理环节，也可以选择你要退回前面已办理过的任意一个环节。 点【提交】， 系统将弹出流向选择框，有提示3个流向可以走：1、校领导审批；2、送相关部门会稿；3、文秘科预审。u 其他 点击表单操作【转办】。系统会跳出你本部门的人员出来让你选择,如果你想转给其他部门的,可以在那个框框的上面选择我的单位,再选择你要转办的人员注意：转办是将自己的权限转给将要交办的人员。 点击表单操作工具中的【会签】。系统会跳出组织结构让你选择。 注意：交办是将文档拷贝一份给将要选择的人员，属本流程之外的，对本流程的流转没有影响。3相关部门会稿 会稿：是让相关部门签署意见，相关部门在签署意见后提交，将提交给拟稿人。具体操作如下：u 打开工作 点首页【待办工作】窗格里的工作，或者在消息框里【点击查看】，打开工作。u 审批工作 点【编辑正文】查看和编辑发文正文内容 点【签署意见】，填入对本发文的会签意见。u 查阅信息 点【查阅】【办理意见】，可查看前面所有环节办理人的办理意见。 点【查阅】【文本流转历史】，可查看前面此笔文档所流转过的环节的文本说明。 点【查阅】【图形流转历史】，可以图像的形式查看前面此笔文档所流转过的环节。 点【查阅】【流程说明】，可查看整个发文的流程图。u 提交工作 点【提交】，有提示2个流向：1、校领导会签；2、拟稿单位领导再次核稿。u 其他 点击表单操作【转办】。系统会跳出你本部门的人员出来让你选择,如果你想转给其他部门的,可以在那个框框的上面选择我的单位,再选择你要转办的人员 点击表单操作工具中的【交办】。系统会跳出组织结构让你选择。4校领导审批具体操作如下：u 打开工作 点首页【待办工作】窗格里的工作，或者在消息框里【点击查看】，打开工作。u 审批工作 审核拟稿内容，必要时可以对拟稿内容进行修改。 点【编辑正文】查看和编辑发文正文内容 点【签署意见】，填入对拟稿的审核意见。u 查阅信息 点【查阅】【办理意见】，可查看前面所有环节办理人的办理意见。 点【查阅】【文本流转历史】，可查看前面此笔文档所流转过的环节的文本说明。 点【查阅】【图形流转历史】，可以图像的形式查看前面此笔文档所流转过的环节。 点【查阅】【流程说明】，可查看整个发文的流程图。u 提交或退回工作 点【退回】， 可退回上一办理环节，也可以选择你要退回前面已办理过的任意一个环节。 点【提交】，将返回拟稿单位领导办理。 u 其他 点击表单操作【转办】。系统会跳出你本部门的人员出来让你选择,如果你想转给其他部门的,可以在那个框框的上面选择我的单位,再选择你要转办的人员注意：转办是将自己的权限转给将要交办的人员。 点击表单操作工具中的【会签】。系统会跳出组织结构让你选择。 注意：交办是将文档拷贝一份给将要选择的人员，属本流程之外的，对本流程的流转没有影响。5校领导会签具体操作与“校领导审批”环节一样。 点【提交】，有提示2个流向：1、返回拟稿单位修改；2、送文秘科预审。6拟稿单位领导再次核稿具体操作与“拟稿单位领导核稿”环节一样。 点【提交】，有提示2个流向：1、再次返回拟稿人修改；2、送文秘科预审。7文秘科预审具体操作与“校领导审批”环节一样。 点【提交】，有提示2个流向：1、送校办主任审稿；2、返回拟稿单位领导审稿。8校办主任审稿具体操作与“校领导审批”环节一样。 点【提交】，将呈送校领导签发。9校领导签发具体操作与“校领导审批”环节一样。 点【提交】，将送拟稿单位根据意见修改并校对。10拟稿单位根据意见修改并校对具体操作与“校领导审批”环节一样。 点【提交】，将送文秘科编号打印。11编号打印具体操作如下：u 打开工作 点首页【待办工作】窗格里的工作，或者在消息框里【点击查看】，打开工作。u 编号 点【查阅正文】查看发文正文内容 根据内容对文件编号，没有编号系统不让提交工作。如图2-5图2-5 选择发文文号u 套红头 点【打印】，选择红头文件模板，点击后，系统会自动将红头文件上传到OA系统的当前处理单的附件里面 在附件框里，选中附件，点击附件框【编辑】，对红头文件进行调整，调整后保存Word红头文件；u 提交 点【退回】，可退回上一办理环节。 点【提交】，系统将会自动归档到校院办的学校发文库里面.接着我们来看下学校收文，如图：1 申请人拟稿：在发文流程中我们已经介绍过如何进行拟稿操作，此处不在重复，重点还是提醒大家区分好“编辑正文”和“添加附件”。u 提交工作 点击表单操作【提交】，将送给校院办主任进行拟办。2校办主任拟办具体操作如下：u 打开工作 点首页【待办工作】窗格里的工作，或者在消息框里【点击查看】，打开工作。u 审批工作 审核拟稿内容，必要时可以对拟稿内容进行修改。 点【编辑正文】查看和编辑发文正文内容 点【签署意见】，填入对拟稿的审核意见。u 查阅信息 点【查阅】【办理意见】，可查看前面所有环节办理人的办理意见。 点【查阅】【文本流转历史】，可查看前面此笔文档所流转过的环节的文本说明。 点【查阅】【图形流转历史】，可以图像的形式查看前面此笔文档所流转过的环节。 点【查阅】【流程说明】，可查看整个发文的流程图。u 提交或退回工作 点【退回】， 可退回上一办理环节，也可以选择你要退回前面已办理过的任意一个环节。 点【提交】，将有2个流向的提示：1、送文秘科办理；2、送校领导批办。 u 其他 点击表单操作【转办】。系统会跳出你本部门的人员出来让你选择,如果你想转给其他部门的,可以在那个框框的上面选择我的单位,再选择你要转办的人员注意：转办是将自己的权限转给将要交办的人员。 点击表单操作工具中的【会签】。系统会跳出组织结构让你选择。 注意：交办是将文档拷贝一份给将要选择的人员，属本流程之外的，对本流程的流转没有影响。3校领导批办具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【提交】，将有2个流向的提示：1、送文秘科分发；2、返回校办主任办理。4文秘科分发具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【提交】，将有2个流向的提示：1、送校领导批办；2、送职能部门承办。注意，此处需根据领导拟办意见，可选送校领导批办，也可选送职能部门承办，也可以同时送给校领导和职能部门办理。5职能部门承办具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【提交】，将送文秘科办理。6文秘科监控具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【查阅】【协办意见】，可查看校领导批办和职能部门承办这两个环节是否完成办理。如果已完成，点击确定即可。系统会自动弹出更新后的表单，显示校领导批办意见或职能部门承办意见。点关闭。 点【提交】，将送文秘科办理。7文秘科办理具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【提交】，将有3个流向的提示：1、送传阅至相关校领导；2、送职能部门承办；3、送校办清理归档8传阅至相关校领导具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 点【提交】，将有2个流向的提示： 1、送职能部门承办；2、送校办清理归档9校办清理归档具体操作与“校办主任拟办”环节一样。 系统将会自动归档到校院办的学校收文库里面.三、公共信息1. 通知公告主要用于发布各种通知、通告等信息，是一个发布公共信息的综合场所。u 查阅通知公告n 在系统首页上就可以直接查阅近期通知公告；n 进入公告模块：在系统首页上点击菜单【公共信息】-【通知公告】选项，打开通知公告模块。如图3-1 图3-1 进入通知公告入口n 点击导航栏中的【近期文档】就可以浏览近期发布的通知公告；点击导航栏中的【全部文档】就可以浏览所有通知公告。如图3-2图3-2 查看近期通知公告、全部通知公告u 新建分类管理：点击导航栏中的【分类管理】，再点击操作条中的【新建】选项，填写完表单相应的内容点击【保存】选项，就可以完成通知公告分类的事项；点击【关闭】选项，取消此次操作。如图3-3图3-3 新建通知公告的分类u 发布通知公告：点击导航栏中的【近期文档】或【全部文档】，再点击操作条中的【新建】选项，填写完表单内容点击【发布】选项，就可以完成发布通知公告的操作；点击【关闭】选项，取消此次操作。注意不是所有的用户都有发布公告的权限。如图3-4图3-4 新建通知公告2. 电子论坛主要用于OA内部人员的话题讨论与休闲娱乐。进入论坛：在系统首页上点击菜单【公共信息】-【电子论坛】，进入电子论坛。3. 公共通讯录、政策法规、规章制度进入公共通讯录模块：在系统首页上点击菜单【公共信息】-【公共通讯录】；进入政策法规模块：在系统首页上点击菜单【行政事务】-【政策法规】；进入规章制度模块：在系统首页上点击菜单【行政事务】-【规章制度】；4. 在线短信主要用于内部用户信息传递和在线交流。u 进入在线短信模块：在系统首页右上角，点击后，便可弹出下拉框，选择相关选项。也可以直接点击快捷模块的按钮u 查看在线用户：选择【发送信息】菜单，就可以查阅在线人数及人员了。如图3-4图3-4 查看在线人数u 发送短信息： 选择一个或多个用户（部门、岗位、群组等），在编辑框内填写信息内容，点击【发送信息】按钮，系统将信息立即发送给指定的用户，当指定的用户登陆OA时，系统自动弹出消息内容。查看历史纪录：点击窗口中【已收消息】按钮后，在系统界面可以浏览查看短信息历史记录。四、知识中心主要用于存放归档的资料，如发文、收文、事项签报等归档资料u 查阅文件：点击导航栏中的【流程归档】，进入相关分类，如查阅校院办归档的行政发文，则选择【流程归档】-【校院办流程】，进入“行政发文”，点击全部文件，可查阅所有的发文文件，也可点击相关的文件夹。u 查询文件：点击全部文件或相关的部门文件夹，在窗口的底部，点击“搜索”，输入关健字，点击“搜索”进行查询，如果要更精确查询，则可点击高级搜索，如图5-3所示，按标题、创建时间、作者等查询。图5-2 文件搜索图5-3 高级查询六、我的事务1. 我的工作用于处理所有通过流程审批的工作。包括：新建工作、待办工作、已办工作、工作草稿、工作督办、工作监控、工作委托，如图6-1所示。图6-1新建工作：新建一项要通过领导审批的工作，如发文、收文、工作联络等待办工作：主要是其它人员提交给您，等待您办理的工作。已办工作：显示自己已经办理并还在继续流转的工作，以便跟踪办理情况。同时还可以将自己已经提交但下一办理人还没有办理的工作撤回。工作草稿：新建工作，还没有处理完成，可保存工作草稿中，等处理完成后再提交。工作督办：有督办权限的用户，可在这里跟踪工作处理情况，并填写相关督办意见。工作监控：有流程管理权限的用户可以在这里对其管理权限内的工作进行监控，并具有催办当前办理人、特送个人办理及特送环节等权限工作委托：允许自行设定相应的时间内相应的工作自动转交给自行定义的委托人办理。此功能常用于在审批人需要出差或请假等审批不便时使用。2. 我的日程u 模块进入：在系统首页上选择【我的事务】【我的日程】【查看日程安排】，进入我的安排模块窗口，或直接点击主界面上方“我的安排”。u 新建安排：点击导航栏上的【新建】按钮，弹出新建日程安排，输入相关信息，如主题、时间、地点等。3. 我的邮件协同办公系统的电子邮件模块包括新建、发送、编辑、转发、回复、收藏等邮件功能，