德邦货运物流公司内部控制度及案例分析（ppt 54页） .ppt

讲解人：段建设,公司内部控制度及案例分析,目 的,了解公司各项内控制度，合理有效地规避和防范公司风险,为了加强公司的单据管理，有效监督和控制单据的申购、印制、保管、登记、领用、缴销，移交、清查等环节，确保单据的正确使用，保证单据的规范化操作，特制定本办法。,第一节 单据管理制度,案例三 “以什么依据向客户收取到付款呢？”,案例分析,一、 单据的领用：,1、领单流程,2、单据用量：领取的单据+库存单据+25天的用量。3、单据的核查： 如发现单据有缺号、串号、少联、多联等情况，应及时整本退回总部单据管理员处理。4、收据与小票申请： 第一次：先核定必备用量-书面申请-分部 经理签字-交总部单据管理人 第二次：以旧换新的形式进行领取5、单据外用： 外单位原则上不允许申请领取本公司单据,二、单据的使用,1、使用范围：用于业务范围和项目，不得代开、买卖和用于擅立项目的收费2、使用原则：按先领先用，顺时顺号、整份齐全、内容一致。不能 重复 打印，不能开 鸳鸯 票；各种单据严禁涂改、刮擦、挖补等。3、错票处理：应整份齐全、连同存根联保存备查。作废的单据注明“作废”字样。并正常收银 。4、使用中异常处理：有缺号、串号、少联、多联、无法复印到下一联等情况不能正常使用的情况应立即停止使用。并将未用的有问题的单据整本上交。,三、 单据的系统领用与销号,责任人：总部单据管理人员和分部会计领用时间：当天，最迟于次日。在系统领用。销号：单据丢失等单据、小票和收据由总部单据管理员负责销号。其它正常使用的单据的销号由分部会计负责。 原则上没有在系统领用的单不得使用。,四 、 单据的管理,1、公司单据不得放在客户处。 接货外用的要及时交回2、单据管理员变更： 不得随意更换，如因工作需要更换的要提前通知分部会计3、交接： 分部会计、分部单据管理员以及分部经理因工作调离、辞职等办理移交手续时，必须将经办的单据逐点交待清楚。4、逾期单据的处理： 超过三个月时间领出的未用单据。上交总部单据管理员，进行重新核销、领单,五、单据的清查,1、分部经理必须配合分部会计的单据清查。2、各分部会计每月检查一次分部的单据使用情况。3、总部单据管理员每月月底前统一检查一次各分部的单据使用情况，并将全公司单据使用情况出具书面报告给上级。4、对各分部部分人员不按规定使用单据，私自印刷、外购单据或擅自销毁单据，公司所有人员都有权揭发、举报。,六、相关单据保管的责任部门,1、托运书及运单副本联的保管：如何装订？保存期限2年。2、运单走货联1的保管：现付单走货联1，到付单走货联1，保存期限2年。3、暂时欠款客户运单托运人联，由分部柜台保管，客户付款后不再保存，月结由会计保管。,各营业部门,偏线走货联 有偏线（即收货签收单），由偏线部门每天按“正常签收”和“非正常签收”两类，装订成册保存。保存期限2年。空运走货联 1、空运走货联存于查询部，由查询部每天把走货联订于大票清单后，按日期装订成册保存，保存期限2年。2、对空运货签收单，网络代理要保存2年。找不到签收单据，由查询部追究网络代理责任。以上相关单据保管由总经办6S负责实施，品管部负责检查、监督、处罚,七、 部门经理的警示,1）单据使用超出规定业务范围和项目的； 2）整份丢失单据的（代单、收据、小票）3）没通过工作流审批完成，给外单位发放单据的；4）开鸳鸯票单据的，同时还将承担鸳鸯票差额的损失；5）擅自销毁单据的（以上责任人100，直接领导50发现人30）6）单据财务联丢失的；7）单据涂改，不按规定填写、使用的；,8）单据的作废缺号、少联的；9）单据作废率超过5%的（印刷错误而引起的作废不在此计算之内）；10）对已正常开单（不管是否作废），分部兼职出纳有从开单日起有超过二天未正常收银的；11）分部间不允许借单，对借单与被借单者同等处罚分部会计、分部单据管理人员与责任人；12）已用收据、小票不按规定上交总部单据管理员统管理的；13）收据、小票的存根联不妥善保存丢失的；14）超过三个月时间的尚未用的单据；15）分部经理未设立分部单据管理专员的；（以上责任人30，直接领导20，发现人10）,案例分析,案例（四） “一联签收单，价值32500元” 案例（五） “客户联与走货联件数不一的后果,第二节 费用报销制度,一、支出报销单据种类：“费用报销单”与“支付证明单” 二、使用费用报销单时报销规定 1、所有的费用申请及费用报销均走工作流；2、采购类费用报销时，必须附有业务联系人姓名，联系方式及公司所在地址。3、对于车票报销，规定每次乘车每次撕票，杜绝可疑连号票； 4、部分工程款和大型出资行为须附相关合同（价位部分）复印件,三、费用报销工作流流程及金额审批权限规定,经营部门,区长,大区总经理,副总经理（经营）,报销人,部门负责人,副总经理 (主管财税),金额100150000元,金额5001000元,金额500元以下,运作部门,报销人,部门负责人,金额1001-50000元,金额1000元以下,副总经理（运营）,总监,副总经理 (主管财税),报销人,部门负责人,总监、总助,副总经理（主管财税）,职能部门,需总经理审批的费用工作流:,（1）费用报销工作流金额在5万元以上；（2）费用报销工作流应酬费金额在3千元以上；（3）总经理直管人员的费用报销工作流。,四、费用报销单审批流程及要求,报销人,部门会计,部门负责人,部门出纳,会计报帐,审核会计,各区总出纳,说明：如部门会计因负责多个部门账务而不在部门时，可先由部门负责人审批，出纳付款待交账时会计再进行审核，如发现不符报销规定，会计有权追究其报销人责任。,报帐时限：各部门当月的收入、成本、费用在各区总出纳处报帐截止时间为次月2日，未报帐的项目必须向结算部进行预提。已发生的费用成本未支付，或者已付款但由于手续不齐全等原因没有报销的必须在规定时间报财务进行预提。未预提的将影响报表数据的准确性，将按照违反财务制度处理。,三、 使用支付证明单的使用,1、临时租车费、外请搬运人工费、外发成本报销时必须使用支付证明单报销， 必须由证明人签字，且经手人和证明人不能为同一人。2、在单据不全或缺少时，必须书写业务发生“证明单”，简单描述原因，并由部门负责人签字后作为附件。,四、 与报销有关的工作流说明,1、费用借支工作流： 用于实际费用还尚未发生，但需提前将资金借出的申请。报销时用铅笔注明冲借支，另如报销时借支的金额与实际发生的费用金额一致，可不用再打费用报销工作流。2、费用报销工作流： 用于正常合理开支的费用报销，已支付。经营部门的费用报销工作流统一由部门经理起草，其他部门由报销人自己起草。3、应酬费用报销/申请工作流： 用于经理级以上应酬费用以及部门活动费用的报销及申请，申请时先填写所需应酬费金额，无需再打费用借支工作流。如借支的金额与实际发生的应酬费金额一致，可不用再打应酬费用报销/申请工作流。4、其他说明： 出差所需借支的差旅费直接在出差申请里面备注所需金额，无需再打费用借支工作流；关于IT设备采购、办公设备采购、办公用品采购类的事项先打相关申请购买工作流，购后需再打费用报销工作流进行报销。,五、部门经理的警戒,1、部门日常费用支出要随时掌控，签字时要慎重；2、对部门可疑费用要严格控制，以免导致员工存侥幸心理；3、日常支付的费用、只能使用本部门的备用金，不可以坐支营业款。4、部门备用金只用于本部门日常支出、不可以外借于任何部门或任何人。5、所有支付、要有白纸黑字的凭证，所有报销要有正规发票和收据，如果没有凭证，必须留下相关人员的电话、姓名、地址，以便核实查询。6、特殊支付拿不定的，可先向财务部相关人员咨询，再作决定，不可自作主张。,第三节 借支管理办法,一 、借支事由： 新员工生活发生困难，因公事出差，其他特殊原因可以借支。二、借支程序： 所有的借支必须通过工作流，且出纳必须将借支凭证上交结算入账。（副总经理、大区总经理、职能部门人员也不例外）三、借支限额： 新员工借支，最高累计金额不能超过500元，且借支的金额不能超过工资总额的50。四、借支地点： 严禁跨区域借支，借支人只能在办公所在地出纳处借支，借支人不在办公所在地需要借支的，在借支工作流中说明账号，由所在区域出纳汇款。,五、有借有还： 除了有合同项目需要分期付款的可以分次借支外，其他借支借支人必须将上次借支冲销后才能继续借支，若原来借支还没有冲销，新申请的借支工作流无效，出纳有权不予受理，特殊情况经资金部经理同意后方可借支。六、违规借支的处罚： 若违反规定出纳私自借支的，一律按每次50元给予批准人（分部经理）、借款人（分部出纳）罚款，若产生损失的，各承担损失的50。,七、部门经理应注意的几点,1、部门日常借支一定要有借支手续，有部门负责人、会计、出纳的签字，不能随意借支；2、跨部门不可以借支，如果紧急情况需要跨部门借支的，必须经总部财务批准。3、非日常借支、必须打工作流申请批准以后才能借支（尤其员工借支）4、不允许非公借支，一旦发现视同挪用公款；,第四节 资金管理制度,案例六 一失足成千古恨 案例七 八千现金，为何不翼而飞案例八 钱币要当面交接清楚案例九 保险柜与抽屉都空了,案例分析,一 、资金管理机构,公司设资金部，负责办理公司的资金调度支付、退代收货款、缴纳各类费用、押金管理、总部及分部备用金的管理，以及负责对各区域总部出纳及分部兼职出纳的业务指导和对兼职出纳账户监督的工作。 资金部有权调用任何部门的资金，任何人不得在调拨资金款项时讨价还价，不得刻意欺瞒并以任何理阻碍或拖延资金的调配。,1、资金管理政策：收支两条线1）分部人员在收到营业款后，应于当天内交给分部出纳员，最迟第二天必须交帐。2）第二天下班前还是没有交款的，对责任30元/次处罚，分部经理予以50元/次处罚，分部会计予以30元/次处罚。 如因未及时交款被抢、被盗等重大损失，对相关人员按最后损失情况给予相应处罚。,二 、公司资金管理细则,2、严禁部门以任何形式坐支营业款。 特殊情况打工作流“申请营业款支付”，如有私自动用营业款的，按出纳员20元、会计20元、分部经理100元每次进行罚款。3、账款要分离。 会计不得经手现金，不得充当分部开单人和收款人，现金结存应为实际的现金和已支付的正常经营开支，不准以“白条”顶库，否则对责任人予以100元/次罚款。4、及时上缴营业款。 每天下午4时前将当天的营业款和超过库存限额的款项通过银行汇入资金部指定账户，兼职出纳存款时必须两人同去，另一人员可由部门经理安排，部门尽量安排车辆送存。5、营业款的保管。 兼职出纳应把库存现金存放在分部保险柜中（限额内），不得将其带回宿舍或家中，不得交与其他人或部门经理保管，不便于保管的应及时存入银行，私自将库存现金带回宿舍或家中及私自交与他人或部门经理的，每次对责任人员处以50元的罚款，途中遭受被偷、被抢的责任自负。,6、大额支付： 单笔现金支付金额超过 1000 元、代收货款超过3000元的，特殊情况应事先向资金部申请，经批准后方可支付现金。 7、现金长短款的处理原则： 及时上报，并同时将长款金额上缴资金部，长款清查期限为一个月，超过一个月还未清查出原因的，作公司营业外收入处理。 应及时上报，不得以长补短或隐瞒不报，否则予以100元/次处罚责任人。8、现金盘点为短款的处理原则： 发生短款的第一时间由分部会计上报会计部经理和会计部总监，由其派人清查，清查期限为十五天，超过十五天未查明原因的，由当事人足额填补。 发生短款如果由于交接不清的，不能确定责任人的，由交接人和被交接人各承担短款额的40%，部门经理承担15%，会计承担5%。,9、未执行本规定的责任： 1）未按本办法限制库存现金造成在部门被偷、被抢的，公司承担限额内的部分，超过部分责任人自负，分部会计和分部经理负连带责任，按全部损失的5%进行处罚，带出部门的责任人将承担全部责任;若造成损失是违反值夜班守则，按守则规定执行。 2）部门经理未按规定安排人员协助兼职出纳存款而发生被偷、被抢的，部门经理承担损失的50%。,三、 支付及收取的押金,1、部门做好押金登记2、押金条保管： 各部门押金条上交总部、由资金部和各区域出纳负责保管；3、押金核对： 结算部每年分6月和12月两次和资金部核对押金是否相符，再与查询部和各会计部核对代理商押金和部门押金。4、押金清退： 我公司支付的押金，到期以后，在收回押金以后，将押金条退回给对方公司，现金上交总部开收据入帐。,四 、备用金管理,1、定义： 3-5个工作日的正常零星业务开支。2、申请流程：3、备用金的保管：分3000元以下和3000元以上4、增加备用金：除新开部门外，部门增加备用金要求附上部门现金流量情况，及平均每天现金付款金额，此数据由会计提供。例：工作流号729840。 部门经理随便动用备用金的，对其罚款500元/次，除特殊情况须由经营副总同意，并至电9510-5601备案。,4、 各分部和职能部门如有单笔超过3000以上大金额款项时，必须提前一天告之资金部(区域总部出纳)，如若没有提前告之，资金部对付款时效不予保证。5、 有现金管理的部门都必须配置保险柜，由部门经理申请。 专人保管、固定焊接、双人分开保管,五、部门经理应注意的警戒,1、所有营业款必须当天上缴、最迟第二天上午上交；2、不能以任何形式坐支营业款；3、兼职出纳每天必须存款，“安全第一、费用第二”；4、库存现金存放在分部保险柜中，不得交经理以及他人保管、不得带回宿舍或家中；5、在现金盘点过程中发现现金长余短缺时，应及时上报，不得以长补短、隐瞒不报或挪做他用；,第五节 到付款管理,1、开单： 只要涉及有到付款的，必须使用“货到付款单”开单，不得对到付以外的金额另外开小票操作。2、到付外买 应在系统开单后更改为欠款或月结 如已交账，应写更改单交总部，挂外发公司的应收账款 或在派送系统做入库收银为月结，挂外发公司的应收账款。收回款项时，在系统做还款，并将外卖运费报成本，各区域审核人员对含有到付款的外卖，必须审核应收回扣是否已经收回。,3、到付大车直送 开单为到付的，也应在系统更改为欠款或月结。如已交账，应写更改单交总部，挂部门的应收账款4、有到付款，由偏线或查询的代理收款的，由偏线或查询部负责收银。,5、到付款挂月结有代收货款的，不允许到达分部将其转为月结或欠款，没有代收货款的情况下符合以下条件的可以允许分部跟客户月结： A、此客户同时是部门的始发月结客户； B、到付款月结 C、该客户是其它分部的月结客户；,6、超过三个月的回扣由分部经理打回扣工作流申请，审批完成后方可办理退款。7、客户不要货的处理： A、货物客户不要货，由收货部门和到达部门协商处理。（不得私自处理货物，如需处理由总经办统一负责。货物处理收入入公司） B、客户三个月以上未提货的，到付款由收货部门和到达部门各承担一半。 C、货物需要返货收货部门的：各分部统一开货到付款单。 运费入部门费用,案例分析,案例十 一元差距不用在乎吗？案例十一 退偏线回扣案例案例十二 现付单开到付，损失重大,第六节 更改单管理制度,本规定指的更改通知单是指公司单据中的更改通知单，用于由于部门更改事项中含有财务数据的更改进行调账的原始凭证，与交账报表同等重要。,1、 更改通知单提交的前提：只有在金额、付款方式和目的站等内容更改影响财务数据时，由部门营业员书写单据更改通知单（利用TIS系统更改通知单打印模块打印）交给会计调账。2、同一单号、同一内容的更改不能重复写几份更改单，同一票更改多次的，以最后一次的更改内容为准。3、更改要有合理理由尤其是金额改动的情况必须要详细注明原因，没有合理原因的，审核人员有权不予受理。4、更改单起草的权限 原则上只能由本部门的人员起草本部门的更改通知单（到达收银欠款的除外）,5、到付改现付 必须填写缴款单，连同签字手续齐全的更改通知单第一联一起，作为给各区总部出纳上交现金的依据。6、到付更改为应收账款 款项没有收回的，若起草人没有及时将更改单上交给会计，造成公司损失的，对起草人承担公司损失的30%，部门经理承担20%，部门会计负连带责任承担10%，其余入部门费用。,案例（十三） 到付改现付，现金不易而飞，为何？ 案例（十四） 更改单之故，派送延误一天,案例分析,第七节 代收货款管理办法,1、开单要求：代收货款业务开单必须使用“到付单” 2、业务限制：代收货款业务在公司已开点的区域来做推广，收货部门不得开展偏线外发公司的代收货款业务。3、退款审核： 在“TIS折扣退款审核”中审核，在确认收到后方可支（支票，欠款）4、支付限额： 现金支付的不能超过3000元的限额。（客户联回收、身份证确认），超过限额需要用现金支付的，必须向资金部申请获得批准后方可支付现金，最高申请额度为：5万元。,5、当收款人与发货人不一致时 分部出纳必须在工作流其他说明栏中备注收款人与发货人不一致的原因，明确收款人身份。6、任何人不得将代收货款转为月结或者临时欠款（同一笔代收货款收到现金、支票（刷卡）的，可暂时转为临时欠款，但必须立即在系统里做还款）。7、未收回代收货款的货物到达部门不得私自放货，客户要求转账结算的须确认到账后方可