文书档案管理-期末复习

档案管理竞赛试题一、 填空题（共10题，每题1分）1、 我国第一部关于档案和档案工作的法律-中华人民共和国档案法于1988 年1月1日起施行。2、 档案法中规定的“档案”，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、 档案工作的原则是统一领导、分级管理。 4、 凡属公司归档范围的文件材料，必须按档案管理规定向负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。5、 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。6、 编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。7、 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，是决定档案存亡的基本手段，是提高档案管理效益的科学措施，是提高档案质量的重要途径8、 填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”。9、 如备注中需要说明的条目太多，可在备注栏中加注“”，将具体内容填入备考表中。10、 归档章格式包括4项内容：全宗号、保管期限、室编件号、总页数二、 单选题（共6题，每题2分）1、中华人民共和国档案法的修正时间是（ ）A. 1996年7月5日 B. 1988 年1月1日 C. 1996年1月1日 D. 1988年7月5日2、在（ ）中进行查询电子文档的操作A. 文档模板管理 B. 文档查询 C. 文档管理器 D. 文档打印3、在（ ）中进行添加柜、卷宗的操作A. 借阅管理 B. 归还管理 C. 发放管理 D. 归类管理4、在（ ）中可以执行打印卷宗封面，目录和备考表的操作 A. 报表管理-文档类报表-富仁宗卷报表B. 报表管理-文档类报表-技术类文档清单C. 报表管理-变更类报表-变更信息一览表D. 文档管理-文档打印-富仁宗卷报表5、电子文档的默认版本号为（ ）A. 10 B. 00 C. 20D. 016、归档文件目录包括（ ）A. 柜号、责任者、文号 、题名 、备注B. 柜号、文号 、题名 、日期、备注C. 柜号、责任者、文号 、题名 、页数D. 柜号、责任者、文号 、题名 、日期、页数、备注三、 多选题（共6题，每题3分，多选或选错不得分，少选得2分）1、归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种（ ）等文件材料进行收集的过程。A. 文字 B.图表 C.声像 D.实物2、装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将：（ ）A. 归档文件按件号顺序装入档案盒 B. 填写目录及备考表C. 编制档案盒封面 D. 编制盒脊3、下列哪些分类属于“会计档案”下的二级分类？（ ）A. 报表 B. 会计凭证 C. 生产类 D. 账簿4、备注是用于填写归档文件需要补充和说明的情况的表单，它包括以下哪些内容？（ ）A. 文件密级 B. 文件缺损情况 C. 文件修改及补充情况 D. 文件移出或销毁情况5、以下哪些文件格式可以上传为电子文档并提供预览功能（ ）A. jar B. txt C. pdf D. ocx6、就目前情况来说，以下哪些目录的文档需要进行先录入电子文档再录入纸质文档的操作（ ）A. 电子档案 B. 产品档案 C. 文书档案 D. 实物档案四、 判断题（共10题，每题2分）1、 如果报表、名册、图册每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式即一册（本）为一件。（ ）2、 填写文件形成年度，应采用公元纪年，如：一九九八年表示为“1998”，也可以简化为“98”。 （ ）3、 对永久、30年、10年三个保管期限的归档文件进行编号：永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。（ ）4、 不论接手什么样的文档，都需先录入电子文档，然后录入纸质文档。（ ）5、 录入电子文档时，如果有多份图纸需要上传，可以通过软件整合成一份PDF文件再上传。（ ）6、 所有材料都应该向本单位档案机构或档案工作人员移交。（ ）7、 文件正本与定稿为一件，即便定稿过厚不易装订时，定稿也不可以单独作为一件（ ）8、 重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。（ ）9、 原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。（ ）10、档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。（ ）五、 简答题（共40分）1、 请写出并简单解释归档文件整理的完整流程以及录入PDM系统的具体操作（1）文件归档流程并简单解释：（10分）收集平时及时收集，填写档案移交记录表鉴定确定归档范围、剔除不归档文件划定保管期限（永久、30年、10年）装订确定归档文件整理单位，并按规定方法装订分类保管期限；年度；机构（问题）；保管期限年度排列按保管期限及文件形成时间。同一事由内的归档文件排列、不同事由、不同文字间的归档文件排列编号首页上端居中空白处盖归档章，填写归档章各项编目按要求填写归档文件目录装订归档文件目录装盒将归档文件按件（卷）号顺序装入档案局专用档案盒内填写备考表编制填写档案盒封面及盒脊录入PDM系统入柜将整理好的档案对照目录按要求、顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药（2）录入PDM系统的具体操作：（10分）进入PDM的文档管理中的文档管理器模块（2分），选择文档对应的目录，右键目录名点击录入已有文档，填写所有必填项（1分），并勾选自动归档，输入完成之后根据文档的情况不需要纸质文档归档则不用录入纸质文档（2分），需要纸质文档归档则进入文档管理中的纸质文档管理（2分），右键文档对应的目录名，填写所有必填项（1分），并保持文档名称和电子文档的名称一致（2分）3、备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。请写出备考表内的填写项目并作出具体说明。（10分）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况（2分），无上述情况，暂不填写 。（1分）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。（2分）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。（2分）日期：填写归档文件整理完毕的日期（2分）。归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。（1分）4、 写出至少五个文档分类一级目录（10分）产品档案、电子档案、会计档案、基建档案、经营档案，人事档案，设备档案，实物档案，文书档案，研发档案，照片档案文书档案管理 复习填空选择1.文书是以文书和文书工作为研究对象的2.档案是以档案和档案管理工作为研究对象的3.公务文书又称公文或文件，都是在处理公务中形成的4.文件包含三部分：眉首、主体、版记5.文书撰制包括：拟稿、核稿、签发、校对、用印6.一份文件只有一个发文字号7.发文顺序：党政军群8.联合行文时用主办发文机关的发文字号，注明XXX联发9.行文方式是确定发文机关和收文机关关系的，向上级机关行文只有一个主送机关10.通知-任命中层干部11.通报-表彰先进，批评错误12.决定-对重大事件作出安排13.联合行文要求级别相同，隶属关系不能联合行文14.在所有的文种中，只有会议纪要不用盖章用印15.行文方式是指确定公文的收文机关和发文机关的具体办法，在我国分为五种行文关系，上行文、下行文、平行文； 逐级行文；多级行文；超级行文；直接行文；16.普发行文：向所隶属的所有机关一次行文17.档案工作的环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索、编研18.机关档案收集的主要方式是：立卷归档19.文件是档案的来源，档案是文件的归宿20.2000年12月6日国家档案局发布档案归档文件整理原则，规定核心的内容是以件取代卷，以案盒取代案件，以文书整理的年度分类方式取代特征。21.案卷整理归档工作是文书部门的主要工作22.主题包含哪些内容： 标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、公文生效标志、附注23.收文工作和发文工作都有的环节是承办24.档案的提供利用是档案整理工作的最终出发点和根本要求25.公文标题-2号小标宋体 主送机关、正文、附件说明、成文日期、附注、签发人-3号仿宋 词目-3号小标宋体 保密期限、密级、紧急程度-3号黑体 姓名-3号楷体26.同行行文：在媒体上向群众一次性发文（直达基层组织的群众的行文）27.公文撰写结构：开头、结尾、层次、段落（过度、照应）28.公文中共有四种字体：3号仿宋；黑体；2号宋体；楷体名词解释：1.文书工作 文书工作也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运行流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。2.档案工作 从广义上说，指是档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案的科学研究和出版。狭义上说，指档案馆和档案室所从事的档案业务工作。3.逐级行文 行文机关向自己的直接上级或直接下级行文叫逐级行文，是我国最主要的行文方式4.越级行文 行文机关越过自己的直接上级或直接下级，向转非直接上级或下级行文5.多级行文 行文机关向直接上级机关，并呈非直接上级机关行文，或向直接下级，并转非直接下级机关的行文6.文书整理归档（文书立卷归档） 是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件案料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。7.文书立卷 文书立卷：指文书部门将办理完毕的具有查考价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷、向档案部门移交的行为过程。8.承办 承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按来文的内容和要求，对文件予以办理的行为的行为过程。9.拟办 机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程。10.联合行文 必须具备三个条件：协调一致；不相隶属且不存在业务上的指导与被指导关系；级别相同的行政机关。11.通知 适用于批转下级机关的公文们转发上级机关和不相隶属机关的公文，公布规章，传达要求下级机关办理和需要有关机关单位周知或执行的事项，任免人员。12.决定 最重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。13.通报 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况简答一、简述档案和图书有何异同 ？1.不同点：档案并非是有意识的编写和杜撰。图书是作者为了某种目的，有意识的编写。数量不同。档案往往保存一件或几件，图书往往印成成千上万作用不同。档案是历史的原始记录，绝大多数档案都具有凭证作用，再生活各个方面都产生作用。图书一般没有法律信证作用，主要传播知识，不如档案重要。保密性不同。部分档案含有一定机密，不能向社会随意开房。图书公开发行。形式不同。档案是以单位分成卷宗的形式为主，并且手写体较多。图书大多为装订好的，印刷体占绝大多数。2.相同点两者目前都以文字记录为主都记载了人类社会的知识，都包含一定的数量，都属于信息资料的范畴。在一定条件下，两者可以相互转化，互相弥补。二、简述简报的特点1.简，就是篇幅短，文字精，内容简明扼要。2.快，就是反应信息既是，速度快，情况新，常常是当天的信息当天报。3.实，只要是简报的内容充实，情况真实具体。三、文书工作的内容有哪些1.文书的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；2.公文的缮印、用印、登记、分发等；3.公文的签收、登记、审核、拟办；4.批办、承办、催办、注办等5.会议、汇报的记录与整理6.公文的平时归卷、提供借阅与保管；7.公文的系统整理与归档8.为领导人准备有关材料；9.文书的机要保密10.完成领导人交办的其他文书工作事项四、档案整理工作的原则1.充分利用原有的基础2.保持文件之间的历史联系（文件来源、时间、内容、形成）3.便于保管里利用五、档案保管的基本要求1.以防为主，防治结合2.加强重点，照顾一般3.自力更生，勤俭节约4.立足长远，保证当前六、档案的作用基本作用：凭证作用和参考作用主要作用：机关工作的查找凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠材料 宣传教育的生动素材七、论述规则的核心内容1.以“件”取代“卷”的意义以客观标准取代主观标准更加符合文书整理的基本原则文书整理更简便易行和具有确定性有利于整理手段的现代化2.以“案盒”取代“案卷”及其意义方便文书档案的借阅和查找方便档案的复制与保密简化了装订手续使文书工作和档案工作统一起来3.以文书整理的分类、年度、机构、问题、保管期限方式取代“六特征”八、简述文件的语言特点：谨慎、庄重、准确、朴实、得体、简洁、明了（可以说和其他问题的区别）九、论述文书部门进行文书整理工作的优越性1.可以发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高整理工作的质量和整理工作的效率2.文书部门随时可以集中立卷、整理、防止文件散失，保持文件的齐全和完整，达到保守国家秘密的目的。3.文书部门暂时保管的当年文件方便承办部门查阅4.按年度由文书部门集中归档立卷，可以保证案卷的质量，有助于机关档案室的工作的展开。十、立卷“六特征”作者特征、通讯特征、问题特征、名称特征、时间特征、地区特征十一、档案管理工作的内容1.区分全宗 2.分类 3.组卷 4卷内文件整理 5装订（或盒装） 6排列案卷的目录和编制 7.编目十二、档案整理管理工作的步骤：1.了解情况，拟定方案2.区分全宗和分类3.细分和组卷，草拟案卷的标题4.初步排列案卷顺序，检查分类是否合理并进行适当调整5.全面审查，修改标题6.固定排列位置，编制案卷目录以及文件的章号、页号、件号应用题文件成文日期以领导人签发日期为准；会议通过日期为准；电报以发出日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合行文以最后一个领导人签发为准。黑龙江省政府和省教育厅、省公安厅、省人事厅联合行文 -不可以，因为省教育厅、省公安厅、省人事厅是黑龙江省政府的下级部门准发、批转上级或不相隶属机关的公文使用通知根据文件的来文内容和提出初步处理文件的环节是拟办收文工作和发文工作都有的环节是承办公文主体改错：标 题：发文机关+事由+文种主送机关：XXX机关（不能写给个人）内 容：一文一事请示函：语气诚恳、恭敬、委婉、呈请请示常用语：以上请示当否（妥否），请批复（批示）请示函常用语：敬请函复商洽函常用语：特此函复联合行文注意的问题： 省教育厅、财政厅、民政厅-可以联合行文，因为是同级机关 国家财政部、黑龙江省省政府-可以行文 上级机关可以与下级机关部门行文除上下级、指导与被知道关系以外的部门都可以行文论述的拓展 试论述 文件整理归档原则核心内容2000年12月6日，国家档案局在广泛征求和总结文书档案工作实践经验的基础上发布了文件整理归档原则（规则）其主要内容是以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，以文书整理分类的年度、机构（问题）、保管期限方式取代“六个特征”的文书整理分类方法等。（一）以“件”取代“卷” 新的规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，对传统的归档文件整理方法-“立卷”进行改革，推进文件级整理，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是： 1.以客观标准取代主观标准 “件”是文书制发、传递、处理的基本单位，是文书运功过程中客观存在的形式。而“卷”不是客观存在的，它是在文书归档时运用“六个特征”组合在一起的一组文件，其本质是人们主要凭主观经验对文书进行事后加工整理的产物。也就是说，以“件”为单位进行整理，本质上是把归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准；而以“卷”为单位进行整理，本质上是以人们的主观判断为整理标准。两种整理方法有着本质上的区别，以“件”取代“卷”是以客观标准取代主观标准，从而使归档文件整理更符合文书运动的客观规律。 2.更加符合文书整理的基本原则文书档案整理的基本原则要求整理文书档案必须遵循文书的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。以“件”的客观标准进行文书整理遵循了文书的自然形成规律，减少了主观随意性；同时以“件”为单位整理，按年度、机构（问题）分类，按时间、成套性排列，保持了文件之间的有机联系。3.文书整理更简便易行和具有确定性传统的整理方法按“六个特征”立卷，往往使人感到标准难以掌握，工作难度大，因为它要凭个人的经验和主观判断进行。而以“件”为单位按照年度、机构（问题）、保管期限分类整理，简化了程序，降低了难度，使文书整理工作简便易行。同时传统的整理方法由于是凭主观判断，因而不同的人员整理就有可能出现不同的整理结果，因而归类交叉、组卷不合理，案卷标题你写不准确等问题难以避免。以“件”为单位整理，只使用年度、机构（问题）、收发文等这样一些客观标准，即使不同的人来整理，其结果也应该是基本一致的，并且不需要归纳案卷标题，这就是、使文书的整理更具有确定性。4.有利于整理手段现代化以“件”、“年度”、“机构”等客观标准来进行文书整理，便于计算机的输入、输出、识别和加工处理，这就为运用电子计算机等现代化技术说