文书管理规范

文书管理规范1.目的为了适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。2.适用范围DXC集团有限公司及下属各控股子公司。3.术语与定义 无4.职责4.1.集团综合管理部4.1.1.制订和修订集团文书管理办法。4.1.2.负责公文的收发、分发、传递、缮印、用印、归档、销毁等。5.程序和内容5.1.公文管理要求5.1.1.公司公文是传达国家的方针政策、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管理工作。5.1.2.公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合管理部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。5.1.3.公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。5.2.公文主要种类5.2.1.决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。5.2.2.决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。5.2.3.通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”。5.2.4.通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。5.2.5.通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。5.2.6.报告：向上级部门、领导汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。5.2.7.请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。5.2.8.批复：答复请示事项或对下级部署工作，用“批复”。5.2.9.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与全公司共同遵守执行，用“会议纪要”。5.2.10.工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等），用“工作志”。5.2.11.工作计划：进行本年、季、月、周工作安排，用“工作计划”。5.2.12.函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。5.2.13.以公司名义签订的合同（协议）。5.3.公文格式5.3.1.公文一般由标题、发文字号、签发人、审核人、秘密等级、紧急程度、抄报单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。5.3.2.公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应注明发文机关和公文种类。除批转规章制度外，一般不加书名号和其他标点符号。5.3.3.发文字号，包括公司代字、年号、顺序号。公司各类发文标准文号规定如下：5.3.3.1.股东会、董事会纪要、决议：标明第几届第几次股东会、董事会.5.3.3.2.总裁办公会会议纪要：万科总*年第*号.5.3.3.3.公司上报文件：万科请*年第*号5.3.3.4.公司下发文件：万科发*年第*号5.3.4.公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人。5.3.5.秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。5.3.6.紧急公文分别标明“特急”、“急”。5.3.7.请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。5.3.8.公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。5.3.9.发文部门应写全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。5.3.10.会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。5.3.11.公文纸一般用A4大小，在左侧装订，文字一律从左至右横写横排。5.4.公文处理5.4.1.收文处理5.4.1.1.公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。5.4.1.2.文件收发、传真，由公司综合管理部专人详细登记，包括：日期、编号、份数、文件名、发件部门、收件单位（附表1：收文登记表；附表2：发文登记表）。5.4.1.3.凡需办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送总裁、副总裁或交有关部门办理，并提出办理时限。5.4.1.4.公文报批的有关程序详见关于文件、合同报批程序的有关规定。5.4.1.5.经公司领导批示需要传阅的文件，或总裁、综合管理部认为有必要在公司各部门间或某几个部门/个人间传阅的文件，由综合管理部负责安排传阅。文件传阅使用文件流转单（附表4），文件流转单内容包括：编号、紧急程度、经办人、文件名称及说明、总裁批示、各部门/人员意见反馈和办理结果说明。5.4.1.6.流转文件的紧急程度分为三个等级：一般、急、特急。紧急程度为“一般”的文件：应于四个工作日内办理完毕并反馈意见；紧急程度为“急”的文件：应于2个工作日内处理完毕。如不能办完，综合管理部应向送阅人说明原因；紧急程度为“特急”的文件，应随到随办，最迟于当日办理完毕。5.4.1.7.需传阅的文件由综合管理部专人送阅，各部门经理负责本部门员工传阅、签字后退还送阅人。5.4.1.8.公司领导批阅后，明确指定交某部门或个人办理的文件，要及时按批示意见转给有关部门或个人处理，处理结果通过文件督办事项回告单（附表5）向领导反馈。文件督办事项回告单包含文件编号、限期、领导批示和处理结果或意见反馈等项目，办理部门或个人应严格按照领导的批示在规定期限内办理。一般文件应在四个工作日内处理完毕并将办理结果通过文件督办事项回告单反馈给交办领导；领导要求抓紧办理的文件，应在两个工作日内处理完毕；领导要求紧急处理的文件，应当天办理。综合管理部保存文件督办事项回告单的存根联，经办人员应按限期要求催办，以免漏办或延误。5.4.1.9.交有关业务部门办理的公文，综合管理部应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误，凡逾期延误或漏办者，部门负责人承担相应责任。5.4.2.发文处理5.4.2.1.草拟公文必须符合下列要求：5.4.2.1.1.要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。5.4.2.1.2.情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要正确，篇幅要简短。5.4.2.1.3.人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。5.4.2.1.4.公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用要前后一致。5.4.2.2.公司发文由总裁签发，其他部门发文，由部门经理签发。5.4.2.3.凡以公司名义对外行文并需要打印者，经办人员必须以公司发文稿纸草拟文稿，由部门负责人审阅并经公司总裁审批签发后，综合管理部才能受理。5.4.2.4.行文部门在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合本办法的有关规定，然后上报总裁、部门经理。5.4.2.5.凡以公司名义签订的合同（协议），按关于文件、合同报批程序的有关规定履行报批手续。合同（协议）签订后，须将合同审批单及合同（协议）原件及时交回综合管理部存档并办理登记手续；5.4.2.6.各部门需打印的材料，由各部门拟好草稿，经部门经理签字，交综合管理部专人负责，打印人员根据拟稿人的要求负责保密。印制前必须明确发放范围和份数，并在密级后标明。5.4.2.7.打印文稿时，应按原稿打印，不得擅自改动，如发现原稿有明显错误或书写不清时，应主动与拟稿人及审批人联系修改。5.4.2.8.秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。5.4.2.9.发传真时要保存底稿，收传真时一般要将传真件复印，传真件留底（机密文件除外），复印件送收件人。5.4.2.10.文件（物品）的快递（邮寄）由综合管理部专人负责，有关凭证应妥善保存。原则上，递送底单的留存期限为一年。5.5.文件的管理5.5.1.文件传递过程中，必须办理登记、签收等手续。公文办完后，应及时送综合管理部专人归档管理。5.5.2.各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音、录像等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，及时送综合管理部归档。5.5.3.公文立卷应根据其特征、相互联