文书档案管理暂行办法

文书档案管理暂行办法（修订版）第一章 总 则第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。第二章 职 责第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。第三章 归档范围第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见文书档案归档范围及保管期限表（附件1）。第四章 档案整理的质量要求第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主要职能活动和文件形成规律。第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按要求逐卷填写卷内文件目录（见附件4），卷末附备考表（见附件5）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号 括上。第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照公司统一档案编制规则执行。第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并按卷内文件顺序逐件编号。第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。第二十二条 跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料应进行裱糊。第二十五条 归档文件材料的用纸规格为A4 纸，大于A4 纸的文件材料要折叠成A4 纸大小。小于A4 纸的文件材料要补成A4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。第二十七条 各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m X230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。第二十八条 归档文件材料的保管期限，由归档部门按文书档案归档范围及保管期限表（附件1）准确划分。第二十九条 各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写档案销毁清册并经公司分管领导批准后方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。第三十条 各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。第五章 关于电子文档第三十一条 电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。第三十二条 以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。第三十三条 通过办公自动化系统（OA）流转的，办理完毕后，在OA 系统内自动留存。第三十四条 电子文件应当定期备份，异地保存至少2 套。第六章 归档时间、责任者和归档手续第三十五条 办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必须在第二年的6 月底之前送交办公室归档。第三十六条 归档人员必须向档案部门提供归档文件清单，档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章 部门变动后文件材料的处置第三十七条 部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。第三十八条 撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部门归档。第三十九条 一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。第四十条 一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。第四十一条 一个部门只是一部分业务划转另一个部门，其文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该部分档案，可以借阅或复制。第四十二条 各种临时工作机构撤销时，其文件材料应向档案管理部门归档。第八章 文书档案的管理第四十三条 办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。第四十四条 归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作规范进行整理、编目和保管。第四十五条 档案库房的管理严格按档案库房管理制度执行。第四十六条 档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理规定执行。第九章 罚 则第四十七条 公司对下列行为应视情节轻重予以处罚：（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重予以通报批评或以上处分并限期改正。（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分外，还应赔偿损失。（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。第十章 附 则第四十八条 公司各立档单位可根据本办法和自己的实际情况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规则作适当补充，制定具体文书档案分类方案。第四十九条 附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。附件：1.文书档案归档范围及保管期限表2.文书档案借阅管理规定3.总公司文书档案管理操作指南4.卷内文件目录5.备考表6.档案库房管理制度附件 1文书档案归档范围及保管期限表一、定义（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。（二）凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30 年。（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。短期期限为10 年。二、公司文书档案归档基本范围及保管期限（一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、办法等文件材料：针对本单位的 永久重要的 30 年一般的 10年（二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。 永久（三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。 永久（四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。 永久（五）本单位关于各项工作的内部请示报告 永久（六）本单位关于各项工作的用印申请 30 年（七）合同 30 年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。（八）其它公司内部常用文件 10 年（九）其他外来文件重要的 30 年一般的 10 年三、不在归档基本范围内的文件材料及其它记录由各部门自行整理保存。（一）各部门必须保存的文件有：1.和本部门相关的公司发文、内部请示报告的正式电子文件（PDF 文件）。2.本部门工作中形成的重要业务文件，包括各类报表、通知书、申请单、记录等。3.以部门名义对外签订的合同协议类文件。4.本部门收到的需处理和对本部门有参考利用价值的外来文件的复印件或电子文件，主要包括保监会、行业协会、保险学会的来文。（二）保存期限可由各部门参照本文件，根据自己部门的实际情况确定。四、本表应根据实际情况定期修订。附件 2文书档案借阅管理规定一、公司员工根据工作需要可以向办公室申请借阅档案文件。二、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档案人员做好登记工作，填写文书档案利用登记表（附表1）。三、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围而定。（一）无密级文件的查阅范围：一般员工因工作需要可以查阅。（二）密级文件的查阅范围：文件责任者、主送、抄送人员、公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。（三）密级文件的借阅必须严格按照文件查阅范围执行，不得向无权查阅的人员随意出借。四、申请方式借阅人可以采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出申请,填写档案借阅申请表（附表2）。五、档案借阅程序（一）一般文件由利用人向办公室提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写档案借阅申请表，并经部门领导核准。借阅本部门经办的文件，在档案人员审核登记后，即可借阅。借阅其他部门文件的，需办公室审批。（二）密级文件由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。借阅有密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。（三）公司执照证书原件及复印件利用，由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室主任及办公室分管理领导审批。（四）特殊情况下，无论文件是否有密级，都由内审部门或相关责任部门直接向办公室一次性提出书面申请，由相关责任部门提出的，如有必要可会知内审部门。特殊情况指年度审计、质量审查或上级部门或领导对本公司的相关考核、检查、调研等。相关责任部门是指文件责任部门、负责该项检查的部门。六、一次借阅文件数量不得超过10 份，借阅时间不超过5个工作日，上文所列之特殊情况除外。七、下属单位借阅档案时，须持单位介绍信或工作证，或由总公司相关人员陪同。八、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写档案借阅申请表。九、其他特殊情况需经办公室领导审批。十、借阅者对所借档案必须妥善保管，并负有安全、保密之责，严禁转借、拆装、勾划、删改、污损、丢失等。十一、档案借阅后应尽快归还。借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。十二、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。十三、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责任。十四、公司各部门有责任对本部门的形成的文件作好记录、协助办公室做好全公司的文件利用工作。文书档案利用登记表（附表1）档案借阅申请表（附表2）附件 3公司文书档案管理操作指南第一章 总 则第一条 为明确公司的文书档案管理的具体操作规则，更好地为各项工作提供优质服务，根据公司文书档案管理暂行办法，结合公司实际情况，特制定本操作指南。第二条 本操作指南所称的文书档案是指公司在其各项管理过程中形成的，具有保存和利用价值的，以文字为记录形式为主的文件材料的纸质和电子版本。第三条 本操作指南适用于公司文书档案的管理，各部门可作为参考。第二章 职 责第四条 公司办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。第五条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文书档案的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。第六条 各部门有责任对本部门所收到、处理的各种文件进行登记，保管本部门常用的文件或留存复印件。负责将应归档的文件材料（包括纸质和电子文件）及时向档案管理部门归档。第三章 归档范围第七条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、证照等）均属文书档案归档范围，详见文书档案归档范围及保管期限表（附件1）。不在归档范围内的文件材料及其它记录由各部门遵照文书档案管理暂行办法自行整理保存。第四章 归档文件的质量要求第八条 一份档案文件应包括：公文：公司发文请示、文件正本（包括正文及附件），公司公文应归档的文件正本（打印稿）至少一份。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。外来文件：公文处理单及来文原件（或传真件的复印件）。会议文件：会议决议、会议材料、会议纪要、嘉宾题名录等会议全套文件。一次会议所形成的所有文件作为一整套存放，不得将同一次会议的文件拆散。第九条 归档文件材料的排列顺序为：由上（前）到下（后）公文：公司发文请示-文件正本（包括正文及附件）。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。外来文件：公文处理单-来文原件或传真件的复印件。会议文件：会议决议-会议材料-会议纪要-其他材料。第十条 总公司档案装具为档案盒，一盒即一卷。第十一条 总公司文书档案整卷不装订，单件装订排序后的档案文件直接装入档案盒。第十二条 单件装订方法单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。回形针应使用有塑料包皮不易生锈的品种，文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：第一，不被拆散。必须保证文件的整体性。第二，不会和其他文件混同。第十三条 单份文件页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。第十四条 文件的件号，即卷内文件的顺序号。件号的编写与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写件号。第十五条 文书档案的分类方法，实行年度机构(问题)分类法。第十六条 各类表单采用手写或打印。手写的要用毛笔或钢笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。第五章 归档时间第十七条 归档范围内的每份文件办理完毕后，原件应及时归档到办公室。各部门对本部门形成的常用文件留取复印件。外来文件由办公室公文流转人员负责收集，制作收文目录，并定期向档案人员移交；总公司公文（包括纸制版原件和电子版文件）由办公室发文人员负责整理收集，按日向档案人员移交并，移交纸制版公文原件时同时填写纸质公文归档交接表（见附表1）。档案人员须对归档人移交的文件资料进行检查。纸质公文归档交接表（见附表1）第六章 文书档案的借阅利用第十八条 文书档案的借阅利用必须严格按文书档案借阅管理规定执行。附件 4 卷内文件目录附件5 备考表附件6档案库房管理规定第一条 档案库房管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严格执行公司保密制度的有关规定，确保