大学计算机基础---第4章-办公软件ppt课件

.,1,西安交通大学,大学计算机基础,2005年,.,2,第5章文字处理与电子表格,本章主要内容：4.1Office办公软件概述4.2文字处理软件Word4.3表处理软件Excel4.4演示文稿制作软件PowerPoint,.,3,4.1Office办公软件概述,一、Office软件的常用组件1.文字处理：Word2.表处理：Excel3.演示文稿的制作：PowerPoint4.数据库管理系统：Access5.事务处理：Outlook6.网页制作：FrontPage,启动程序,.,4,二、启动,方法一：(1)单击“开始”按钮，打开“开始菜单”；(2)在“开始菜单”中选择“程序”；(3)在下级菜单中单击具体组件，例如“MicrosoftWord”。方法二：双击桌面上的快捷方式方法三：在文件夹中双击文档文件，则启动程序之后自动打开该文档,退出程序,.,5,三、退出,方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“X”方法二：执行“文件”菜单的“退出”命令方法三：单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令方法四：使用快捷键ALT+F4,文档文件,.,6,四、文档文件,1.Word文档扩展名为DOC2.Excel文档称为工作薄，扩展名为XLS3.PowerPoint文档称为演示文稿，扩展名为PPT,文档操作,.,7,五、文档操作（文件菜单）,1.新建：建立新的文档2.打开：打开已创建的文档3.关闭：关闭文档窗口4.保存：保存正编辑的文档5.另存为：改变位置或名称后保存,Word,.,8,4.2文字处理软件Word,主要功能：1.文字编辑2.版面设计3.表格处理4.图形处理5.制作Web页6.文件管理,窗口组成,.,9,一、窗口组成和视图方式,视图方式,.,10,视图方式,1.普通视图2.页面视图3.大纲视图4.主控文档视图5.全屏视图6.Web视图,输入文本,.,11,二.输入文本,1.汉字输入2.中英文标点符号切换3.其他字符:软键盘4.符号:插入-符号5.特殊字符:插入-特殊符号,选择文本,.,12,三.选择文本,选择对象操作方法一行单击该行前面的选定区多行在选取区拖动一段双击指定段左侧的选定区一块从起点拖动到终点整个文档按Ctrl键后单击选定区,编辑文本,.,13,四.编辑文本,1.移动1）用剪贴板选定-剪切-粘贴2）用鼠标拖动2.复制1）用剪贴板复制粘贴2）用鼠标:按住CTRL后拖动3.删除选择后，按Del键,编辑文本,.,14,四.编辑文本,4.撤消、恢复和重复1)撤消撤消前面的操作2)恢复恢复撤消前的状态3)重复重复执行最后一命令5.查找6.替换替换内容：文本、格式、特殊字符,字符格式,.,15,五.字符格式,1.设置内容字体、字号、字型2.设置方法1）“格式”菜单“字体”命令2）格式工具栏3）用格式刷复制格式(复制一次或多次),段落格式,.,16,六.段落格式,1.段落与段落标记2.设置内容缩进方式、对齐方式、行间距、段间距等3.设置方法1)“格式”菜单-“段落”命令2)格式工具栏3)水平标尺4)用格式刷复制段落格式,页面格式,.,17,七.页面格式,1.设置内容页边距,纸型,纸张来源等2.方法“文件”菜单-“页面设置”命令,表格,.,18,八.表格,1.创建表格的方法1）“表格”菜单-“插入表格”命令：在对话框中设置行数、列数2）用工具按钮：拖动选择行数、列数3）用表格和边框工具栏4）从文本转换表格输入文字-设分隔符-选定-“表格”菜单-“将文字转换成表格”,编辑表格,.,19,八.表格,2.编辑1.选定:一行、一列、一个单元格2.插入行、列3.删除行、列4.插入和删除单元格5.改变列宽和行高6.拆分和合并单元格7.对齐方式表格对齐和单元格内容的对齐,绘制图形,.,20,九.图形,1.绘制图形1）打开绘图工具栏2）选图形工具3）拖动绘制4）添加文字5）编辑,插入图形,.,21,九.图形,2.插入图形对象1)插入-图片2)选对象(1)剪贴画(2)来自文件(3)艺术字3.编辑和设置图形格式1)环绕方式(图文混排)2)剪裁3)改变大小,移动,Excel,.,22,4.3表格处理软件Excel,主要功能1建立工作表2数据处理和管理3.图表处理4数据共享,基本概念,.,23,一.基本概念,1.窗口组成,基本概念,.,24,一.基本概念,2.工作簿1Excel的文档文件，XLS2由一个或多个工作表组成。3.工作表（电子表格）1存储和处理数据。2由65536行256列单元格组成。3.行号：165536列标：AIV,基本概念,.,25,一.基本概念,4.单元格工作表行和列的交叉，表格的最小单位5.单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D86范围(矩形区域)的表示：A1:C5,输入数据,.,26,二.输入数据,1一般方法（1）定位单元格（2）输入数据（3）修改：“”取消、“”确定（4）选其它单元，继续输入,输入数据,.,27,二.输入数据,2输入有序数据(1)有序数字(2)有序文字(3)自动填充编辑-填充,输入数据,.,28,二.输入数据,3.输入其它类型数据(1)日期/时间格式:yy/mm/dd或yy-mm-dd格式:hh:mm(am/pm)(2)分数例如：1/3输入:01/37/3输入:07/3或21/3,选定数据,.,29,三.选定数据,单个单元格：单击区域：拖动不相邻单元：按住CTRL进行选择不相邻区域：按住CTRL进行选择整行：单击行号整列：单击列标整个工作表：单击左上角行号列标相交处,编辑工作表,.,30,四.编辑工作表,1.移动2.复制3.选择性粘贴4.清除5.删除6.插入7.设置格式“格式”菜单-“单元格格式”设置内容：数字、对齐、字体、边框等8.调整行高、列宽,公式和函数,.,31,五.公式与函数,1.公式组成：以“”开始例如：=A2+B2+C2（1）运算数常数、单元格引用、函数等（2）算术运算符、*、%（百分号）、（3）比较运算符、=、=（4）结算结果TRUE或FALSE,引用单元格,.,32,五.公式与函数,2单元格的引用（1）相对引用公式中单元格地址在公式复制、移动时自行调整。表示：列标行号例如：B6、C5:F8,引用单元格,.,33,五.公式与函数,（2）绝对引用公式中单元格地址在公式复制、移动时不改变。表示：$列标$行号例如：$B$6、$C$5:$F$8（3）混合引用转换：F4列标$行号例：B$6、C$5:F$8$列标行号例：$B6、$C5:$F8,函数,.,34,五.公式与函数,3.函数1）在编辑框直接输入：例如：=AVERAGE(C5:C8)2）粘贴函数（1）选目标单元（2）粘贴函数:单击fx（3）选函数（4）输参数,图表,.,35,六.图表,创建过程：1选数据区-图表向导按钮2按向导4步骤进行1）图表类型2）数据源（数据和系列）3）图表选项4）图表位置,数据管理,.,36,七数据管理,1.排序方法：选区域-“数据”菜单-“排序”命令2.筛选1）含义：集中显示满足条件的记录2）方法：选区域-“数据”菜单-“筛选”-“自动筛选”3.分类汇总1)汇总方式：求和、计数、均值、最大、最小等2)方法(1)按汇总字段排序(2)“数据”菜单-“分类汇总”,PowerPoint,.,37,4.4演示文稿PowerPoint,一.概念1.演示文稿1)PowerPoint的文档文件(.PPT)2)由若干张幻灯片组成2.视图方式,概念,.,38,一.概念,1)幻灯片视图制作、编辑每一张幻灯片2)大纲视图浏览整体结构重新排列标题的次序和级别改变文本的缩进级别3)普通视图编辑幻灯片的主题、小标题和备注,概念,.,39,一.概念,4)浏览视图同时显示多张幻灯片浏览显示整个文稿进行幻灯片整体的复制、删除、移动5)放映视图从当前幻灯片开始全屏幕播放文稿6)备注视图编辑每张幻灯片的备注内容,概念,.,40,一.概念,3.演示文稿制作的一般过程1.选择版式2.输入内容:文字、图形、表格等3.设置格式、背景、配色方案4.设置动画、切换方式、超级链接5.重复14，制作其它幻灯片6.设置放映方式,创建文稿,.,41,二.建立演示文稿,1.创建方法1）利用内容提示向导2）利用模板3）创建空演示文稿2.幻灯片格式设计1）设置文字格式2）插入图片等对象,改变外观,.,42,二.建立演示文稿,3.改变幻灯片的外观1)母版视图菜单2)版式格式菜单3)背景4)配色方案5)模板,幻灯片操作,.,43,二.建立演示文稿,4.幻灯片操作在“浏览”视图下进行1)选择幻灯片选择一张：单击选择连续多个：单击开始，然后按Shift后单击最后一个选择不连续多个：按trl后逐个单击2)删除幻灯片选中后按DEL键3)移动幻灯片拖动4)复制幻灯片按住CTRL拖动,幻灯片操作,.,44,二.建立演示文稿,2)删除幻灯片选中后按DEL键3)移动幻灯片拖动4)复制幻灯片按住CTRL拖动,动画,.,45,三.动画和链接,1动画设计定义片内各对象的动作、声音和出现次序和时间方法：“幻灯片放映”菜单“自定义动画内容：见对话框,对话框,.,46,链接,.,47,三.动画和链接,2超级链接“插入”菜单-超级链接-打开对话框-选择链接对象3动作按钮1）“幻灯片放映菜单”2）动作按钮3）选择动作4）动作设置对话框,菜单,.,48,三.动画和链接,幻灯片切换,.,49,三.动画和链接,4幻灯片切换方法：“幻灯片放