海外售后采购与领用物料流程及作业办法

上海申龙客车有限公司（海外）售后采购与领用物料流程及作业办法生效日期：2012年12月1日起 草：曹红鸽审 核：审 定:编号：修改/版次：1批 准：1、目的规范客服部售后仓库与海外部售后库向采购部仓库领取、退回物料的流程，明确相关人员职责，使实物及账务调拨作业过程细化，合理化。并保障采购部及时向客服部与海外部提供车辆售后配件。2、范围适用于公司内所有售后仓库与采购部各仓库之间，实物与账务的调拨。3、职责3.1客服部与海外部（以下统称售后）：负责向采购部提出配件采购需求，作为采购业务科的采购依据。部分物料为采购向售后专项采购物料，来货直接入库售后库与海外售后库，因此负责来货报检、确认数量，入库跟踪。部分物料直接从申龙仓库领料，因此负责及时向采购部物流科办理领用手续，领取实物。3.2采购部业务科：负责售后配件的及时采购到货，发起到货入库流程，向客服部配件管理科与海外售后反馈到货进度。3.3物流科：负责依照手续完备的单办理配件物料的入库、备货、出库。4、工作流程及作业办法4.1采购流程4.1.1售后根据配件需求，在OA中填写售后服务部配件需求计划单（报采购），作为业务科采购员向供应商下物料订单的依据。说明：采购业务提供售后配件到货周期（见附件一），售后根据各项物料采购周期提报采购需求。 4.1.2采购员依据售后服务部配件需求计划单（报采购）内容，向相应的供应商下物料采购订单，并向售后计划员反馈到货进度。要求：在售后发出“配件需求”后，2个工作日内反馈无法按照售后到货要求到货的物料明细，并说明原因。4.2专项为售后采购物料（包括外协厂家物料）入库流程4.2.1采购向供应商下需求单，要求写明收货人联系方式为售后仓管员。4.2.2售后仓管在收到物料后，0.5个工作日向采购业务提报到货，采购业务0.5个工作日完成采购验货报告单，物流科记账员0.5个工作日完成打印，售后按照每天2次方式到记账员处领取采购验货报告单，0.5个工作日内完成报检与科室领导签字，并将单据返回给记账员，记账员当即办理入库。4.3售后从仓库领取物料流程4.3.1对于仓库常用且富余的库存物料或库存紧张（仅能满足生产使用）的物料，向仓库仓管员确认物料存货信息，并征得相应采购员同意后配件计划员可办理领料手续。4.3.2售后接到领料许可信息后，及时在ERP中办理调拨申请单，并打印单据，经“领料人”、“批准人”签字可到采购部办理领料。4.3.3携带调拨申请单，到采购找相应配件采购员书面确认，经 “采购员”签字后，然后到物流科经物流科长签字，方可到采购部物流科仓库向仓管员核实所需物料。仓管员在调拨申请单上填写“实发数量”（实发数量不得大于应发数量），签字后取下第四联留存，并开始准备物料。4.3.4领料人将调拨申请单（第一联及第二联）交物流科记账员处，进行ERP调拨出库记账（调拨单，一式三联），生成ERP电子调拨单并打印，将电子单第三联交予领料人。4.3.5领料人携ERP电子调拨单第三联，到仓库向仓管员领取物料。仓管员收取ERP电子打印单据后，依照单据上项目及数量发放物料给领料人。4.3.6作业流程V：责任S：支持I：通知流 程 输入 输出V：售后S：技术I：采购业务V：采购业务S：物流科I：售后V：售后S：信息室I：采购业务V：售后S：采购业务与物流科V：物流科I：售后V：物流科S：售后V：物流科S：售后售后配件需求 配 件 采向仓管员核实库存计 购划 员员 确咨 采购批准 认允许领料，ERP中办理调拨申请单 领料人、批准人签字售后办理领料 采购员在调拨申请单签字 物流科长审核仓管员核实物料，备货ERP出库记账，打印出调拨单售后人员凭调拨单第三联领取物料 各种配件需求 配件信息 领料许可 调拨申请单 调拨申请单 办理许可 许可调拨申请单 调拨申请单 ERP调拨单ERP调拨单第三联 单据上对应实物5、售后库配件退回采购部仓库5.1出于各种原因，当已经领入售后仓库的配件需要返回采购部仓库时，配件计划员或售后库仓管员须写退库单（见下图），经“退库申办人”“审核人”签字后，将需要返回的配件物料及该退库单一起交采购部仓库管理员处。442采购部仓库管理员按照退库单核对实物数量，并向品管部质检员报检，质检员检验合格签字后，采购部仓管员将返回的物料收存，将该退库单交物流科长签字并进行ERP记账。5附则5.1本文件由采购部物流科负责编制、解释、补充和修订；5.2本文件自2012年12月1日起开始执行。5.3特殊物料领取或账务问题，在与相关领导沟通并取得允许，售后可提前领取物料，同时将调拨申请单提交物流科科长直接处理。附件一售后配件到货周期一览表序号配件类别正常采购周期正常运输周期1发动机配件类1015天35天2变速箱配件类1015天35天3车桥配件类1015天35天4悬挂配件类1015天35天5轮胎 钢圈类1015天35天6板簧及单片类 1015天35天7缓速器配件类812天35天8传动转向器类1015天35天9水箱中冷器类1015天35天10油箱类1015天35天11玻璃钢类710天35天12内饰风道类1015天35天13仪表台类1015天35天14五金加工类810天13天15玻璃类812天35天16橡胶类1012天35天17电器类1015天35天18厦门金旅调配件类1020天35天19车架配件类1015天13天20弧杆件配件类57天13天21铝合金类710天13天22座椅类710天13天23空调类1012天35天24标准件类810天13天25灯具类710天35天26雨刮类710天35天27阀类1015天35天28制动管类812天35天29跷板开关类710天13天30锁类58天13天31窗帘、遮阳帘类58天13天备注：1.上述售后配件的到货周期涵盖我司申龙目前正常生产加工的车型，且供应商均在申龙合格供方内。2.申龙公司已淘汰车型或者与我司已经取消合作关系的供应商，到货周期在正常到货周期上延长1-1.5倍。3.加急件，运输费