某股份公司管理流程及流程图-F信息管理

信息管理目 录财务报告业务流程2信息披露业务流程18信息系统管理业务流程46财务报告业务流程一、 业务目标1 战略目标1.1树立公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。2 经营目标2.1 保证及时满足公司会计信息使用者的需要。3 财务目标3.1 保证财务报告的真实、完整、准确与适当披露。4 合规目标4.1保证财务报告的编制符合国家规定及证券监管部门要求。4.2 保证财务报告的编制符合公司内部会计政策、会计制度的要求。二、 风险评估1 战略风险1.1未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。2 经营风险2.1财务报告编制不及时, 导致信息披露的延误和未能满足各方信息需要。3 财务风险3.1纳入合并范围的单位和报表内容不完整，导致报表合并基础不准确。3.2合并抵销基础事项及金额归集不完整，导致合并抵销分录不完整，金额不准确。3.3未编制完整、准确的抵销分录及合并报表工作底稿，导致抵销结果不准确。3.4操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。4 合规风险4.1 不符合规定编制财务报告，导致相关部门处罚。三、 业务流程步骤与控制点1 布置、落实编制工作1.1 公司总会计师每年12月中旬组织召开公司、分公司、子公司财务、审计、销售、采购、生产经营、仓储等相关部门负责人和分公司、子公司领导以及会计师事务所参加的公司年度财务决算工作会议，具体布置和落实年度决算工作。季度报告和半年度报告则由董事会秘书在每年3月、6月、9月下旬召开相关部门参加的定期报告编制协调会具体布置和落实相关核算工作。1.1.1 明确报告编制工作的要求。1.1.2 部署报告编制工作，明确各职能部门的职责、相互间的配合、责任人、联络人等。1.1.3 讨论财务核算方面相关会计政策和信息披露等监管政策方面的变化及其对财务报告的影响。1.1.4 与会计师事务所讨论确定决算审计的时间安排、年度财务报告的内部审核程序、上报时间以及配合公司年度决算工作开展年度财务报告财务审计等方面工作。 2 重大事项上报核准 2.1公司、分公司、子公司计划财务部门应在决算期末一个月前，将拟在本年决算中处理的重要的会计政策和会计估计变更以及重大会计差错的更正等会计调整事项，经公司计划财务部门负责人、总会计师审核批准。2.2 公司、分公司、子公司计划财务部门应在决算期末一个月前将拟在本年度决算中处理的按规定应报税务部门核准的清查盘亏损失等，经公司计划财务部门负责人、总会计师审核批准，公司法定代表人签字后报税务部门核准、备案。3 清查核实账目清查核实账目涉及到的资产、负债项目按相关流程的要求进行清查、核实。并进行相关账务处理3.1 公司计划财务部门有关人员清查核实货币资金。3.2财务、资产占用和管理部门盘点核实固定及实物资产。3.3 财务、销售、采购等部门函证核实往来账项。3.4 财务及投资发展部等投资管理部门核实长、短期投资并正确计算权益。3.5 公司计划财务部门有关人员核实银行借款及应付利息。3.6 财务人员核对总账和明细账，保证账实相符。3.7清查盘点、核实结果报公司财务部门负责人和总会计师审核批准后进行相关账务处理。4 编制个别财务报表4.1分公司、子公司财务报表编制人员根据企业会计准则、企业会计准则应用指南、企业会计制度以及编制财务报告的有关规定，编制本单位的财务报表草表。4.2财务报表草表经本级计划财务部门负责人审核修改后，报本级单位法定代表人（主要负责人）审定签字形成正式财务报表并在不晚于决算工作会议规定的上报时间向公司计划财务部上报。通常公司月报于次月3日前、季报于季后5日、年报于次年1月10日前报出。4.3公司计划财务部收到分公司、子公司的财务报告后应认真审核。需要组织有关部门或人员集中会审的，可组织集中会审。4.4公司计划财务部将经审核的分公司的报表汇总，同时按控（参）股公司报表及公司投资比例计算应享有的投资收益，编制公司本部个别财务报表并经计划财务部门负责人审核。5 编制合并财务报表5.1公司合并财务报表编制人员核对公司与合并报表单位的内部交易事项和金额，编制内部交易及内部交易往来表，发现差异应及时查明原因并进行调整。5.2公司计划财务部的会计主管和计划财务部负责人审核内部交易表及内部往来表，并签字确认。5.3公司合并财务报表编制人员根据企业会计准则、企业会计准则应用指南、企业会计制度以及编制财务报告的有关规定编制合并抵销分录，报公司计划财务部会计主管复核和计划财务部门负责人审核确认。5.4公司财务报表编制人员按核准的合并抵销分录编制合并工作底稿，并形成合并财务报表初稿。5.5合并财务报表初稿经公司财务部会计主管、计划财务部门负责人审核确认后，报公司总会计师审定。6 配合做好决算审计工作6.1公司和分公司、子公司计划财务部门及有关部门，应当按照公司的规定和财务报表审计工作方案，配合审计中介机构做好财务决算审计工作，及时研究审计查出的问题。当存在不同意见时，分公司、子公司应及时向公司计划财务部反映，请求协调。6.2子公司应做好审计查出问题的整改工作，未经公司总会计师同意，子公司的财务报告不应出具有保留意见的审计报告，否则公司会审时不予通过。6.3会计师事务所的审计报告征求意见稿应交给公司总会计师和董事长审阅，并签署意见。公司计划财务部负责人根据有关意见与会计师事务所沟通、交流，并将沟通情况向总会计师和董事长反馈。7 审定财务报告7.1财务报告完成后，公司计划财务部门应将月报向公司总会计师或董事长审批，季报和年报向公司总会计师或董事会审批，经审定后由公司计划财务部门负责人、总会计师、企业法人代表签字并加盖公章后对外公布。7.2公司对外公布财务报告，应按规定程序报公司总会计师或企业法人代表批准。8监督与检查8.1对财务报告编制情况进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。各分、子公司可根据本单位实际情况制定内部检查制度。8.2 对财务报告编制情况进行专项检查的内容包括但不限于：8.2.1 财务报告编制业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关财务报告编制是否存在不相容职务混岗的情况。财务报告编制业务不相容岗位一般包括：个别财务报告的编制与审核；合并抵销分录的编制与审核等。8.2.2 财务报告编制授权批准制度的执行情况。重点检查财务报告编制业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。8.2.3 财务报告编制责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。8.3 公司计划财务部为财务报告编制归口管理部门，每年至少检查公司及分公司、子公司一次。8.4 审计监察室应在财务报告编制的过程中进行不定期或定期的检查，并将检查情况和有问题单位的整改情况上报董事会审计委员会。8.5 董事会审计委员会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门，对存在问题的单位，在公司内部通报批评，下达整改通知，有关单位应采取有效措施进行整改，确属相关人员工作不力的应及时调离岗位。8第一版 四、 相关制度目录1 财政部企业会计制度、企业会计准则、企业会计准则应用指南2 中国证券监督管理委员会公开发行证券的公司信息披露内容与格式准则第2号（证监发2001153号）3 中国证券监督管理委员会公开发行证券的公司信息披露内容与格式准则第3号（证监公司字200325号）4 中国证券监督管理委员会公开发行证券的公司信息披露内容与格式准则第13号5 深圳证券交易所股票上市规则、深圳证券交易所上市公司公平信息披露指引6 股份有限公司关于规范和加强财务及会计管理的若干规定（管理制度汇编一 P149-P154）7 股份有限公司公司会计核算和会计政策的有关规定（管理制度汇编一 P166-P167）五、 主要控制点相关资料1 现金盘点表2 银行存款余额调节表3 存货盘点表4 固定资产清查表5 资产损失、报废申请表6 分公司、子公司个别会计报表及上报审批资料7 内部交易及内部往来表8 合并抵销分录及合并工作底稿9 合并会计报表 信息管理六、财务报告业务流程表业务目标业务风险控制点监督检查不相容职务/岗位授权及要求1布置、落实编制工作1树立公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.1公司总会计师每年12月中旬组织召开公司、分公司、子公司财务、审计、销售、采购、生产经营、仓储等相关部门负责人和分公司、子公司领导以及会计师事务所参加的公司年度财务决算工作会议，具体布置和落实年度决算工作。季度报告和半年度报告则由董事会秘书在每年3月、6月、9月下旬召开相关部门参加的定期报告编制协调会具体布置和落实相关核算工作。检查公司是否在每年12月中旬组织召开年度财务决算工作会议季度报告和半年度报告则由董事会秘书在每年3月、6月、9月下旬召开相关部门参加的定期报告编制协调会具体布置和落实相关核算工作。2保证及时满足公司会计信息使用者的需要。未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.1.1明确报告编制工作的要求。检查是否明确报告编制工作的要求财务报告编制不及时, 导致信息披露的延误和未能满足各方信息需要。1.1.2部署报告编制工作，明确各职能部门的职责、相互间的配合、责任人、联络人等。检查是否明确报告编制工作各职能部门的职责、责任人、联络人等未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.1.3讨论财务核算方面相关会计政策和信息披露等监管政策方面的变化及其对财务报告的影响。检查是否根据相关监管政策方面的变化，寻找应对措施操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。1.1.4与会计师事务所讨论确定决算审计的时间安排、年度财务报告的内部审核程序、上报时间以及配合公司年度决算工作开展年度财务报告财务审计等方面工作。检查是否与会计师事务所协调工作安排3保证财务报告的真实、完整、准确与适当披露。2重大事项上报核准4保证财务报告的编制符合国家规定及证券监管部门要求。操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。2.1公司、分公司、子公司计划财务部门应在决算期末一个月前，将拟在本年决算中处理的重要的会计政策和会计估计变更以及重大会计差错的更正等会计调整事项，经公司计划财务部门负责人、总会计师审核批准。检查重大会计调整事项是否经过授权审批5保证财务报告的编制符合公司内部会计政策、会计制度的要求。操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。2.2公司、分公司、子公司计划财务部门应在决算期末一个月前将拟在本年度决算中处理的按规定应报税务部门核准的清查盘亏损失等，经公司计划财务部门负责人、总会计师审核批准，公司法定代表人签字后报税务部门核准、备案。检查财产清查损失是否经过授权审批3清查核实账目并进行相关账务处理记账与清查、核实分离清查核实账目涉及到的资产、负债项目按相关流程的要求进行清查、核实。操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.1公司计划财务部门有关人员清查核实货币资金。检查是否清查核实货币资金操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.2财务、资产占用和管理部门盘点核实固定及实物资产。检查是否清查核实实物资产操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.3财务、销售、采购等部门函证核实往来账项。检查是否清查核实往来帐项操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.4财务及投资发展部等投资管理部门核实长、短期投资并正确计算权益。检查是否清查核长、短期投资操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.5公司计划财务部门有关人员核实银行借款及应付利息。检查是否清查核实银行借款及应付利息操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.6财务人员核对总账和明细账，保证账实相符。检查是否清查核对总账和明细账记账与对账分离操作失误，导致财务报告存在错误，以及信息失真。3.7清查盘点、核实结果报公司财务部门负责人和总会计师审核批准。检查清查核实结果是否经过审核批准经办与审核、审批分离4编制个别财务报表不符合规定编制财务报告，导致相关部门处罚。4.1分公司、子公司财务报表编制人员根据企业会计准则、企业会计准则应用指南、企业会计制度以及编制财务报告的有关规定，编制本单位的财务报表草表。检查是否根据相关规定编制本单位的财务报表的草表财务报告编制不及时, 导致信息披露的延误和未能满足各方信息需要。4.2财务报表草表经本级计划财务部门负责人审核修改后，报本级单位法定代表人（主要负责人）审定签字形成正式财务报表并在不晚于决算工作会议规定的上报时间向公司计划财务部上报。通常公司月报于每月3日前、季报于季后5日、年报于次年1月10日前报出。检查财务报表草表是否经过授权审批形成正式财务报表并在规定时间上报通常公司月报于每月3日前、季报于季后5日、年报于次年1月10日前报出。纳入合并范围的单位和报表内容不完整，导致报表合并基础不准确。4.3公司计划财务部收到分公司、子公司的财务报告后应认真审核。需要组织有关部门或人员集中会审的，可组织集中会审。检查公司计划财务部是否对分、子公司财务报表进行审核不符合规定编制财务报告，导致相关部门处罚。4.4公司计划财务部将经审核的分公司的报表汇总，同时按控（参）股公司报表及公司投资比例计算应享有的投资收益，编制公司本部个别财务报表并经计划财务部门负责人审核。检查公司计划财务部编制本部财务报表时是否计算投资收益 5编制合并财务报表合并抵销基础事项及金额归集不完整，导致合并抵销分录不完整，金额不准确。5.1公司合并财务报表编制人员核对公司与合并报表单位的内部交易事项和金额，编制内部交易及内部交易往来表，发现差异应及时查明原因并进行调整。检查是否编制内部交易及内部交易往来表合并抵销基础事项及金额归集不完整，导致合并抵销分录不完整，金额不准确。5.2公司计划财务部的会计主管和计划财务部负责人审核内部交易表及内部往来表，并签字确认。检查是否审核确认内部交易及内部交易往来表未编制完整、准确的抵销分录及合并报表工作底稿，导致抵销结果不准确。5.3公司合并财务报表编制人员根据企业会计准则、企业会计准则应用指南、企业会计制度以及编制财务报告的有关规定编制合并抵销分录，报公司计划财务部会计主管复核和计划财务部门负责人审核确认。检查是否按规定编制合并抵销分录纳入合并范围的单位和报表内容不完整，导致报表合并基础不准确。5.4公司财务报表编制人员按核准的合并抵销分录编制合并工作底稿，并形成合并财务报表初稿。检查合并报表初稿是否根据核准的合并抵销分录编制财务报表编制与复核、审定分离不符合规定编制财务报告，导致相关部门处罚。5.5合并财务报表初稿经公司财务部会计主管、计划财务部门负责人审核确认后，报公司总会计师审定。检查合并报表初稿是否经财务部门负责人审核、公司总会计师审定6配合做好决算审计工作6.1公司和分公司、子公司计划财务部门及有关部门，应当按照公司的规定和财务报表审计工作方案，配合审计中介机构做好财务决算审计工作，及时研究审计查出的问题。当存在不同意见时，分公司、子公司应及时向公司计划财务部反映，请求协调。检查公司各部门是否配合审计工作编制内部交易及内部交易往来表与复核、深化内部交易及内部交易往来表分离6.2子公司应做好审计查出问题的整改工作，未经公司总会计师同意，子公司的财务报告不应出具有保留意见的审计报告，否则公司会审时不予通过。检查子公司对审计查出问题的整改是否经过公司总会计师同意6.3会计师事务所的审计报告征求意见稿应交给公司总会计师和董事长审阅，并签署意见。公司计划财务部负责人根据有关意见与会计师事务所沟通、交流，并将沟通情况向总会计师和董事长反馈。检查中介机构的审计报告意见是否与公司总会计师、董事长沟通、交流意见编制抵销分录与复核、审核抵销分录分离7审定财务报告不符合规定编制财务报告，导致受相关部门处罚。7.1财务报告完成后，公司计划财务部门应将月报向公司总会计师审批，季报和年报向公司总会计师或董事会审批，经审定后由公司计划财务部门负责人、总会计师、企业法人代表签字并加盖公章后对外公布。检查正式财务报告是否经规定程序签字不符合规定编制财务报告，导致受相关部门处罚。7.2公司对外公布财务报告，应按规定程序报公司总会计师或企业法人代表批准。检查正式财务报告是否经规定程序审批后报出8监督与检查未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。8.1对财务报告编制情况进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。各分、子公司可根据本单位实际情况制定内部检查制度。检查是否对财务报告编制进行检查8.2对财务报告编制情况进行专项检查的内容包括但不限于：8.2.1财务报告编制业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关财务报告编制是否存在不相容职务混岗的情况。财务报告编制业务不相容岗位一般包括：个别财务报告的编制与审核；合并抵销分录的编制与审核等。检查是否对财务报告编制业务相关岗位及人员的设置进行检查8.2.2财务报告编制授权批准制度的执行情况。重点检查财务报告编制业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。检查是否对财务报告编制业务授权审批制度进行检查8.2.3财务报告编制责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。检查是否对财务报告编制业务责任制进行检查未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。8.3公司计划财务部为财务报告编制归口管理部门，每年至少检查公司及分公司、子公司一次。检查公司计划财务部是否对财务报告编制业务进行检查未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。8.4审计监察室应在财务报告编制的过程中进行不定期或定期的检查，并将检查情况和有问题单位的整改情况上报董事会审计委员会。检查公司审计监察室是否对财务报告编制业务进行定期、不定期检查未按要求编制财务报告损害了公司遵纪、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。8.5董事会审计委员会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门，对存在以下问题的单位，在公司内部通报批评，下达整改通知，有关单位应采取有效措施进行整改，确属相关人员工作不力的应及时调离岗位。检查董事会审计委员会是否根据检查情况进行处理 七、财务报告业务流程图信息披露业务流程一、 业务目标1 战略目标1.1树立公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。2 经营目标2.1 信息披露真实、准确、完整、及时、公平。3 财务目标3.1财务报告披露真实、准确、完整、公平。4合规目标4.1满足监管机构的要求，保护公司、股东、债权人及其他利益相关人的合法权益，维护公司良好的形象。二、 风险评估1 战略风险1.1未按要求披露信息损害了公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。2 经营风险2.1信息披露不真实、不准确、不完整、不及时、不公平,导致公司形象受到损害，生产经营受到影响。3 财务风险3.1 财务报告披露不真实、不准确、不完整、不公平。4 合规风险4.1信息披露未满足监管的法律法规和深圳证券交易所的信息披露规则，公司和董事、监事、总经理、董秘及财务负责人受谴责或处罚。公司股东、其他利益相关人对公司或董事、监事、总经理、董秘及财务负责人提起诉讼。 三、 业务流程步骤与控制点1定期报告流程定期报告是指公司根据上市地监管机构的要求，在指定时间内披露的年度报告、中期报告和季度报告。1.1确定报告时间表。在报告期结束前1周内，董事会秘书与交易所预约定期报告披露时间，会同计划财务部和会计师事务所制定出定期报告编制和披露时间表。1.2编制报告1.2.1起草报告框架。董事会秘书按照监管机构关于编制定期报告的最新规定，起草定期报告框架。1.2.2 部署报告的编制工作。董事会秘书和总会计师组织计划财务部门、仓储部门、销售部门以及控股子公司等相关部门，在每年3月、6月、9月下旬召开定期报告编制协调会；年度报告则在每年12月中旬由公司总会计师组织召开年度财务工作决算会议。部署报告编制工作，明确各相关部门的职责、责任人及联络人，下发定期报告框架，以及定期报告编制和披露时间表。1.2.3 完成报告初稿。各相关部门联络人按总体部署，按时向董事会秘书提交所负责内容。各部门负责人须以签字方式对提供或传递的信息负责，保证提供信息的真实、准确、完整。各部门联络人负责对收集的信息做分析型复核，保留工作底稿。董事会秘书对收集的信息进行复核、汇总、整理，完成定期报告初稿。1.3审核报告1.3.1完成报告审定稿。公司领导班子成员对定期报告初稿进行审核，并提出修改意见。对修改内容，有关部门负责人必须重新复核，并向董事会秘书提交复核结果。董事会秘书报公司经理班子成员审核、董事长审定后形成定期报告审定稿。在审核过程中，公司经理班子成员可抽查各相关部门的工作底稿。1.3.2完成报告审批稿。董事会召开前5日（季度报告）至10日（年度报告和半年度报告），董事会秘书负责将定期报告审定稿送达公司各位董事审阅。根据董事的反馈意见，董事会秘书会同有关部门修改定期报告，报公司经理班子成员、董事长同意，形成定期报告审批稿。1.4审批报告1.4.1召开董事会，审议定期报告，形成决议文件。董事会秘书根据董事会意见，对定期报告进行修改。董事会批准定期报告，董事对定期报告签署书面意见并形成决议文件。1.4.2召开监事会，审核定期报告，提出书面审核意见。在董事会批准定期报告后，董事会秘书将定期报告批准稿提交监事会审核，监事会审核后提出书面审核意见。1.4.3定期报告经董事长签署后对外披露1.5发布报告1.5.1董事会秘书组织有关人员对定期报告披露稿及相应决议文件 （含报纸稿、网站披露文件等）进行复核、校对。 1.5.2 董事会秘书在与交易所预约的时间在中国证监会指定披露信 息的报刊或网站上披露信息；也可根据需要在其他报刊或网站上披露，但必须保证在指定报刊或网站不晚于非指定报刊或网站披露信息且在不同报刊或网站上披露同一信息的文字一致。1.5.3年度报告应当在每个会计年度结束之日起4个月内，中期报告应当在每个会计年度的上半年结束之日起2个月内，季度报告应当在每个会计年度前3个月、9个月结束后的1个月内编制并披露。公司第一季度报告的披露时间不得早于公司上一年度的年度报告披露时间。1.5.4当需变更披露时间时，应在约定披露时间前5个交易日向交易所提出书面申请，陈述变更理由，并明确变更后披露时间。2临时报告流程临时报告是指公司根据深圳监管机构的要求披露的除定期报告以外的公告，其内容包括但不限于股东大会决议、董事会决议、监事会决议、召开股东大会或变更股东大会日期的通知、独立董事的声明、意见及报告、资产的收购、出售与合并、关联交易和其他重大事件。2.1 重大信息内部报告董事会秘书明确重大信息的范围和内容。重大信息包括董事会、监事会、股东大会相关信息；独立董事相关信息；深圳证券交易所股票上市规则规定的第9章应披露的交易、第10章关联交易、第11章其他重大事件。2.1.2 董事会秘书明确重大信息报告责任人。董事会、监事会、股东大会相关信息报告责任人为会议召集人；独立董事相关信息报告责任人为独立董事；深圳证券交易所股票上市规则规定的第9章应披露的交易、第10章关联交易、第11章其他重大事件等相关信息报告责任人为该事项涉及相关部门（比如计划财务部、投资发展部、法律顾问室、物资采购部等）的负责人。 2.1.3 负有报告义务的报告责任人将相关重大信息报告给董事会秘书。2.1.3.1 对于需董事会、监事会、股东大会审议的相关重大信息，公司各有关部门根据公司章程、公司信息披露制度等有关规定，将拟提交董事会、监事会、股东大会审议的议案和相关数据资料经部门负责人、提案人、报告责任人签字后，于董事会、监事会召开30日前，于股东大会召开50日前送董事会秘书。提交议案的单位须指定联络人，负责审核其提交的相关材料，并保留工作底稿备查。2.1.3.2 对于不需董事会、监事会、股东大会审议的其他重大信息，报告责任人在第一时间将相关信息上报给董事会秘书。2.2 提交、确定议案或信息分析 2.2.1 对于需董事会、监事会、股东大会审议的议案，董事会秘书分析、判断后提出董事会、股东大会议案申请（对于提案人直接在股东大会上提出的议案按公司股东大会议事规则的规定处理）报请董事长审定；对董事长审定的议案，董事会秘书会同有关部门和律师等中介机构与提交议案的部门共同确定工作程序、内容和时间。监事会议案由监事会主席确定。2.2.2 对于不需董事会、监事会、股东大会审议的其他重大信息，董事会秘书对上报的重大信息进行分析和判断是否需要补充、是否符合披露要求等。董事会秘书需要了解重大事项的情况时，相关部门（包括控股子公司）及人员应予以积极配合和协助，及时、准确、完整地进行回复，并根据要求提供相关资料。独立董事的声明、意见及报告由董事会秘书直接报董事长，由董事长授权并加盖董事会公章后对外发布。2.3编制与审核报告2.3.1董事会秘书向议案或信息提供方提供临时报告框架内容要求。议案或信息提供方根据要求按时编写临时报告初稿。董事会秘书会同律师等中介机构对临时报告初稿的合规性进行审查，提出修改意见。2.3.2公司经理班子成员审核临时报告初稿，并提出修改意见。对修改内容，有关部门报告责任人须重新复核后向董事会秘书提交复核结果。对于需经董事会、股东大会审议的由董事会秘书在报经公司经理班子成员和董事长同意后形成临时报告审定稿。2.1 审批报告2.4.1公司召开董事会对于需经董事会审议的临时报告的审定稿进行审议，董事会秘书根据董事会意见对审定稿进行修改。董事会批准临时报告并形成决议文件。2.4.2公司召开董事会对于需经股东大会审议的临时报告的审定稿进行审议，董事会秘书根据董事会意见对审定稿进行修改。董事会批准临时报告并形成决议文件。董事会批准后，公司召开股东大会审议有关议案，股东大会审议后形成决议文件。2.4.3公司召开监事会对于需经监事会审议的议案进行审议并形成决议文件。2.4.4对于不需董事会、监事会、股东大会审议的其他重大信息， 董事会秘书将相关临时报告直接上报董事长审批形成临时报告审批稿。2.5发布临时报告2.5.1对于董事会、监事会审议批准的临时报告由董事会秘书在董事会、监事会结束后的第一天将董事会决议、监事会决议等临时报告审批稿报送交易所备案登记，并公布在中国证监会指定信息披露的报刊或网站上，也可根据需要在其他报刊或网站按有关规定进行披露。2.5.2对于股东大会审议批准的临时报告由董事会秘书在股东大会结束后当天将股东大会决议和法律意见书等临时报告审批稿报送交易所备案登记，并公布在中国证监会指定信息披露的报刊或网站上，也可根据需要在其他报刊或网站按有关规定进行披露。2.5.3对于不需董事会、监事会、股东大会审议批准的临时报告由董事会秘书在董事长审批后的第一天将临时报告审批稿报送交易所备案登记，并公布在中国证监会指定信息披露的报刊或网站上，也可根据需要在其他报刊或网站按有关规定进行披露。2.5.4对于重大事件除了首次披露义务外，还应持续披露有关重大事件（比如公司及其控股股东及其实际控制人存在公开承诺的情况）的进展情况。2.5.5按规定报送的临时报告不符合交易所股票上市规则要求的，董事会秘书应当先披露提示性公告，解释未能按照要求披露的原因，并承诺在两个交易日内披露符合要求的公告。临时报告（监事会公告除外）应由董事会发布并加盖董事会公章。3 重大信息保密3.1所有的信息对外传递工作均应交由董事会秘书依法合规进行。董事、监事、高级管理人员和其他人员除非获得董事会的书面授权并遵守深圳证券交易所股票上市规则及深圳证券交易所上市公司公平信息披露指引等有关规定，不得向外传递非公开重大信息。3.2因工作关系了解到非公开重大信息的人员在该信息尚未公开披露之前负有保密的义务并应与公司签订保密协议。公司不得在其内部刊物和内部网络上刊载非公开重大信息。若信息不能保密或已经泄漏，公司应立即报告交易所并作出公告，提示相关信息。3.3公司(包括其董事、监事、高级管理人员及其他代表上市公司的人员）、相关信息披露义务人接受特定对象的调研、沟通、采访等活动，或进行对外宣传、推广等活动时，不得以任何形式披露、透露或泄漏非公开重大信息，只能以已公开披露信息和非公开非重大信息作为交流内容。否则，公司应立即公开披露该非公开重大信息。3.4董事、监事、高级管理人员对公司非公开重大信息和公司商业秘密负有保密的义务并签订保密协议，承诺其不得泄露内幕消息，不得利用内幕消息买入或卖出持有的公司股票、或建议他人买卖公司股票、或配合他人操纵公司股票交易价格。其对公司和股东负有的义务在其辞职报告尚未生效或者生效后的合理期间内，以及任期结束后的合理期间内并不当然解除，其保密义务在其任期结束后仍然有效，直至该非公开重大信息和公司商业秘密成为公开信息。3.5公司可以将非公开重大信息提供给对公司负有保密义务的机构或个人。上述负有保密义务的机构或个人包括与公司有业务往来的融资方，为公司提供服务的会计师、律师、投资银行等。公司在向上述负有保密义务的机构或个人提供非公开重大信息前，应由董事会秘书核实是否确属必要（必要时报董事长审批），并与对方签订保密协议，承诺其因特定的工作关系获得的有关公司的重大信息在正式公开披露前完全保密，不得利用内幕消息为自己或他人进行内幕交易，否则，公司不得提供该信息。4 投资者关系管理4.1董事会秘书担任投资者关系管理负责人，公司证券事务代表承办投资者关系的日常管理工作。董事会秘书负责协调公司与投资者关系，接待投资者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司已披露的资料。4.2公司努力为中小股东参加股东大会创造条件，在召开时间和地点等方面充分考虑便于股东参加。在条件许可的情况下，可利用互联网络对股东大会进行直播。4.3公司通过建立公司网站并开设投资者关系专栏的方式开展投资者关系活动。公司对公司网站进行及时更新，并将历史信息与当前信息以显著标识加以区分，对错误信息及时更正，避免对投资者产生误导。公司在网站上开设论坛或设立公开电子信箱，投资者可通过论坛或电子信箱向公司提出问题和建议，公司也可通过论坛或电子信箱回复或解答有关问题。对于论坛或电子信箱中涉及的比较重要的或带普遍性的问题及答复，公司加以整理后在网站的投资者专栏中以显著方式刊载。4.4公司可在定期报告结束后、实施融资计划或其他公司认为必要的时候举行分析师会议、业绩说明会或路演活动。4.5公司可在认为必要时，就公司的经营情况、财务状况及其他事项与投资者、基金经理、分析师等进行一对一的沟通，介绍公司情况、回答有关问题并听取相关建议。4.6公司可安排投资者、分析师及基金经理等到公司或募集资金项目所在地进行现场参观，使参观人员了解公司业务和经营情况，同时应注意避免在参观过程中使参观者有机会得到未公开的重要信息。4.7公司设立专门的投资者咨询电话，咨询电话应由公司证券事务代表负责，并保证在工作时间电话有专人接听和线路畅通。如遇重大事件或其他必要时候，公司开通多部电话回答投资者咨询。公司在定期报告中对外公布咨询电话号码，如有变更要尽快在公司网站公布，并及时在正式公告中进行披露。4.8公司可根据需要，在适当的时候选择适当的新闻媒体发布信息；对于重大的尚未公开信息，公司避免以媒体采访及其它新闻报道的形式披露相关信息，在未进行正式披露之前，避免向某家新闻媒体提供相关信息或细节；公司应把对公司宣传或广告性质的资料与媒体对公司正式和客观独立的报道进行明确区分。5 监督与检查5.1对信息披露进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。5.2对信息披露进行专项检查的内容包括但不限于：5.2.1 信息披露业务相关岗位及人员的设置情况。5.2.2 信息披露授权批准制度的执行情况。重点检查重要业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。5.2.3 信息披露责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。5.3 公司董事会作为公司信息披露归口管理部门，每年至少检查公司信息披露工作一次。5.4 公司审计监察室应对信息披露进行定期、不定期的检查，并将检查情况和发现问题的整改情况上报董事会审计委员会。特别是重大信息保密制度，应严格进行监督与检查。5.5 董事会审计委员会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门，对存在问题的单位，在公司内部通报批评，并下达整改通知，有关单位应采取措施进行整改，确属相关人员不能胜任应及时调离岗位。第一版 79四、 相关制度目录1 深圳证券交易所股票上市规则2 深圳证券交易所上市公司公平信息披露指引3 深圳证券交易所投资者关系管理指引4 中国证监会关于定期报告编制规定：公开发行证券的公司信息披露内容与格式准则第2号年度报告的内容与格式；第3号半年度报告；第13号季度报告内容与格式特别规定5 股份有限公司信息披露管理办法（管理制度汇编一P82-P86）6 股份有限公司公司章程（管理制度汇编一P3-P24、P30）7 股份有限公司股东大会议事规则（管理制度汇编一P34-P45）8 股份有限公司董事会议事规则（管理制度汇编一P45-P55）9 股份有限公司监事会议事规则（管理制度汇编一P56-P59）10 股份有限公司独立董事工作制度（管理制度汇编一P60-P65）11 股份有限公司董事会秘书工作细则（管理制度汇编一P66-P69）五、 主要控制点相关资料1 定期报告、临时报告编制及披露时间表和工作计划2 定期报告和临时报告框架稿、初稿、审定稿、审批稿3 董事会、监事会、股东大会会议决议等文件资料4 公司董事、高级管理人员对公司定期报告签署的书面确认意见5 监事会对公司定期报告的书面审核意见6 保密协议7 内部审计报告六、信息披露业务流程表业务目标业务风险控制点监督检查不相容职务/岗位授权及要求1定期报告流程1树立公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。未按要求披露信息损害了公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.1确定报告时间表。在报告期结束前1周内，董事会秘书与交易所预约定期报告披露时间，会同计划财务部和会计师事务所制定出定期报告编制和披露时间表。检查是否与交易所预约披露时间，并制定报告编制和披露时间表。2信息披露真实、准确、完整、及时、公平。1.2编制报告编制报告与复核、审批报告分离3财务报告披露真实、准确、完整、公平。未按要求披露信息损害了公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.2.1起草报告框架。董事会秘书按照监管机构关于编制定期报告的最新规定，起草定期报告框架。检查董事会秘书是否根据编制定期报告的最新规定起草定期报告框架并征求中介机构的意见。4满足监管机构的要求，保护公司、股东、债权人及其他利益相关人的合法权益，维护公司良好的形象。财务报告披露不真实、不准确、不完整、不公平。1.2.2部署报告的编制工作。董事会秘书组织计划财务部门、仓储部门、销售部门以及控股子公司等相关部门，在每年3月、6月、9月下旬召开定期报告编制协调会；年度报告则在每年12月中旬由公司总会计师组织召开年度财务工作决算会议。部署报告编制工作，明确各相关部门的职责、责任人及联络人，下发定期报告框架，以及定期报告编制和披露时间表。检查是否召开定期报告编制协调会明确定期报告编制相关事项。在每年3月、6月、9月下旬召开定期报告编制协调会；年度报告则在每年12月中旬由公司总会计师组织召开年度财务工作决算会议。部署报告编制工作，明确各相关部门的职责、责任人及联络人，下发定期报告框架，以及定期报告编制和披露时间表。财务报告披露不真实、不准确、不完整、不公平。1.2.3完成报告初稿。各相关部门联络人按总体部署，按时向董事会秘书提交所负责内容。各部门负责人须以签字方式对提供或传递的信息负责，保证提供信息的真实、准确、完整。各部门联络人负责对收集的信息做分析型复核，保留工作底稿。董事会秘书对收集的信息进行复核、汇总、整理，完成定期报告初稿。检查是否按期完成定期报告初稿。1.3审核报告财务报告披露不真实、不准确、不完整、不公平。1.3.1完成报告审定稿。公司领导班子成员对定期报告初稿进行审核，并提出修改意见。对修改内容，有关部门负责人必须重新复核，并向董事会秘书提交复核结果。董事会秘书报公司经理班子成员审核、董事长审定后形成定期报告审定稿。在审核过程中，公司经理班子成员可抽查各相关部门的工作底稿。检查公司经理班子成员、董事长是否审核审定定期报告。财务报告披露不真实、不准确、不完整、不公平。1.3.2完成报告审批稿。董事会召开前5日（季度报告）至10日（年度报告和半年度报告），董事会秘书负责将定期报告审定稿送达公司各位董事审阅。根据董事会的反馈意见，董事会秘书会同有关部门修改定期报告，报公司经理班子成员、董事长同意，形成定期报告审批稿。检查董事会秘书是否按规定向董事会送审定期报告。 1.4审批报告未按要求披露信息损害了公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.4.1召开董事会，审议定期报告，形成决议文件。召开董事会会议，审议定期报告审批稿。董事会秘书根据董事会意见，对定期报告进行修改。董事会批准定期报告，董事对定期报告签署书面意见并形成决议文件。检查董事会是否审批定期报告。未按要求披露信息损害了公司负责任、守法和维护公司的股东、债权人及其他利益相关人合法权益的公众公司的良好形象。1.4.2召开监事会，审核定期报告，提出书面审核意见。在董事会批准定期报告后，董事会秘书