第四章-邮件收发

第四章邮件收发,办公室实务概述,2,框架,1.邮件的收取2.邮件的分类3.邮件的拆分4.邮件的处理5.上司不在时邮件的处理6.邮件寄发前的准备7.邮件的寄发,办公室实务概述,3,邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至要发一半的时间在做这件事。邮件形象代表公司形象，也体现自己的能力。信息必须及时反馈给上司。,办公室实务概述,4,1.邮件的收取,企事业单位邮件的送达有四种情况：传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员这时候要邮件到达自己办公室的时间，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代领。当面点清楚邮件，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目。邮件送到单位所租的邮箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一样，并尽可能在时间上与送到时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高效率，也避免了邮件遗失的可能性。,办公室实务概述,5,由专人接送，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门或相关人员。如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，查看晚上是否有邮件发送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员打印出来交给上司。,办公室实务概述,6,2.邮件的分类,文秘人员受到邮件以后应该按照一定的标准进行分类按照收件人的姓名。适合于人数少的情况。按照收件人的部门。按照邮件的重要程度。重要性的标准：来信人的姓名和单位；挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件等。,办公室实务概述,7,3.邮件的拆封,有些邮件需要文秘人员拆分后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆分，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要文件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。如果文秘人员误拆了，应该在信封上写明“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候记得要向他道歉。,办公室实务概述,8,邮件的拆封要注意以下几点：,拿到信封后在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一旁，以免在拆封的时候遭到损坏。一般使用剪刀拆开信封。正确的拆封位置应该在信封正面的右侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。信封拆封后，首先要取出里面所有的东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。,办公室实务概述,9,信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应该找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致。既不要让自己损失，也不要贪小便宜。文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。文秘人员授权阅看信件时，应把其中的重点勾勒出来。收到的广告等邮件，不必交给上司，可以当作废纸或给其他部门。,办公室实务概述,10,4.邮件的处理,需要交给上司的邮件，需要在上司进办公室之前准备好，或在公司上班不久就要准备好。根据紧急程度由上向下排列。文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好，并做好标注。文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时，可打印一张小的字条解释你做的事情，把字条和信件放在一起，然后放在上司的桌上供审核。,办公室实务概述,11,对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上。账单和结算单一般应转交给付款部门。广告和传单是方便、免费的信息来源，可以给采购部门。,办公室实务概述,12,5.上司不在时邮件的处理,当上司不在时，文秘人员处理邮件时要给予更多的重视，并承担更多的责任。首先要弄清楚邮件的处理程度和方式有什么变动，怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何处理？,办公室实务概述,13,一般而言，有这样几种可能：,文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已经收到，告诉对方何时能收到答复。上司指明他不在时把收到的邮件转送到某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，请收到人员签名。上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。应谨慎处理，在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。,办公室实务概述,14,如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到？怎样处理？做了哪些事？采取了哪些措施等如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样方便想上司汇报。如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手问题时，应及时想上司请示。将处理和待处理的邮件分别标示。,办公室实务概述,15,6.邮件寄发前的准备,文秘人员要替上司或整个公司、部门发出邮件，其他部门和人员的信件送到文秘人员手里时已封口，文秘人员只需要把这些邮件及时送交邮局并办妥邮寄手续即可。如有必要，还需对发出的邮件予以登记。,办公室实务概述,16,以上司或文秘人员名义发出的邮件，在打印完毕，寄发之前，要做好以下几件事：,把信件送交上司，请上司签字，把有关信件复印、存档。打印信封。必须先了解信封的规格、打印的内容以及在信封上的位置。检查收信人姓名、职称和地址，应保证绝对正确。检查邮件标记是否准确，如挂号信、报价信、保密信等的特殊标记信件中如有附件，应该予以核查确认。请注意信封折叠。折叠信纸时把有文字的一面放在里面。,办公室实务概述,17,7.邮件的寄发,邮件的寄发要考虑时间、经济、便利等因素。如果时间允许，可以通过普通邮局办理寄发，价格比较低廉。但如果时间紧迫，可以选用专人投递或快递邮件国际服务，费用相对较高，大件物品用包裹邮递。,办公室实务概述,18,补充：文员晋升之道,卡耐基说：一个人的事业成功，只有15%的是由于他的专业知识和技能，而85%要依靠他的人际关系。在当今社会，工作表现的人太多了。工作做得好意味着可能加薪，但并不意味着一定能够晋升。,办公室实务概述,19,一、晋升源于积极的心态,（一）信心是成功的秘诀拿破仑：我成功，是因为我志在必得。1.自信缔造成功之路里根曾是一个演员，但他立志要当总统。从22岁到54岁，从电视台体育播音员到好莱坞电影明星，整个青年都在娱乐圈度过，对于政坛完全陌生，所以缺乏经验是只拦路虎。但是，里根对从政充满必胜的信心，所以当机会来临时，里根决心开辟人生的信领域，终于在政坛上获得成功。,办公室实务概述,20,当然，信心毕竟只是一种自我激励的精神力量，若离开自己所具有的条件，信心也就失去了依托。大凡想有所作为的人，都必须脚踏实地，从自己的脚下他出一条远行的路来。成功者大都有“碰壁”的经历，但坚定的信心是他们能通过搜寻薄弱环节和隐藏的“门”，通过总结教训而更有效地谋求成功。,办公室实务概述,21,2.如何拥有自信设想远大前程。首先在心中描绘一副希望自己达成的成功蓝图，然后不断地强化这种印象，使它不会随着岁月流逝而消褪模糊。跨越障碍用积极的语言暗示“谁也无法阻挡我成功，我一定会爬到最高峰。”每天重复二十次,办公室实务概述,22,借助别人的鼓励，让别人肯定自己实事求是评估自己的实力树立一个积极的榜样。榜样的力量是无穷的，从自身条件出发，树立起一个曾与自己情况相似，但最终获得极大成功的榜样，来不断督促自己，对你树起信心之帆，最终达到胜利的彼岸。,办公室实务概述,23,（二）要有积极的心态,要有心怀必胜的行为让积极的行为指导你的心态多用积极的习惯用语多与乐观者在一起重视自己的健康进行积极的心里暗示,办公室实务概述,24,二、晋升必备的知识和技能,（一）知识就是力量培根“知识就是力量。”1博与精想结合2现在就是机会3刻苦认真持之以恒,办公室实务概述,25,此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦。觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。勿将今日之事拖到明日。学习时的苦痛是暂时的，未学到的痛苦是终生的。学习这件事，不是缺乏时间，而是缺乏努力。学习并不是人生的全部。但，既然连人生的一部分学习也无法征服，还能做什么呢？请享受无法回避的痛苦。,只有比别人更早、更勤奋地努力，才能尝到成功的滋味。谁也不能随随便便成功，它来自彻底的自我管理和毅力。狗一样地学，绅士一样地玩。今天不走，明天要跑。投资未来的人是忠于现实的人。时间在流逝。教育程度代表收入。即使现在，对手也不停地翻动书页。没有艰辛，便无所获。,办公室实务概述,26,（二）必备的通用知识与技能识人的能力市场营销的常识理财能力电脑操作能力外语能力汽车驾驶技术,办公室实务概述,27,(三）必备的专业知识具备专业理论知识具备专业经验掌握文员必要的能力结构表达能力：书面表达、口头表达信息处理能力：收集、整理、加工、提供活动能力：交际能力、组织管理能力、协调能力应用能力：书写能力、操作能力创造能力：预测能力、应变能力、评估能力、探寻能力、创新能力,办公室实务概述,28,三、借助上司晋升,（一）选择好的上司1.好上司的特点基本的素质：正直、聪明、灵活、自信,办公室实务概述,29,好上司