制作工资台账的思路与方法

制作工资台账的思路与方法任何单位，都会发工资，发工资就会有工资表。许多规范化的单位会有人力资源部或人事部或人事科，统称人事部门。工资是由人事部门统计并计发的，从规范化的管理角度来看，工资台账必不可少。很多软件公司都会有工资软件，通常要价不菲，从节约的角度出发，有的单位会要求人事部门人员自己记台账。如果单位的人员众多，那么台账的记录是个非常繁琐的事，工作量也大。这就需要Excel出马解决繁重的工作量。一直以来，我都有一个想法，尽量用最简便的方法解决复杂的工作难题。所以下面用最简便的方法介绍一下工资台账的制作思路与方法。一、工资台账要反映的内容：工资台账首先要能反映是人员基本信息，如姓名、性别、职务、职称等详细信息；其次，工资台账要反映当年的应发工资及其明细项目。工资台账以每个人为一张账页，那么对于一个大型的企业或单位来说，是非常庞大的一个账本，信息量相当大。二、建立工资台账的思路：1、每个人的信息都要反映，那么就以员工的姓名作为唯一的固定参数，以此参数来判定其他的信息提取依据。2、按惯例，在台账上方反映人员基本信息，在台账的下方反映当年的每月工资发放数。3、工资部份严格按工资表上的项目明细反映，并能提供合计数及应发、实发工资的月份平均数。4、要求，工资已经发到哪个月，那么台账上的工资数据就要反映到那一个月。 三、具体制作办法：1、首先需要将员工档案情况录入形成一个参数表，由于工资明细表是首要参数，故将员工档案情况取名为“员工基本情况数据库”，在sheet2中形成员工档案情况明细表。为保证用函数提取数据的方便，表的第一列定为“姓名”。如下图： 2、将最重要的数据源工资明细表，记录在sheet1，命名为“月份工资数据库”。此表包括从当年一月至制作台账日所发放工资的月份。可以将所发放的工资表拷贝过来，直接将每月的工资表粘贴进来。将表第一列定为发放工资的“所属月份”。如下图： 3、将sheet3命名为“员工工资台账”。这样，初步结构如下： 4、最重要的工作开始了，制作“员工工资台账”： （1）先确定工资台账的样式，设置好表格，如下图：（2）以姓名为唯一参数，作为提取前两个参数表中相关数据的条件。在姓名栏没有填写的情况下，所有信息栏应保持空白。 （3）从“基本信息”中的“编号”开始，直到“离职原因”，用VLOOKUP函数，从“员工基本情况数据库”中提取相关数据。例如：“出生年月”所属那一单元格的公式为：=IF(LEN($B$3)=0,VLOOKUP($B$3,员工基本情况数据库!$A:$Q,7,0)，此公式的意思为：如果B3单元格数值长度为零，即返回空值，否则，提取员工基本情况数据库表中的第7列数据。基本信息中其他各栏的公式与此公式相似，只是提取数据的列数不同而已。（4）“工资信息”部份，“已发工资月数”取值采用两种方法，一是可采用人工判定，即根据下面表中的月份判定；二是可以根据台账时间判定。因为台账时间一般为月末，表示当月工资已发放，所以“已发工资月数”的公式为：=IF(LEN(M23)=0,MONTH(M23)，此公式的含义是：以“台账时间”的月份为取值数。即：如果台账时间为8月31日，已发工资月数就为8。 “月平均应发工资”的公式为：=IF(LEN(C7)=0,B22/C7)，“月平均实发工资”的公式相近：=IF(LEN(C7)=0,O22/C7)，这两个公式的意思就不用解释了。（5）下面进入最主要的工作，按规定的项目提取工资表相关数据进入分月工资表中的各个栏次，具体会用到数组公式函数SUMPRODUCT。例如：一月份“基础工资”的公式为：=SUMPRODUCT(MONTH(月份工资数据库!$A$2:$A$10000)=$A10)*($B$3=月份工资数据库!$B$2:$B$10000)*(月份工资数据库!$F$2:$F$10000)其他各月的各明细工资组成项目的取值均采用与上面相似的公式。 （6）用SUM函数编辑每个月的“应发工资”、“扣款合计”、“实发工资”以及“合计”栏的公式，公式的编辑方式