海运集团档案管理规定

海运集团档案管理规定第一章 总则第一条 为加强集团档案工作，促进档案工作为集团各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和有关法律、法规，制定本规定。第二条 集团档案指各公司、部门在各历史时期的各项活动中形成的档案，包括纸质、电子、照片、磁性载体、实物等，它们是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。第三条 集团档案管理坚持集中统一原则，档案的所有权归集团，集团档案的主管部门是集团行政部。第二章 管理体制和职能第四条 集团档案管理实行二级负责制。其中：一级管理是指集团行政部的统筹管理；二级管理是指各公司各部门的档案资料管理。集团所属各公司总经理对本公司档案管理工作的第一责任人，并指定专人负责档案管理。第五条 集团行政部档案管理监督工作应当履行下列职能： （一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，统一规章制度。由集团行政部制定档案管理制度，报集团批准后下发各公司各部门执行，以实现档案工作制度化、规范化、程序化管理；（二）统筹规划并负责监督集团档案的收集、整理、保管、统计、提供利用和到期销毁；（三）监督集团所属各公司、各部门的日常档案管理工作。第三章 档案整理归档和移交第六条 档案整理和立卷办法（一）分类和整理方法：1、业务档案以单航次、单船、单票、单宗为一卷归档，根据业务发展时间随时立卷整卷，待航次、单船结束后封卷；2、人事、财务、行政、工商等档案以年为单位或按分类要求整理；3、涉及业务纠纷、应收款、法律诉讼的业务文档要在卷宗封皮及目录明细中进行特别说明，单独立档。（二）立卷：根据不同价值的业务确定保管期限。1、行政、工商档案为永久性归档；2、员工离职后，经集团总经理、董事长签批后其人事档案原件可以转出、封存或永久保留，员工登记表（复印纸质文件和电子版）等重要人事档案本集团永久保留；3、财务档案按照会计法及财政部会计档案管理规定存档及处理；4、业务档案在该合同期限结束后保留五年，无业务纠纷、应收款、法律诉讼等情况，可以按本规定中的相关条款销毁。（三）工商档案整理方法：1、集团所属公司工商档案由集团行政部统一保管，集团所属公司的工商档案由各公司行政或行使行政职能的部门或人员统一管理，档案应包括纸质版和电子版两种，纸质版以公司为单位立卷，电子版按年份和公司分别立卷归档，便于查询；2、集团所属各公司的注册成立、变更、注销、年检工作由集团行政部办理，集团所属各公司的注册成立、变更、注销、年检工作由各公司行政或行使行政职能的部门或人员办理，在各公司办理过程中，集团行政部应全力配合；3、集团各公司的变更、注销和成立新公司需要经集团相关副总、集团总经理和董事长批准后方可办理并报集团行政部备案；4、集团所属各公司在证件变更或办理完毕后，应第一时间将变更或办理完毕后的证件扫描件发集团行政部备案；（四）固定资产档案管理办法：1、集团所属固定资产的定期盘点由集团行政部完成，并及时更新固定资产明细表；2、集团所属各公司的固定资产指定专人盘点，并定期将固定资产明细报集团行政部备案；3、涉及购置、报废重要资产的档案资料要一并存档保管妥当，并将此档案资料的复印件或扫描件报集团行政部备案。第七条 集团所属各公司、各部门负责归档文件材料的收集和整理，每月底通过邮件发送电子版档案目录明细到集团行政部邮箱，以便集团查询。第八条 归档要求：1、齐全、完整。照片(包括底片)、录音、录像带等须配有详细的文字说明；2、系统整理。能准确地反映各项活动的真实内容和历史过程；3、原件(定稿)。具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿；4、易于长久保存。图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备；5、符合国家标准科学技术管理案卷构成的一般要求和文书档案案卷格式的要求；6、电子文件应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；第九条 归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式三份，交接双方在有第三人监交的情况下按清单交点清楚，三方签字，各留份，以备查考。第十条 工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时送交本部门指定文档保管人员立卷。其中，集团各位领导外出参观学习、考察和参加各种会议的资料应在外出3天内递交集团行政部保管。第十一条 人事部门按档案管理规范保管员工人事档案。第十二条 各公司歇业、撤销、清算等，各公司应将所有档案材料整理好以备移交。在歇业、撤销、清算结束前办理全部档案移交，财务档案由集团财务部负责接交，人事档案由集团人力资源部负责接交，其它档案由集团行政部负责接交。清算组可根据清算需要向档案接交部门借用。第四章 档案的查询和借阅第十三条档案查阅、复印必须进行登记，员工确因工作需要外借档案，须办理借用手续，经各公司总经理批准、档案管理人员核准后，方可借出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得调换、涂改、污损、划线等，借阅人对所借档案不得遗失并负有保管责任（包括经济和法律责任）。第五章 档案的鉴定和销毁第十四条档案的鉴定和销毁由各公司和集团行政部对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，经各公司、各部门经理同意报集团总经理审批后，在由除档案管理负责人员以外的其他两人在场监销方可销毁，同时在销毁清单上签字。 第十五条 特殊档案的销毁涉及业务纠纷、应收款、法律诉讼的特殊业务档案的销毁要经过集团各位副总审批，报集团总经理和董事长签批同意后，方可按正常销毁方式销毁。第十六条违规处理存在下列行为之一，根据情节轻重予以-元罚款：（一）毁损、丢失或擅自销毁公司档案；（二）未经规定程序批准擅自