工程物资采购管理办法

工程物资采购管理办法 1、总则 分公司工程物资管理采用“统一归口、一级管理”，归口管理单位为经营采购部。 2、目的 规范工程物资采购从计划到结算等环节的工作；明确职责和工作流程；有效控制项目材料采购成本。 3、适用范围 本办法适用于分公司下设各项目部的工程物资的采购和监督管理（固定资产、办公物品采购除外）。 4、职责分工 4.1、分公司所属项目部项目经理为工程物资采购管理第一责任人。经营采购部所有采购合同、评审及供应商的选定必须经过项目部项目经理审核、签字确认。 4.2、经营采购部是工程物资采购管理的归口管理部门。负责工程物资采购管理的具体工作。 4.3、分公司所属项目部是工程物资的使用单位，负责提出采购计划、工程物资的验收检验、试用期间的管理、工程物资入、出库管理。 5、材料采购方式 经营采购部对大宗材料（包括原材料如钢材、水泥、商品砼、沥青砼、钢绞线、雨污水管材、路边石、人行道板、大批量地材，耐火材料，防水材料，电缆、桥架，管材、门窗，桩材，装饰材料等）采购实行竞价招标。二、三类材料的采购，由经营采购部统一定价，专职工程师提出材料预算经项目经理审批，由各项目部自行采购。 6、材料现场管理方式 材料到达施工现场，由现场材料员到场进行实物验收和交接，需复检的材料，做好待检标识工作，项目部取样员负责取样、送检，检验合格后按程序文件要求进行材料标识管理，并做好入库登记手续，并建立现场材料台帐。 商品混凝土由现场专职工程师签收小票，根据图纸计算混凝土体积对小票总用量进行核实，并提出混凝土用量清单。每次混凝土浇筑完毕后将小票交现场材料员收存，由材料员办理入库、出库、台帐登记及商品混凝土结算手续。 1 工程物资的计划必须通过专职工程师审核，分包单位必须执经过专职工程师确认的材料计划单报送现场材料员，现场材料员根据规定报经营采购部招标采购或自行采购，同时现场材料员要做好工程材料的入、出库手续，并在现场材料台帐上登记。 每月10日后，现场材料员与领料施工单位进行材料核对，核对后将各单位材料领用量电子台账与入、出库原始单据于15日前报财务部，财务部核对数据并在电子台账上输入发票号、凭证号后，于20日前报送经营采购部，作为施工单位结算依据。 工程竣工后材料员应和经营采购部做工程全部工程物资清理工作。 7、工程物资采购程序 7.1、对供应商的评定 7.1.1、经营采购部应组织有关人员按照供应商选择、评价和重新评价的准则进行供应 商评价工作； 7.1.2、经营采购部根据工程需要，按供应商选择、评价的准则对供应商进行考察评价， 将有关资料填入物资供应商评定表，并保存； 7.1.3、经营采购部组织成立供应商评价小组，对物资供应商进行综合比较评价，确定 合格供应商，填写、保存合格供应商名录； 7.1.4、对已发生供货的合格供应商，根据其历次履约状况及持续保证能力定期进行重 新评价； 7.1.5、周转材料（除劳防用品外）、低值易耗品等零星材料的采购，可不做供应商的 评定； 7.2、材料预算 7.2.1、专职工程师提供材料预算，提交材料预算应充分考虑材料的供货周期。材料预 算应以单位工程或单项工程为单元，明确需采购材料的名称、规格、型号、数量、使 用部位和供货时间、供货地点等要求（详见附表）。专业负责人（或区域负责人）对 专职工程师的材料预算进行审核。经项目经理批准购买后，报经营采购部。 7.2.2、材料预算报送要求有项目经理确认的书面预算一份，电子版一份。 7.3、采购招标 7.3.1、经营采购部收到材料预算后，选择可靠的材料供应商并发出材料招标文件，在3 5个工作日内完成采购招标工作。 7.3.2、由项目经理、项目技术负责人、经营采购部组成的评标委员会完成标书评审工 作；确定中标单位（项目经理有最终决定权）。物资采购评审及呈批表及相关资料由 2 经营采购部存查。 7.3.3、合同拟定，由经营采购部进行集中招标采购的工程材料，由经营采购部根据材 料预算的要求，拟定材料采购合同。 7.3.4、由项目经理和材料供应商签订采购合同。 （1）工程物资采购合同条款应包括的主要内容： 物资的名称、品种、规格和质量（产地、生产厂家、牌号或商标、材质）；物资的技术标准（质量要求、技术或质量文件及份数、标识、质量保证条款），送货时间及地点、验收方式，价格及付款条件；对于有环境、安全要求的物资，应符合国家相关法律法规规定；物资的数量及其合理损耗的计量单位、计量方法；物资的包装标准和包装物的供应与回收（所供货物必须由供应商妥善包装，任何因供应商包装不善而造成的损失由供应商负担）。 （2）物资采购合同应以项目承揽合同相关条件为基础，在相关内容中不得有抵触或遗漏，并体现公司管理体系的要求； （3）物资采购合同的销售人员必须具有公司法定代表人的授权委托书。签订采购合同时要签订廉政协议； （4）采购资料填写要字迹清晰、内容准确、完整，并及时整理、归档。 7.4、工程物资接收 7.4.1、合同签订后，由经营采购部将工程物资采购合同复印件发项目经理部，现场材 料员以工程物资采购合同为依据对工程物资进行接收。 7.4.2、到场工程物资接收，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不 能接收）；做好入库、出库手续及初步检验工作。供应材料数量、型号等如有出入， 应及时向经营采购部反映，未经允许不得擅自接收。 7.4.3、运到加工、制作厂的材料由加工、制作厂有关人员接收，并由项目部材料员或 项目部委派的监造人员进行确认，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的 材料不能接收）；供应材料数量、型号等有出入，应及时向现场材料员报告，未经允 许不得擅自接收。 7.5、材料结算 7.5.1、对供应商供应的工程物资结算。以现场材料员的签收的送货清单为依据，由经 营采购部负责结算，财务部按合同办理付款手续。 7.5.2、对分包商领用的工程物资结算。由现场材料员与分包商进行材料核对。 3 7.5.3对供应商的材料结算数量与对分包方的材料结算数量应 一致，项目部临时设施所 采用的材料直接计入项目成本。 8、材料采购监督检查 项目部以现场抽查和宏观监控检查为手段，如实填写物资采购监督检查表。每半年一次反馈到经营采购部，达到有效控制。 9、附则 9.1、本办法由分公司经营采购部起草并解释。 9.2、本办法自发布之日起实施。 10、附件 附件一、物资采购管理工作流程 附件二、物资采购计划单（样表） 附件三、物资采购呈批表 附件四、物资供应商评定表（样表） 附件五、新增物资采购供应商申请表 附件六、物资采购监督检查表（样表） 附件七、安全物资验收记录表（样表） 附件七、供货商材料款支付申请表（样表） 4 附件一 材料采购管理工作流程 归口管理部门 经营采购部 流程名称 材料采购管理流程 2 层 次 任务概要 物资采购管理 单位 项目部 经营采购部 财务部 供应商 项目经理 专职工程师 现场材料员 D E A B C F 节点 1 开始 合格供应商名 2 材料预算 审批 录发布 3 供应商选择 4 审批 材料招标 5 组织评标委员 6 会评标 7 签订采购合同 提供材料 合同管理 材料接收 8 进货跟踪 材料 不合格 不合格 9 检验 材料处置 合格 标识、记录 办理结算 10 材料防护 11 材料交付使用 材料用量控制 确认 评定 供应商评价 审核 12 供应商复评 13 结算 14 审批 付款 15 结束 16 5 物资采购管理工作流程说明 A 2项目经理审批采购预算； A 4项目经理确定参加投标供应商（原则上不少于3家）； A12项目经理评定、确认供应商评价； A14项目经理审批供应商结算； B 2专职工程师提出材料采购预算； B 9专职工程师负责采购物资的材料检验； B11专职工程师负责审定分包商材料用量计划，开具领料单；负责材料用量控制； B12专职工程师负责参加评定供应商； C 8现场材料员负责对材料进行验收、清点，登记现场材料台帐，办理入库手续， 并同步接受材料合格证书。 C10现场材料员负责作材料的标识，并做好材料防护； C11现场材料员负责按专职工程师出具的领料单分发材料，并办理出库手续，记入 现场材料台帐； C13现场材料员负责对供应商进行评价。 D 2经营采购部发布合格供应商名录； D 3经营采购部协助项目经理选择参加投标的合格供应商； D 5经营采购部 向选定的合格供应商发招标文件； D 6经营采购部组织评标委员会（评标委员会由工管部、项目经理、专职工程师、 财务部和经营采购部的成员组成）评审供应商投标文件，确定中标供应商； D 7经营采购部组织项目经理、中标供应商签订采购合同； D 8经营采购部负责采购合同的管理和材料进货情况跟踪； D 9经营采购部负责不合格材料的处置； D13经营采购部负责供应商复评； D14经营采购部负责给供应商办理最终结算，并报项目经理确认； E12财务部负责审核供应商结算，并交经营采购部办理最终结算； E15财务部负责支付供应商结算款； F 7供应商提供合同约定材料； F10供应商办理供料结算手续。 6 附件二 物 资 采 购 计 划 单 项目名称： NO： 序 号 物 资 名 称 规 格 型 号 材 质 计量单位 采 购 量 到货时间 其它需说明事项 编制： 审核： 批准： 批准时间：7 物 资 采 购 呈 批 表 附件三 NO. 使用单位 申请人及申请 工程名称 时间 工程材料( )周转材料( )施工机具( )机械配件( )批量行政备品( )安全物资( ) 物资类别 预算或计划 物资品名 （可附后） 编号 一、招标或询价采购（ ） 二、协议零星采购（ ） 采购方式 序公司 材料 总价 是否合格 规格 数量 单价 付款条件 号 名称 类别 （元） 供应商 1 2 一 3 招标 招标或询价结果： （相关招标、询价详细信息可附后） (询价) 采购 工作组参加人员：（签名） 工作组组长：（签名） 年 月 日 序是否 单位名称 性质 总价（元） 号 合格供应商 二 协议 1 零星 2 采购 3 部门主管 审核意见 合同会签 公司领导 审批 年 月 日 注:表中“物资类别”、“采购方式”需打“”选择相应的选项。 8 物资采购供应商评审表附件四 单位名称（盖章）: 生产许可证 营业执照 纳入 序联系供应商名法人 联系质保 履约 服务 评价 名录产品类型 生产厂家 价格 评价单位 有效 号 电话 称 代表 人 能力 能力 质量 结果 许可证号 有效期 注册号 时间 期 审核人： 填表人： 时间： 年 月 日 注 1、随表需同时附物资供应商有效见证资料复印件； 2、本物资供应商评价记录各单位要存档。 3、安全物资和有特殊要求的物资供应商的评定，须填写“生产厂家”及“生产许可证号和有效期”； 4、生产型供应商需同时提供生产许可证和营业执照。 5、若产品类型不在本表“产品类型”的下拉菜单中，可自行列示。 6、表中“产品类型”“纳入名录时间”“质保能力”“履约能力”“服务质量”“价格”“评价结果”通过点击空白表格，从右侧的下拉菜单中选择适当的 选项 9 附件五 新增物资采购供应商申请表 申请单位 申请单位 主管领导 申请人 工程项目名称 申请时间 本次新增原因（打勾，可多选） 新材料新工艺 新施工地址 价格更低 质量更优 付款更优 其它（简述） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） 供应商信息 供应商名称 主营范围 注册资金 公司地址 拟采购 联系人 产品名称 联系电话 应用业绩 （可附相关资料） 审核意见 审核人： 年 月 日 经营部审批 审批人： 年 月 日 10 附件六 现场物资管理监督检查表 NO： 工程名称 项目负责人 （签名） 单位名称 检查时间 年 月 日 参 检 人 （签名） 1 管理制度： 管执 管理 理 职 证 2 体系 人责 情 员 况 检查 其它: 3 1 材料验收入库记录 有( ) 无 ( ) 2 不合格品记录 3 材料发放记录 有( ) 无 ( ) 现场 4 产品标识 良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( ) 物资 5 状态标识 良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( ) 使用 6 物资搬运 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 管理 检查 7 物资贮存 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 8 物资保管 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 其它： 有( ) 无 ( ) 1 书面验证资料台账 安全 有( ) 无 ( ) 2 实物验收记录 物资 有( ) 无 ( ) 3 使用及发放记录 管理 其它： 6 检查 管理 反馈 （本栏由反馈单位有关人员和检查人同时填写） 11 附件七 安