汉语教师志愿者办理手续须知(20160520)-新

汉语教师志愿者办理手续须知 为便于汉语教师志愿者（以下简称“志愿者”）办理赴任、在任、留任、离任等手续，孔子学院总部/国家汉办（以下简称“汉办”）志愿者工作处制定了汉语教师志愿者办理手续须知。此须知主要适用于普通志愿者和孔院志愿者，不包括海外志愿者和纳入志愿者。一、赴任阶段向项目官员提交赴任信息表、银行卡扫描件并上传志愿者管理系统等赴任材料根据岗位要求办理签证，按要求购买保险培训前自行办理个人因私护照,培训中统一办理银行卡，体检与选派单位签署汉语教师志愿者出国任教协议书及乙方亲属担保协议书并上传志愿者管理系统赴任订购机票，确认津贴到账 1.办理护照请志愿者在参加培训前到户口所在地公安部门办理因私普通护照。2.办理银行卡志愿者在培训期间，我办委托中国银行工作人员前往培训点为大家统一办理中国银行借记卡，志愿者需要提前准备身份证复印件（正反面在一页纸上）。如果未能在培训点办理银行卡的，请自行办理中国银行借记卡，账户名须为志愿者本人，开通美元和赴任国币种，办卡时切记向银行询问并记录联行号（汇款时必须提供准确联行号）。如办卡后丢失的，请自行到中国银行办理补卡业务。任教期间如变更账户信息，请及时将更新的账户信息及扫描件发给汉办志愿者工作处项目官员。3.体检新任志愿者原则上在培训期间由培训单位统一组织到出入境检验检疫局体检，办理国际旅行健康检查证明书，根据要求接种相应疫苗。个别项目根据签证需要到指定医疗机构体检（如西班牙、澳大利亚等国）。4.办理签证原则上签证由志愿者自行办理，个别集中赴任的志愿者项目由汉办、所属教育厅或部属高校集中办理。志愿者本人需根据要求准备签证申请材料，向赴任国驻中国使领馆提交签证申请。汉办可根据签证需要协助提供英文派遣函等材料。5.提交赴任材料提交方式为登录志愿者项目在线管理平台（以下简称“志愿者系统平台”，填写赴任信息，点击提交后自行下载Excel表，与签证页、中国银行借记卡扫描件（必须按在线系统要求格式提供）发给汉办项目官员（3人以上的志愿者团队建议选出1名组长，由组长汇总到一个excel表和文件夹后提交）。6.机票订购志愿者获得签证后与赴任机构商定赴任及离任时间，在项目官员指导下自行订购机票。（1）机票费用由志愿者垫付机票费用，留存好机票原件、发票、行程单和登机牌，待任期结束后回国报销。（2）订票原则最捷径路线经济舱联程机票，国际国内段行程须在同一行程单及发票中；从出发地到任教城市，国内和国际中转时间不得超过24小时。如不符合订票原则的机票，超额部分由个人自行承担。报销旅费包括从出发地到赴任国城市往返经济舱机票、火车硬卧车厢票和轮船三等舱。（3）订票流程赴任机票：请提前2周提交赴任材料票务老师协助指导订票志愿者及时支付机票款出票留存机票原件、发票（发票抬头开“志愿者本人姓名”）、行程单和登机牌任期结束后回国报销。回国机票：志愿者按标准在国外自行购买留存机票原件、发票、行程单和登机牌任期结束后回国报销。7.购买保险为进一步保障志愿者权益，汉办要求志愿者在赴任前必须购买人身意外伤害保险，并在项目官员指导下完成。当志愿者在境外突发意外伤害及急性病等紧急状况，可得到全球范围内的紧急救援，事后相关费用能获得相应报销或赔付。（1）保险方案内容：急性病身故保险金额30万元意外身故保险金额30万元意外残疾险金额30万元民航班机意外身故保险金额60万元民航班机意外残疾险金额60万元列车、轮船意外身故保险金额60万元列车、轮船意外残疾险金额60万元公共汽车、班车意外身故保险金额60万元公共汽车、班车意外残疾险金额60万元紧急门诊、住院医疗费用补偿保险金额60万元国家范围：包含全球战乱国家责任范围：包含战争、军事冲突、暴乱或武装叛乱导致的风险责任保险费用：1280元/年/人（2）投保流程经培训合格并确定派出的志愿者，请提前2周购买保险，例如：登陆中国人民人寿保险公司保险网站购买保险保险公司发送保险告知书（含保险系统用户名和密码）到志愿者邮箱志愿者登陆保险系统下载电子保单登陆志愿者系统平台上传电子保单。保险公司可为志愿者办理签证保险，如果签证办理失败，可凭盖有使馆章印的护照扫描页申请退回全额保费。（3）保险生效时间志愿者可提前购买保险，投保后有90天的保险延长期，保险实际生效时间以出境时间起算。志愿者申请理赔时提供出入境记录即可。（4）保险续保注意！志愿者须牢记保险生效时间，如任期内保险到期，应及时登录保险网站办理续保手续。未能按时续保的志愿者，将无法办理离任、留任或转岗等手续。（5）保费结算志愿者赴任前购买保险，无需留存保险发票，待志愿者回国结算时，汉办会委托中国人民人寿保险公司把保险发票寄至汉办，志愿者保险费用与津贴、机票费用一并核算报销。（6）境外医疗保险志愿者赴任期间境外医疗保险通常由外方提供；个别任教机构无法提供，可向汉办提出申请，审批通过后由汉办提供，属于该情况的志愿者需办理境外医疗保险预领、结算手续（详见附件1）。8.预领津贴汉办收齐志愿者赴任材料后，将为志愿者办理预领部分生活津贴、一次性派遣补助、安家费手续。剩余津贴、机票费用及保险费用回国后一并结算；在任期间如有特殊情况（如银行卡丢失、财物被盗、本人患有重大疾病等不可抗力的因素），可申请第二次津贴预领，但须由任教机构出具证明。9.签署协议志愿者赴任前须与选派单位（所属省教育厅或高校）签署汉语教师志愿者出国任教协议书（包括乙方亲属担保协议书），并上传志愿者系统平台。10. 确认手续办理进度 志愿者须在赴任前不少于5个工作日向汉办项目官员提交赴任前手续办理清单（电子版。格式见附件2），确认每一项手续是否办理完毕，如有问题，请和项目官员联系。11. 确认上传材料志愿者赴任前须确认赴任信息所有栏目为准确信息，如有变更事项，请更新并完成提交。确认协议、保单和签证扫描件等材料已上传，否则无法进行在岗阶段的系统操作。二、在岗阶段1.在岗信息统计表志愿者须于到岗一个月内登陆志愿者系统平台，填写在岗登记表并保存，在岗期间如有变更事项，请随时更新。请务必于在线提交离任申请前更新为最终状态。2.房租志愿者住宿通常由任教机构提供；如个别任教机构无法提供，经商定向汉办提出申请，由汉办提供相应补贴，属于该情况的志愿者需办理房租预领、结算手续（详见附件3）。3.请假志愿者任期内不得擅自离岗回国或去第三国，如有特殊情况，须登陆志愿者系统平台提交请假申请表，下载后打印出来，附上相关证明材料，按规定经相关机构批准后方可回国或去第三国。因私回国或去第三国期间津贴停发；因公回国或去第三国时间在15日以内（含15日）的发给当月生活津贴，且结算时须提交经批准的请假申请书。4.留任/转岗申请（1）申请条件“同国转岗”是申请在同一个国家转换岗位，按程序批准后方可转岗；“异国转岗”是申请在不同国家转换岗位。需要满足以下条件：一是申请的岗位出现了空缺，二是孔院中方合作院校推荐本校回国志愿者，三是不影响现任期和新任期工作。申请按程序批准后转岗。其余想报其他岗位的志愿者一律在任期结束回国后按照招募通知重新申请（须由志愿者本人与国内选派单位确认能够推荐）。（2）申请流程申请留任和同国转岗的志愿者应在任期结束前3个月登陆志愿者系统平台，填写并提交汉语教师志愿者留任/转岗申请表，打印、签字后附上汉语教师志愿者履职考评表，按顺序提交给任教机构或任教国教育主管部门所属教育厅/部属高校或选派单位驻外使领馆/汉办代表处或管理教师审核经上述机构签署意见后报汉办审批。申请异国转岗的志愿者登陆系统填写并提交汉语教师志愿者留任/转岗申请表打印、签字后附上汉语教师志愿者履职考评表提交所属教育厅/部属高校或选派单位经审核后报汉办汉办视情况安排选拔、培训或直接派出。（3）赴任要求留任志愿者回国期间自行到出入境检验检疫局体检，办理国际旅行健康检查证明书，根据要求接种相应疫苗，将国际旅行健康检查证明书扫描后通过邮件发给汉办项目官员。转岗志愿者根据新岗位要求进行体检。不回国的志愿者应于下一任期开始前，在派往国指定医疗机构进行体检，由驻外使领馆或管理教师、孔子学院（课堂）审核体检结果并报汉办备案。经批准留任或转岗的志愿者须完成上一任期结算手续，并于下一任期赴任前按照“第一条第5项”要求提交材料办理相关手续(注意：项目官员收到新任期赴任信息表和账户扫描件后方可办理新任期津贴预领等相关手续)，其他程序与新赴任志愿者相同。三、离任阶段（含已批准留任或转岗的志愿者）1.离任申请志愿者根据离任日期，登陆志愿者系统平台填写并提交离任申请，根据离任类别选择正常离任、提前离任或延期离任。打印、签字后按顺序提交给任教机构或任教国教育主管部门、驻外使领馆/汉办代表处或管理教师。志愿者任教时间根据任教机构教学任务制定，不得擅自更改任期或因私提前离任。如擅自更改任期、因私提前离任且情节严重的，将记入个人档案，并不再派出。2.提前离任申请志愿者一个任期通常为10-12个月，志愿者因个人原因申请提前离任的，须提交该任期所有离任材料，并附上提前离任申请报告及证明材料，经相关机构批准后报汉办审批，经汉办审批通过后方可提前离任。因教学安排或其他客观原因导致志愿者任期不足但超过6个月的，则不算志愿者提前离任。任期不足6个月的，都按提前离任情况处理。3. 延期离任申请在志愿者原定教学工作期满后，如任教机构希望志愿者延期离任的，经任教机构与志愿者协商一致，由任教机构出具推荐函，与志愿者填写的汉语教师志愿者留任/转岗申请表提前3个月报汉办审批，汉办审批通过后方可延期。通常一个任期的延期时间不超过6个月。4.离任材料志愿者离任时须通过在线系统“离任阶段”的“离任资料”栏目提交汉语教师志愿者履职考评表（扫描件压缩包）、光荣岁月征文word版（建议上传时压缩照片，发送给项目官员的照片用原图）、案例分析、给下一任志愿者的信、汉语教师志愿者任期证明（盖章扫描件）及其他要求的材料（格式见附件4），同时将以上离任材料电子版压缩后发送给汉办项目官员（及管理教师）。5.回国机票（1）志愿者任期结束后7天内必须回国，不得在赴任国逗留，或到其他城市、其他国家旅游。如因特殊情况不能按期回国，需提交书面申请，并征得汉办同意。否则，回国机票不予报销，由此造成的一切后果自负；（2）志愿者自行从国外购买回国机票，回国后凭有效票据（机票发票、登机牌和行程单）报销，可购买从任教城市到国内（家庭或院校所在地）的最捷径路线经济舱联程机票，国际国内段行程须在同一行程单及发票中，原则上，中转时间不得超过24小时。如有特殊情况的，需要征得汉办项目官员批准后方可购买；（3）中转途中食宿、市内交通和绕行超出最捷径路线标准的国际交通费等费用由志愿者个人承担；（4）如预订机票款超过常规额度，志愿者需征得汉办项目官员同意后才能购买；（5）如往返机票比单程机票便宜，志愿者可在征得汉办项目官员同意后购买往返机票，并请任教机构或中国驻当地使领馆出具证明材料方可报销。6.津贴结算志愿者应于回国1个月内将结算类材料（包括汉语教师志愿者任期证明盖章纸质版原件、机票发票原件、电子行程单、登机牌原件）和考核类材料（包括汉语教师志愿者履职考评表盖章纸质版）送到汉办志愿者工作处（每周二、四下午2:00-5：00），或自费邮寄（尽量选择邮政EMS）给项目官员，有的集中项目由管理教师（队长、组长）汇总后提交。（注意事项详见附件5）汉办项目官员收齐每位志愿者的离任和结算材料,并确认在线离任材料按要求提交齐全后，将为志愿者办理津贴结算手续,剩余生活津贴、保险费和机票款将拨付到志愿者的中国银行账户内（材料齐全后通常需要1-2个月）。如有志愿者因银行卡丢失等原因需要更换账户，请于结算前向项目官员提供新更改账户信息及银行卡扫描件。志愿者因实际任期工作时间不足，导致预领津贴超过应发数额的，须在收到退款通知一个月内退还津贴多领部分。如超过一个月仍不退款，或恶意欠款的志愿者，汉办将通过法律途径追回欠款并追究法律责任。回国3个月内不提交离任材料的，视为自动放弃津贴结算及机票等报销费用，汉办不再办理相关结算。7.优秀志愿者评选根据我办志愿者管理相关规定，如果一年派往1个国家的志愿者数量超过10人，可按照不超过10%（艰苦地区不超过15%）的比例评选优秀志愿者。优秀志愿者候选人要求在任教期间未发生任何违反中外法律法规、违反汉办和任教机构的规章制度的行为，工作积极主动、乐于奉献、具有突出贡献。符合条件者可填写优秀汉语教师志愿者申请表，提交给任教机构，任教机构出具意见后提交到中国驻外使领馆/汉办代表处或管理教师审核，如有条件，可组织志愿者用投票等方式进行评选，并进行公示，推荐人选将报汉办审批并最终确定人选。8.荣誉证书 汉办将为每位圆满完成志愿服务工作的志愿者颁发汉语教师志愿者荣誉证书，为优秀志愿者颁发优秀汉语教师志愿者荣誉证书，如需邮寄请填写EMS快递单，与离任材料一起寄至汉办。因私提前离任或年度考核不合格的志