办公自动化_2.ppt

,UESTC,1,演示文稿PowerPoint基础,电子表格软件Excel基础,文字处理软件WORD基础,第七章办公自动化-OFFICE,UESTC,2,7.1文字处理软件Word基础,1.Word2003的工作环境2.WORD基本操作3.WORD的排版4.文档格式的复制和套用5.Word表格处理6.图文混排,UESTC,3,1.Word2003的工作环境,UESTC,4,WORD2003的视图WORD文档的显示方式普通视图不能绘图和显示页眉页脚页面视图主要编辑视图大纲视图标题分级显示WEB版式视图浏览联机文档或制作Web页文档结构图独立窗格，能够显示文档的标题列表工具栏的订制视图/工具栏/自定义,示例,UESTC,5,2.WORD基本操作,1.打开文档2关闭文档3新建文档4.保存文档自动保存：【工具】/【选项】/【自动保存时间间隔】5.输入文本A.输入汉字:Ctrl+Space关闭或启动中文输入法,Ctrl+Shift选择输入法B.输入标点符号:Shift+按键输上档符号C.特殊符号的输入：【插入】/【符号】D.更改大小写:句首英文单词首字母自动大写,UESTC,6,6.文本的选定英文单词：双击一段文本：鼠标拖动、Ctrl+A选定整篇文档。7.设置文本格式【格式】/【字体】【格式】/【首字下沉】8.文本的移动、复制和删除剪切：Ctrl+X或【编辑】/【剪切】复制：Ctrl+C或【编辑】/【复制】粘贴：Ctrl+V或【编辑】/【粘贴】,UESTC,7,9.文本的查找与替换文本的内容和格式：【编辑】/【查找】10.撤销与恢复撤销：Ctrl+Z恢复：Ctrl+Y11.保护文档用户希望对文档的格式进行限制：【工具】/【保护文档】/格式限制用户希望对文档的编辑类型限制:【工具】/【保护文档】/编辑限制/“批注”或者“未作任何更改(只读)”密码保护：【工具】/【选项】/【安全性】,UESTC,8,3.WORD的排版,1.页面设置页边距、纸张、版式、文档网络2.设置页眉页脚可以将页码、日期、文章标题和书名等打印在文档每页的顶部或者底部【视图】/【页眉和页脚】奇偶页不同/首页不同3.添加边框和底纹【格式】/【边框和底纹】,UESTC,9,4.设置段落格式游标：利用标尺上左右两端的上、下三角形游标拖动到所需的缩进量位置，注意上、下三角形游标的控制范围设置段落缩进A.首行缩进指段落首行行缩进两个字符，标明新段落开始B.悬挂缩进指首行的起始位置不变，其余各行缩进一定的距离设置段落和行的间距,UESTC,10,首行缩进效果,悬挂缩进效果,UESTC,11,5.项目符号和编号项目符号是指放在列表中的项目之前，用以添加强调效果的点或其他符号。项目编号则是放在列表中的项目之前，用以标记当前项目序号的数字。用户也可以在文本的原有行中添加项目符号或者编号。6.打印设置与打印打印预览的重要性双面打印：【文件】/【打印】/选中“手动双面打印”复选框,UESTC,12,4.文档格式的复制和套用,1.样式和格式样式是指字体、字号和缩进等格式设置特性的组合。,查看样式：【格式】/【样式和格式】/【格式窗格】创建样式：【格式】/【样式和格式】/【格式窗格】/【新样式】修改样式/删除样式：右键单击列表框中的样式,UESTC,13,2.格式刷:复制文本区域中的格式使用常用工具栏中的“格式刷”按钮可以将文档中某一部分文档格式复制到其他位置的文本或段落中，大大提高排版效率。格式刷也可以连续使用某文本区域的格式，具体操作步骤如下：1).选中源文本区域。2).左键双击常用工具栏中的“格式刷”按钮3).连续选中目标文本区要取消格式刷的连续使用有以下两种方法1).左键单击工具栏中的“格式刷”按钮。2).按Esc键。,UESTC,14,5.Word表格处理,1.创建表格A.使用“插入表格”按钮创建B.使用菜单创建C.手动绘制2.插入斜线表头将光标移动到表头位置表格/绘制斜线表头5种表头样式确定表头字体大小和标题3.向表格中添加文本和数据选定单元格,UESTC,15,4.编辑表格A.拆分和合并单元格B.拆分表格(将表格拆分成上下两半)C.重新调整行列宽度D.添加行和列5.表格中的数据计算和排序具体操作步骤如下：1).移动光标到放置计算结果的单元格2).【表格】/【公式】3).“公式”文本框中输“=SUM(LEFT)/4”，表示对公式所在单元格左边的所有数值单元格求和后再求平均值,UESTC,16,6.格式化表格A.自动套用格式：表格/表格自动套用格式,套用“彩色型1”格式,表格/表格自动套用格式,UESTC,17,1.插入图片2.格式化图片启动图片工具栏：颜色-自动、灰度、黑白和冲蚀（水印效果）3.插入艺术字4.插入文本框,6.图文混排,启动“图片”工具栏,文字环绕按钮,UESTC,18,4.添加题注题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上.添加题注的具体步骤：1).选中即将添加题注的图片2).【插入】/【引用】/【题注】/【新建标签】,UESTC,19,5.图形的绘制与编辑选定图形:点选、shift+点选、虚线框选调整图形大小：1).按住Shift键，再拖动四个角上的控点,可以锁定图形的长宽比例。2).按住Ctrl键不放，再拖动任意控点，以图形的中心作为对称方式对图形进行缩放。3).鼠标右键设计图片格式，修改图片比例。组合图形旋转图形,UESTC,20,6.公式的编辑调出公式编辑器单击菜单“插入”“对象”，在“新建”选项卡中选中“Microsoft公式3.0”。使用公式编辑器,UESTC,21,7.图文混排图文混排的方式嵌入型方式：图片在文档中与文字一样占有固定位置环绕方式：图片在文档中将随着文字的移动而移动；层次方式：即图片浮于文字上方或文字下方。,UESTC,22,7.2电子表格软件Excel基础,1.Excel概述2.Excel的基本操作3.Excel工作表的管理和格式化4.Excel数据的图表化,UESTC,23,1.Excel概述,是MicrosoftOffice2003办公套件中的主要成员。能在电子表格中方便地进行数据输入、编辑，列表管理，生成统计图表进行分析主要功能:(1)表格编辑功能：建立，输入，剪切复制等(2)表格管理功能：查找、打开、关闭、改名等(3)设置工作表格式：外观设置，(4)绘制统计图表(5)数据列表管理：排序筛选分类汇总等,UESTC,24,Excel2003的工作界面编辑栏中间有一个插入函数的按钮“fx”,用来向当前选择的单元格输入函数编辑栏的右边是数据编辑区，用来向当前选择的单元格输入数据。,名称框,当前活动单元格,编辑栏,工作表标签,UESTC,25,工作簿、工作表、单元格工作簿工作簿：一般由3张工作表组成，最多有255张工作表由行,列组成的表格,有A,B.,IV(256）列;1,2.65536行单元格单元格地址填充柄,工作簿,工作表,单元格,Excel几个概念：,通过程序调出级联菜单,单击开始，调出主菜单,单击这里，进入Excel工作区,1.启动（四种方法）,Excel的启动和退出,其他启动,2.退出方法一：单击Excel应用程序主窗口关闭按钮。方法二：选中菜单文件/退出。方法三：按Alt+F4键。方法四：双击Excel标题栏左上角的控制菜单按钮。在执行以上四种方法之前，如果文件已存盘，则系统立即关闭，如果没有存盘，则出现以下对话框：,UESTC,28,2.Excel的基本操作,（1）数据输入数据类型文本、数值、公式数据输入方法特别注意1.输入公式2.输入数字-分数：01/2（绝对值1)3.输入日期4.输入时间,UESTC,29,（2）编辑单元格,设置单元格数字类型,UESTC,30,（3）公式编辑确定单元格激活编辑栏输入公式：须先输入等号“=”,公式中不能含空格复制公式选定带公式的单元格，复制/选择性粘贴/公式,UESTC,31,（4）单元格引用单元格地址及引用单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用引用方式相对引用：相对引用是指公式中的引用会随着公式位置的改变而改变，例如A1、B2都是相对引用。绝对引用：绝对引用是指引用指定位置的单元格，如果公式通过移动、复制等操作改变了公式所在的单元格位置，公式中的绝对引用保持不变，例如$A$1、$B$2都是绝对引用。混合引用：既有相对引用又有绝对引用,UESTC,32,相对引用,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。,UESTC,33,绝对引用,例：在F2中输入公式“=$B$2+$C$2+$D$2+$E$2”,在行号和列号前加“$”,绝对引用是指在把公式复制到新位置时，其中的单元格地址保持不变。,UESTC,34,混合引用,例：在F2中输入公式“=B2+C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。,UESTC,35,（5）输入函数,求和函数SUM()求平均值函数AVERAGE()AND()函数IF()函数,UESTC,36,3.工作表的管理和格式化,1).工作表中数据的格式化2).调整列宽和行高3).表格套用4).条件格式,（1）拖动鼠标选中行或列标头,变成带有两箭头的十字时,拖动鼠标直接调整（2）右击快捷菜单选中行或列标头右击快捷菜单在“行宽”或“列宽”中设置精确值（3）右击快捷菜单格式行/列“行宽”或“列宽”中设置,2).行高和列宽的设置方法,UESTC,38,3).表格套用,格式-表格套用,UESTC,39,4).条件格式,格式-条件格式,UESTC,40,4.数据的图表化,创建图表1.建立图表数据区2.“插入”菜单中执行“图表”命令3.在“图表类型”表中选择图表类型4.单击“下一步”直到完成操作,图表,4.数据的图表化,【数据】菜单1.排序2.筛选,UESTC,42,7.3PowerPoint基础,PowerPoint2003简介PowerPoint是Microsoft公司MicrosoftOffice桌面办公套件中的重要组件之一，是一个非常优秀的演示图文稿制作工具。PowerPoint2003提供了简单的用户操作界面和强大的功能，即使是刚刚学习使用PowerPoint的用户也能制作出高质量、高水平的演示文稿。,UESTC,43,PowerPoint2003的工作界面,图PowerPoint2003用户界面,标题栏,工具栏,菜单栏,任务窗格,演示文稿窗口,视图切换按钮,状态栏,1.编辑文本/图片2.让文字闪烁不停3.放映时指定跳到某张幻灯片4.放映时进到下一张幻灯片/退到上一张幻灯片5.终止幻灯片放映6.放映时鼠标指针的隐藏与显现,在播放的PPT上做标记幻灯片控制放映时白屏或黑屏人工设置幻灯片放映时间间距播放音/视频文件,1.编辑文本/图片,文本编辑框,2.自定义动画，文字连续闪烁,PowerPoint中可以利用“自定义动画”设置,按照下面步骤做，就可以实现连续闪烁:A.选中要闪烁的文字，单击鼠标右键选择“自定义动画”，在“自定义动画”中单击“添加效果”命令，如图所示：,“自定义动画”的闪烁无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。,B.依次单击“强调”“闪烁”命令；,C.选项中单击属性下拉式菜单，选择“计时”命令,如下图所示：,3.放映时指定跳到某张幻灯片,如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，键入“6”然后回车，就会跳到第6张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。,4.放映时进到下一张幻灯片,进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）,放映时退到上一张幻灯片,退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头,5.终止幻灯片放映：Esc或“-”键,6.放映时鼠标指针的隐藏与显现,隐藏鼠标指针：Ctrl+H显示鼠标指针：Ctrl+A,A.使用画笔标记：,7.在播放的PPT上做标记,CTRL+P；擦除所画的内容：E键,B.单击鼠标右键，“指针选项”命令，在打开的子菜单中选择“圆珠笔”/“毡尖笔”/“荧光笔”。还可在“指针选项”命令中选择“墨迹颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。,做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹”命令，幻灯片就复原了。如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭