第二章_秘书的任职资格.ppt

第二章商务秘书的任职资格,教学策划,教学目标：、了解秘书任职应有的技术资格、了解秘书任职应有的非技术资格3、了解秘书任职的一般要求教学重点：秘书应具有的素质、修养教学难点：灵活地掌握秘书任职应有的技术资格和非技术资格，较好地完成秘书工作,一、秘书任职的技术资格,1、受教育程度2、专业技能3、工作经历知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。,、受教育程度（智能素养）,1）秘书的知识结构：（通才型）知识积累：基础知识专业知识行业知识相关知识工具性知识（1）专与博的兼容性。（2）广泛的适应性。（3）强健的再生性。,2）秘书的智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观察力注意力记忆力思维力想象力,、专业技能（才干素养）（重点）,1）较强的写作能力（阅读概括能力）2）精明的办事能力听知领悟能力口头表达能力灵活应变能力沟通与交际能力组织协调能力分析判断能力商业运作能力超前预测能力（秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应）独立办事能力、策划与决策能力3）熟练的操作能力,提高商业运作能力,遵循“一个原则”（商业游戏规则：“成本+利润=报价”）做好“三类事情”（1、能够为公司带来新生意、增加营业额的事情；2、能够维持现有状况及巩固已有客户的事情；3、必须要做但对企业没有直接利益的事情。在第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。）做到“五个是否”（1、是否提供满意的服务；2、是否向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿；3、是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；4、是否清楚、准确地表达客户的要求；5、是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户。）同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或可行性。,3、工作经历（工作经验）,一是为人处世的经验，又称社会经验；二是长期从事某一职业的工作经验，也称为专业经验。,全美秘书协会章程对秘书人员的要求,要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象政治家一样有灵敏的头脑；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力;以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。,【技能训练】采访分析,目的：通过学生访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导等，分析哪些性格、品质是职业秘书必备的。要求：学生用课余时间自主访问；整理完成采访记录（包括采访经过、采访对象、采访内容等要素）；分析采访材料，归纳职业秘书应具备的性格、品质；班级交流。,二、秘书任职的非技术资格,秘书应有的职业素养：1）角色意识。2）服务意识。3）勤奋意识。,二、秘书任职的非技术资格1,（一）秘书的心理素质秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境。1、秘书的气质特点：秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性情”。胆汁质多血质粘液质抑郁质,多血质的秘书主动灵活，交际能力强，但缺乏持续性，兴趣易转移；胆汁质的秘书热情、认真、果断，但感情容易冲动，影响工作的开展；粘液质的秘书遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓；抑郁质的秘书敏感心细，一丝不苟，但性情易孤僻，优柔寡断。秘书人员应根据职业特点和自身状况，自觉重视和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良好的气质品格，都可以成为合格的秘书工作者。思考：请分析自己属于哪种气质类型?假如要胜任办公室工作得注意什么?,二、秘书任职的非技术资格2,2、秘书的性格要求秘书的性格是秘书对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式。有人说：秘书的职业性格无疑是人类为了生存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性格，近乎完美的品质。拥有这样性格的人是引人注目，值得欣赏和赞叹的。,秘书的性格、品质（重点）,开朗敏捷稳健坚毅幽默自制合作自信勤快整齐,正直、善良，热忱、温和，豁达、宽容，缜密、内敛，诚实、上进心等。,【技能训练】自测1“我是否适合办公室工作”,在小组内进行自我剖析，找出自己的性格优势和劣势，找出差距，制定自己今后训练的重点。提示1对照办公室工作职业意识，分析自己：我身上的优点有哪些?至少找出五条。（这些是需要保持的，也是你将来胜任工作的信心支撑源泉。）2自己身上的缺点有哪些?至少找出三条。你准备怎样改进?,二、秘书任职的非技术资格3,3、秘书的心理调适（1）秘书的心理障碍常有：嫉妒心理孤僻心理压抑心理依赖心理焦虑心理厌烦心理羞怯心理自负和自卑心理,二、秘书任职的非技术资格4,（2）秘书心理调适的方法：博览群书，开阔胸襟。培养广泛兴趣，丰富业余生活。善于反省，自我调适。倾诉、宣泄、调节情绪。增强自信心，科学安排工作。培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。,二、秘书任职的非技术资格5,（二）思想素质（政治素养）良好的政治素养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。,【技能训练】自测2“从业动机调查”1,我愿意做那些对自己有意义的事情，即便它们可能不会给我带来物质上的奖励；我想彻底向自己证明，我确实了解自己的工作规范；我的工作是我寻求生活真谛的一部分；我渴望达到高标准的专业能力；我乐意被别人领导；,“从业动机调查”2,我喜欢扮演一个操控他人的角色、一个举足轻重的领导角色；我喜欢那种受尊重的感觉；我希望在我的工作成果上能写上的自己名字；我不希望成为大方向盘上的一个小齿轮；,秘书的职业道德（重点）,是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。1、忠于职守，不得渎职2、保守秘密，不准泄密3、诚实守信，不轻视怠慢4、文明礼貌，平等待人5、廉洁奉公，不谋私利,三、秘书任职的一般要求,1、性别；2、年龄；3、体质；4、外貌。,“国际秘书节”即每年四月的最后一个星期三，“秘书周”即每年四月的最后一周。,女性秘书的自我保护(情感修养)自尊自重自爱。有正确的认识和心态。把握交往的尺寸。采取有力有效的方法。,根据不同的场合选择服装：,公务场合庄重、保守、传统；社交场合典雅、时尚、个性；休闲场合舒适、方便、自然。服饰TPO原则上班服装:整洁、大方、高雅，不过分引人注目。,【技能训练】自测3自我评价,目的：通过自测，找出差距，制定计划，坚持训练，帮助学生逐步锻炼成为一名合格的秘书人员。下表是一个检测表，表内内容可根据情况进行增减若最后得分低于分，则表示其与秘书素质要求相差甚远，需抓紧训练和提高。要求：1.此表检测只供参考，结合实际做一份最适合自身特点的诊断表。2.编制出提高自身素质的训练计划，如提高表达能力的方法和措施，提高沟通协调能力的方法和措施。训练计划要有可行性。3.可请同学帮助或监督训练计划的实施。,准秘书自我评价测量表序号检测内容是一般否是否清楚自己适应何种行业的秘书机构工作？是否知道自己适合为何种管理层次的领导服务？是否清楚自己为所属层次的服务需要具备的东西？是否知道自己目前已具备哪些知识？是否清楚自己应恪守什么样的职业道德？是否明白自己已具备了哪些能力？自己所具备的能力是否能胜任将来适合的秘书岗位？是否知道如何处理好与各种人的关系？是否清楚处理好人际关系的原则？是否明白自己应该具备什么样的心理素质?