电子表格Excel应用教程

第4章电子表格Excel2000应用,4.1认识Excel2000系统4.2工作表中数据的输入与编辑4.3工作表的编辑和格式化4.4创建图表4.5Excel2000的数据处理4.6建立和编辑数据透视表4.7页面设置和打印,4.1认识Excel2000系统,4.1.1Excel2000的特点4.1.2Excel2000的启动与关闭4.1.3EXCEL2000的窗口界面4.1.4打开与保存工作簿4.1.5选择工作表、单元格,411Excel2000的特点,（1）简单、方便的表格制作功能；（2）强大的图形、图表处理功能；（3）方便、快捷的数据处理与数据分析功能；（4）丰富的宏命令和函数等,4.1.2Excel2000的启动与退出,Excel2000的启动:（1）单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中单击MicrosoftExcel选项。（2）单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也打开了该文件。（3）如果桌面有Excel2000快捷方式图标，双击快捷图标。,4.1.2Excel2000的启动与退出,Excel2000的退出（1）单击应用程序标题栏最右端的（关闭）按钮。（2）单击【文件】/【退出】命令。,4.1.3初识Excel2000的窗口界面,4.1.4打开与保存工作簿,1新建工作簿2打开已有的工作簿文件3保存工作簿,新建工作簿,（1）启动Excel2000时，系统将自动产生一个新工作簿，名称为“BOOK1”，工作簿名就是excel的文件名，扩展名为.xls。个工作簿在默认设置下有三张工作表，每一张表由65536行256列个单元格构成。（2）在已起动Excel的情况下，单击常用工具栏中“新建”按钮或单击【文件】/【新建（N）】命令。,打开已有的工作簿文件,单击常用工具栏中“打开”按钮（）或单击【文件】/【打开】命令，系统会打开“打开文件”对话框，选择你要打开的文件名后单击“打开”按钮。,保存工作簿,(1)单击【文件】/【保存】或【文件】/【另存为】命令。“另存为”即以新的文件名保存，第一次保存工作簿时，“保存”和“另存为”的功能相同，都会打开“保存”对话框，如图4-3所示。在对话框中可以选择保存文件位置，在“文件名”编辑框中输入文件名，然后单击“保存”按钮。如果想将工作簿保存为HTML格式，以便于在INTERNET上发布，只须在保存文件对话框中的“保存类型”下拉列表中选择“WEB页”。（2）单击常用工具栏中“保存”按钮。（3）关闭应用程序窗口或关闭工作簿窗口，系统提示“是否保存修改的内容”，选择“是”。,4.1.5选择工作表、单元格,1单个单元格的选择2选择连续的多个单元格3选择不连续的多个单元格4选择局部连续总体不连续的单元格5选定整行6选定列7选定工作表的所有单元格,示例,4.2工作表中数据的输入与编辑,4.2.1Excel2000数据输入4.2.2输入公式与函数4.2.3数据编辑,4.2.1Excel2000数据输入,1.文本类型选定单元格后，可以直接输入文本数据。2.数值类型数字数据可以直接输入，分数应先输“0”和一个空格再输入具体分数。否则作为日期处理。当数字有效位过长时，显示“#”，需调整单元格列宽。把数字做文本处理，数字前需加半角单引号。负数的输入方法有两种。3.逻辑类型只有两个值,True和False。,4.出错值单元格中显示#DIV/0！出错值。,输入时期,日期的输入格式为：年-月-日或年/月/日。时间的输入格式为：时：分（AM/PM），AM代表上午，PM代表下午，分钟数字与AM/PM之间要有空格。例如要输入2004年3月5日可以输入：2004/3/5或输入2004-3-5；要输入时间“下午5：30”，可以输入：5：30PM。,自动输入序列数据,1填充柄2用户自定义序列：“工具”-“选项”-“自定义序列”3.利用“编辑填充序列”命令4.在一组单元格中输入相同的数据，可以用以下方法：选择所有要输入相同数据的单元格，在唯一激活的单元格中输入数据后，按Ctrl+Enter键。,示例,4.2.2输入公式与函数,1使用公式2使用函数3单元格的引用,(1)使用公式,公式中的运算符有以下四类：（1）算术运算符（2）比较运算符（3）文本运算符（&）（4）引用运算符（：）,(2).公式的输入：,公式一般可以直接输入。其操作方法如下：选择要输入公式的单元格。在编辑栏或直接在单元格内部输入“=”，接着输入运算表达式。公式中引用的单元格可以直接输入，也可以用鼠标选择要引用的单元格。,示例,(3).公式的复制,选择要复制的公式所在单元格。拖曳所选单元格的“填充句柄”到其他使用公式的单元格。或者：选择要复制的公式所在单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【复制】选项（或用Ctrl+C）。选择要粘贴公式的单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【粘贴选项】(或用Ctrl+V),图4-13输入公式,输入公式示例,2使用函数,（1）函数的输入（2）函数复制（3）常用函数的使用,（1）函数的输入函数的输入有两种方法：一为直接输入一为粘贴函数法（即使用函数向导）。,示例,（2）自动求和,图4-19自动求和,（3）自动计算,计算结果显示,功能菜单,选择的区域,图4-20自动计算功能,(4).函数的复制,函数复制方法与公式复制方法相同，请参考公式复制,(5).常用函数的使用,SUM（参数表）:求和函数AVERAGE（参数表）：求平均值函数IF（逻辑表达式，返回值1，返回值2）：条件函数，执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。=IF(I260,不合格,合格)可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。,示例,COUNTA（参数表）：计数函数，返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数COUNTA可以计算单元格区域中包含数据的单元格个数。参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符()，但不包括空白单元格。如果参数是单元格引用，则引用中的空白单元格将被忽略。如果不需要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数COUNT。COUNT（参数表）：计数值函数MAX（参数表）：最大值函数MIN（参数表）：最小值函数,3.单元格引用,1相对引用:例如公式=A5*A62绝对引用:例如公式=125*$B$23混合引用:例如公式=$B3+A$24三维地址引用:工作薄名+工作表名+！+单元格引用5引用名字:名字引用为绝对引用,示例,1）名称的第一个字符必须是字母或下划线。名称中的字符可以是字母、数字、句号和下划线；2）名称不能与单元格引用相同，例如Z$100或R1C1；3）名称中不能有空格。可以用下划线和句号作单词分隔符，例如：Sales_Tax或First.Quarter；4）名称最多可以包含255个字符；5）名称可以包含大、小写字符。MicrosoftExcel在名称中不区分大小写。例如，如果已经创建了名称Sales，接着又在同一工作簿中创建了名称SALES，则第二个名称将替换第一个。,4.2.3数据编辑,1数据修改2数据删除3数据复制和移动4单元格、行、列的插入和删除5查找与替换6给单元格加批注,1数据修改,在Excel2000中，修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改.二是直接在单元格中修改。,示例,2数据删除,（1）数据清除单击【编辑】/【清除】命令（2）数据删除单击【编辑】/【删除】命令,示例,3数据复制和移动,（1）数据复制、移动（2）选择性粘贴选择性粘贴操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令，出现如图4-25所示的对话框。,示例,4.单元格、行、列的插入和删除,（1）插入单元格（2）插入整行（3）插入列示例,5查找与替换,图4-27查找对话框,图4-28替换对话框,单击【编辑】/【查找】命令，弹出查找对话框，如图4-23所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的信息。单击“查找下一个”按钮，则查找下一个符合条件的单元格，而且这个单元格成为活动单元格。,6给单元格加批注,图4-29批注对话框,给单元格加批注的操作步骤如下：（1）选择需要加批注的单元格。（2）单击【插入】菜单中的【批注】命令，弹出批注对话框（3）在批注对话框中输入注释文本,4.3工作表的编辑和格式化,4.3.1工作表的删除、插入和重命名4.3.2工作表的复制与移动4.3.3隐藏和取消隐藏工作表4.3.4工作表窗口的拆分与冻结4.3.5工作表格式化,4.3.1工作表的删除、插入和重命名,1选取工作表2插入工作表3删除工作表4重命名工作表,示例,4.3.2工作表的复制与移动,1使用菜单命令复制或移动工作表2使用鼠标复制或移动工作表,示例,4.3.3隐藏和取消隐藏工作表,隐藏工作表的方法如下：（1）选择要隐藏的工作表。（2）单击“格式”菜单中“工作表”命令，在弹出的级联菜单中单击“隐藏”命令。取消隐藏工作表的方法如下：（1）单击“格式”菜单中的“工作表”命令，在弹出的子菜单中单击“取消隐藏”命令。（2）在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表。,4.3.4工作表窗口的拆分与冻结,1工作表窗口的拆分拆分可分为三种：水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同时拆分。2工作表窗口的冻结窗口冻结操作方法：（1）选择冻结位置（2）选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”命令。,工作表窗口拆分示例,窗口冻结示例,4.3.5单元格格式化,1.设置数字格式2.设置对齐格式3.设置字体4.设置边框线5.设置单元格或单元格区域图案和颜色6.设置列宽、行高7.条件格式,示例,4.4创建图表,4.4.1创建数据图表4.4.2图表的编辑4.4.3图表的移动、复制、缩放和删除,4.4.1创建数据图表,（1）选择所需数据区域。（2）单击【插入】【图表】命令。,示例,442图表的编辑,1图表对象2图表中数据的编辑3修改图表选项4图表格式化,1图表对象,一个图表中有许多图表项即图表对象，它们可以单独进行编辑。编辑图表前选选择要编辑的对象，图表对象的选择有二种方法：单击【图表】工具栏中的【图表对象】下拉按钮，单击对象名；在图表中单击某对象，将选中该对象，同时【图表】工具栏中的【图表对象】文本框中将显示选中的对象名。,2图表中数据的编辑,（1）修改表中数据（2）添加数据（3）删除数据,示例,3修改图表选项,（1）单击图表区选择图表。（2）选择【图表】【图表选项】命令，可以重新打开“图表选项”对话框。在该对话框中，用户可以各标签页重新设置。,4.图表格式化,要对图表对象进行格式化可以有三种方法：（1）选择要编辑的对象，单击“格式”菜单中增加的该对象选项。（2）在图表中直接双击要进行编辑的对象。（3）在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。,示例,4图表格式化,图表格式化是指对图表中各对象的格式化，格式化前先选择要格式化的对象,图区格式化示例,4.4.3图表的移动、复制、缩放和删除,实际上，对选定的图表的移动、复制、缩放和删除操作与任何图形操作相同，拖动图表进行移动；Ctrl+拖动对图表进行复制；拖动8个方向句柄之一进行缩放；按Delete键为删除。当然也可以通过“编辑”菜单中“复制”、“剪切“和”粘贴“命令对图表在同一工作表或不同工作表间进行移动和复制。,示例,4.5Excel2000的数据处理,4.5.1建立数据清单4.5.2使用记录单4.5.3筛选数据表4.5.4数据排序4.5.5分类汇总,4.5.1建立数据清单,在建立和使用数据清单时，用户应注意以下几个问题：1.避免在一张工作表中建立多个数据清单。2.数据清单的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。3.避免在数据清单的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。4.最好使用列名，而且把列名作为字段的名称。5.字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别,数据清单行列示意图,4.5.2使用记录单,1.使用记录单浏览数据2.使用记录单添加数据3.使用记录单修改和删除记录4.使用记录单搜索条件匹配的记录,1使用记录单添加数据,（1）单击要添加数据的数据清单的任意单元格。（2）单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框，（3）单击“新建”按钮，可添加一条新记录,2使用记录单修改和删除记录,（1）单击数据表的任意单元格。然后单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框。（2）单击“下一条”按钮或用鼠标拖动垂直滚动条到要修改的记录，然后对该记录中要修改的数据进行修改,3使用记录单搜索条件匹配的记录,输入查询条件,查找到满足条件的第一条记录,4.5.3筛选数据表,1自动筛选2自定义筛选3高级筛选,1自动筛选,（1）单击数据表的任意单元格。（2）单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。（3）在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮单击“笔试”右边的下拉箭头，在下拉列表中选择“70”，结果如图4-57所示,示例,2自定义筛选,（1）单击数据表的任意单元格。（2）单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。（3）单击“机试”右边的下拉箭头，在下拉列表中单击【自定义】选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，。,示例,3高级筛选,如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。,空二行,条件区域,4.5.4数据排序,1按一列排序2按多列排序,2按一列排序,主关键字排列顺序,（1）单击数据表中数据区域中任意单元格。（2）单击【数据】/【排序】命令，弹出“排序”对话框。（3）在“排序”对话框中进行设主关键字置,2按多列排序,单击数据区域的任意单元格。单击【数据】菜单中的【排序】选项，弹出【排序】对话框。（3）分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式,示例,4.5.5分类汇总,1简单的分类汇总2创建多级分类汇总3分级显示数据4清除分类汇总,1简单的分类汇总,（1）按分类字段排序。(2)单击【数据】/【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框。（3）在“分类字段”下拉列表中选择分类字段（3）在“汇总方式”下拉列表中选择方式（4）在“选定汇总项”列表框中选择汇总字段。,示例,2创建多级分类汇总,在一级分类汇总的基础上进行嵌套的分类汇总注意：要先按多级分类汇总的字段进行多列排序。,示例,3分级显示数据,下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：一级数据按钮：只显示数据清单中的列标题和汇总结果，该级为最高级。二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据。三级数据按钮：显示所有的详细数据即三级数据。分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显示。分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示。,4清除分类汇总,（1）选中分类汇总后的数据清单中任意单元格。（2）单击【数据】/【分类汇总】命令。（3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。,4.6建立和编辑数据透视表,4.6.1建立简单的数据透视表4.6.2编辑数据透视表,4.6.1建立简单的数据透视表,数据透视表一般由7部分组成，它们是：(1)页字段(2)页字段项(3)数据字段(4)数据项(5)行字段(6)列字段(7)数据区域,数据透视表的数据源,数据透视表的数据源是透视表的数据来源。数据源可以是Excel的数据清单，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。,数据透视表和数据透视图向导3步骤:选择数据来源,数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框选择数据区域,一般情况下它会选择整个工作表,数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框选择数据透视图的位置,如果数据透视表要显示在新工作表中，单击“新建工作表”单选按钮；否则选中“有工作表”,数据透视表”工具栏,根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段拖放到透视表的相应位置，作为页字段，行字段，列字段和数据项,创建的数据透视表,用页字段筛选数据示例,单击B1的下拉箭头选择2001-3-15,用列字段筛选之后的数据,选择列字段项,4.6.2编辑数据透视表,1添加和删除字段2设置数据透视表选项3数据透视表的复制和删除,1添加和删除字段,单击【视图】/【工具栏】/【数据透视表】命