物资供应管理办法

物资供应管理办法第一条 为了规范公司物资申报、采购及管理，保障公司经营活动正常开展，使物资供应处于受控状态，特制定本办法。 第二条 公司物资供应工作按照分类由行政部和各物业服务中心（含前期介入机构）分别进行采购计划的编制和申报、采购实施和过程管理，并确保物资供应的及时和采购物品的成本与质量符合要求。第三条 行政部负责公司各单位固定资产、工作制服制作和公司本部各部门物资申报计划的汇总呈报和统一采购工作；各物业服务中心（含前期介入机构）负责本单位生产经营工作中使用物资计划的申报及采购工作。第四条 物资需求计划。（一）确定物资消耗定额。制定物资消耗定额是物资管理的基础工作，也是编制采购计划的必要前提。物资消耗定额由各单位根据实际工作消耗量具体确定，但必须经相关部门和公司分管领导进行合理性审查和批准。（二）确定物资库存储备。为保证物资使用过程不发生短缺现象，对于经常使用的物资可以给予一定的库存储备量。具体要求如下：1.库存储备量由物资使用单位根据消耗定额具体确定，但必须经公司分管领导进行合理性审查和批准。2.库存储备量应有上限，即“最高限额”，在编制采购计划时，除特殊情况外，一般都不得超过上限，以免库存物品积压，流动资金占用过多造成浪费。3.库存储备量应有下限，即“最低限额”或“保险储备量”，因低于该最低限额则随时会出现物品供应跟不上，需求出现缺口，所以库存管理人员要在物品使用到保险储备量时，及时发出采购信息。（三） 物资需求计划的编制。1.按照“谁使用谁计划”的原则，由公司各单位根据工作量结合消耗定额编制部门月度物资请购计划，请购前应先对库存物品数量核对后再进行申报。2.各单位每月25日前将下一月度物资请购计划报本单位负责人、行政部、计划财务部等相关部门和公司分管领导审核后，呈总经理审批。3.设施设备维修用备品、备件采购计划的申报，须先由公司工程管理部审核确认，再按照审批流程进行。第五条 物资采购。（一）物资采购的总体原则是：同类物品比质量，同样质量比价格，同等价格比服务，货真价实，优质优价。（二）月度请购计划经总经理批准后，应在一周内将物品采购到位。临时采购计划及应急物料采购须经公司分管领导和总经理特批后进行。（三） 物资采购方式分为定点采购和非定点采购。1.定点采购。对于消耗量大、采购数量较多、长期需用且较稳定的物品，实行定点采购方式。（1）定点采购所选择的供应商由各相关单位协同行政部对其做好考察、审评工作，并通过招标等方式选择有信用、价格适中、产品质量有保障的大公司、企业、商店进行物资供应；（2）物品领用单位要做好物品质量的把关工作，及时反馈使用信息；（3）物品采购坚持优胜劣汰的市场原则，公司行政部将每半年对供应商的服务质量等进行考核、调整，随时淘汰不合格的供应商。2.非定点采购，在全公司范围内原则上不予审批，特殊情况下的急用物品、特殊物品，经公司分管领导和总经理审批后，可以采取非定点采购方式。（1）各单位负责人及公司分管领导应对非定点采购的物品进行必要性审核，防止将应定点采购的物品进入到非定点采购中；（2）采购人员必须严格按照公司制定的非定点物品采购程序进行采购作业和审批手续。3.定点采购的控制（1）定点采购因已与供应商签定价格协议，所以只需要把握好供应的时间与数量。采购人员按月将当月采购计划通知指定的供货单位，使其按量备货。（2）采购人员应要求供应商严格按照采购计划表中规定的品种、数量和每次供应的时间准时供货，不可图省事一次性将货全部供完。（3）要注意衔接，特别是当计划发生变动时，应及时将增减的数量及时通知供应商，以保持供需同步。（4）各有关单位对定点采购物品要严把质量关，并定期进行市场询价，对所采购的物品质量、价格负责。4.非定点采购的控制（1）非定点采购必须严格按照确认、询价、批准、采购的程序进行采购，价格审核由本单位负责人初审，分管领导审核，公司总经理审批。（2）在询价时，采购人员不得只问一家，应坚持“货比三家、价廉物优”的采购原则对所采购的物品质量、价格负责。（3）特殊情况或因其他未知原因造成不能先审价后采购的物品，采购人员应在采购前，通过电话征得审核人的价格确认，方可进行采购。（4）采购人员不事先进行价格审核确认，造成采购价格差距过大，应追究采购员及所在部门负责人责任，并按照公司制度进行处理。第六条 物资入库、验收1.所有采购物资均需办理入库手续，填写“物资入库单”，并经检验合格后，方可入库待用。2.一般物资或办公用品检验由物资使用部门相关人员、库房管理员、采购员联合进行质量确认；维修材料质量由各单位维修部进行检验认定，检验不合格及时上报，由采购员负责办理退换。3.有图纸或技术标准要求的物品，要严格按图纸和技术标准进行质量检验或验证。4.大型设施设备维修用备品备件的验收，须公司工程管理部参与验收签字确认。5.对检验不合格的物品，采购人员应负责办理退换。第七条 结算付款（一）定点采购物品的结算付款1.属于定点采购方式的，在与供应商签订合同时应规定先供货挂帐，一月后进行一次结算付款，即当月的货款下月支付。2.每次供应商送货时，应在“送货单”签收时注明“货已收，但以验收入库单为准”，经检验后应将物资材料验收入库单一份交供应商，作为结算依据之一。如无退货，则送货单与入库单的数量应相同；3.如检验出现质量等问题发生退货，应填写退货单一式两份，由供应商签字确认，一份交供应商，一份留公司作为结算用。4.每月底各单位将本月采购及验收部门签字确认的送货单、材料验收入库单及供应商签字确认的退货单进行整理，并按单据顺序及相关项目，形成各类物资供应汇总明细表（挂帐结算表），行政部核对供应商采购价格明细后，按照公司财务报销程序办理报销手续。（二）非定点采购的付款报批1.非定点采购的物资同样先办理检验入库手续；2.采购人员凭购物发票和检验入库单按照公司财务报销程序办理报销手续。第八条 公司各单位的采购工作必须严格按照本制度要求进行采购，并及时反馈供应商有关情况，以备公司做好供应商的把控工作；对违反本