如何做好会议记录PPT课件

.,1,会议记录工作浅谈,2015年8月18日,2,.,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,3,.,1.什么是会议记录,一、会议记录的作用和特点,会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面的反应会议的本来面貌,4,.,2.会议记录的作用,一、会议记录的作用和特点,依据作用会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验,5,.,一、会议记录的作用和特点,素材作用会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和篡改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础,6,.,一、会议记录的作用和特点,备忘作用会议记录可以用作会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内同和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时做出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况,7,.,3.会议记录的特点,一、会议记录的作用和特点,真实性会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，就是记录者只有记录权而没有改造权会议是什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴,8,.,一、会议记录的作用和特点,原始形态性会议记录是会议情况和内容的原始化记录。所谓原始，就是未经整理、未经综合。在这一点上，会议记录与会议纪要有着很大区别：会议记录一般是客观详细地将会议的全过程记录下来，包括每个与会者的讨论发言都要详细忠实记录。也就是发言人怎么说、就怎么记会议纪要则是将会议的主要内容、事项、决议等经过整理概括后，将其具有重要意义的内容传达给受文者。会议的一般过程、与传达事项、贯彻精神没有关系的内容没有必要在会议纪要中记载会议记录是制作会议纪要的基础。如果不认真做好会议记录，详细地将会议所有情况全面记录清楚，要总结概括出会议的主要精神、主要事项就是不可能或者说很困难的，也就很难把会议纪要做好,9,.,3.会议记录的特点,一、会议记录的作用和特点,完整性会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性,10,.,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,11,.,漏记错记,二、会议记录中常见的问题,这是会议记录写作中经常出现的问题。由于漏记错记，使会议记录失去了真实性和准确性，严重的还会引发矛盾、贻误工作。出现漏记错记的原因，主要是因为记录人精力不集中、不认真提取发言，反映迟钝、记录速度缓慢所致,据公司有关部门反映，在查看有关单位“三重一大”记录本时，发现一些单位的会议记录不能反映出领导决策过程，存在很多问题,12,.,记录不规范,二、会议记录中常见的问题,有些会议记录中，会议时间、地点、主持人、缺席人、列席人、记录人等项目记录不全。比如，出席人有的只记姓、有的只记职务、有的记*等同志，给日后利用带来不便,13,.,字迹潦草,二、会议记录中常见的问题,会议记录需要书写速度跟上讲话速度。很容易出现字迹潦草，书写不规范的现象，导致日后难以辨认,14,.,歪曲虚构,二、会议记录中常见的问题,有的会议记录背离原则，虚构、歪曲会议内容，使其严重失实。这主要是记录人思想不端正，作风不严谨，随心所欲，甚至处于不正当目的，任意编造所致,公司有关部门检查基层单位会议记录时，还发现了个别单位主要领导违反“三重一大”决策制度，在讨论“三重一大”议题时，单位主要负责人先发表倾向性意见，其他领导再发言的情况。此份会议记录，排除虚构歪曲会议内容的成分外，如果是真实反映会议决策过程，则是客观反映会议全貌。但作为办公室工作人员，如果能对领导的错误行为予以及时提醒，相信会对领导个人及单位工作产生积极影响,特别提醒,15,.,二、会议记录中常见的问题,集团公司“三重一大”决策制度实施细则（中油党组201543号）第十一条规定：决策会议符合应到会人数的三分之二及以上方可召开。与会人员要充分讨论并分别发表意见，主要负责人应最后发表结论性意见。会议决定多个事项时，应逐项研究决定。若存在严重分歧，一般应推迟做出决定,16,.,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,17,.,1.会议记录的内容,三、会议记录的写法和要求,一般由三部分构成会议标题标题一般由会议名称加问题名称组成，如*会议记录。如使用专用的会议记录本，“记录”二字也可省略，只写会议名称即可记录标题十分重要，如会议记录无标题，或标题不明确，会为日后查找材料造成诸多不便,18,.,三、会议记录的写法和要求,会议组织情况这部分写在会议标题之后。在会议开始前，应把所有会议的相关情况写好，主要包括：开会时间写明具体的年、月、日，有时还要标明某日的具体时间会议地点写明开会具体单位及具体场所会议主持人一般直书姓名，必要时可写明职务出席人按照会议规定必须参加会议的人员。根据会议规模和性质，出席人记写也不同出席人数不过的会议:可把出席人的姓名及职务、级别按照所在单位级别顺序列出出席人数较多的会议：可写与会人员范围,19,.,三、会议记录的写法和要求,缺席人写出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病请假”。如果是大型会议，缺席人较多，可只写缺席人数列席人即不是会议正式成员，由于工作需要而参加列席人数较多的会议：可写与会人员范围列席人数不多的：分别写出姓名记录人写明记录人姓名、部门、职务。如是几人共同记录的，应一一列出,20,.,三、会议记录的写法和要求,会议进行情况这部分是会议记录的基本内容，一般包括三个方面：会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录。(多项议题的会议要用数码依次标出,以便于会后利用查找)与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映，记好这部分内容十分重要(会议发言要按照发言顺序记录,发言人姓名要写在段首，后面即记录发言内容),21,.,三、会议记录的写法和要求,会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映,是会议记录的主体。在深入讨论的基础上，通过协商作出诀定或决议；有的会议是以会议主持人总结讲话的形式概括会议成果，将会议讨论的情况阐述一下，根据上级有关会议或文件的精神和讨论中提出的意见，提出具体要求和措施。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据，也是日后备查材料中最重要的材料，记录者必须认真、仔细地作好记录会议进行情况还包括休息、散会等，必要时也要记录上,22,.,2.会议记录的要求,三、会议记录的写法和要求,内容项目要齐全完整会议名称、时间、出席人、列席人、主持人、记录人、会议议题、决议，这几项缺一不可。在实际中,有些会议记录人往往有所疏漏。不是没有开会时间、地点,就是没有会议主持人、记录人,对参加会议人员员的姓名、职务记录得也不确切,导致这些记录均欠规范每一内容项目的书写也应做到齐全完整。如“记录时间”，年月日应该写全，不能只写月、日而不写年份,或者简写年份(如将“1999年”写成“99年”等)。“记录地点”,不能笼统写,例如：不能写“办公楼”,而应该写清“xx楼xx会议室”；,23,.,三、会议记录的写法和要求,缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要写全姓名、职务,切忌以“李书记”、“王校长”、“张处长”等代之以上这些要求,旨在为文书材料进入档案领域作好准备,同时也是文书处理工作的规范化所必需。不然，年代久远，他人利用这些文书档案要浪费好多时间和精力去考证，造成不应有的麻烦或损失记录人员会前应提前到达会场，准备好记录工具，了解会议内容项目，先期做好准备。从某种程度上讲，记录人比一般与会人员更为重要，应主动坐在便于记录、离主持人较近的席位,24,.,2.会议记录的要求,三、会议记录的写法和要求,议题要明确得当议题是每次开会所要研究的问题，有的是一个，有的是两个或更多。会议一开始，主持人就把每次会议所要研究的议题都讲清楚，记录人只要把主持人讲的议题准确地记录下来就行但在实际中，常见到到会议记录的开头只写“党委会”或“行政办公会”，接着便是发言人的记录,看不出会议的议题。还有的议题用语不当,如“研究目前主要工作”,这样记录很不规范，使人摸不着边际,25,.,三、会议记录的写法和要求,内容要详略得当会议内容是会议记录的主体部分，会议记录的保存和利用的价值也是由这部分来决定的。记录与会者的发言可用详记和略记两种方法,一定要详略得当详记、略记方法的选用是由会议的性质、所研究问题的重要程度来决定的。就会议性质而言，单位党政领导班子的重要会议应该详记，部门的工作例会等可以略记;就研究问题的重要程度来说,贯彻党的方针、政策，讨论人事、薪酬等问题应该详记；研究一般事务性的工作可以略记,26,.,三、会议记录的写法和要求,详记要求是有言必录有言必录就是要求记录记下发言人的主要观点和论据,而且是原话；尤其是会议主持人的结论发言，一定要记全记准。对讨论中的重要插话、重要问题的不同意见、表决时的弃权情况也要如实记录详细记录时最好会使用速记，如不会速记，可对通用词汇采取简化方法记录，会后补正涉及到文件名称或便于查找的文件，也可先省略后补齐在条件允许的情况下，可辅以录音机,能使记录更完整、准确如果没有录音设备，或不允许使用录音设备，记录人又没有速记技能，应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方，会后要及时找有关人员核对尽最大努力，保持记录的完整性和准确性,27,.,三、会议记录的写法和要求,略记一般只记发言要点及会议决议。,倘若是讨论一般事务性问题,且无分歧意见，则发言要点也可以不记,只记会议决议即可摘要记录要求记录者对发言内容迅速作出分析判断，哪些应记，哪些可不记，适当进行归纳，扼要地记重点有时两种记录方法也在一次会议中交叉使用使记录详略得体，对作好会议记录非常重要。记录人员必须根据会议内容，准确判断、灵活掌握运用,28,.,三、会议记录的写法和要求,决议要清楚明确各类会议都有其形成的决议。在实际中，有的会议记录通篇记的是与会者的发言，而没有会议决。有两种份况:一是会议对某一问题未形成决议;二是会议主持人的结论性发言就是会议决议。不管是哪种情况，都要作注。这样后人才能一目了然，便于查找利用,29,.,三、会议记录的写法和要求,字迹要清晰正确字迹书写要清晰、正确，合乎规范,不能潦草、模糊;不能写只有记录人自己能看懂的符号和不规范的文字(如生造字等)。如果使用速记符号记录，要在会后进行整理，以保证会议记录清楚、准确、真实，更为后人查找、利用提供方便为使会议记录规范，对书写工具、纸质材料都有要求。16开专用会议记录本，碳素墨水、蓝黑墨水的钢笔记录,30,.,3.记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,作好会议记录也是一件很不容易的事情，会议记录人员必须熟悉各方面的情况，不断提高记录水平，才能记得准确。这涉及记录人员的素质问题。因此,会议记录人员应具备以下基本素质,31,.,3.记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,要有高度的政治责任感作会议记录工作是比较辛苦的，在工作中要做到一丝不苟，不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么间题，记录人员都要守口如瓶，决不可提前向无关人员透露。要做到这些，必须有吃苦耐劳的精神，实事求是的精神，争分夺秒的精神，对工作负责到底的精神，要不断增强保密意识，要有高度的政治贵任心,32,.,3.记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,要有较强的听知能力记录人员在会议中始终处于被动地位，既不能滞后，也不能超前，精力必须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话，因此,记录人在听别人发言时，要有灵活的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，准确的判断力。如果记录人员没有这些听知能力，就难以迅速判断要义何在，难以将需要记录的东西记录下来,33,.,3.记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,耳到心到无论遇到的活体自己是都感兴趣，发言者发言对不对自己的口味，记录人员都唏嘘调整好心态，全新投入地聆听。专心听取美味与会者的讲话发言，领会讲话内容，思考发言内涵，听出弦外之音聚精会神专心听取会议发言，也是对发言者的尊重，也是会议的基本纪律。会场上心不在焉、左顾右盼、判若无人，损坏自己、秘书人员形象；不轻易离场、坐得住，不抽烟、不频繁喝茶，否则容易打断记录思路排除干扰记录人员手机一般不关闭，可置于静音或震动状态，已备拨打与会议