行政办公室发文处理程序

XXX酒店管理公司发文处理程序公司所发出的一切文件材料，统称发文,包涵方案、通知、通报、报告、请示、决定、会议纪要、总结、规定、办法等。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、编号、打印、用印、登记、分发、归档等环节，公司所有文稿必须交由行政办公室统一发文一、拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，拟稿人必须十分认真细致,并根据文稿内容拟定受控级别（见附1），并在左上方表明受控级别编号。二、核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的格式、受控级别、内容等进行全面的审核。3、 会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“阅/签”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，会签后送办公室。四、签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。五、编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按集团统一的规定编排，编号内容包括发文部门代字（见附2）、发文日期号和发文序号三部分组成，如“NO.HR.”。六、打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1、必须以总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报签发人、总经理批准。 2、注意排版艺术，美观大方、赏心悦目。版面的安排要严格按照要求，既标题为宋体三号加粗，正文为宋体小四，段落1.5倍行距，上页边距3cm，下页边距2.5cm，左页边距2.6cm，右页边距2.8cm。 3、注意保密，按照发文的受控级别发放。对印制的废页也要管理好，防止泄密。七、用印（如需要）。即在制成的公文上加盖部门印章。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。八、登记。办公室由专人负责所有公文的登记，登记内容包括发文部门、发文内容、发文编号、接收与抄报部门等。九、分发。发放文件时，必须建立发文登记簿（见附3），严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。十一、借阅。受控级别为A、B、C、级的文件借阅需由借阅人提出书面借阅申请，借阅人所在部门负责人和保管人签字同意后方可借阅，需打印的由总经理签字同意后方可打印。受控级别为D级及以下的文件借阅、打印须由借阅人所在部门负责人和保管人签字同意后方可借阅、打印。十二、未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将处以50-200元，并赔偿因此给公司造成损失。XXX酒店管理公司行政办梁皋峰附1：受控级别受控级别级别规定保管期限保管人代号绝密除拟稿人、接收人、总经理外不得查阅永久副总经理A机密除拟稿人、接收人、总经理以及总经理指定的人外不得查阅永久副总经理B秘密除拟稿人、接收人、办公室经理、总经理以及总经理指定的人外不得查阅5年办公室经理C受控公司内部指定人员可以查阅4年办公室经理、部门主管D一般公司内部人员可以查阅3年办公室经理、部门主管E公示所有人员可以查阅2年办公室经理、部门主管F注1：所有未公开的战略决策，投资意向，财务信息，公司文件，在处理中的案件纠纷相关信息及主要证据材料，泄露后会给公司造成重大损失的材料均定为绝密文件。注2：注册、立项文件，尚未批准的计划方案，不宜公开的信函、会议记录、会议纪要，核心技术资料，人事档案、薪酬、利润，奖金分配，未完成的合同、标底及所有泄露后会给公司造成一定损失的材料均为机密文件。 注3：对已完成的项目文件、合同、计划、策划方案以及所属企业、部门上报材料等文件为秘密文件。附2：部门编号部门英文名称简称总经办General Manager OfficeGM人力资源部Human ResourcesHR财务部Financial DeptFIN运转保障部Running&Security DeptR&S餐饮部Food and Beverage DeptF&B房务部Housekeeping DeptHSKP办公室Executive OfficeEO市场部M