秘书三级培训ppt(最新教材)： 第一章 会议管理

秘书三级第一章,会议管理,理论试卷占20%操作实务占30%,会议的含义,会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。 1、大多企业都是通过会议确定企业发展命脉2、90%的重大决策都是通过会议制定的；3、企业开会的时间越来越多也越来越频繁,会议给企业带来的作用,讲课内容,会前筹备,1、会议筹备方案拟定；2、检查会务的筹备情况；3、审核会议文件；4、与领导沟通会议的有关内容；5、拟定会议的应急方案。,会中服务,1、提示会议按计划进行；2、监督会议经费使用；3、处理会中突发事件。,会后落实,1、会议总结的内容和要求；2、会议评估的内容和要求；,第一节 会前筹备,第一节 会前筹备,一、会前筹备方案的拟定,一、会前筹备方案的拟定,一、会前筹备方案的拟定,1、会议筹备方案的内容 身体记忆法,一、会前筹备方案的拟定,（10）血液确定会议经费预算,（1）心脏会议的主题与意义,（2）面部会议名称,（3）骨骼会议议程（重点）,（4）四肢会议时间地点,（5）大脑会议文件范围，并做好文件的印制和复制的工作,（6）身体内部结构会议筹备机构及人员分工,（7）肌肉组织会议住宿和餐饮安排,（8）五官会议与会代表的组成,（9）衣服会议所需要设备和工具，要满足会议的需要,一、会前筹备方案的拟定,2、会议筹备 方案的作用,一、会前筹备方案的拟定,方案拟定的作用,会议筹备方案的作用,一、会前筹备方案的拟定,3、具体会议相关知识,一、会前筹备方案的拟定,（1）常规性会议室座位安排知识,（1.大小方形）,（2.半圆形）,（3.回字形）,（4.方拱形又称U字形）,（5.圆形）,A、较大型会议座位安排：一般地点定在礼堂、会场、体育场，多摆放成大小方形和半圆形B、中小型会议的座位安排：一般地点定在会议厅或会客厅，多摆放成方拱形、半圆形、半月形、椭圆形、圆形、长方形、T字形采用主席台座位安排,一、会前筹备方案的拟定,C、主席台座位安排注意事项及主持人座位安排,一、会前筹备方案的拟定,主席台座位安排：A、依职务高低和选举的结果安排，职务最高的人居中，然后先左后右、由前至后的顺序依次排列；B、为了工作便利起见，会议的主持人有时会安排在前排的边座就坐，有时可以安排职务顺序就坐；C、在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。,大小方形会场 主席台人员数量为奇数时座位安排,大小方形会场,长方形会场座位安排图（1）,长方形会场座位安排图（1）,一、会前筹备方案的拟定,一、会前筹备方案的拟定,(2)电话会议知识： 主要功能是召集不同地点的人员举行会议，任何电话只要申请此功能都可以使用，它比较适用于规模不大，办公地点相对集中的企业。,一、会前筹备方案的拟定,一、会前筹备方案的拟定,(3)视频会议知识：利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式，适用于布置重要工作、宣布重大决定、商议紧急措施等特殊紧急情况。,一、会前筹备方案的拟定,一、会前筹备方案的拟定,远程会议筹备方案的特点,一、会前筹备方案的拟定,4、会前筹备 方案的要求,一、会前筹备方案的拟定,会前工作的基本要求,会务机构分工的要求：1、根据会议的规模和类型组织筹备人员；2、会务要分工明确、责任到人；3、加强协调，定期沟通P235,一、会前筹备方案的拟定,5、会前筹备方案 会议策划方案的关系,一、会前筹备方案的拟定,3、会议筹备方案与会议策划方案的关系（1）会议策划：一般包含会议筹划方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到举办会议的各个部门和各种关系，有策划人将各种关系和矛盾统一调整，最后形成一套合理的可行的方案流程；（2）会议筹备：一般在会议策划的基础上侧重会议的准备工作的组织和实施，通常不包括前期宣传、营销等方面的内容，对会议时间、地点、议程和经费等方面内容做具体设计；（3）总体上看会议策划比较务虚，会议筹备比较务实。要先进行会议策划及制定预算，在设定具体的筹备方案,一、会前筹备方案的拟定,6、会前筹备方案 程序,上交领导审核,确定主题及相关内容,各小组、选举负责人,委员会成员,一、会前筹备方案的拟定,工作程序,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,1、会务筹备情况检查的内容,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,2、会务筹备情况检查的方法,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,3、会务筹备情况检查的程序,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,4、对检查中发现问题的纠正,二、检查会务筹备情况,二、检查会务筹备情况,5、会务筹备情况检查的结果形式及汇报材料,二、检查会务筹备情况,（1）汇报材料整理,A、认真核实，进行比较和检查B、突出问题、提出对策、注重实效C、数据量化，一目了然,（2）汇报形式,A、书面形式B、口头形式C、协调会形式,三、审核会议文件,三、审核会议文件,三、审核会议文件,1、会议文件的内容 身体记忆法,三、审核会议文件,三、检查会务筹备情况,三、检查会务筹备情况,2、会议文件 审核的内容,三、检查会务筹备情况,会议文件审核内容的要求：准确性和完整性,三、检查会务筹备情况,3、会议文件 审核的方法,三、检查会务筹备情况,三、检查会务筹备情况,4、会议文件 审核的程序,三、检查会务筹备情况,主要领导,相关部门,主管秘书,起草秘书,文件审核的程序,会议文件的印制和分发 1.印制要求：适用原则、耐久原则 2.分发：会议之前准备的文件： 需要与会者广为告知的文件：报到时分发 会议纪要和会议简报等：会议进行中分发 会议之后文件：一般在离会时分发 但出版物和相关需要较长时间整理如论文集等：会后一段时间进行。,三、检查会务筹备情况,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,1、与领导沟通会议有关事宜的意义,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,2、与领导沟通会议有关事宜的 时机（连线题）,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,3、与领导沟通会议有关事宜的原则及注意事项,与领导沟通会议有关事宜的原则,四、与领导沟通会议的有关事宜,与领导沟通会议有关事宜检查注意事项,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,4、与领导沟通会议有关事宜的方法,四、与领导沟通会议的有关事宜,四、与领导沟通会议的有关事宜,5、与领导沟通会议有关事宜的程序,记录结果报送领导,与领导沟通的程序,四、与领导沟通会议的有关事宜,听取指示、完成记录,汇报进展及困难,确定所需资料,确定时间、地点、人员,明确方法和途径,明确会议目标,四、与领导沟通会议的有关事宜,6、与领导沟通会议有关事宜相关链接知识,四、与领导沟通会议的有关事宜,分配会议组织与服务工作应考虑因素,四、与领导沟通会议的有关事宜,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,1、会议应急方案 特点、作用、制定程序、实施原则,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,以未来的目光看现在,讨论应急方案,备选方案,不可预知的情况,拟定会议应急方案的制定程序,五、拟定会议应急方案,2、会议应急方案内容、处理方法、实施保障,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,五、拟定会议应急方案,第二节 会议组织,第二节 会中服务,一、提示会议按计划进行,一、提示会议按计划进行,一、提示会议按计划进行,1、推进会议进程应遵循 原则,一、提示会议按计划进行,一、提示会议按计划进行,2、提示会议按计划进行 意义,一、提示会议按计划进行,执行人秘 书,一、提示会议按计划进行,3、提示会议按计划进行 程序及方式方法,一、提示会议按计划进行,有效引导议题,准时宣布开会,了解议题和议程,提示会议按照计划进行的程序,一、提示会议按计划进行,安排短暂休息,规定讨论界限，及时总结,宣布开始及结束时间,提示会议按照计划进行的方式方法,及时提示甚至中断会议,一、提示会议按计划进行,4、提示会议按计划进行 注意事项,一、提示会议按计划进行,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,1、会议经费的类型,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,会议收款机的使用方法和时机,与会代表须向主办方支付费用时,应在会议通知和预定表格中表明收费标准和方法,应在会议通知和预定表格中表明收费标准和方法（如：现金支付、支票支付、信用卡支付等）,信用卡支付：问清姓名、卡号、有效期等,正确收据或发票,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,2、会议经费使用的 主要方面,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,3、会议经费使用的 程序,二、监督会议经费使用,审核经费支付,财务提现或填写支票,支付会议筹备经费,财务领导审核批准,主管领导审核批准,会议筹备组申请经费,二、监督会议经费使用,4、会议经费使用的 注意事项,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,5、会议经费使用的 监督方法,二、监督会议经费使用,二、监督会议经费使用,自学P255网络新闻发布宣传的经费预算 重点在包括哪些具体项目,三、处理会中突发事件,三、处理会中突发事件,三、处理会中突发事件,1、会中突发事件类型、 应急方案实施原则、处理方法；,三、处理会中突发事件,三、处理会中突发事件,三、处理会中突发事件,1、处理会中突发性事件 程序,三、处理会中突发事件,向领导汇报事件,启动应急方案措施,进行补救处理,必要时申请支援,处理善后事宜,会中处理它突发事件的程序,2014年真题,三、处理会中突发事件,1、处理会中突发性事件 责任分工,三、处理会中突发事件,处理会中突发性事件的责任分工,三、处理会中突发事件,突发性事件与规章制度,四、管理会间文化活动,（一）管理会间文化活动的内容,（二）管理会间文化活动的要求,第三节 会后落实,第三节 会后落实,一、会议总结工作的内容和要求,一、会议总结工作的内容和要求,1、会议总结 目的、内容、方法、要求,一、会议总结工作的内容和要求,一、会议总结工作的内容和要求,会议总结目的,一、会议总结工作的内容和要求,一、会议总结工作的内容和要求,一、会议总结工作的内容和要求,2、会议总结 工作程序及会议总结撰写注意事项,一、会议总结工作的内容和要求,征询意见拟定总结稿,一、会议总结工作的内容和要求,向领导汇报会议结论,总结定稿,印发并发至相关部门,总结结果需要归档,组织全体人员总结,一、会议总结工作的内容和要求,记者直接报道会议新闻,一、会议总结工作的内容和要求,特别重大型会议，可配上评论,秘书撰写 领导定稿,会议新闻发布的方法,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工作的内容和要求,1、会议评估 内容,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工作的内容和要求,会议评估 会议的效率 会议管理水平,会议的效率：会议所取得的效果和会议成本（人、力、物成本、资料 成本等）之间的比值。比值越大效果越好，反之比值越低效果越差,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工作的内容和要求,2、会议评估 标准、程序、方法,二、会议评估工作的内容和要求,二、会议评估工