论合同审查在企业风险防范中的重要作用

论合同审查在企业风险防范中的重要作用中色国际贸易有限公司采购事业部 梁 辰2011.6.28一、关于企业风险防范的基本认识企业法律风险是指由于企业外部法律环境发生变化，或由于企业自身及有关各方未能按照法律规定或合同约定，有效行使权利、履行义务，而对企业造成不利后果的一切可能性。 企业法律风险防范是指针对各种不规范的行为可能导致的风险，在其发生之前即采取防范措施的具体做法，以及企业长期形成、自觉建立的相关机制。中色国贸防范法律风险的途径主要包括：企业成员法律防范意识的培养，合同管理体系的创建以及廉政建设与自我约束机制的形成等等。法律风险防范体系建设是中国有色集团和中色国贸强化管理、防范风险的重要内容之一。多年来，集团公司始终狠抓内部风险管控体系的建设，持续推进企业全面风险管理体系建设。特别是针对“走出去”碰到的投资、采购、期货等各类高风险业务，始终狠抓监督管理。中色国贸成立以来，在“抓基础、强管理、控风险”九个字上下功夫，在采购业务、矿产品经营业务中，切实加强对合同风险、财务风险、法律风险的防控，初步建立了有效的风险防范和控制机制。中色国贸在2009年、2010年持续开展了第一阶段、第二阶段的管理缺陷诊断活动，并在2011年以“强化风险管理、降本增效”为主题，继续推进第三阶段管理缺陷诊断活动。这一系列的工作，明显提高了和部门两级的管理能力和公司总体管理水平。二、中色国贸买卖合同风险的常见问题企业合同法律风险，是指在合同订立、生效、履行、变更、转让、终止及违约责任的确定过程中，合同当事人一方或双方利益受到损害或损失的可能性。合同作为一种实现双方当事人利益的手段或工具，本应当具有相对的稳定性。而中色国贸当前的服务对象主要是集团公司投资的境外重大项目和境外主要生产企业，这些企业的分布的国别和地域较广，又分为矿山、冶炼厂、合作区公司等不同的生产类型，设备采购业务的涉及面大、周期较长，面对的国内供应厂商众多，因此，所订立的采购合同具有很强的动态性与不确定性。一旦合同利益的取得或实现出现障碍，原先就根源于合同利益的损失风险就会随之展现出来。中色国贸目前常见的合同风险，多源于合同签约过程中，业务人员责任心不强未能把好合同关；或者极少数经营人员违规操作，甚至仅凭人情关系就草率签约，导致合同权利、义务约定失误，造成合同纠纷；还有一些是因为供应商为了在市场竞争中获得不当之利，给予虚假优惠，在质量上鱼目混珠，以次充好，品种规格不符合合同要求。 从业务部门的管理上看，对合同的审查也存在一些缺陷。一是缺乏必要的合同法律常识和合同意识，合同审查中的规范化管理不健全，对事先审查、论证、调研不够重视，在签订和履行合同中存在实体上及程序上的问题。二是随意担保现象较为严重，违约责任追究困难。有时陷入被动，代人承担履约责任，造成重大经济损失而无计可施。三是依法维权意识不强。一旦遇到合同纠纷，较少使用仲裁、诉讼等法律救济途径，而基于“和气生财”的协商效果往往并不能令人满意。个别下属企业依法维护企业权益的积极性不高，造成一些外欠款项多年难以收回，形成呆帐、坏帐，积累了较大数额的不良资产。甚至有的企业忽视自己的法律权利，一些案件超过了诉讼期限，造成难以弥补的经济损失。三、中色国贸防范合同法律风险的办法、措施（一）建立合同管理制度 合同管理的总目标：制度系列化，行为规范化，经营管理和合同管理一体化。合同管理实行分级管理制度，即：“合同管理机构总管，部门、科室、业务小组分管，业务员具体管”，逐级管理、各负其责。从组织有关人员的学习和培训；制定并贯彻实施合同管理制度；负责合同签订、履行、变更、转让和终止；审查合同，管理合同文本及合同专用章；解决合同问题和处理合同纠纷等各方面，明确不同的管理职责。（二）严格执行关于合同订立的各项规定合同形式一般应采用国家发布的示范文本；信件和电子合同应订立相应的合同确认书。订立合同以及变更或解除合同应严格按照规定程序进行。要高度重视可行性调查、要约或承诺、合同协商、拟订与审查、签署盖章等关键节点。（三）重点加强合同审查审查必须坚持“合同驱除一切关系”的准则。除了对一般合同实行分级责任制度外，重大合同必须经专门机构、专门人员的审查。合同审查必须在签字盖章前进行。从中色国贸采购部的具体业务看，合同审查的重点内容应当包括：1.审查合同主体是否合格，认真审查签约对象的主体资格、履约能力、资信能力以及当前是否正常经营等情况，不能简单相信其名片、介绍信、工作证、公章、授权书、营业执照复印件等，严防不法单位或个人利用采购合同进行欺诈或其他违法犯罪行为，减少交易风险。对于标的较大的交易，还应到工商、税务、银行等单位调查对方当事人的资信能力。特别注意对方是否有表见代理情况发生。如：是否使用了内设机构印章签订合同；有无加盖合同印章的空白合同书、证明书、介绍信，可能被利用；对方签约人有无代理权，等等。2.审查内容是否合法，与格式条款的差别等。包括：权利义务是否对等，合同约定是否明确，质量要求明确与否，价款报酬约定明确与否，履行的地点、期限、方式的约定明确与否，履行费用负担和对方免责条款的约定明确与否。使用统一的购销合同文本，减少合同履行和处理纠纷过程中的争议。3.审查交付与验收，方法是否恰当，手续是否完备，交付人，验收人是否经过授权。应办理批准、登记手续的是否办理。4.审查合同是否设立担保，如设立，审查担保方式是否恰当。保证人的主体是否合格，担保条款或担保合同的条款约定是否符合担保法要求。是否发生变更或解除，手续是否符合合同法规定。5.审查履约、违约情况，有关证据是否齐全。是否存在预期违约情况并采取相应措施；审查合同履行情况，审查是否具有抗辨权、撤销权、代位权，决定是否行使该权利；审查合同履行是否涉及第三人，并检查履行情况。审查解决纠纷的方式，是否利于解决合同纠纷。（四）加强合同管理奖惩制度对在合同订立、审查、履行以及日常管理中，工作认真负责，行为规范、化解了风险、或为本单位争取了较大效益、避免或挽回了经济损失的部门和人员给予表彰；对在合同订立、审查、履行以及日常管理中，因个人主客观错误或过失造成企业损失的，应视其情节轻重给予处分、经济赔偿直至追究刑事责任。四、中色国贸关于合同审查有关问题的实践（一）强化采购业务中的“两大管理”1.强化合同管理采购合同是中色国贸从事采购业务、获取经营效益的前提和基本纽带，同时也是产生经营纠纷的主要根源。为了从源头上加强对风险的控制，中色国贸的采购事业部针对合同管理工作，严格执行“统一管理、分级负责、严格把关”的工作机制。在做法上，特别强化了几个节点：一是强化法律意识，注重合同知识培训。不断加强对项目负责人、合同管理人员进行合同法的培训力度,使他们形成了在日常管理中处处以合同为依据,按合同办事的工作机制。二是完善签约机制，健全合同管理制度。根据工作要求，采购事业部进一步完善了合同文本（模板）的统一、合同专项管理、审查和审批制度。、三是不断加大合同的签订和履行的全面监督管理力度，严格审查合同的每一项条款，坚决杜绝含义模糊的合同条款出现在正式文本中。通过这些工作，我们加强了有关人员开展合同审查实务的能力，进一步提高了合同管理的水平。2.强化复核管理设备和物资采购是一个经营风险很高的领域，对采购合同本身以及我们的管理能力、管理水平的要求很高，稍有不慎，就可能酿成大祸。随着中色国贸所承担的采购项目或采购业务逐渐增多，采购事业部每位员工平时的工作任务都非常繁重。如何在确保完成采购量的同时，保证采购工作的质量，是一个重要的问题。建立健全合同的复核管理制度对于提高合同的执行效率、正确处理工作速度与质量的关系，关系极大。针对这一特点，采购事业部加强和完善了复核工作的相关制度，重点强化了对报价、合同、付款、通知开票等关键环节的复核，同时，增加了对复核工作进行再监督，实现了对采购全过程的监督控制，使采购业务的各个环节在实施过程中的一些不规范做法得以及时发现和纠正，加强了风险防范。（二）开展经常性的管理缺陷诊断活动，确保合同管理精细化、常态化加强培训，细化标准，实行精细化管理，全面提高采购业务的规范化和标准化水平。一是进一步加强内设部门的管理，对内设部门的作业目标、管理制度、基础资料进行统一明确和规范，促进内设部门管理的精细化。二是完善内控、加强教育。加强与完善内部控制制度与程序，加强对物资采购全过程、全方位的监督。加强对采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。完善签约机制，健全合同管理制度。进一步完善了合同文本的统一、合同专项管理、审查和审批制度。不断加大合同的签订和履行的全面监督管理力度，严格审查合同的每一项条款，坚决杜绝含义模糊的合同条款出现在正式文本中。三是加强管理缺陷整改措施的执行力度，切实促进部门业务管理。中色国贸坚持以科学发展观的重要思想为指导，坚持紧密结合采购业务的实际，坚持“提高两种能力”以强化整改提高降本增效能力、提高防范风险能力。始终坚持三项基本原则，一是实事求是、突出薄弱环节，注重整改的针对性；二是严格要求、完善管理制度，确保整改的实效性；三是把握节点、扎实稳步，把整改成果具体落实到“解决问题、推进工作”上，切实增强了部门的盈利能力和抗风险能力。四是积极学习和借鉴先进单位的典型经验，改进工作。加强对标工作。将对标过程和结果相结合，按照强化指标分析、学习最佳实践、落实整改措施的工作步骤，努力提升部门的管理水平。（三）加强合同审查，以识别防范风险为目标，推进全面风险管理通过加强合同审查工作，树立起“风险管理就是生命，风险管理创造价值”的理念，增强全员风险管理意识。围绕采购部的发展目标，健全完善风险管理体系，对合同管理（包括合同审查）实行定岗定人定责，完善工作机制，推动合同风险管理有效开展。在合同审查工作中，以防范和控制为目的，全面收集合同风险和与合同风险相关的信息，开展起合同风险识别、合同风险分析和评价工作，完善合同风险的监控制度，制定防范控制措施，不断提高风险防范能力。加强对合同管理的重点环节和重点项目合同的监控，围绕采购管理、合同管理的关键控制点开展风险控制活动。设定预警指标，制定应对策略，采取处理措施，确保了重点项目和关键控制环节的风险可控、受控。 合同审查是一项技术含量高、风险很大的经营行为。由于其特点，无论是合同的效力，还是履约能力或陷阱条款，采购部的经营人员、管理人员都可能因为专业局限、或者缺乏法律经验而难以准确把握。因此，还必须充分借助法律专业人员的作用，加强对重