局公文处理办法-管理办法

局公文处理办法_管理办法. 为使局机关公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法和我省的有关规定，按照实事求是、精简、高效的原则，制定如下办法。 一、局机关公文的种类包括:决定、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议纪要，如有必要也可使用其他文种。 二、公文格式包括版头、密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等。 1、版头分为套有“中共山西省委老干部局文件”、“中共山西省委老干部局”、“中共山西省委老干部局办公室文件”字样等形式，用红色套印。 2、发文字号分为晋老字200*号、晋老发字200*号、晋老办字200*号、晋老党字200*号、晋老人字200*号、晋老函字200*号和晋老电字200*号等。 3、公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除与有关部门联合发文外，原则上标题不再冠有本局名称。 4、普发性公文的主送机关范围一般为:各市委老干部局，省委各部、委、办、厅、局党组(党委)，各人民团体党组。如需发大中型企业、大专院校，则应加上:各大中型企业、各大专院校党委。需要直接发到省直各单位老干部工作部门的文件，主送机关也可表述为:省直各单位离退休人员管理处。公文的具体发送范围根据情况确定。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他上级机关，应使用抄报形式。 5、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。 6、附件标题置于正文之后、发文机关名称之前，应当注明附件顺序和名称。附件置于正文之后、印刷版记之前(成文日期之后另页)。 7、发文机关名称应使用“中共山西省委老干部局”全称。 8、成文日期以最后一位领导人签署时间或会议议定时间为准，年、月、日要完整、准确，用阿拉伯数字，标在发文机关名称右下方或标题正下方。 9、正式行文一般都加盖机关印章(本局铅印文件除外)。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文、下要骑年盖月。 10、公文抄送(含抄报、抄发)范围标注在公文末页下部，制发单位上方位置。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。 11、印刷版记包括本局全称“中共山西省委老干部局”以及制发日期和印刷份数。制发单位名称和日期置于公文末页下端，印刷份数置于下间隔线右下方。 三、局机关正式公文的适用范围: 1、版头为“中共山西省委老干部局文件”形式的，发文号为“晋老字200*号”，主要用于发布全局一个时期内所作的重要安排部署、指导性意见、决定等。 2、版头为“中共山西省委老干部局”形式的，分为以下两种情况: (1)用于传达局机关和上级机关对某项工作的指示、决定，通报某方面情况，或要求下级部门按照某项规定去办某项事情，发文号为“晋老发字200*号”。 (2)局机关向省委、省政府等上级机关报告工作情况和请示问题，答复下级机关的请示事项，发文字号为“晋老字200*号”。 3、版头为“中共山西省委老干部局办公室文件”形式的，发文号为“晋老办字200*号”，主要用于局办公室对局系统内部或 全省老干部部门业务指导方面的文件、通知、通报以及其他事宜。 4、遇有紧急事项需报告上级机关或通知下级和同级机关时，使用传真电报形式，发文字号为“晋老电字200*号”。 四、公文中的标题用加粗二号黑体，正文用三号仿宋体，从左至右排版;公文中的计量单位，采用国家法定计量单位;公文用纸幅面规格为16开型，统一左侧装订。 五、机关正式文件的产生程序包括起草、审核、签发、登记、编号、印刷、用印、分发、存档等。 1、文稿的起草，一般按照职责分工或局领导安排，由有关处室组织起草。文稿起草的基本要求是:(1)全面准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针和政策;(2)完整准确地体现发文的意图;(3)观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短;(4)人名、地名、数字、引文要准确，具体时间应写明年、月、日;(5)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。文稿起草完成后，按照发文稿纸上的栏目，填写拟稿单位、拟稿人、文稿名称、主送、抄报、抄发、抄送、附件、印刷份数等项目，拟稿单位负责人审签后，送局办公室核稿，再由承办处室送局领导签发。 2、公文送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 3、文件的签发，要分别情况对待，一般业务性文件，由分管副局长审签后，送主持工作的副局长签发;重要文件先由分管副局长审签，再由主持工作的副局长和局长签发。以本局机关为主的联合行文，需由拟稿处室在本局领导签发之后，约请所有联署机关负责人会签;以有关部门为主的联合行文，应由我局相关处室审阅后，呈请局领导签发。 4、文件的编号。各处室、局属各单位起草的文件签发后，办公室负责编发文号，并根据需要划分密级。 5、文件的印刷，在编号之后进行。文件编号后，经办公室签印，由各拟稿处室送印、校对、装订。印制文件要做到:文字清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。 6、文件的分发。需要邮寄和交换的文件，由拟稿处室装写信封后，交办公室收发人员发出。发至本局领导、各处室、局属各单位和呈报组织部的文件，由拟稿处室填写分发文件登记卡，将文件交办公室收发人员发出。 7、文件的存档。凡局正式文件，拟稿单位应将发文底稿、文件正本(两份)以及审核、送审过程中的修改稿，连同有关附件归类整理送局办公室编发文号处保存。正式文件办公室要按照编号统一备份软盘保存。 六、局机关编发的山西老干部工作、山西老干部工作信息，承办处室负责送印、分发并存档。 七、各处室和局属单位上报的请示报告，均应使用统一格式的请示报告卡片。各处室的请示报告，由各处室负责同志呈局领导审批。局属各单位的请示报告，可由单位负责同志直接呈局领导审批，也可交局办公室转呈局领导审批，但均应送局办公室登记。各处室、各单位的请示报告，须填写清楚填报单位、填报人和填报时间。凡拟以局名义发出的请示报告，应加盖局印章，交局办公室统一分送。 八、外来公文的处理，包括公文的签收、登记、拟办、阅批、分送、承办、催办等环节。 1、收发人员收到外来公文后，须将重要公文的标题(文件摘要)、发文字号、来文单位、件数、收文时间等逐项进行登记。 2、公文经登记后及时送办公室主任填写拟办意见。 3、需要办理的公文，办公室主任应根据公文内容提出拟办意见，注请局领导批示;或注请有关处室和单位办理。 4、分送公文严格按照领导批示范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误。 5、传阅公文，要严格公文登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传、重传和延误。传阅机要文件要注意保密，需要留用的，要办理借阅手续，不要随意抽取。密级较高的公文，要按规定尽量缩小知密范围。 6、各处室、各单位在承办公文时要遵循以下原则:凡属本处室、本单位职权范围内可以处理的事项，应及时处理;凡涉及其他业务处室和单位的事项，要主动协商办理;凡需请局领导审批的重要事项，主办处室和单位应提出拟办意见，然后送请局领导审批。 九、重要公文材料办理完毕后，要及时整理立卷。各处室要保证文件材料的齐全、完整。局机关综合档案室要对各处室的立卷归档工作进行指导、协调和监督。 十、机关公文的销毁，应严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和党内有关保密的规定，履行严格的登记手续。销毁秘密文件，经局保密委员会批准后，由两人以上监销。 本办法从印发之日起执行。 附:中共山西省委老干部局文件式样一、二、三、四。 式样一 中共山西省委老干部局文件 晋老字200*号 ? 标题ht2xbs 主送单位:ht3f 正文ht3f (正文中若有小标题，可用ht3h) 中共山西省委老干部局(印章) 签发日期ht3f 主题词ht3h:ht3xbs 抄送:ht5ss 抄报:ht5ss 中共山西省委老干部局 印发日期:ht4f 印数:ht5ss 式样二 中共山西省委老干部局 晋老发字200*号 ? 标题ht2xbs 主送单位:ht3f 正文ht3f (正文中若有小标题，可用ht3h) 中共山西省委老干部局(印章) 签发日期ht3f 主题词ht3h:ht3xbs 抄送:ht5ss 抄报:ht5ss 中共山西省委老干部局 印发日期:ht4f 印数:ht5ss 式样三 内部传真电报 发往: 签批 地址:ht3k 盖章h