应收管理制度、应收管理规定

应收控制管理规定内部资料，请勿外传制 订：财务部 康尔应收控制管理规定审核记录制订人 制订部门财务部制订时间生效日期本文件共计1-8页会审人国际业务部负责人 日期 国内渠道部负责人 日期 国内商超部负责人 日期 财 务 部负责人 日期 商 务 部负责人 日期 行政人事部负责人 日期 批准董 事 长 日期 应收控制管理规定分发记录分 发 部 门 签 收 人日期 国内渠道部 国内商超部 国际业务部 财务部 商务部 行政人事部 赣州工厂 上海公司 广州公司修订记录版本/版次文件编号修改内容提要 修改日期撰写/修改人 应收控制管理规定一：目的 为了进一步规范应收帐款日常管理和健全客户信用管理体系，对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，防止应收账款管理过程中的各种风险，减少坏账损失，加快企业资金周转，提高资金使用效率，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司因赊销业务产生的应收账款和公司经营中产生的各种债权（预付货款，其他应收款）。3、 职权 1、财务部负责应收帐款、帐龄分析及分类，及时将数据提报反馈。 2、商务部负责每笔销售交易货款的交付方式、交款日期及日常催款。 3、销售部负责相关帐款类别反馈的审核确定及协助商务部对客户应收款的日常催收，主导对准/呆帐的追收。 4、总经理负责准呆帐、呆帐、准坏帐、坏帐分类最终批准和托收的授权及准呆帐追收事项执行批准。 5、总经理负责本制度的执行批准。四、定义1、准呆帐：指财务对帐目帐龄在 年以上一年零 个月以内未收的客户欠款。2、呆帐：指财务对帐目帐龄在 年 个月以上距法律追款失效期3个月以内的客户欠款。3、准坏帐：指财务对帐目帐龄距法律追款失效期3个月之内的客户欠款。4、坏帐：指财务对帐目帐龄在法律追款失效期后的客户欠款。五、应收控制管理规定（分售前、售中、售后控制） 1、 售前控制 1）客户资信管理的信息基础工作由商务部门完成（销售部门收集客户资料，商务部建立客户信息档案）。2）经销商、代理商、专营店、工程客户在与公司长期合作或非现钱现货交易时，销售人员必须对其法定主体资格相关资料收集齐全（个人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证等），商务部为客户信息档案的最终责任人。 3） 公司对收集的客户信息资料定期对客户的资信程度进行评定，以便确定资信额度和信用期限（借款支持政策）。 4）销售人员必须清楚告知客户公司财务应收货款执行的方式，并定期或不定期走访客户，在走访中根据所得信息资料重新评估客户信用等级。5） 销售部和商务部密切注意客户的支付能力进而控制客户风险，并不会妨碍销售的增长。因为这样做不仅可以通过避免一些不必要的成本而增加利润，而且可以通过把销售努力集中于前景良好的客户而增加销售机会。相反，进行有效的信用控制销售反而会增长，因为信用评估使客户风险程度更加清晰了，从而使销售努力集中到更好的客户上。6） 由商务部主导、销售部协助、财务部复核一起对公司交易的客户建立起“客户安全账期及授信额”，并录入系统，见各客户安全账期及授信额一览表。7） 财务应收货款执行的方式： 第一、货到付款（一般是由公司司机送货、司机代收货款） 第二、款到发货（一般是第一次交易的客户、国际客户等） 第三、协议付款（一般是百安居、经销商、代理商、工程客户，以执行安全安全账 期方式） 8）担保人担保金额的授权规定： 业务员 元 销售经理 元 销售总经理 元 董事长 元 2、售中控制 1)、商务部打单控制 A、对于渠道客户：商务部在预约送货前，必须与客户沟通好付款日期，并备注在“销售送货单” 上，再执行打单。 B、对于工程客户：商务部在预约送货前，依照工程协议中有关付款的条款与客户沟通、与财务确 认付款情况后再执行打单。 C、对于百安居客户：按百安居平台订单打单。 D、对于国际客户：按款到发货的原则打单,对于非款到发货的必须要有担保人员签名. 注：商务录单前需查看该客户是否有到了安全账期或超过授信额未结货款，如有请在纸质订单中注明，并相应担保人员在担保权限范围内签字担保、经领导审批方可出库。 2）、财务部审单控制： A、财务部对于商务部未注明付款方式的“销售送货单”及价格、型号不符的不予审核通过。 B、财务部对于到了安全账期或超过授信额而又没有担保人签字的“销售送货单”不予审核通过。 C、对于工程单客户，未依照工程协议中有关付款的条款执行付款的，不予审核通过。 D、对于国际客户按款到发货的原则审单，对于非款到发货的必须要有担保人员在担保权限范围内签名， 无签名不予审核通过。 3）、司机送货控制： 对于自己送货的“销售送货单”司机必须要求客户在收货单上签名，对于货到付款的商务必须事 先与司机做好交接，并跟进收款情况，当天向财务上交货款。 3、售后控制 1)、商务部对于所负责客户依发货时与客户沟通好付款日期及各客户安全账期及授信额一览表进行日常的货款催收。 2)、商务部对于工程客户依照工程协议中有关付款的条款进行日常的货款催收。 3)、商务部对于百安居客户必须每天跟进促销员及时充定送货单（在百安居提货或有百安居送货的），若由公司送货，必须跟进司机取回在客户手上百安居销售单的客户联，收回后再交由促销员充定。4) 、商务部每周五上午下班前发出百安居大表，财务部进行监督是否有百安居未冲定的清单，并每周五下班前将百安居大表发回商务部，商务部有困难无法解决的要及时跟商超经理反馈并追踪处理。 5)、商务部有接收到客户汇款信息的，要及时通知财务部、并告知冲定单号，以便财务部查看是否到账、并进行冲定下账，财务部有收到货款，未知冲定单号的需及时通知商务部告知冲定单号，财务部需每天发应收表于商务部。6）、财务部每周整理一次异常应收报表，每周五发商务部，抄送销售部、销售总经理、财务总监；由商务部整合催收、销售部协助催收，并将处理结果以邮件或书面形式每周六回复财务部，抄送销售部、销售总经理、财务总监；商务部、销售部每周一会议上报告预计收款情况，并日常催收货款。 7）、财务部对超过担保期限未回款或超过安全账期未结清货款的，及时通知相关担保人、业务人员 和公司领导，并跟进处理结果，财务部有权通知商务部拒绝再次发货。 8）、给予客户的优惠及返利政策，应以配发货物的形式，或作应收账款的冲减，不做现金支付。10）、回款形式应以银行转账为主，尽量避免业务员接触现金。若有现金收款的，应及时上缴公司出 纳，不得挪用或积压收款。一旦发现给予重处，若因此给公司造成经济损失的，公司有权追究其法律 责任。 11）、业务员在公司的暂留提成，在未结清应收账款之前，公司不予结算。 12）、应收账款的交接 A、销售人员调岗或离岗时，必须提前一个月对其经手的应收账款及客户进行交接，并出俱移交清 单。 B、移交清单上必须详细清楚注明与客户的对账记录，并有移交人、接交人、监交人的签字，监交 人必须是所在区域的大区经理。 C、销售人员接交时，应与客户核对账单，如有疑问及时上报，和查明原因。若有意隐瞒与接交人 同负全部责任。 D、移交清单必须上缴财务部，经往来会计确认金额属实并签字确认后，方可办理离职手续，移交清 楚后，发生的应收账款由接交人负责。 4、对账管理1） 、财务部对于除百安居之外的客户每月3日前导出-客户收发货明细表给商务部，由商务与客户的相关人员签名确认，并交由公司财务部与对方对账。2）、对于百安居客户依照百安居对账流程执行。3）、对于向公司供货的供应商的对账，每月5日前由采购发-月采购明细单与供应商的相关人员签名确认，并交公司财务部与对方财务对账。 5、问题账款的处理 1）、 公司本着谁赊销谁负责，谁担保谁连带的原则，公司不予承担因赊销发生的呆账、死账。 2）、对于因销售部们人员未尽职责行为而发生的坏账损失，销售经理承担20，业务员承担80，对 因担保人员未尽职责行为而发生的坏账损失，担保人员承担100（销售人员、担保人员的未尽职 责行为包括但不限于：未收集客户有效的法定资格资料，合同条款不清晰、协助催款不力，未及时 发现客户搬迁、关门、倒闭、失踪，客户经营不善无力偿还等情形）。 3）、对于因商务部们人员未尽职责行为而发生的坏账损失，商务经理承担20，跟单员承担80，（商 务部们人员的未尽职责行为包括但不限于：未及时发百安居大表、未及时与客户确认客户收发明细表、未做好日常的催款工作，发现回款异常未及时和销售人员或担保人员反馈，对销售人员或担保人员未及时处理未向公司最高领导请示处理意见，客户货物签收问题拖欠回款等情形。 4）、对于因财务部们人员未尽职责行为而发生的坏账损失，财务经理承担20，往来会计承担80，（财 务部们人员的未尽职责行为包括但不限于：未及时发出异常应收表给相关人员，未及时发回百安居大表给相关人员，未按原则审单，未及时与客户对账等情形）。 5）、对于销售、商务、财务均有失职行为的情形，无论失职的情节的轻重，公司采取平均分摊的原则。6、 参考附件 1、百安居对账流程 2、-客户收发货明细表 3、-月采购明细单 4、异常应收报表 5、各客户安全账期及授信额一览表7、 执行日期：2013年5月份8、 本规定最终解释权属财务部。 百安居对账流程1、 设立“百安居文件夹”，用以汇集、保存、核算与百安居的对帐资料，收集、保存公司与百安居的有关合同、协议、规定等。2、 每月初从公司T1系统中（上月单据全部审核并过账完毕后）引出上月销售明细，以百安居结算单位分别列出“百安居销售明细”，与公司收到的百安居收货明细的数量、金额进行核对，并在“百安居销售明细”表内添加百安居验收单号，如验收单与我司送货单有差异的及时与商超经理联系处理，并在“百安居销售明细”表内注明。如有未收回百安居验收单的，与仓管、商超经理联系，要求及时收回百安居验收单，并就此每周在公司例会上予以报告。3、 每月6号从百安居平台导出上月“对账汇总报表”与“经销对账明细报表”方法：登陆百安居供应商网站：/bnqweb/输入账号BQC、密码1234、安全密码锁码密码（即时）日常作业对账作业“对账汇总报表”、“经销对账明细报表”选EXCEL文件格式我的报表查看“对账汇总报表”、“经销对账明细报表”保存至百安居文件夹。4、 将导自百安居平台的“对账汇总报表” 与“经销对账明细报表”的数量、金额等进行核对一般都能核对上，如核对不上，以汇总表为准。5、 将百安居“经销对账明细报表”与公司对百安居发出商品“百安居销售明细”进行核对，在“百安居销售明细”内注明对账月份与对账金额，将公司有送货但百安居未列入对账的部分及百安居已列入对账但公司无单的部分单独显示并发给相关人员（商超经理、分管总经理等）处理。6、 如百安居“经销对账明细报表”中有退货而公司却未退回的（即公司无销售退货单），应立即与百安居财务沟通，先剔除这部分退货开具增值税专用发票向百安居结算（这种情形下不能在百安居平台生成匹配单，只能请百安居财务进行手工匹配），并在“百安居销售明细”表后加以注明。7、 依百安居“对账汇总报表”内各百安居结算单位名称与金额开具增值税专用发票，并填制、打印所开具增值税专用发票的发票清单。8、 在百安居平台录入所开具发票信息方法：登陆百安居供应商网站：/bnqweb/输入账号BQC、密码1234、安全密码锁码密码（即时）日常作业对账作业发票输入（月结）发票输入选择当月对账开票的相应单据下一步录入发票日期、发票号、发票金额与所选单据金额核对（差额须在3.00元内，否则百安居会退票）确认生成匹配单打印匹配单OK9、 将发票、发票清单、匹配单及相对应百安居收货明细（寄出的百安居收货明细公司要留有复印件存档）一起寄上海百安居总部（公司寄上海分公司，由分公司人员送百安居财务）。10、百安居发票等对账资料寄出后及时跟进百安居收到发票情况，可上百安居平台查看（方法：登陆百安居供应商网站：/bnqweb/输入账号BQC、密码1234、安全密码锁码密码（即时）日常作业对账作业发票/匹配单查询，如果发票状态为已审核表示百安居已收到发票并审核通过，否则查看“错误发票驳回”信息，如发票属驳回，要立即与百安居财务联系，同时向分管总经理汇报，作退回重开等处理，并及时作废百安居所驳回的发票）。11、发票审核通过后，需跟进百安居付款情况，百安居一般在收到