管理沟通-第五章会议沟通.pptx

管理沟通之会议沟通,1,讨论,2,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；,2020/5/22,3,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。,2020/5/22,群体沟通的优点与缺点,优点：产生更多的承诺产生更好的决策缺点：时间和效率群体压力：从众心理专家和领导压力推卸责任：说而不做,4,2020/5/22,第一节会议的定义与类型,一、会议的定义是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,5,2020/5/22,会议的目的,交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息给与指导:培训解决问题:澄清误会，解决问题作出决策:参与讨论、决策,6,2020/5/22,会议的种类,谈判目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。通知目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。交流目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。,7,2020/5/22,第二节组织和参加会议,8,1.明确会议目的2.确定会议的最佳议程,2020/5/22,会议的目的和目标,9,1.你真的需要组织一次会议吗？有没有更好的/更划算的方式或方法去达到你的目标？财务分析2.会议的目的是什么？介绍新鲜事物？争论某个观点？给予建议？进行决策?借助他人的智慧解决问题？3.会议的总目标是什么？你想达到什么目标？可能会遇到什么问题？最好的/最差的结果是什么？,2020/5/22,2、确定会议议程,10,“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”会议时间(开始时间、结束时间)和地点会议目的会议议题的顺序,2020/5/22,2、确定会议议程,11,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题，以免延误时间影响到后面重要议题由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬由容易到困难让大家渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触到未熟悉的议题造成挫折感,2020/5/22,12,确定议程时的考虑,主要的内容应该是什么？用什么样的形式进行？如何更好地利用时间？如何有效地安排日程？,2020/5/22,博大音像制品公司2004年3季度销售总结会议,13,日期：2004年12月4日，星期五时间：下午2：303：45地点：B大厦第二会议室会议目的：总结3季度销售情况，并确定下季度计划议程1.上次会议记录中提出的问题；2经理做3季度销售情况总结报告；3讨论、分析这一季度存在的问题；4经理宣读下季度销售计划及重点；5.全体讨论；6.下次会议日期、时间、地点。附件13季度销售情况总结；24季度销售计划,2020/5/22,3、邀请与会者,14,2020/5/22,3、邀请与会者,15,参加会议的人应该做到：对于所讨论的问题掌握了足够的信息与专业知识都能够坦诚地发表自己的见解有权利做出决定能够准时参加会议,2020/5/22,4、发出会议通知,16,会议名称:明确点出主旨，使人一目了然目的:应详尽说明，方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程准备资料与会人员主办人员,2020/5/22,5、布置会场,17,会议的环境与会议的目的一致精心设计会场中的家具考虑摆放椅子时应使之符合自己的目的考虑是否需要视觉教具保证屋内的温度令人感觉舒适如果是非常正式的会议，要考虑到座位的安排,2020/5/22,思考,18,最近小李有点烦，由于单位与美国一家公司可能合作，美国公司将派人来与公司主要负责人会谈。会议的内容非常多，该如何安排一个科学、合理的会议议程呢？面对会议室，小李有点发怵，要如何来安排我方和外方的位置呢？我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、翻译,2020/5/22,会议室的布局,19,大门,2020/5/22,回到案例，你的答案？,20,大门,我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、翻译,2020/5/22,21,最佳答案,大门,董事长,公关部经理,翻译,秘书,副总,翻译,外联部经理,驻华工作人员,2020/5/22,5.布置会场,22,2020/5/22,长桌型（a）,长桌型（b）,方桌型,23,2020/5/22,凹形,圆桌型,24,2020/5/22,6.做会议记录,25,准确清楚突出重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动各方主要观点权威人士或代表人物的言论开始时定调性言论和结束前的总结性言论会议已经决议或议而未决的事项对会议产生较大影响的其他言论或活动,2020/5/22,7、有效控制会议进程,26,CASE:会议主席角色情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?,2020/5/22,CASE（Continue),27,情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,2020/5/22,（1）会议主席的职责,28,会议控制决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。会议引导识别主题/问题；交换和开发建议；评价不同方案；选择行动计划（5W1H）。,2020/5/22,会议主席的职责,29,促进讨论讨论，提问处理不同意见对争论双方或各方的观点加以澄清；分析造成分歧的因素；研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定,2020/5/22,得分为27分或27以下，您的会议主持得很好得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题,30,2020/5/22,如何让大家愿意发言,31,塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。,2020/5/22,倾听技巧,32,注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪,2020/5/22,主席应避免事项,33,独占发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。优柔寡断要思路清晰,对决议事项要果断、明确。加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。操纵议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（1）,34,隐密议程有：想引起别人的注意保护自己所代表的群体的利益利用会议“贬低”对手掩盖在过去的错误上表现出来的无能结成特别联盟把会议作为个人消遣或者“追求个人成就”的舞台,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（2）,35,人身攻击对策:对对方进行安抚重申议事规则重提主題进行讨论,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（3）,36,离题对策:给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（4）,37,争议不下对策:暂停会议休会20分钟以上参考第三者的意見将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意見提出新的方案重申共同利益,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（5）,38,抱怨对策:同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法短话长说对策:适时的制止发言概括其具体的想法,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（6）,39,时间不足对策:选择重要的议题进行讨论限制发言人数(可事先登记)限制发言时间独占发言对策:主席制止其行为说明规则并强制执行,2020/5/22,如何解决隐密议程问题（7）,40,对待消极发言的对策:对发言者的情绪表示理解提振士气,确定共同目标。呼喊精神口号。,2020/5/22,8、结束会议总结性发言,41,宣布决议激励动机评估目标达成过程回顾悬念事项,2020/5/22,9.会后三项追踪,42,行动项目是确定的（5W1H）形成会议简报必要时开放议题,2020/5/22,二.参加会议,43,1.应该做的准备工作阅读上次会议的备忘录并注明重点在会前阅读与你想讨论的问题有关的材料研究会议议程完成在会议期间所指定的任何任务提前提供自己的材料安排好时间随身带上所有相关材料,2020/5/22,44,2.关于积极参与的指导,主动发言言简