内部控制管理制度

平遥冠明新能源有限公司内部控制管理系统组织：公共事务办公室审批：主任办公室2015年12月内容1.一般规定21.1内部控制的目的和意义2目标21.1.2含义21.2内部控制的目标21.3内部控制制定原则32.内部控制管理规则42.1内部组织运行管理控制42.2发展战略管理控制42.3合同管理控制52.4财务资金管理控制62.5采购和付款管理控制72.6库存管理控制92.7固定资产管理控制102.8成本管理控制112.9资金筹集管理控制122.10财务报告编制控制管理132.11违规的控制和管理143.补充规定151.一般规定1.1内部控制的目的和意义1.1.1目的为加强和规范企业内部控制和管理，提高公司管理水平和风险防范能力，促进公司可持续发展，根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国会计法、企业内部控制规范等相关法律法规，特制定本制度。1.1.2重要性本制度的实施对完善公司内部控制，进一步规范公司内部各级管理的相关业务流程，分解落实责任，控制公司风险，确保公司财务报告及相关信息的真实完整，确保公司资产的安全高效运行具有重要的现实意义。1.2内部控制的目标通过内部控制制度的建立、建设、完善和实施，优化公司的内部环境、各项业务流程和相关制度，确保公司经营管理、资产安全、财务报告和相关信息的真实性和完整性，从而提高经营管理水平，最终形成具有自身特色的企业文化，促进公司发展战略的实现。1.3内部控制的制定原则1.3.1合法性原则本制度的制定符合国家法律法规和政府监管部门的相关要求。1.3.2全面性原则本制度的制定贯穿于决策、实施和监督的全过程，涵盖公司及其下属单位的各种业务和事项。1.3.3重要性原则本制度的制定在统筹兼顾的基础上突出重点，对重要业务和事项、高风险领域和环节采取更加严格的控制措施，确保不存在重大缺陷。1.3.4有效性原则与本体系相关的特定业务控制能够为内部控制目标的实现提供合理的保证。公司所有员工都应自觉维护内部控制的有效实施。建立和实施内部控制过程中存在的问题应及时纠正和处理。明确各部门和人员的职责，做到奖惩有目标，责任可追溯，避免越权或相互推诿的现象。1.3.5制衡原则内部控制在治理结构、组织机构、权责分配、业务流程等方面形成相互制约和监督。同时考虑到运营效率。内部控制反映了公司、员工和职位之间建立的相互验证和限制的关系。特别是，单位、部门和职位之间的责任应明确界定，管理授权应适度和明确。1.3.6适应性原则本系统制定的具体业务控制合理地反映了企业在业务规模、业务范围、业务特点、风险状况和具体环境等方面的要求。它随着企业外部环境的变化、业务运作的调整和管理要求的提高而不断改进和完善。1.3.7成本效益原则本制度的制定在保证国际贸易有效性的前提下，合理平衡了成本与效益的关系2.1.1.3内部机构设置和运行中如有跨职能、缺失或低效运行，应及时解决。2.1.2内部组织运行管理控制规则2.1.2.1人事部应定期对公司内部机构的设计和运作的效率和效果进行综合评估，如发现内部机构的设计和运作存在缺陷，应进行优化和调整。2.1.2.2人事厅应根据公司不同的发展时期和战略要求，结合实际经营需要，对组织结构和业务流程进行全面审核，并做出相应的优化和调整。2.2发展战略管理控制发展战略管理是在全面分析和科学预测公司经营现状和未来趋势的基础上，制定和实施发展战略目标和战略计划的过程。2.2.1发展战略的关键管理控制点2.2.1.1的战略目标的制定应充分考虑，目标定位应准确。2.2.1.2战略计划的制定应具有阶段性目标和具体的实施步骤和措施，并且是可行的。2.2.1.3的战略规划应随着企业内外部环境的变化而及时调整。2.2.2内部组织运行管理控制规则2.2.2.1战略规划中心结合实际和综合分析，准确制定公司的战略规划目标。2.2.2.2战略规划中心严格按照公司的战略规划目标编制实施计划、程序、预算报表和绩效指标。2.2.2.3公司具体业务部门全面分析公司年度计划的完成情况，找出偏差原因，并提出计划(计划)调整意见。2.3合同管理控制2.3.1合同关键管理控制点在2.3.1.1起草合同时，是否有不利于公司利益实现的条款或缺少必要的条款，措辞含糊不清。2.3.1.2合同文本是合法和规范的。根据会签流程，2.3.1.3合同的签署是否被批准。2.3.1.4公司行政印章的使用是否得到有效控制。2.3.1.5合同的另一方是否具有履行合同的资格，另一方未能遵守协议履行其职责和义务，以及对协议的处理、修改或解除。2.3.2合同管理控制规则2.3.2.1建立并严格执行公司合同管理办法中规定的合同管理程序，并严格执行会签审批程序。2.3.2.2严格执行公司印章管理规定，使用公司行政印章和合同印章签订合同。2.3.2.3合同管理人和合同承担者应加强沟通，掌握合同进展情况，在对方被动执行合同时采取相应措施，反映合同变更或解除的实际需求。2.4财务资金管理控制本制度所称金融资金是指公司拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。2.4.1财政资金的关键管理控制点2.4.1.1的职责分工、权限范围和审批程序要明确，机构设置和人员编制要合理。2.4.1.2现金库存和银行对账单的核对应严格按照规定进行。在2.4.1.3购买、储存、使用和销毁与金融资金有关的票据应由银行记录和印制。鉴定及相关印章管理应严格有效。2.4.2财务资金管理中的不相容岗位2.4.2.1财政资金支付的审批和实施。2.4.2.2金融资金的保管和库存。2.4.2.3财政资金的会计记录和审计监督。2.4.2.4出纳人员不得兼任审计、会计档案、收入、支出、费用、债权债务排序等职务。2.4.3财政资金使用审批程序申请审核审核批准付款。2.4.4财务相关印章管理2.4.4.1在2.4.5.1，空白支票和其他证券等银行票据由出纳员保管。2.5.5.2发票由专人保管和使用，并按规定开具。会计机构负责人应指定专人负责发票盖章和收据登记备查。开票人员从指定人员处领取发票后，会计人员登记备查。发票存根联应在会计机构存档。2.4.6财务资金管理和控制规则2.4.6.1公司取得的货币资金收入必须及时入账。不得记录外部账户，也不得支付现金。2.4.6.2公司应指定专人定期与银行核对，并向银行柜员以外的其他人员查询，以确定银行存折余额与银行对账单余额是否一致。2.4.6.3公司应定期和不定期进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存一致。如有不符，应及时查明原因并处理。2.5采购和付款管理控制本制度所称“购买和支付”是指公司购买商品并支付货款的行为。2.5.1采购和支付的关键管理控制点2.5.1.1的权责分配和责任分工应该明确，组织机构和人员配置应该合理。2.5.1.2申请的依据应充分，申请项目和审批程序应明确。2.5.1.3采购和验收的管理过程和相关控制措施应明确，供应商的选择、采购方法的确定、采购合同的签订、采购货物的验收应明确。2.5.1.4的支付方式、程序和审批权限应明确。2.5.2采购与支付业务中不兼容的岗位2.5.2.1的采购申请和批准。在2.5.2.2询价和确定供应商。2.5.2.3采购合同的订立和审查。2.5.2.4的采购、验收和相关会计记录。2.5.2.5付款的申请、批准和执行。2.5.3采购和支付管理控制规则2.5.3.1各部门负责人根据本部门的需求和库存情况制定采购计划，填写货物采购单，提交主管领导审核。主管领导或其授权人员批准并将其移交给采购部，以制定采购计划。2.5.3.2根据批准的采购计划成立了一个调查小组。询价小组制定了具体的询价计划，编制了询价文件，收集信息确定了待询价的供应商名单，通过报价、售后服务承诺和供应商提供的相关优惠条件确定了2-3家候选供应商，提交了供应商名单，并根据批准的意见确定了最终供应商并进行采购。2.5.3.3买回了货物，并提交给材料和设备部验收。仓库管理员根据采购订单和销售清单清点货物并填写收据。采购部根据入库单和收到的发票填写付款申请。财务部根据合同协议和发票审核付款申请，然后按规定权限逐级审批付款。如果2.5.3.4因质量或规格不符而要求退货或换货，物资装备部应对符合退货或换货条件的货物办理出库手续，并做好退货或换货记录，记录退货或换货日期、货物名称、数量、采购日期、供应商、批准人等。如需退货，采购部应向财务部确认是否已支付部分或全部货款。如果已经付款，财务部应尽快联系供应商收回付款。换货应严格按照采购货物的验收和入库程序办理。2.6库存管理控制本制度所称库存是指公司日常销售和安装活动中持有的材料和材料2.6.2.1物资装备部仓库保管员应检查入库货物的数量和质量，审核出(收)单，并与实物逐一核对。只有无误后，货物才能入库。库管员根据货物的名称、规格、数量、单价和金额开具收据一式三份(一份保存在仓库，一份保存在采购部，一份送财务部登记过账)。供应商直接送货到现场使用：公司采购、材料、使用部门的相关人员必须到现场验收，办理交接手续，并签字确认，生成入库单和收款单。收货单据应提交买方签字确认，收款单据应提交收款部门签字确认。2.6.2.2物资装备部必须建立存货明细账。库管员应根据库存入库单详细登记库存的名称、数量、规格、单价和数量。财务部应检查采购合同、入库单、采购发票等文件是否准确、真实，核实无误后，按相关会计制度进行会计处理。财务部每月对库管员的存货明细账进行审核确认。库管员在2.6.2.3领取存货时，应根据存货的名称、规格、数量、单价和金额，开具一式三份的领用单(一份在仓库内自行保管，一份由领用部门留存，一份在财务部登记并过账)。领用人员在领用单上签字确认，库管员根据领用单登记库存明细账。2.6.2.4公司物资装备部每月根据库存类型进行盘点，每季度进行一次全面盘点，填制盘点表，核对财务部门账表数据，分析库存差异，按照相关规定上报分析结果，物资装备部根据审批意见进行处理。根据公司规定的存货计价方法，2.6.2.5财务部正确计算存货的实际成本，并及时进行会计处理。2.7固定资产管理控制本制度所称固定资产，是指为提供劳务、租赁或管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.7.1固定资产的关键管理控制点在2.7.1.1获得固定资产的基础应当充分和适当，决策和批准程序应当明确。2.7.1.2固定资产的购置、验收、使用、维护和处置的控制程序应当明确。2.7.1.3固定资产的成本核算、折旧和减值准备、处置等会计处理符合国家规定。2.7.2固定资产管理与控制细则在2.7.2.1购买一般固定资产，使用部门应根据实际情况提出购买申请，经批准后交采购部购买。2.7.2.2重大固定资产投资项目，要求相关部门对项目进行可行性分析和评估，编制固定资产投资预算，并提交公司董事会审批。2.7.2.3固定资产管理部将根据采购订单、送货单和发票对新增的固定资产进行验收，并填写直接检查表，将固定资产交付给采购部门。