攀枝花学院档案工作史

攀枝花学院档案工作史第一章：组织机构沿革第一部分：文件机构成立1993年10月5日设立攀枝花学院综合档案室，邹吉辉主任编制23人，正科级，隶属学校办公室，由校长管理，由办公室主任担任。 主要责任是贯彻国家档案工作法规政策，规划全校档案工作，制定全校档案工作规章制度，开展监督、指导和执行情况检验的全校档案和有关资料接收、整理、分类、鉴定、统计、保管档案利用工作， 负责积极开发档案信息资源的全校档案工作人员的业务培训，开展档案学术研究和交流活动。第二部分：档案工作机制发展的变化一、档案室职责、人员和领导人变动等情况。1988年10月18日，攀枝花大学党委任彭淑珍同志为攀枝花大学综合档案室。 负责管理学校综合档案的1989.6.13、攀枝花大学任命赵洪海同志为办公室副主任兼综合档案室主任1993.4.27日、攀枝花大学任命邹继辉同志为综合档案室主任1993年10月5日、攀枝花大学成立综合档案室、办公室、直属科1995年6月15日，攀枝花大学任命邓仁瑛同志为综合档案室主任，1999年，攀枝花学院综合档案室的责任增加了人事资料的管理和利益，2001年7月15日，杨杰任攀枝花大学档案室副主任，2003年1月3日二、档案室改建档案馆的各种变化情况。2003年3月20日，攀枝花学院综合档案室改建为档案馆，由直属教务机关、校长直接管理，制作暂定的4人，统一管理学校所有文件的2004年6月2日，攀枝花学院档案馆改为副处级教育辅助机构，办公室主管，校长直接管理，制作3人2004年7月16日，邹吉辉任攀枝花学院档案馆馆长，负责学校综合文件、人事文件、学生文件的管理。 2006年4月16日，杨杰任登枝花学院档案馆馆长第二章：文件收藏和经费。第一节：文件保管时的文件保管场所介绍。一、案件仓库总量(单位为卷)年度数量年度数量年度数量年度数量年度数量1986234198742319886691989107619901379年度数量年度数量年度数量年度数量年度数量1991168419922035199324561994268519953278年度数量年度数量年度数量年度数量年度数量1996368619974012199845581999557920006219年度数量年度数量年度数量年度数量年度数量2001678220027425200380342004882420059591二、储藏结构。 (百分比)类别时间文件教育会计出版基础设施外事设备音像科学研究19861987198819891990199119921993199419951996199719981999200020012002200320042005第二节，文件的工作经费一、每年学校向文件提交的特别经费情况(一)业务维持费：阶段(年)1993年至2001年2001年至2004年2004-金额(元)500053006000第三章：文件的收集、整理、鉴定第一节：入馆的常规收集方式和规章制度。我馆文件入馆的主要方法是定期文件、不定期文件和全宗合并。 定期存档是每年各职能机构通过收集、整理和归还上一个工作年度形成的资料，丰富我馆藏书的主要方式。 不定期存档是指采购设备开箱检验存档、项目建设完成、会议出差资料检验和收集存档等方式。第二部分：如何组织文件和进程。一、整理方式：我校档案整理在不同阶段整理方式不同。 第一阶段： 1986年至1992年，行政机关领导：市档案局整理方式以“类别年度保管期限组织机构”方式分类的装订方式采用全卷装订，管理的基本单位为“卷”。 第二阶段： 1992年至1997年，领导机构：四川省高校档案工作协会，整理依据为国家高校档案工作规范，时间问题分类法，装订方式，全卷装订，管理基本单位为卷。 第三阶段： 1997年至2005年：装订方式改革以件装订，件、卷管理单位并存，以卷为主。二、流程： (1)分类：采用时间类别保管期限部门(机构)问题。 (2)组卷：按部门和问题创建组卷。 (3)卷内的文件排列：一般按文件的重要度和时间的优先顺序排列。 (4)编号：页码：在文件材料(单位标记)的右下方空白处用3位数的编号机编号，在两面写的材料、背面的页码附加左下方空白处，表面的页码附加右下方空白处。 (5)编制卷内目录。 卷中目录的样式如下所示卷内目录顺序号令文章号令责任人题名形成时间页面号令备注第3部分：文件认证文件认证方法。 文件鉴定分为文件资料收集范围鉴定、文件资料完整度鉴定、文件价值鉴定、文件保管期限鉴定、文件失效销毁鉴定。 其中，档案资料收集范围的鉴定是由各部门的各种职责进行的，只要是能反映本部门历史发展全貌的资料，作为档案收集范围的档案资料完整的鉴定主要是根据档案本身的结构、岗位职责、地位和文章关系来鉴定资料完整度的档案价值鉴定文件保管期限主要根据文件材料的价值来确定保管期限的文件的有效期限废弃认证主要根据文件保管期限来认定。第四章：文件存储和目录组织第一节：文件保管的条件和规章制度。一、文件保管条件：1986年至2002年，档案库设在原教育学院图书馆一楼(北苑图书馆)，仓库面积75平方米，防止窗帘光照，常见玻璃窗防盗，档案库为铁皮箱和木柜，2002年至2005年， 文件仓库转移到原图书馆书库的二楼和三楼，仓库面积240平方米，周围设置排气扇，调节温湿度，文件器具以铁皮柜为主。第2部分：文件搜索目录的格式文件检索目录的形式为卷内目录、全部引用目录、专题目录、文件目录、机器读取目录等。第五章：档案编辑与开发利用第一节：本校目前从事档案编辑工作的主要类型档案编辑研究的主要类型：各类档案检索目录、主题概要、大事记、基础数据编辑、组织沿革、全宗介绍、各部门档案编辑。第二节：我校当前档案利用的主要形式。文件利用的主要形式有：文件借阅、参考、文件复印、文件证书制作、文件信息公开、文件咨询、教育参观。第六章：文件管理自动化第一部分：档案自动化管理的发展。一、1997年，从电子科技大学购买了独立版的文件管理软件，之后逐渐注册了文件条目的数据。二、2003年，从四川省电子机械高等专科学校购买了一大高校档案管系统软件网络(c/s )版，将原版数据转换为网络版数据。三、2005年，建立了攀枝花大学全宗全机读书目录数据库。第二部分：文件自动化管理设施和设备。文件的自动管理包括4台计算机、2台打印机、1台复印机、2台空调、1台服务器(计算机)、1台开关、1台扫描仪、16台网络接口、1台电动缝纫机。第七章学术研究与对外交流第一部分：档案科学我校档案工作科研和学术论文发表统计情况。 (具体如下)学术论文国家级647省级36公众开放5科学研究项目市级22第二部分：文件交换一、我校加入四川省高校档案工作协会，1999年成为四川省高校档案工作协会理事单位，每年参加高校档案工作协会组织的学术交流会。二、本校有4位同志参加攀枝花市资料工作学会，邹吉辉同志为副理事长，何永斌同志为理事、杨杰、王仁秋为会员。第八章：数字档案馆的建设第一部分：机器读取文件数据通过手动输入现有文件条目，完成攀枝花学院全宗的所有文件目录数据，合计机阅读文件目录。第二部分：数字化档案建设情况一、1997年，从电子科学技术大学购买了独立版的文件管理软件，并逐渐注册了文件条目的数据。二、2003年，从四川省电子机械高等专科学校