中国神华能源公司工程建设项目档案管理办法

中国神华能源有限公司建设项目文件管理方法第一章一般第一，通过加强中国新华能源股份有限公司(以下简称“中国新华能源公司”)建设项目文件管理工作，确保建设项目文件的完整、准确、系统、安全，充分发挥建设项目文件在工程建设、生产(使用)管理、工程维护、改建证中的作用，中华人民共和国档案法。第二条本办法适用于中国新华能源工程及其全部出资、控股子公司投资工程的所有新建、改造、扩建(包括技术改造)项目文件管理。第三个建设项目文件包括建设项目提案、调查、可行性研究、项目批准(记录)、评估、决策、计划、调查、设计、建设、质量监督(检查)、调试、生产准备、完成、试制(使用)第二章建设项目档案管理第四条建设项目档案实行集中统一管理，项目建设项目负责部门和档案负责部门监督、检查和指导项目建设项目的档案工作。集团事务、事务、板、听证、保管管理部受理和管理由中国新华能源公司直接管理的项目制作的建设事业文件。具体受理方法见基本建设项目档案资料管理暂行规定(新华社2005533)。每个(子)公司文件管理部门负责接收本公司内其负责的所有建设项目文件。建设项目的建设文件应当在接受建设项目完成后3个月内移交有关文件管理机关，建设单位应当保存副本或复印件。第五条建设项目的文件管理工作应与项目建设过程同步纳入项目建设管理程序。项目申请项目(或批准、提交)后，必须开始收集、整理、审阅文档资料的工作。接受项目完成时，完成文档资料的存档和接受工作。第六条在项目建设过程中，各参与单位的项目文件管理责任、建设单位(包括项目准备机关)、工程总承包单位、工程现场指挥机关、建设单位、调查设计单位、项目监督单位由负责人分担文件工作，建立与项目建设项目文件工作任务相适应的管理机关，开发文件管理人员和仓库、设备、文件管理系统，项目文件资料。第三章建设项目文件资料的收集第七条建设项目各类型文件应按照文件形成顺序或项目完成时间及时收集。引进技术、设备的相关文件，首先要由建设单位或受委托单位登记、保管，然后翻译、复制、分发使用。第八条建设单位各机关负责项目前文件和设备、技术及外国相关文件的收集、整理。建设单位按照工程质量监督部门的有关规定和要求，负责收集和整理有关工程质量监督管理的文件。第九条调查、设计单位负责调查、收集、整理设计文件，完成任务后，将完整、准确的设计基础资料和设计文件移交给建设单位。第十条承担项目建设任务的单位，负责项目建设过程中施工文件的收集、整理，竣工结算前移交建设部队。项目实施总合同，分包部门收集、整理分包范围内的文件资料，并提交总合同单元摘要。建设单位各发给几个部门，各合同单位收集、整理、提交建设部门进行汇总整理。第十一条项目监督单位负责收集整理项目监督文件，项目建设项目实体竣工后移交建设单位统一保管。第十二条实施工程现场指挥机构管理的建设项目时，现场指挥机构向建设部门移交完整准确的项目文件。第十三条有电子文件的，各参与单位应将电子文件连同纸质文件一起转让给项目文件管理部门。第四章建设项目文件资料整理第十四条文件资料要字迹清楚，图案明确，图表整洁，签名程序完成；需要永久、长期保管的文件不能用容易褪色的手写体(如红墨水、纯蓝色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)写和画。像复写纸、热纸等已经存在、需要永久、长期保存的文件，必须附加一份副本，妥善保存扫描的电子文件。第十五条录音录像文件应当保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除的光盘。第十六条建设项目文件的保管期限分为永久性、长期(15-50年)、短期三种，其实际保管期限不得短于建设项目的实际存在(使用)年数。建设项目文件资料保管范围及保管期限见附件。第五章建设项目档案验收第十七条项目建设项目文件检查必须在项目完成检查前完成，没有文件检查或文件检查失败，不能进行或通过项目完成检查。第十八条建设项目文件验收工作根据建设项目的规模和性质以分级组织方式进行。一、国家发展和改革委员会组织项目建设项目，参加项目档案、集团工程档案和中国新华能源工程建设项目负责部门的接受。第二，国家发展改革委员会主管中央主管部门、地方政府投资负责部门收购的工程建设项目，中央主管部门记录机关、地方档案管理部门组织项目文件，集团公司档案负责部门和中国新华能源工程建设事业单位参加收购接收，验收结果报国家记录局备案；第三，国家发展和改革委员会组织集团公司(或中国新华能源公司)收购的建设工程，集团公司档案负责部门和中国新华能源公司建设事业部组织验收，并委托收购结果国家记录局举报；即可从workspace页面中移除物件。四、中国国家新华能源公司组织检查项目建设项目、项目分(子)公司档案事业负责部门、检查结果报告组工程档案负责部门和中国新华能源工程建设项目负责部门提交；集团工程档案主管部门和中国新华能源工程建设事业主管部门监督指导各分公司(下级)公司档案事业主管部门组织的建设项目档案验收工作。第十九条项目建设项目文件检查应当建立由项目建设项目负责部门、文件管理部门和专业技术人员组成的项目文件验收小组，并以召开收购会议的形式进行。项目的建设单位、设计、建设、监督和生产运营管理(或使用)单位的相关人员参加了会议。第二十条项目文件接受会议的主要议程如下。一、项目建设单位报告项目建设概况、项目文件工作情况。其次，监理单位报告项目文件质量审核。第三，项目文件检查团队确认项目文件和文件管理。第四，项目文件检查小组对项目文件质量进行综合评价。第五，形成了项目文件检查集，发表了项目文件检查意见。第二十一条项目文件检查组在检查项目文件时，采用质询、现场检查、现场检查文件典型方式。现场检查集中在项目前可管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质量检查文件、重要合同、合同等方面。第二十二条项目文件检查内容包括项目文件的基本管理工作、项目文件的完整、准确、系统的情况、项目文件的安全管理等。一是项目文件的基本管理工作包括项目建设单位(法人)建立和完善项目文件管理系统、工作程序和执行。项目建设单位(法人)对项目档案工作进行综合管理，对本部门各部门和设计、建设、监督等建筑业进行有效的监督、指导情况。管理项目文件的部门、员工和工作责任制的实施和文件管理人员的培训；项目文件管理工作资金实施和必要的办公用品和信息管理。第二，项目文件的完整、准确和系统状态包括项目文档资料的收集、整理和存档。整理项目文件，转换是否与重大建设项目档案验收办法 (DA/T28-2002)和神华集团公司文件资料归档制度 (GB/t11222-2000)匹配。第三，项目文件的安全检查包括保管室的火灾、防盗、有害生物和温度、湿度调节措施以及仓库和阅览、办公室的划分。机柜框架、卷箱、卷和其他文件装备是否符合标准；文件材料的制作是否符合耐久性要求；是否采取有效措施保护文件实体和信息的安全。第二十三条项目文件接受结果分为合格和不合格。项目文件检查组的一半以上成员同意通过。第二十四条项目文件检查合格的项目由项目文件检查小组发布项目文件检查意见。第二十五条项目文件检查不合格项目、项目文件检查小组提出的纠正意见，项目建设单位在项目完成检查前，对现有问题进行及时纠正和审查。审查后也不合格，不能进行竣工验收。第六章建设项目文件的转让第二十六条建设项目形成的所有项目文件在备案前，应按照文件管理要求，由分类、试卷、装订、编目等文件形成单位整理。建设单位执行或组织总结和整理。第二十七条除受委托整理项目文件摘要外，各建设合同单位应当在项目实体完成后3个月内将项目文件保存在建设单位。清洁工完成美化后要及时保管。第二十八条建设项目档案验收合格后，建设单位应当在项目竣工后3个月内移交本单位记录管理机构。第二十九条建设单位应当按照要求将收购的工程项目文件按顺序编号，然后编制两个文件移交目录，明确文件移交内容、文件数、图纸张数等。收购双方直接对垒清点无误，收货人签字后，双方各持一份。第七章附则第三十条本办法自发布之日起施行。第三十一条本办法由中国新华能源有限公司解释。该方法如与国家及行业的规定有抵触，一律以国家或行业的相关规定为准。附件：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范附件建设项目文件归档范围和归档时间表序号修改文件存档期限1可行性研究，任命书1.1项目建议和审批文档永久1.2项目位置提交和批准文档永久1.3可行性研究报告和评估、批准文件永久1.4项目评估(包括贷款承诺评估)、演示文档永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告和批准永久1.6设计任免、计划任命书、批准文件永久2设计预设档案2.1工程地质、水文地质、调查设计、调查报告、地质图、调查记录、测试、测试报告、重要土壤、岩石样品和说明永久2.2地形、地形、基准点、建筑、结构和重要设备安装测量位置，观测记录永久2.3水文、气象、地震和其他设计基本信息永久3设计文档3.1总计划设计永久3.2方案的设计永久3.3初步设计和批准文档永久3.4技术设计永久3.5施工图设计长期3.6技术秘密资料、专利文件永久3.7工程设计计算书长期3.8核心技术测试永久3.9设计评估、评估和批准永久4项目管理文件4.1土地收购、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线、坐标图、行政区域地图永久4.1.2土地收购安置、安置、补偿批准文件、合同永久4.1.3建筑前的原始地形、地形、状况图、照片永久4.1.4工程许可证永久4.2规划、投资、统计、管理文档4.2.1投资、时间表、材料、项目的建议计划、实施计划和协调计划长期4.2.2预算报价、预算管理、差异管理文档长期4.2.3合同更改、索赔和其他法律相关文档长期4.2.4程序、规范、标准、计划、计划、法规长期4.2.5投标文件审查、技术设计审查、技术合同长期4.2.6投资、进展、质量、安全、合同管理文件长期4.3投标和投标，合同合同协议4.3.1投标、投标修改文档、投标附录和答复文档长期4.3.2投标、资格材料、合规保证、委托书和投标澄清文件、修改文件永久4.3.3投标启动议程、投标启动会议签名表、价格表、投标评价规律、投标评价负责人签名表、投标评价记录、报告长期4.3.4中标通知书长期4.3.5合约议价记录、合约复查文件、合约、合约变更文件永久4.4特别申请，批准文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、民防、计划等文件永久4.4.2水、暖、电、气、通信、排水和其他支持合同文档长期4.4.3来源合同文件，如原料、材料、燃料供应长期5施工图5.1建筑施工图5.1.1启动报告、工程技术要求、技术终止、图形审查摘要长期5.1.2建设组织设计、方案和批准文件、建设计划、建设技术和安全措施、建设技术文件长期5.1.3原料和零部件工厂许可、质量评估、复验清单长期5.1.4建筑材料测试报告长期5.1.5设计变更、工程变更协商、材料替代批准程序、技术批准订单、业务联系方式、备忘录等永久5.1.6施工定位(标高、导线点、基线、控制点等)测量、审阅记录、地质勘探永久5.1.7土壤、岩石试验报告、地基处理、地基图纸、桩基工程记录、地基检查销记录永久5.1.8工程日记，纪念品永久5.1.9掩盖工程验收记录永久5.1.10各种工程记录和测试、结算、位移、变形监测记录、事故处理报告永久5.1.11项目质量检查，评估永久5.1.12技术摘要、建设前期、最终账户永久5.1.13提交作业接受历史记录证明永久5.1.14