公文格式与写作技巧.ppt

讲义提纲,一、党政机关公文格式解读,为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作,2012年4月6日,中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例，6月29日，国家质量监督检验检疫总局等发布了党政机关公文格式国家标准，“条例”和“格式”自7月1日起施行。1996年5月3日中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院印发的国家行政机关公文处理办法停止执行。,一、党政机关公文格式解读,（一）党政机关公文用纸规定（二）公文纸张及排版印制要求（三）党政机关公文格式主要变化口诀（四）公文要素：版头、主体、版记,一、党政机关公文格式解读,（一）党政机关公文用纸规定（1）公文的用纸及装订的规定国际通用的A4型(210mm297mm)左侧装订2个钉（2）公文用纸的文面分区图文区、白边区,一、党政机关公文格式解读,（二）公文纸张及排版印制要求（1）采用国际标准A4型用纸（210mm297mm)。（2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。（3）排版时版面尺寸要标准。幅面：210mm297mm版心：156mm225mm上白边(天头)37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mm,一、党政机关公文格式解读,（三）党政机关公文格式主要变化口诀公文格式新国标：党政机关公文格（GB/9704-2012）代替国家行政机关公文格式主题词儿不再标：删除主题词格式要素密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注公文页码不可少：增加页码格式要素,一、党政机关公文格式解读,（四）公文要素：眉首、主体、版记国标将组成公文的各要素划分为“眉首”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志发文字号、签发人等要素组成。主体由公文标题、主送机关正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号（办法只要求绝密、机密）。份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”（办法急件），电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称（最新规定）。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为党政机关公文处理工作条例取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。发文字号之下mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不能使用虚数正确：团穗字20135号错误：团穗字（2013）5号团穗字20135号团穗字201305号,一、党政机关公文格式解读,公文要素眉首部分6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为mm。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。位于红色分隔线下空二行，用号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。,一、党政机关公文格式解读,（1）完整结构：发文机关事由（表明文件主要内容）文种。如：中办、国办印发关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知（2013年7月23日）（眀确规定标题应标发文机关，办法未作强制性要求）（2）公文标题要正确选用文种。（3）“事由”的结构：“关于.的”，要求准确概括公文内容（“关于”在发文机关后）。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分（4）事由项的写作通式：动词短语事项示例：关于切实做好今冬明春消防安全工作的通知示例：关于召开全省地方政协工作经验交流会问题的批复（关于召开全省地方政协工作经验交流会的请示）,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分相关单位动词短语事项示例：关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示动词短语相关单位事项示例：关于同意免征华港五金制品有限公司税款的复函,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分（5）标题的制作要避免不适当的移行，造成句读不明而产生歧义。错：外交部发言人沈国放说中国对美再次袭击伊拉克深表不满正确：外交部发言人沈国放说中国对美再次袭击伊拉克深表不满,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分【课堂互动】下列公文标题文种有无错误？或其他选择？1.市关于提高粮食销售价格的通知；可采用“决定”：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。通知影响其效力。（最佳文种选择）2.关于解决水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告；使用“请示”：请求上级帮助解决。（使用范围）3.市教育局给该市财政局的关于解决民办教师经费问题的请示；使用“函”：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（使用对象）,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分4.关于进一步加强涉农负担收费管理的报告；可使用“意见”：对重要问题提出见解和处理办法。（使用功能）5.中共市委市人民政府关于加强廉政建设的有关规定；可使用“意见”或“通知”：对重要问题提出见解和处理办法；传达要求下级机关执行的事项。（共同使用）6.XX市关于电话号码启用八位制的公告使用“通告”：公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）顶格，回行仍顶格；（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。年份、数字不能回行错例：人事部门经理最感头痛的是2年改正：人事部门经理最感头痛的是2004年错例：去年下半年比上半年多生产了辆改正：去年下半年比上半年多生产了987辆,一、党政机关公文格式解读,正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（1）正文一般由三部分组成：原（缘）由事项结尾。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05年”。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分（4）结构层次序数：第一层：汉字小写“一、”，第二层：汉字小写加括号“（一）”，第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法标点符号的用法应符合GB/T15834计量单位的用法应符合GB3100、GB3101和GB3102.113数字用法应符合GB/T15835,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准，电报则以发出的日期为准。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。,一、党政机关公文格式解读,联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。（最新规定）,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话。,一、党政机关公文格式解读,公文要素主体部分15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,常用公文格式规范,公文格式,1,2,3,平行文、下行文上行文公司党委文件,公司会议纪要,公司函件头公司党委函件头,常用公文,信函,纪要,常用公文格式平行文、下行文上行文公司党委文件,1,常用公文格式平行文、下行文,第1页模板格式,35mm,12mm,发文机关标志：由发文机关全称（或规范简称）后加“文件”二字组成；居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,红色小标宋字体，推荐字号36，高12mm，宽150mm,发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。编排在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋字体。居中排布。,标题：2号方正小标宋简体加粗字体，编排于红色分隔线下空2行位置，可分一行或多行居中排布。由发文机关名称+事由+文种构成。,主送机关：3号仿宋字体，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。,正文：一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。文种结构层次序数：依次使用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；如果结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层可用“（一）”或者“1.”,37mm,附件说明：在正文下空1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件使用阿拉伯数字标注顺序号，后紧跟小圆点。附件名称后不加标点符号，名称较长时与上行附件名称首字对齐。,附注：用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。请示件等上行文应在附注处注明联系人及联系电话。,发文机关署名：在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。用全称或规范简称，3号仿宋字体。成文日期：用阿拉伯数字将年月日标注全，一般右空4字。印章：顶端应当上距正文或附件一行之内，印章下边缘与成文时间下边相切。端正、居中下压发文机关署名和成文时间，使发文机关署名和成文时间居印章中心偏下位置。,常用公文格式平行文、下行文,第2页模板格式,常用公文格式平行文、下行文,第3页模板格式(附件1),附件正文：格式要素同文件正文一致,页码：按奇偶页不同，右左依次编排。,附件标注：3号黑体，于页面首行顶格编排。,附件标题：格式要素同文件正文一致。,常用公文格式平行文、下行文,第4页模板格式(附件2),附件正文：格式要素同文件正文一致,附件标注：3号黑体，于页面首行顶格编排。,附件标题：格式要素同文件正文一致。,版记：编排在公文偶数页最后一行，包括分割线、抄送机关、印发机关和印发日期。版记部分使用4号仿宋字体标识。首条分割线与末条分割线用粗线（0.35mm），中间分割线用细线（0.25mm）。在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。抄送两字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。抄送机关之间用逗号或顿号隔开，（一般同级、同类别单位之间用顿号，不同类别单位之间用逗号），最后一个抄送机关标句号。印发机关和印发时间：编排在末条分割线之上，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字将年月日标全，年份用全称，月、日不标虚位（即1不编为01）。,正文、标题：格式要素同平行文一致,上行文签发人：姓名用3号楷体字，签发人需为单位主要负责人。,上行文：版头处不再空三分之一，格式同平行文。必须标识签发人姓名，由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字。,上行文发文字号：居右空一字编排，与签发人姓名处一行。,常用公文格式上行文,第1页模板格式,其它要素：格式要素同平行文一致,附注：用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。请示件等上行文应在附注处注明联系人及联系电话。,常用公文格式上行文,第2页模板格式,常用公文格式党委文件,第1页模板格式,格式要素：格式要素同行政文件一致,红色分隔线：去掉了五角星,常用公文格式党委文件,格式要素：格式要素同行政文件一致,第2页模板格式,2,纪要格式公司会议纪要,纪要格式会议纪要,纪要标志：由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。,第1页模板格式,纪要格式会议纪要,出席：出席人员名单用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。,请假和列席人员名单：除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单,第2页模板格式,3,信函格式公司函件头公司党委函件头,信函格式公司函件,30mm,发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称，居中排布，推荐使用红色小标宋体字，推荐字号36，高12mm，宽150mm,20mm,红色双线：发文机关标志下4mm处，上粗下细，线长170mm，居中排布。,第1页模板格式,红色双线：上细下粗，距下页边20mm，线长170mm，居中排布。首页不显示页码,信函格式公司函件,版记：不加印发文机关和印发日期、分隔线。,附注：是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。印发传达范围一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”、“此件发至级”等，对发送范围和阅读对象进行限定。,第2页模板格式,信函格式公司党函,格式要素：格式要素同公司函件一致,第1页模板格式,信函格式公司党函,格式要素：格式要素同公司函件一致,第2页模板格式,一、党政机关公文格式解读,公文要素版记部分16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,一、党政机关公文格式解读,公文要素版记部分17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。18.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。,公文格式常见错误,1.没有发文机关标识（非红头文件）2.发文字号不规范3.上行文（请示、报告、意见）没有签发人4.公文标题缺要素、用词不当5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范6.附件格式不规范7.日期格式不规范8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）9.版记要素不全、多余,公文格式常见错误,10.必须使用汉字数词的几种情况：（1）在词中作为词素的数字：十分、千万（2）在词组中作为词素的数字：百花齐放（3）在缩略语中作为词素的数字：三中全会（4）在具有修辞色彩的语句中的数字：大会三六九，小会天天有。,二、应用文主题与材料的统一,诗言志，文载道。韩愈诗琳古人意在笔先，故举止闲暇；今人意在笔后，故至手忙脚乱。刘熙载艺概文概,文章是人们用来表达思想观点的语言文字工具。,二、应用文主题与材料的统一,什么是主题？主题，又称主旨、题旨、立意等。主题就是中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。,二、应用文主题与材料的统一,主题统帅重要的干部任免通常有命令（如全国人大常务委员会令）、决定、公告等,（六）工作总结,一、定义:总结是一种事务公文，指的是单位或个人对一段时期以来的工作实践进行回顾、检查、分析评价，从中找出经验教训，获得规律性认识以指导今后工作的一种应用文书。二、总结的类型一般可以按照总结的内容，将其分成综合性总结和专题性总结。综合性总结是对本单位、本部门或个人一定时期内全面工作的综合性回顾。内容往往涉及各个方面，侧重于对工作情况和成绩的概括，使用的材料多是任务完成的情况、数据和做法。专题性总结则是侧重于对某项工作、某一问题或某一任务完成情况的专门总结。在写作上主要介绍典型经验，内容侧重于介绍事实、做法，并从中导引出经验教训，展开相关分析，从而得出规律性的认识。材料上多为详细的具体事例。,三、总结的写法格式问题1.总结的写作格式并不固定，往往针对不同的对象，根据不同的内容和目的，而确定写作格式和写作重点。一般来说，一篇总结是由“标题、正文、落款”几部分构成。2.标题的写法（1）全称式标题（基本构成要素：单位名称、时限、内容、文种）如：共青团广东省委2012年工作总结。,（2）简称式标题。如2012年大学生社会实践活动总结。（3）文章式标题。如：走活三步棋，选好一把手（4）正副标题式。正题用概括性语言表示总结的内容，副题标明总结标题的四要素。如：培养明白人，示范千万家镇实施科技扶贫工作总结3.正文的写法（1）正文一般由前言（一般是基本情况的概述）、主体（包括基本做法、成绩经验；问题教训；今后工作的努力方向）两部分内容组成（2）常见的结构方式,前言板块式过程和做法主体经验和体会今后打算这是按“情况成绩经验问题意见”或“主旨做法效果体会”的顺序来安排内容,前言（有时不写）基本情况纵式阶段一过程与做法经验与体会主体阶段二（同上）阶段三（同上）,前言概述观点一过程与做法横式经验与体会主体观点二（同上）观点三（同上）,（六）工作总结,四、例文分析：全省乡镇规模调整工作总结我省乡镇规模调整工作自去年12月份全面铺开，到今年4月上旬，历时3个多月，目前已基本结束。这项工作在省委、省政府精心组织，周密实施，取得了圆满成功，达到了省委省政府提出的撤并目标，收到了显著效果。（前言）,（六）工作总结,一、乡镇规模调整工作的基本情况和主要成效（略）二、乡镇规模调整工作的主要特点这次全省乡镇规模调整工作主要有四个特点，即抓得早、力度大、时间短、效果好。抓得早，就是这项工作着手早，准备充分。力度大，主要体现在撤并的比例和乡镇规模的变化上。,（六）工作总结,时间短，就是从省里集中部署到基本结束，全省的调整工作用了不到4个月的时间，而且主要集中在今年第一季度，时间相对集中，在全省形成了一个比较好的氛围，为这项工作的顺利实施创造了有利的外部环境。效果好，主要体现在运行平稳，没有出现大的波动。三、几点体会这次乡镇规模调整工作之所以取得显著的成效，我们的体会有以下四点：,（六）工作总结,（一）要站在生产力发展的前沿，在深入调研论证的基础上提出乡镇规模调整的总体框架和科学可行的方案。（二）要有明确的调整目标和科操作性强的调整原则，并切实贯彻到实际工作中去。（三）要有一系列得力措施保证各项原则和方案的实施。（四）各地成功的试点经验为全省乡镇规模调整提供了可资借鉴的方法、路子。,（六）工作总结,四、存在的主要问题及下一步工作意见（略）省民政厅2002年5月28日点评：这是一则专题性工作总结。针对性强，偏重于介绍成功经验，内容集中，写得具体、细致、明白，是推广经验文章的可取写法。,四、公文处理工作,（一）概念公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（二）基本原则,1.实事求是2.准确规范3.精简高效4.安全保密,（三）主要内容,公文拟制收文办理发文办理公文管理,发文办理程序,复核,登记,印制,核发,公文拟制,起草,审核,签发,收文办理程序,签收,登记,初审,承办,传阅,催办,答复,公文管理,1.公文拟制,（1）起草符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。文种正确，格式规范。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,（2）审核行文理由是否充分，行文依据是否准确。内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。其他内容是否符合公文起草的有关要求。,（3）签发重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发