第五章第一节公文管理自动化概述PPT课件

第一节文件管理自动化概述(1)公文与文件工作(1)公文公文或公文的简称，是指机关、部门和组织在处理公务活动过程中，按照特定的形式形成和使用的具有法律效力的文件，包括接收、发送、内部文件和其他书面材料(2)公文的特点：第一，公文的制作者是依法成立的组织。第二，公文具有特定的效力，用于处理公务。公文具有行政机关赋予的特定效力和影响力。第三，正式文件有一个标准化的结构和格式。各种正式文件都有明确规定的格式，而不是主要依赖于各种“既定”格式，如私人文件。公文的密级按密级划分。公文可分为绝密文件(绝密文件)、机密文件(机密文件)、机密文件(机密文件)、内部文件(内部部分)、国内文件(国内文件)和公开文件(公开文件)。绝密文件是指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会对国家安全和利益造成特别严重损害的文件。机密文件是指内容涉及重要国家秘密，泄露会严重损害国家安全和利益的文件。秘密文件是指内容涉及一般国家秘密，泄露会损害国家安全和利益的官方文件。内部组成部分是指其内容不涉及国家机密但不适合公开披露的官方文件，仅限于政府机构和单位的内部运作。国内文件是指不涉及国家机密，但不在国外发表，只在国内发表的官方文件。公开文件是指不涉及国家秘密，可以直接向国内外公众公开的官方文件。公文主要有13种类型，包括：适用于根据相关法律颁布行政法规和规章的命令(令)；宣布实施重大行政强制措施；对相关单位和人员进行表彰。本决定适用于对重大事项或重大行动的安排，对相关单位和人员的奖惩，以及改变或撤销下属机构不适当的决定。公告适用于国内外重大或法律事项的公告。本通知适用于社会各相关方应遵守或知晓的事项的公告。本通知适用于转发给下级机关的文件、转发给上级机关和不属于上级机关的文件、下级机关需要办理、需要有关单位知晓或执行的事项以及人事任免。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。本条例适用于各级人民政府依照法定程序提请人民代表大会或者其常务委员会审议的事项。本报告适用于向上级汇报工作，反映情况，回答上级询问。请示适用于向上级机关请示和批准。官方答复适用于答复下级当局的请求。本意见适用于对重大问题提出意见和处理方法。本函适用于非附属机构之间的谈判、提问和回答问题、请求批准和回答批准事项。会议纪要适用于记录和传达会议情况和约定事项。就县乡信用社而言，正式文件的类型通常是最常用的，如通知、请示、报告、正式答复、信函、会议记录等。各级各类国家机构或社会组织的工作人员从形成正式文件到完成正式文件的所有活动。包括正式文件的汇编、传送和处理，直至最后移交它包括全文的思想内容、作者的构思、写作意图和动机等。其概念的内涵比主题要广泛得多。意图先于写作。与概念不同，一般意义上的主题是指作品的中心思想和张文的中心论点和基本观点。主题没有概念的所有特征，概念大于主题，包含主题思想。有时候，这个概念可以包含多个主题，比如像小说这样的大型作品。会签是组织者在文件起草过程中主动与相关单位协商并签署文件的文件处理程序。一般来说，当文件内容涉及到本单位多个部门或与其他单位相关时，需要会签。根据不同的对象，会签可以分为内部会签和外部会签。内部会签用于与单位内相关部门进行协商和签署。外部会签用于与国外单位的相关部门进行协商和签署。这两种药物性质相同，但治疗方式不同。管理系统中的会签过程，如公司员工的辞职和大学生的毕业，需要不同的部门签字确认。这里没有哪个部门签字的命令，但只有在所有部门都签字后，他们才能辞职或离开学校。修订是指对错误文本的更改、删除或添加、更正和更正，主要是为了提高张文的质量，包括删除、添加、调整和替换四种方法。张文提出修正案的原因是由张文的性质决定的。首先，修改是为了更恰当地反映客观事物。其次，从张文广泛的社会影响来看，这次修订也具有重大意义。张文是社会交流的媒介，是写给别人看的。张文的改版体现了作者对社会和读者的责任。正如老舍在我怎样学语言中所说的，作者对自己的宽大处理并不对读者负责。第三，从张文复杂的生产过程来看，也要注意修改。构成张文的因素很多，包括内容、形式、主题、材料、结构、语言等。张文的品质不仅在于作者的文学技巧，还在于作者的思想修养、知识修养、生活经验、思维能力等。张文的修改也是提高写作水平的一种手段。批准后，负责签发的人员签署并签发文件，表明他负责文件的最终审查。附注已发送至提醒部门或人员，给出文件名称，指定制作和发送文件的方法。复印是指通过油印员、打印机或打印机将校对过的和校正过的校样打印成标准正式文件。根据承办时限和相关要求，采用手工、机械、印刷等方法对公文承办过程进行督促检查。催交工作的一般流程如下：明确承担工作的目标和要求(时限、方式、原则等)。)；以“文件提醒”等形式记录有效提醒所需的信息，作为提醒的依据；定期或随时向总包部门或人员崔检查总包工作的进展情况；及时协助制定和实施解决问题的方法和措施，确保公文快速有效运行；竣工正式文件验收后，应全面反映承担工作的实际情况和结果，竣工正式文件应予注销。调查处理工作一般应按以下程序进行：(1)阅读相关材料，检查办公室存在的问题。被调查人员认真阅读领导批示和调查问题的原件、党委会议文件、主要领导讲话中指出的需要处理的实施事项、相关简报、内部参考材料、群众来信来访、报刊或会议反映等。了解问题的性质和情况，找出需要调查的问题，为调查项目做准备。(二)审批一般来说，调出和分配的方式是：发送调查文件和公函；转发领导同志批示复印件；电话调查；如果问题复杂，涉及多个部门，可以召开一次会议，可以指定一个牵头单位，可以单独组织各方。所有直接承办人，大多是有紧急情况或严重问题的承办人，由调查人员直接调查核实，然后根据政策法规和领导同志的意见进行处理。对于高级领导来说，直接承包商的数量很少，而且大部分都被转移出去了。在调查处理过程中，调查处理人员应及时了解调查处理工作的进展情况。承办单位不能按时办理的，应当定期督促办理。(4)调查结果和反馈。所有被调查的事件都必须有结果。结果可能是：肯定，即反映问题的真相，并按规定处理；(2)没有。也就是说，它反映了问题的不准确性，并向发出指示的人和有关各方解释了情况。(3)部分肯定和部分否定；(4)事件的范围已经扩大，即从一个问题涉及到一件事情，或从个人问题涉及到同一类事情，同一类人。事件完成后，调查人员和承办人应及时反馈情况，向上级机关作出书面报告。调查结果应当逐级上报。上级机关的办公部门接到调查结果后，应根据处理要求对调查结果进行认真审查，并将审查结果上报领导审定。(5)归档。问题调查处理完毕后，应将调查处理过程中的领导批示、原始文件、调查情况、处理结果及文件等材料归档保存。收到正式文件和信件后，在发送人指定的文件上签名或盖章，以表明文件已无误地收到。这项工作一般由专职外部调度人员、兼职外部调度人员和通信人员完成。部门负责人或相关具体人员将认真阅读和分析正式文件，并提出建议，供相关领导审阅和决定。拟建办公室是辅助决策活动，旨在为决策活动提供替代方案。承办公文主要有三种方式：领导同志、秘书和职能部门。对如何处理收据提出建议。承办人将在公文或公文处理单的后角简要记录公文的处理情况(如是否处理、复信号和日期等)。)供将来参考。简而言之，承办人将签署正式文件，并等待备忘录被检查。(3)人工文档管理中的问题(1)信息控制不完整和不及时(2)文档管理手段不充分(3)文档统计困难(4)不必要的重复劳动(5)文档管理效率低(4)官方文档的生产、处理、存储、检索、传输和归档的现代化管理，即用现代化工具和方法代替人工操作。(1)文档管理发展概述：手工管理阶段启蒙和准备阶段文档管理现代化阶段文档管理成熟阶段，13，(2)文档管理自动化的背景和动态科技因素(计算机、网络、文字处理技术、多媒体技术、管理科学、软件科学)、人员因素和价格因素，(3)文档管理信息系统的实施模式：单机模式文档传输、处理和归档仍采用传统的手工模式。 只有文档的形成特征和内容特征由计算机网络模式管理文档直接在计算机上生成，收发通过计算机网络传输，文档处理的整个过程由计算机服务器和计算机终端进行科学管理。 第二节公文管理数据库的设计(1)选择任务数据库系统应具有以下特点：支持SQL语言的关系数据库；支持多媒体数据格式和全文存储；支持网络环境；丰富完整的辅助开发工具；相容性好；运行速度快；文档管理数据库结构设计的基本步骤；确定文件名；(2)设计数据库的文件结构；(3)确定数据库之间的关联字段，15。数据库文件-库文件。数据库中的基础数据以文件的形式存储在磁盘上，包括：主文件、索引文件、临时文件、备份文件、参考文件设计库文件结构-字段名、字段名、字段宽、十进制数字四个结构参数字符类型C、数字类型N、浮点类型F、逻辑类型L、1、日期类型D、8、备忘录类型M、10、通用类型G、10(2)建立文档管理数据库-建立数据库结构(命令模式、菜单模式)，(2)向数据库输入数据，16，(3)接收文件结构接收编号C20接收日期C10通信单元C30文件编号C20自然C4类型C8密度C4紧急C8标题C70文本编号N30附件编号N30页码N40文件处理编号C8分类编号C14承包商C70主题词C50摘要M10全文G10(4) 过账数据库文件结构过账编号C20过账日期C10文件编号C20主要发送C70副本到C70副本到C70标题C70组织者C100办公室C120草稿C20核稿C20发行C12校对C20类型C4分类C4文件处理编号C4附件编号N30页N30副本N30主题词C50分类编号C14摘要M10全文G10，17第三节文件管理信息系统开发文件管理信息系统由人、计算机软件、计算机和外围设备组成。 能够科学高效地收集、传输、处理、存储、维护和利用文档信息的综合系统文档管理信息系统的开发过程：用户需求分析、系统总体设计、安全措施设计、输入输出设计、对话设计、网络通信设计、程序设计和系统调试、运行维护(1)用户需求分析(1)。用户需求分析的目的是确定已建立的文件管理信息系统要达到的各项指标，以及系统运行后要达到的具体效果和目标。18，2。用户需求分析主要