office办公软件培训一PPT课件

-,1,PowerPoint,主讲:张相喜,Word,电脑常见故障排除,办公软件操作技巧,Excel,-,2,第一讲EXCEL篇,第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用,-,3,1,问题,在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事,答案,在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了,巧变文本为数字,2,“选择性粘贴”命令的应用,-,4,快速输入数据小技巧,1、快速输入前面带0的数字,3、另有妙用的号,4、一次输入多个单元格以字符,2、快速输入分数,用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！,在带0的数字前加单引号如“001”即可,“03/4”（注意：中间有一个空格）无空格结果是日期（3月4日）,输入“3/4”该怎么办？,在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算,按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中,-,5,变为,变为,变为,矩形,Shift在绘制线段及图形中的作用,直线,圆形,正方形,椭圆形,斜线,Shift键的应用,-,6,数据的排序,1、对数据清单进行排序,2、创建自定义排序,-,7,如何设置输入信息的有效性,用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。,选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。,-,8,切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。,-,9,单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【MicrosoftExcel】对话框，提示所输入的信息有误,-,10,如何导入外部数据,选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。,随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。,单击”打开”按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。,单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。,-,11,单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之3】对话框。,单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮,单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，此工作表中显示出导入的外部数据。,-,12,如何将不相邻的列打印到相邻的位置上,选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。,-,13,Excel中双击格式刷的妙用,提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用,答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可,-,14,首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。,Word内容以图片形式插入到Excel,以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel,-,15,绘制多斜线表头,只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!,-,16,第二章图表篇,-,17,图表背景的处理,为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理,如下图示：,-,18,数据透视表,创建数据透视表编辑数据透视表,-,19,认识函数:函数Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26,第三章函数篇,-,20,统计函数单元格引用,单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用使用“$”号来锁定引用“F4”变相对引用为绝对引用”F9”定义一个区域为数组引用实例相对引用:A1、B5绝对引用：$A$5、$C$2混合引用：$A2、D$1,-,21,跨表操作数据,-,22,如何通过函数合并字符,如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。,选中单元格C30，在编辑栏中输入“A30如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。,6、复制配色方案,使用PPT时，往往需要与其他程序窗口的数据配合以增强演示的效果，我们惯用方式:单击“幻灯片放映”-“观看放映”，用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其他窗口切换实现另有高招:打开演示文稿:按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。,7、快速切换窗口播放模式,PowerPoint新引入的“图表”命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。单击“插入图表”命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击“图表图表类型”命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。,8、添加图表,在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。,9、重复操作,如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，然后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。具体操作如下:单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击“确定”，这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。,10、将文字幻灯片保存为图片,为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按“Ctrl+C”复制，然后换一页，按“Ctrl+V”粘贴就行了，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。,11、快速复制对象,在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“MicrosoftPowerPoint”。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。,12、将Word文档发送到PowerPoint,以下是一些简化幻灯片放映操作的方法:进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头、空格键终止幻灯片放映:Esc或“-”键停止或重新开始自动幻灯片放映:S或“+”键进到第n张幻灯片:“数字n+回车键”显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映:B或“.”键显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映:W或“,”隐藏鼠标指针:“Ctrl+H”显示指针:“Ctrl+A”返回到第一张幻灯片:同时按住鼠标左右键2秒钟,13、10个最受欢迎的PPt快捷方式,14、更改新演示文稿的默认设计,当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”“母版”“幻灯片母版”。接着，在母版上进行更改了。改后单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板小提示必须要注意，如果想要将blank.pot作为默认设计，必须将它保存在“另存