2009大众经销商年会接待方案

2009年一汽-大众经销商营销大会FAW-VolkswagenDealerConference2009接待执行方案,君为传播ChinaKingwayLiveEventsDec15,2008,目录,来宾邀请制证车辆服务酒店入住酒店内餐饮服务礼品,来宾邀请,来宾邀请,来宾邀请1.1经销商邀请工作流程1.2经销商及客人邀请分工1.3电子邀请函1.4电话预约来宾邀请1.5首轮信息整理、提交及回复1.6信息总表1.7正式电子版邀请函发送1.8航班信息及酒店信息1.9应急预案1.10挑战与应对,君为设计电子邀请函并与客户确认，同时取得邀请人员名单及人员更换原则,排序整理人员名单及邀请分工,将汇总信息提交客户确认,电话邀请并与经销商预约时间,发送电子邀请函,与经销商电话沟通，确认是否收到电子邀请函/是否出席,收集整理航班信息并安排酒店房间，提交客户确认,电邮/电话/短信通知来宾具体的入住酒店信息,再次邮件/电话/短信确认来宾及航班，汇总后调整酒店房间，并提交客户确认,1.1经销商邀请工作流程,出发前一天再次就航班及酒店入住信息短信温馨提示经销商,邀请人员分配结构示意图,NSC1负责人：张楠,NSC4负责人：刘哲/马彦,NSC3负责人：姚远,NSC2负责人：黄竞,总负责：杨海丹,参会人数620人（其中经销商550人）,其中经销商名单由网络部提供，君为将配备4个工作小组分别管理四个不同的区域（每个区域2名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向网络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。,按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员排序以便会议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场和机场送机），制作信息总表及分类表。,1.2经销商及客人邀请分工,组长：黄竞,组长：姚远,尊敬的董事长（总经理）：一汽-大众公司诚挚邀请阁下出席“2009年一汽-大众经销商合作伙伴大会”，届时我们将与您共同分享一汽-大众2008年所取得的成就，并迎接充满机遇与挑战的2009年。时间：2009年1月9日11日星期五-星期日活动安排：1月9日15：00前抵达广州、酒店入住、颁奖晚宴1月10日商务会议1月11日返程注意事项：请经销商伙伴董事长或总经理亲自出席此次大会。由于酒店房间数量有限，恕不能邀请更多人员参会。由于1月9日晚6点将举办颁奖晚宴，请各位董事长或总经理于1月9日15点前到达广州机场。由于本次活动有颁奖晚宴和商务会议，请着正装出席。回执您是否能够出席此次大会，是否您的来程航班时间：航班号：您的返程航班时间：航班号：,1.3电子邀请函-内容(草案),1.3电子邀请函-视觉设计,首先以电话的形式对一汽-大众经销商发出邀请并预约时间。MIP和VIP的参会人员由市场部直接发出电子邀请函；君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商；认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。,1.4电话邀请,根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络部确认不可以来的客人，电话回复客人。,1.5首轮信息整理、提交及回复,接待小组将设立五部专线手机，早上9点到晚上6点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保24小时开机以备客人随时电话咨询。电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注(确认参加、不参加、未接通/未接)，对于没有通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。电话邀请内容样板大纲：“某某董事长/总经理您好，我是一汽-大众经销商合作伙伴大会会务组的XXX,我代表一汽-大众邀请您参加2009一汽-大众经销商合作伙伴大会，大会时间定在2009年的1月9日到11日。请您预留这段时间，稍后我们会将电子版的正式邀请函发送给您，具体事项您看我们是跟您联系还是和您的秘书联系比较方便？”回答如果跟本人联系：“您能把您的个人邮箱发给我吗？”回答如果跟秘书联系：“您能把您秘书的姓名、电话告诉我吗？”谢谢您！打扰了。,1.4电话邀请,1.5信息总表,姓名所在城市单位身份（投资人/总经理/获奖者/代表/内部人员）性别身份证号手机,座机邮箱邀请状态（来/不来/待定）食物禁忌来程航班返程航班酒店房号备注,信息总表将包括以下内容：,1.8航班信息及酒店信息,在被邀请人员确认出席活动后，将通过邮件、短信或电话的方式收集与会人员机票信息，制定表格以便安排接机服务。在出发前一日再次通过短信或电话方式确认航班信息。与客户确认参会人员的酒店入住安排详情，将名单对照编辑好的联系人信息更新到同一个表格中，方便查阅，并将更新的信息及时传给客户。当客户确认酒店入住方案后及时通过邮件、短信或电话的方式进行通知，并以书面邀请函的方式通知客人。,1.9应急预案,出现临时增减邀请人数情况，君为会及时更新人员名单并通知客户和酒店方；邮件和电话都无法取得联系的客人，君为会及时通知客户；为了防止垃圾邮件堵截而导致客人收不到电子邀请函，君为在发邮件时设置对方查阅邮件通知功能。,1.10挑战与应对,1.通过经销商名录中的联系方式与经销商无法取得联系；2.经销商迟迟不确定是否参会及行程；3.经销商换人参会但没有通知会务组；4.经销商到达广州在没提前通知的情况下增加参会人员；,上海办公室Tel:(021)68862700Fax:(010)68862711RoomF,29/F,NewShanghaiInternationalBuilding360,PudongSouthRd.Shanghai200012