办公室工作PPT课件VIP

- 1、第三办公室事务、电话、传真、值班、接待、会见、时间表、-、2、3、值班工作、1、值班工作的主要任务(1)及时传达信息和电话，重要或紧急信件向有关部门报告，接收和分发各种书籍杂志和公私邮件。3、(2)从事接待工作，符合规定程序的，热情接待，能够提供便利直接解决的，给予解决或者说明，不能解决的，应当立即委托有关部门找到直接解决问题的来访者，根据情况进行处理。 负责临时事项的值班人员，除了处理日常的值班事务，完成值班任务外，也有负责上司的说明和其他部门委托的临时事项。 例如购物、接待客人、招人等，这些工作都有很强的随机性和繁杂性，但值班人员必须认真对待，及时处理。5、(4)处理突发事件遇到突发紧急情况。 例如生产事故、交通事故、火灾、盗窃、自然灾害等，要从容处理。 立即向上司发出指示，依靠救灾救援附近组织的人力物资，部队保护事故现场，确保6，(5)组织的安全也是值班的任务。 特别是没有警卫的组织，应更加注意安全。 值班人员应严格审查外来人员，履行有关手续。 发生异常的，应及时报告有关部门和人员，配合有关部门的工作，保证组织的安全。-，7，(6)编制值班资料对组织来说，值班室是一个比较开放的机构，信息量较大，值班人员具有较强的信息观念，善于掌握各种信息，应及时总结、处理、记忆，为领导层的决策提供参考。 另外，制作值班业务记录，填写值班日志，保证整个值班业务的连续性。-、8、2、制作值班资料(1)制作值班电话记录：记住主要包括来电时间、来电目的地、来电者姓名、来电内容(2)直接等待的记录。 主要记录访问者的姓名、工作场所、访问事由、联络方法等。 (3)值班日记：主要记录外来信、电报、情况、外来电话等，使接班人保持工作连续性。，9，(公司名称)(时间)值班表(年月日月日)，10，11，案例介绍日深夜，武汉市人民政府的值班秘书突然接到市所属交通部门的紧急电话，通知市货运公司的运输处在换装农药的过程中，甲基E605农药掉入汉江。 E605是剧毒农药，人畜饮用含有该药的水就会中毒，有严重的生命危险。 值班秘书立即打电话通知市内交通部门有关部门，立即组织力量撤回，采取迅速报告撤回结果的对策，-，12，22222222222222000000652电话通知汉阳区政府，请他们密切注意事态发展情况， 向市政府领导人和中共武汉市委值班室报告上述突发事件和处理措施，希望他们通知汉江岸国棉工厂停止供水，同时与市、区防疫站迅速取得联系，通知居民停止饮用可能带毒的自来水。 采取以上措施后，终于把危险转变为夷，避免了自来水中毒的严重后果。13、教室交流：紧急事故发生的时候秘书是有雪的公司是开发医疗设备的高科技公司，预定明年在香港上市。 周末值班时，她收到传真，来自青海省医院，公司生产的麻醉器械质量问题引起严重医疗事故，患者家属感情严重，不仅提出巨额赔偿要求，还计划向媒体界提出投诉，医院方面要求公司尽快派人处理。面对这种情况，雪不应该采取以下的应对方法吗？14，a，马上联系医院，了解事故的具体原因。 b .与在香港出差的姜总立即打电话报告情况，听取他的指示。 c、立即以姜总的名义发传真给对方院长，委托院长代表公司慰问患者家属。 d .与公司内部相关部门联系，研究此次事件对本公司的影响，采取相应的对策。 e .咨询有关技术人员。 这样的医疗事件是设备的质量问题还是医务人员的操作失误？15、4、接待、接待是指组织在内外联络交流中进行的接待。 从接待对象国来看，内宾和外宾在接待。 从接待对象关系来看，上级访问受理、下级访问受理、高级访问受理和一般访问受理从访问目的来看，有视察、检查受理、参观、考察受理、事务受理、会议受理等。 根据受理对象是否被预约，分为是否有预约受理和是否有预约受理。 从来宾人数来看，有团体接待和个人接待。 从招待规格看，有一般招待和高级招待。16、2222222222222222000000000006 (2)合作精神看到同事邀请客人，不要以为他们不是自己的客人而置之不理。17、222222222222222222222222222222652“你好，我能做什么？ 我说。 “你好，我希望你能帮助我。 、18、2、物质设备(1)环境准备受理环境应清洁、整齐、明亮、干净。 受理环境包括前台、接待室、办公室、走廊、楼梯等。 在服务台和接待室放置花束和绿色植物，表现出“欢迎你”的氛围，会给对方带来好感。 桌上的文件、文具、电话等物品各自的位置、布置要整齐。 不经常使用的东西或个人用品，请放在抽屉里。19、(2)办公用品的准备大厅：为客人准备的座位。 让客人站起来是不礼貌的。 座位风格应该线条简洁，颜色和谐。 接待室：桌椅布置整齐，桌子干净。 墙上挂着公司领导人和领导人的照片，大型宣传活动的照片。 桌子上可以放置介绍公司情况的资料。 茶具、茶叶和饮料都要准备好。 一般顾客使用一次性纸杯，重要顾客使用正规茶杯。 接待室应该有良好的照明和空调设备。 客人走后，立即打扫接待室，清洗茶具和烟灰缸，换换空气，关上门。20、(1)日常普通个人接待处理日常普通个人接待，无需制定具体的接待计划，只要礼貌接待即可。 分为有约定的接待和无约定的接待。 1 .接受合同(1)事前准备好(2)亲切接待(3)礼貌引导一般：秘书处前电梯：秘书处后面，秘书处后面，秘书处引导客人左前方，不得让客人留下背影。 可以随机有条不紊地谈话，介绍本公司的大致情况。 走廊、秘书、嘉宾1、嘉宾2、22、介绍顺序：访问介绍顺序：一般介绍上司(主人)，介绍客人。 各缔约方按从高到低的顺序介绍。 一般情况介绍顺序：首先介绍地位低、年龄低、男性，其次介绍地位高、老年人、女性。 介绍的时候，应该先向房间领导点头致意，把客人介绍给领导，使用手的信号，但是不能用手指指着对方。 要搞清名字和职务。、23、24、22222222222222222222222222222222222222222222222222222 2个客户653 2.无合同接待(1)了解来宾的身份和来意(2)分流确实是上司应该亲自接待的重要来宾应该由上司接待。 上司没有接待的时间上司不出现就能解决问题访问时上司正好在办公室没有销售人气，-，27，(3)礼貌地拒绝准备客人经常使用的借口：会议，出差，没有预约(4)礼貌地想送客人马上站起来回应，积极地为客人服务客人先走，送客人上电梯时，不要为客人按电梯按钮，在电梯门关闭前告别。 客人一出门就关门和上司一起送客人的时候，比上司晚了。28、3 .帮助上司接待客人(1)明确许可范围(2)妥善处理客人(3)及时上司的报告、-、29、4 .其他相关接待要领(1)更换名片客人或者向地位低下的人正面交给前辈， 按照门和座位的顺序交给对方职务高的人和年龄大的人，-，30，(2)学习记住客人名字的美国成人教育家德尔卡内基说：“喜欢的一个原则是“记住一个人的名字”。 “因为普通人对自己的名字很感兴趣，把世界上其他所有的名字都放在一起。 记住那个名字，简单地吐气的话，你就会对他有巧妙而有效的称赞。 但是，如果忘记或者记忆错误的话，你自己就会处于极其不利的地位”，-，31， (4)根据需要，用内线电话向上司介绍中止上司接待客人的时间和客人名称，进入接待室与上司进行咨询，-，33，配置日常接待的基本手续，接待环境，接待来访者，理解来访者的意图，通知来访者的情况，引导来宾，介绍来宾双方，根据处理临时合同的需要上司中断来访，创建来访记录接待、通常是接待备用(1)环境准备接待环境-人文环境-窗口(如接待室、会议室、办公室等)、接待人员记录、口译、礼仪、指南、驾驶、勤杂、扬声器、计算机等接待设备、来宾的饮食、住宿、接待场所、家具、文具用品(茶具、记录用文具等)、接待礼物、- 36、(3)信息资料为嘉宾材料民族、宗教信仰、生活习惯、人数、来意、逗留时间、离婚日、交通工具，为外国客户准备国歌、国旗模板有时也会准备派对或是派对上使用的古典音乐。 招待资料上级机关用的报告介绍资料、班级组织的专业技术资料(产品说明书等)和合作成果资料(合同书等)、礼仪宣传资料(欢迎语、祝辞等)。 活动资料为日程安排、旅游参观介绍资料，-、37、接待规格主要为高规格接待、对等接待。 接收计划一般包括接收日程和接收形式的安排。 包括各接待活动的时间、名称、负责人、场所等接待形式个别会谈和集体会谈、现场参观、接送、宴会、参观、观光等举办形式等。 接待责任是指各接待活动的责任部门或者人员的具体责任。 接待费具体说明接待费的来源和支出。38、7月22日26日，参观团来广东参观，活动的日程是7月22日(星期四) 18:50的来客航班到穗，预定接送去广东大楼。 19:40省政府在广州大楼招待嘉宾。 7月23日星期五08:00早餐。 我会在09:00参观公司。 10:00离开公司去经济开发区。我11:00去参观有限公司。 11点离开有限公司回到广东大厦。 12:00午餐。 15:00游览越秀公园。 18:00晚餐(广东大厦)。 20:00珠江夜行。 7月24日(星期六) 07:30早餐。 08:30去中山市参观中山洗衣机厂。 12:00午餐(中山市饭店)。 14:20参观中山町。 17:30晚餐(中山市政府宴会)。 19点住在了中山饭店。 七月二十五日(星期日) 08:00早餐。 09:00参观中山翠亨村。 11时30分离开翠亨村。 12:30回中山饭店休息一会儿吃午饭。 14:30离开中山回到广州参观广州地铁。 17:30回广东大楼吃晚饭。 7月26日(星期一) 08:00早餐。 早饭后自由活动。 12:00午餐。 15:30去广州站。 16:00乘火车割穗。-、39、22222222卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡卡时间3秒左右为好。 要领：距离送礼者约一步。 两条腿对。 微微晃动。-，42，-，43，-，44，司机，来宾，上司，秘书，上司兼司机，来宾2，秘书，来宾1，-，45，司机，秘书，上司，来宾1，来宾2，陪同人员，陪同人员，-，46，不接待的情况下，陪同车：， 司机上司、秘书、- 47、(6)送行礼仪时，要握手下楼梯，或者把电梯的重要客人送出楼梯外，安排和乘客一起去车站或机场的交通工具，以帮助乘客搬运客人时，和乘客握手告别时，挥手告别。48、3、住宿方案(1)预约酒店为会议级别、客人预约酒店，一般为三星级以上。 配餐房：套房、双人房、双人房配餐房：花、茶、水果、生活用品(2)签字和登记商务或公务会议签字表(不是会议或贵宾签字)，分发时间表和会议资料，邀请-、49、4、宴会(1)种正式宴会。 一般有正式的问候和祝酒。 非正式的宴会，即使是宴会。 常见的是午餐会、晚餐会、有时是早餐会、午餐会(也称为自助餐)的饮酒会(鸡尾酒会)。 形式更加活跃、自由、自由，这是国际上最常用的接待形式。 茶会。 一般不是在餐厅，而是在客厅或会议室等进行。 工作聚会根据吃饭的时间分为工作早餐会、工作午餐会和工作晚餐会。50、(2)邀请内容：宴会形式、举办时间、地点、所有者，有时需要收据或回复。 邀请函定于公元年月日(周)中午举行酒会，请给我打电话：(主人姓名或公司)，-，51，邀请老师：年月日(周)中午预约，不去宾馆。 我们期待您的光临。 -，52，收据收到了邀请函。 请填写以下内容，在x月x日之前将收据邮寄或传真给本公司社长秘书。 谢谢你！ 能否出席：出席者名称：职务：回复地址：号码室邮政编码。 联系人：联系电话：-，53，(3)桌位通常是圆桌，每张桌子不超过10人。 主桌可以大，其他桌子必须大小一样。 表“中心向上，远行向上，近主向上，右向上”。 请在桌子上放上座位号和座位名的签名，开会或坐下来再取。 丧主比客人多。 禁止无关或身份不合的人陪伴。，-，54，1，2，门，-，55，1，门，2，-，56，1，门，5，4，2，3，-，57，座位在桌子中的位次高度，主人，主仆，2，4，6，5，3，1，主人，女主人，3，2女主客，4，1男主客，陪乘1，陪乘2，-，58，主人，主人，2，4，6，5，3，1 5，-，59，(4)菜单的制作符合来客习惯国的民族宗教信仰个人习惯，将民族特色和当地特色作为主菜单摆在餐桌上，印刷美丽，