完善我县行政事业单位资产信息系统思考

完善我县行政事业单位资产信息系统思考 行政事业单位国有资产是我国各级政权机构履行各项职能和事业发展的物质基础，其特点数量大、分布广、单位多。虽然经过多年的逐步规范管理，但部分行政事业单位资产管理依然不同程度的存在各种问题，如账实不符、存量不清、资产配置和使用效率不科学等。为此，财政部门紧密围绕财政部行政单位国有资产管理暂行办法和事业单位国有资产管理暂行办法两个文件，结合行政事业单位资产管理实际业务，研发了行政事业单位资产管理信息系统。 我县于xx年开始使用行政事业单位资产管理信息系统，通过几年的实际运用，发现我县在信息系统使用、功能发挥等方面存在着一定程度的问题。为进一步加强我县行政事业单位国有资产管理，充分发挥计算机先进管理手段的作用,行政事业单位资产管理信息系统的完善使用亟待加强。 我县行政事业单位资产管理信息系统挂放于县财政局内网。该系统运用现代化计算机管理手段,将财务管理、实物管理、价值管理、预算管理和集中支付、政府采购有机的结合到一体，并通过对资产配置、使用、处置、维护、申报、审批等多个环节的全程跟踪，实现针对资产的全生命周期的管理,从而达到对行政事业单位国有资产进行实时动态化的全过程管理和监控的目的。 系统设计严格按照行政事业单位国有资产管理体制，并遵循横向“财政部门-主管部门-行政事业单位”、纵向“中央-省-市-县-乡”的框架进行。其功能包括资产卡片管理、资产配置管理、资产使用管理、资产处置管理、产权登记管理、资产评估管理、资产收益管理、资产报表管理和查询分析等。功能的实现主要通过财政部门及行政事业单位分别进行。 系统期初数据录入于xx年12月底，现有416户行政事业单位使用。据系统统计汇总，截至目前我县行政事业单位固定资产22.64亿元，其中：土地1.02亿元，房屋15.74亿元，其他通用设备2.48亿元，专用设备1.48亿元，交通运输设备0.76亿元，文物和陈列品0.1亿元，图书和档案0.28亿元，家具用具装具及动植物0.87亿元。 通过几年的实际运用，在系统使用者和系统自身方面，分别存在不同的问题。 1、使用效率低下。据资产信息管理系统汇总统计，至目前期初录入单位为416户，但正常使用该系统的单位数不足10%，信息系统资源严重闲置，使用效率极其低下。而且，由于我县资产信息系统挂放于县财政局内网，许多未与财政部门联网的行政事业单位更是无法使用该系统，这也在一定程度上制约了系统效率的发挥。 2、数据相对静态。我县资产信息系统的期初数录入于xx年，至今尚不足10%单位对系统的期初数进行更新，系统数据基本处于相对静止状态，数据的真实性难以保证，系统的功能与作用难以得到真正的体现。 3、联动使用缺乏。 虽然资产信息系统只是一款软件，但其许多功能体现于系统之外，如资产配置、处置、申报、审批等，需要资产占有单位、主管部门、财政部门相互配合，联动使用。实际中，单位的正常使用尚且不够，更无从谈起联动使用，因此，资产信息系统有时成为高挂于天边的美丽彩虹。 1、系统操作繁琐。由于软件研发的局限性，系统的部分操作系不够简洁。如纠错操作比较繁琐，一旦发现系统中卡片基础数据错误，不能直接进行修改，必须删除卡片后方可重新录入，卡片的资产代码也因此需重新录入。 2、安装环境苛刻。由于资产信息系统只限于xp操作系统中使用，对于新出现的操作系统，如win7等，则不能作为资产信息系统的运行环境，其安装使用环境非常苛刻。 3、软件功能不足。通过实际运用，发现软件还不够齐全。主要有：（1）批量功能：即系统只有“批量录入”功能没有“批量删除”功能。批量固定资产在“批量录入”后发现错误，只能逐张删除卡片。（2）选项固定。如应固定录入人员权限，确定其无权审核；应设定系统自动生成资产代码，无需手工录入，防止卡片重号。（3）查询功能。由于录入时固定资产的分类名称与资产的实际名称有出入，实际中查找固定资产不便。（4）系统衔接。由于财务系统与资产信息系统的相对独立，没有做到两个系统的有效衔接，因此，固定资产等通用数据不能做到两者的直接接口，即在财务管理系统中录入固定资产等数据，在资产信息系统中还需重新录入，不仅增加工作量，而且可能导致因不同录入人员录入数据而产生的差误。 根据存在的问题，究其原因，主要有以下因素所导致： 很多行政事业单位对资产的管理缺乏系统、深刻的认识，存在着重钱轻物的思想，尤其对固定资产的管理，仍停存在着注重购买、轻视管理的现象，导致家底不清，处置不当，配置混乱，资产流失，使用效率低下。如有的单位办公大楼已落成多年，但一直没有办理基建决算，账面没有该固定资产的体现。在此意识之下，根本无从谈起利用信息系统达到有效管理资产的目的，信息系统甚至被束之高阁。 资产管理是一项面广量大的系统工作，涉及到各行政行政事业单位和财政部门，信息系统只是资产管理的一个载体和纽带。如何充分利用好这个载体和纽带，在现有环境下，还缺乏一定的制约手段和措施，如资产违规处置、配置失衡、数据更新滞后等制约措施，使财政部门似有心有余而力不足之感。 资产管理信息系统应用工作是一项专业性很强的系统工程，内容繁杂、工作量大，技术性强，除了具备一定的财务和资产管理知识，还需要具备一定的计算机操作水平，因此，需强化操作人员的专业培训。至目前，软件公司和主管及财政部门的专业培训未能及时跟进，以至于操作中的许多问题难以发现，在一定程度上也影响了资产信息系统的应用。 根据资产信息系统使用中存在的问题及产生的原因，为充分系统功能，真正做到财政部门、主管部门和行政事业单位之间的信息对称，实现信息数据共享，达到服务于财政管理的目的，提出如下完善措施。 资产信息系统是行政事业单位资产管理的一个现代化手段，是一个新生事物，人们对其认知需要一个过程。为此，财政部门、主管部门首先要加大宣传资产管理重要性的力度，把资产管理和资金管理放到同等重要的位置上；其次要充分宣传资产信息系统在资产管理中的重要作用，使其成为资产管理不可或缺的重要手段。 在提高对信息系统认知的前提下，需强化软件培训。从行政事业单位人员配备情况来看，配备专职信息系统操作人员的不足10%，基本为兼职人员。要想资产信息系统得到广泛的推广应用，必须以操作人员熟练掌握操作技能为前提。为此，财政部门、主管部门要采取培训、考核等多种形式，加强软件培训，逐步提高操作人员操作水平。 虽然资产信息系统只是一款操作软件，但要真正达到通过软件有效管理行政事业单位资产的目的，需要辅以相关的配套、制约措施。1、出台资产配置标准。通过资产配置标准规定，合理调节各行政事业单位资产配备水平，并做到最大限度地发挥资产使用效益。2、编制资产购置预算。将各单位资产购置预算纳入部门预算之中，通过部门预算合理控制单位无序购置资产行为。3、资金拨付控制。通过资金拨付环节，对未按规定进行资产购置、处置等，并未通过资产信息系统进行处理的，以缓拨、停拨等方式，对违规行为进行制约。 为保证资产信息系统数据的真实性，需要对各行政事业单位资产进行清查，在摸清家底的前提下，将真实的资产数据录入资产信息系统，并及时更新系统数据，确保数据的真实有效。 为切实解决系统数据更新滞后问题，需建立健全资产信息及时更新机制。如通过一些列，规定行政事业单位在资产变更后三天内必须进行资产信息更新；财政专管员审批各单位资产采购事项时，必须登录行政事业单位资产信息系统，对申报单位进行资产使用情况进行核查；通过定期登录后台，导出信息，统计财政专管员登录情况和行政事业单位资产信息变更情况，从而实现资产管理系统的动态管理。 为达到有效管理行政事业单位资产的目的，需规范系统操作流程。对资产配置、处置等资产管理行为实行网上申请、审核、审批，建立每一环节相互依托、相互链接机制，构建起行政事业单位固定资产从购置、使用到处置全过程的有效监管体系，实现资产信息的共享和动态监控，以技术手段规范资产管理行为，控制资产运营风险。 解决软件运行过程中存在的问题，需对软件功能进行完善。 1.升级端口。财务管理系统体现的是单位固定资产账面情况，而“资产管理信息系统”则更偏向单位固定资产的实物情况，将两个系统对接，在资产系统中录入卡片后直接可在财务软件中自动生成固定资产的记账凭证，有助于把好“账卡相符”关，实现系统与系统之间数据有效衔接，也大大减轻了行政事业单位财务人员重复录入固定资产信息及数据核对的工作量。 2.审批功能。把处置审批记录以及自行处置记录设置为可以在同一功能下查询出来，方便用户直观地查看处置历史记录；增加处置审批流程的明细记录信息和最终审批记录信息查看功能，并可以打印记录信息；系统支持按资产是否达到使用年限设置不同的审批流程。 3.提醒功能。一方面，增加重复数据提醒核对功能，即当单位有多个人录入数据时，系统可对重复或类似的数据进行检测，在入账前给出提醒，避免重复录入卡片；另一方面，在