公文处理培训资料

泸州电信公文处理培训,重点讲授内容,公文总体情况公文处理办法重点强调事项,公文的定义,公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。,泸州电信公文总体情况,上市公司公文,公司发文：凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。,部室发文：凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。注：这并不代表部门可超越公司权力行文，也不代表无须公司领导知晓。,上市公司公文,公司发文：中电信分公司文件(上行)中电信分公司文件(非上行)中电信分公司函中电信分公司专题会议纪要中电信分公司总经理办公会纪要中电信分公司党委文件(上行)中电信分公司党委文件(非上行)分公司工会文件中电信分公司生产经营情况通报中电信分公司办事处文件中电信分公司空头文件中电信分公司和分公司工会联合文件,部室发文：中电信分公司综合管理部文件中电信分公司部门文件本部备忘录中电信分公司督办报告中电信分公司督办通知中电信分公司督办工作情况通报中电信分公司直属机关纪委文件(上行)中电信分公司直属机关纪委文件(非上行)中电信分公司直属机关团委文件(上行)中电信分公司直属机关团委文件(非上行)中电信分公司重大事项督办催办单中电信分公司空头文件中电信聘任通知,重点讲授内容,公文总体情况公文处理办法公文分类公文格式行文规则收文管理重点强调事项,公文,8种,正式文件内容比较重要，格式完整，版头有发文机关名称加“文件”字样并套红印刷的公文。分为公司文件和部门文件。,通知,通报,请示,报告,批复,意见,函,决定,6种,专用文件专业分类管理和编号的文件，泸州本地用得较少。,任免通知,会议纪要,工作通报,业务通知,签报,调度单,电子公务文件勿需正式行文的公务事项。,种,情况通报,电子传真,其他,正式文件,决定,适用于对重要事项或重大行动作出安排,通知,适用于发布企业内部规章转发上级机关和不相隶属单位的公文批转下级企业的公文要求下级企业办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况,意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法,向上级机关汇报工作、反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问,向上级机关请示指示、批准,答复下级企业请示事项,不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题向有关同级主管单位或部门请示批准等,报告,请示,批复,函,重点讲授内容,公文总体情况公文处理办法公文分类公文格式行文规则收文管理重点强调事项,公文要素1眉首：指公文首页红色反线以上的各要素。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。,公文要素2主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、印章、附注。,公文要素3版记：置于主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等。,包括单位代字、年份、序号。单位代字公司发文为中电信泸州，部门发文为各部门简称。年份用阿拉伯数字，且应标全称，用六角括号括入。（演示：如何查找）序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字或其他字。,例：中电信泸州200818号,六角括号,单位代字,序号,公文格式1发文字号,两个办公网上摘抄案例练习：XX2006060524号YY2005电调16号,不应用年月日来表示序号，也不该加虚0,序号前不应加字,构成：发文单位名称（因版头上已有发文单位，可省）、主要内容、文种八种文种：决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函,公文格式2公文标题,例：关于中国电信股份有限公司泸州分公司做好2008年汛期安全生产工作的通知,发文单位名称，可省,主要内容,文种,标题中一般不用标点符号。但法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题除外。避免重复。转发公文的标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。精炼。标题文字力求准确、简要。注意字体和居中。公文标题采用2号小标宋体，分一行或多行居中排列。办公网上已为标题设好默认格式，可不管。,关于转发集团公司关于转发信产部关于做好2004年汛期安全生产工作的通知的通知的通知,关于网通违规情况的汇报,练习：以下标题错在哪里？如何改？,公文格式3公文正文,结构层次序数规范：“一、”，（一）”“1.”，“（1）”。,引用公文先引标题。后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。,数字一般使用阿拉伯数字。成文时间、结构层次序数词、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句作为词素的数字必须使用汉字除外。,引文准确。公文正文中人名（特别是公司几个易出错的）、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。,练习：错在哪里？,五、本工程预算投资核定为441.42万元人民币，其中：（一）、工程费418.68万元，其中：1、主要设备及材料费405.46万元，其中：（1）主要设备费用250万元；（2）主要材料费155.46万元。,例：见川电信200345号关于综合办公网正式启用的通知,练习：错在哪里？,改正后：见关于综合办公网正式启用的通知（川电信200345号）,三、关于总资产报酬率2002年集团公司下达我省折旧预算三十五亿元，财务费用5.5亿元，实际完成折旧32亿元，财务费用4.15亿元，有效支撑了市场竞争。特此报告。2004年3月11日,练习：错在哪里？,在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称除国家、地方制定的重要法律法规、规章制度等要使用书名号，其余不用书名号。名称后不另加标点符号。多个附件就用阿拉伯数码标明层次“1.”“2.”。注意是“.”，而不是顿号。附件内容本身的第一页左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标明序号。附件的名称与序号前后应保持一致。转发、批转文件和印发规章制度时，被转发、批转的文件和印发的规章制度即是正件，不能称附件。因现在所有的文件均制作成PDF形式，很多被转发的文件也是PDF格式。为方便制作，将被转发、批转文件放在公文版式中的“附件”处，拟稿人请将版式默认的“附件”二字删掉。,公文格式4公文附件,特此通知。附件：1.泸州市电信分公司办公网管理办法，2、办公网使用说明,练习：错在哪里？,附件1代维费月报表填表说明1.本表反映各市州分公司代维费开支情况，由各市州分公司运维部按月填报，并于次月10前报省电信公司网络运行维护部。2.单价,练习：错在哪里？,以公司领导签发为准。拟稿人在标时间时，请将“日”前的具体数字空出，如“二八年四月二十日”，综合部“整理”环节将会补全。“零”写为“”（需在插入里面找），而不是数字“0”或“字母O”。成文时间后空4字。,公文格式5公文日期,公文格式6公文主题词,应根据文件内容标注主题词，便于索引。按集团公文改革要求，可省。顺序：先标类别词，再标类属词，最后是文种（类别词：即对主题词的具体分类，如“工业、交通、能源、邮电”等；类属词：即反映每一类别的常用词，如“网络、工程”）一份文件的主题词，除类别词外最多不超过5个主题词。每个单列词组不超过6字。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引；如无适当的词标引，可将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“”，以便区别。被转发的文件的文种可不标注。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词使用省公司统一规范的内容（见下页）。,国务院主题词表已有的邮电行业主题词：邮电通信电信邮政网络数据其他常用主题词：规划计划统计指标分析目标经济管理调整制度行业改革竞争重组合同企业公司集团计算机信息建设运行立项工程预算决算核算收支财务会计税收收入审计经费利润公积金固定资产资产重组评估收购合作协议治安安全保卫国家安全检查案件法律法规程序投诉普法廉政,其他常用主题词（续）：反腐倡廉反腐败廉政建设廉洁自律举报信访监督立案划转福利体制机构职能聘任任免职称待遇安置模范表彰奖励劳动关系社会保险招聘技能保障保险服务保护工资津贴奖金事故研究标准机关作风机要印章信访保密公文档案会议文件讲话总结汇报建议意见章程条例办法细则规定方案决定通知通报报告请示批复函会议纪要休假节假日措施调研报表工作学习要点试点处理发展政策问题,补充的电信专业主题词：市场营销电信业务服务质量客户资费计费互联互通互联网无线电国际业务卡式业务固定通信移动通信卫星通信电话一级干线二级干线本地网电信枢纽光缆通信管道光纤电路设备扩容多媒体可研设计测试技术标准初验终验协调会试运行运行维护传输交换党政专网应急通信特殊通信专用网专线宽带绩效考核效绩评价薪酬实业流程重组上市资产评估人力资源劳务工劳动用工思想政治离退休网络发展网络维护大客户九大战略五项集中管理五项机制创新,补充的电信专业主题词（续）：BPRPHSADSLIPVPN渠道建设促销试点推广增值业务互联星空网间结算新产品开发品牌创新精神文明企业文化三个代表支撑欠费质量价值改造业务响应劳动竞赛合理化建议收入确认扩容竣工决算集中维护集中监控设备购置创建文明行业农村通信资本性支出机房整治评估用户满意度资产报废工会集体协商集体合同厂务公开职工代表大会劳动争议调解劳动法律监督工运理论组织建设劳动竞赛合法权益先进事迹维权女职工运动会比赛休养员工会员合理化建议技术创新劳动模范工会法职工之家先进生产者优秀管理者明星十佳集体选举决议,公文格式7送与抄送,送与抄送的区别：公文如因主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的“送”栏（基本不用）。如果公文只是想请上级主管部门或相关部门知晓此事，用“抄送”方式。注意标点：多个主送（抄送）单位，一般按系统先外后内，先大后小的顺序排列。不同层次间用句号分隔；同一层次不同单位之间用逗号分隔；现业领导及各部门之间用顿号分隔。名称及排序：公文应标明主送（抄送）单位的全称或规范化简称。各部室名称请用规范性名称，并照此排序：综合部（企业发展部、安全保卫部）、市场部、政企客户部、公众客户部、农村营销服务中心、客户服务部、号码百事通业务中心、企业信息化部、网络部、采购中心、财务部、人力资源部（党群工作部）、审计部（纪检监察室）、工会，对合署办公的部门可以单独进行主送（抄送）。县（区）公司按行政区划顺序。纸质文件处理：需纸质文件的，可在版记的“共印（）份”中说明；如需送不同部门，可在抄送栏部室名后注明。,抄送：省公司，合江县电信分公司，古蔺电信分公司，市公司领导，市场部、农村营销服务中心拟文部门：综合部中国电信股份有限公司泸州分公司2008年9月11日印发共印份,名称不规范,不同层次间用句号,该用顿号。,名称不规范,换行后对齐“省”字。,结束加句号,公文瑕疵练习之一：格式不规范（改前）,中国电信集团公司处理来信来访暂行办法第一条为了妥善处理来信来访（以下简称信访），保持中国电信与广大客户及社会各界的密切联系，保持集团公司总部与中国电信全体员工的密切联系，保护信访人的合法权益，维护信访秩序，参照国务院发布的信访条例，制定本办法。第二条本办法所称信访，是指中国电信客户及社会各界、中国电信员工采用书信、电话、走访等形式，向集团公司反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由集团公司及其下属各级企业处理的活动。,公文瑕疵练习之一：格式不规范（改后）,中国电信集团公司处理来信来访暂行办法第一条为了妥善处理来信来访（以下简称信访），保持中国电信与广大客户及社会各界的密切联系，保持集团公司总部与中国电信全体员工的密切联系，保护信访人的合法权益，维护信访秩序，参照国务院发布的信访条例，制定本办法。第二条本办法所称信访，是指中国电信客户及社会各界、中国电信员工采用书信、电话、走访等形式，向集团公司反映情况，意见、建议和要求，依法应当由集团公司及其下属各级企业处理的活动。,公文瑕疵练习之二：语句啰嗦,改前：根据中国电信集团公司关于A部B处向集团客户服务中心及北京市电信公司移交部分账务结算工作职能的指示安排，B处日前与北京市电信公司经营局就国际广播电视业务帐务结算工作移交北京市电信公司的具体安排进行了讨论并取得一致意见，现将有关移交事宜通知如下：改后：根据业务调整，集团公司决定将国际广播电视业务帐务结算工作，全部移交北京市电信公司。现将有关问题通知如下：,公文瑕疵练习之三：歧义,改前：关于办理爱立信信息通信管理硕士学员赴瑞典政审等有关手续的通知改后：关于办理爱立信信息通信管理硕士学员赴瑞典有关手续的通知改前：文件已发出二日即到改后：文件已发出，二日即到文件已发出二日，即到,公文瑕疵练习之四：时间表示有误,改前：(文中)九八年2月29日夜晚0时改后：1998年2月28日0时改前：(落款)99/09/31或1999.9.31改后：一九九九年九月三十日,公文瑕疵练习之五：主送单位表述错误,改前：各省、直辖市、自治区电信公司财务部改后：各省、自治区、直辖市电信公司,公文瑕疵练习之六：口语化,改前：根据集团公司中国电信法律2000426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条规定。改后：根据中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定（中国电信法律2000426号），对你单位发文权限特作如下规定。,公文瑕疵练习之七：自造词汇,改前：关于召开通信电源标准宣贯会的通知改后：关于召开通信电源标准宣传贯彻会议的通知,公文瑕疵练习之八：丢字错字,改前：合同金额2345元改后：合同金额2345万元改前：关于设立下流办的请示改后：关于设立下岗分流工作办公室的请示,公文瑕疵练习之九：用外文表述,改前：与EGLOBE合作开展CallingCard改后：与EGLOBE公司合作开展全球电话卡（CallingCard）业务,公文格式综合练习：找错改错,登录办公网现场查找,发文字号：六角号、不编虚位、不插第字公文标题：文种、标点、避免重复公文正文：序数层级、数字、标题引用公文附件：空行退格、小圆点、附件展开、一致性成文日期：日期留空、零写为、空4字主题词：不超过5个、单个不超6字、间隔1字送与抄送：区别、先外后内、先大后小、层级标点,公文格式要点回顾,重点讲授内容,公文总体情况公文处理办法公文分类公文格式行文规则收文管理重点强调事项,行文规则一：请示,“请示”应当一文一事；应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级向上级机关请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。请示不得同时抄送下级单位。,福建电信200431号,关于申请2004年第一批一二级干线大修改造费用和资源清查启动费用的请示,中国电信股份有限公司：,请示应一文一事,案例,行文规则二：联合行文,市公司与外部同级单位或部门可以联合行文。市公司部门之间不得联合行文，涉及两个部门的事项采用会签方式。市公司部门不得与市公司外部的单位和部门联合行文。,行文规则三：下行文,普发性公文的主送单位表述为：各县（区）分公司，市公司各部门。向部分县分公司行文时，使用规范性简称，依照国家行政区划排列顺序。行政区划排序及代码：泸州市（510500）、市辖区（510501）、江阳区（510502）、纳溪区（510503）、龙马潭区（510504）、泸县（510521）、合江县（510522）、叙永县（510524）、古蔺县（510525）向下级单位的重要行文可抄送市级相关主管部门。,行文规则四：上行文,上行文应以公司发文上报上级单位，不得直接上报上级单位相关部门。确需上报上级相关部门的，采用抄送方式。,案例,福建电信200431号签发人:,关于请求集团公司考虑我省影响效绩考核因素的报告,中国电信集团公司计划财务部:福建省电信公司2003年在市场竞争压力很大,错在何处?,行文规则五：发文流程,公司发文：拟稿人部室领导审稿(会签)核稿(综合部)公司领导签发拟稿人校对文件整理正式文件。拟稿人要关注文件走向，及时提醒相关人员；公司领导签发后，拟稿人要及时从网上校对文件；拟稿时勿在标题上敲硬回车,否则会看到标题中一字一行的现象。部室发文：拟稿人部室领导签发文件整理正式文件。部室发文不经过综合部核稿,各部室应严格把关.部室文件整理要有权限才能操作，权限一般设在每个部门综合管理处。,行文规则六：签发权限,公司发文（上行）：由分管副总审核，总经理签发。必要时也可设分管领导签发，但必须抄送总经理。公司发文（非上行）：按公司领导分工签发，其中政策性较强并涉及敏感性问题的，要向总经理报告。重大问题须由分管领导审核后送总经理签发。部室发文：由各部门负责人（分管副职）签发。,审核公文时应把握的几个问题：,行文是否有必要。行文名义是否恰当（公司、部室；上市、存续）。使用文种是否正确（决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见）。是否符合发文规则、公文格式。标题是否精炼、准确。内容是否符合党的路线方针政策、国家的法律法规和集团的有关规定。正文中是否情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，