“一冶广场”(住宅)入伙方案2014.4.13要点

“一冶广场”入伙方案一、入伙时间：2014年4月15日-2014年4月20日（暂定）二、地点：一冶广场1#住宅楼底商铺（两间）三、参与单位：永浩地产、城铁物业一冶广场管理处四、入伙现场布置：(详见现场布置方案)1、气氛布置要求：突出喜庆、舒适的气氛，围蔽未完工部分，清理现场环境，避免发生意外。2、具体布置方式： 1）入伙现场氛围营造由建设单位（永浩地产）完成，主要负责拱形门、热气球、条幅、彩带、彩旗、金色布、绿化等的布置。2）商铺入伙现场氛围布置由物业服务单位（城铁物业）完成，包括红地毯、横幅等的布置。3）设置 VIP室（地点:商铺自西向东第三间（具体待定）五、入伙现场标识示意1、设立指示牌（如图所示）入伙办理由此前行另加工作人员指引，由东边通道路口左拐进入入伙现场；2、入伙现场设置易拉宝入住流程图、二次装修流程图；3、城铁物业公司概况简介。六、入伙现场人员安排1、现场总指挥：福田区住建局一谢局长 副总指挥：福田区住建局一李科长 永浩地产一林副总 高总助城铁物业一段总2、VIP协调室：福田区住建局一李科长永浩地产一高总助 赖经理 城铁物业一段 总 张经理 负责解答、处理因房屋质量问题而产生的纠纷或入伙现场不可调解的问题。3、入伙现场事务调解：戴嘉腾 曹可生 陈凯永 褚长军1）戴嘉腾负责入伙过程中疑难问题及紧急事务的处理；2）曹可生负责一般客服工作中的问题处理及物业费、水、电、装修方面的解答；3）陈凯永负责处理房屋遗留问题的解答；4）褚长军负责现场车辆、人员交通路线规划引导，及各相关出入口的封闭或开放，控制便民服务点人员活动范围；5）业户对以上人员的处理及解答不满意，责任人应当迅速将当事人带离现场至一般事务处理室解释调解，如果继续调解不了，将当事人交给VIP协调室处理。4、各岗位人员配置1）交通指挥组：秩序维护员1人 工作职责：负责广场东侧的车辆指挥。工作要求：将东边入口车辆集中指引至负二楼停车场，西边入口车辆集中指引至广场停放，以负二楼停车场为主，当广场车位满时应指引车辆进入负二楼停车场（公司领导车辆及甲方领导车辆以及甲乙双方有关车辆全部指引至负二楼停车场）对办公楼相关车辆进行疏导。形象要求：有良好的服务意识，文明礼貌用语；业务素质较高，站姿威武挺拔；车辆指挥手势干脆利落、指引动作规范、佩戴白色套。2）住宅主入口：秩序维护员1人工作职责：住宅东门岗人员进出监管、指引。工作要求：对进出住宅区无门禁卡人员进行监控。3）-2楼停车场指引组：秩序维护员1人工作职责：指挥车辆有序停放； 指引业户到东边入伙处办理入伙手续；形象要求：有良好的服务意识，面带微笑、文明礼貌用语，指引动作规范、佩戴白色手套。4）广场指引组：秩序维护员1人 入伙办理由此前行工作职责：在办公楼前广场指引入伙地点，在广场东侧设立指示牌： 形象要求：有良好的服务意识，面带微笑、文明礼貌用语，指引动作规范、佩戴白色手套。5）入口接待组：客服人员1人 阳桂兰工作职责：1F商铺大门处负责来宾的接待，引领业户至入伙现场，确认业主身份取号后安排好座位，随即回到岗位等待引领下一批业户； 为在等待办理手续的业户递上矿泉水，并告诉客人：“稍等，我们将马上为您服务”； 如果前方办理的人依次向前进一位，即刻叫号下一位；工作要求：要求接待组员工眼睛关注来宾、面带微笑，规范手势引导来宾就座，并双手捧水和号票。6）资格确认组：2人 XXX XXX工作要求：负责业户入伙资格的确认；房屋申请分配等问题的解答。7）资料审核组、签约组：客服人员3人 孙鹏、高盛伟、彭素芳工作职责：负责业户入伙资格的确认审核业主的入伙通知书、房屋买卖合同或拆迁补偿协议书按照入住流程单逐项审核业户信息资料，复印留存相关证照及文件；当天下午17:20分将相关证件及文件的复印件交由签约组统一保存，填写资料交接表；和业户签订前期物业管理服务协议、临时管理规约、防火责任协议书；请业户填写业户（用户）资料登记表；发放业户手册、房屋使用说明书、房屋质量保证书。工作要求：在办理过程中耐心周到，亲切友好，解释好相关的询问和咨询工作。8）财务组：1人 吴工作职责：收取业户首期三个月管理费、本体维修资金； 和业户签订委托银行代收费用协议书； 提醒交费业户银行现场开户受理点位置。工作要求:保障刷卡机正常运行的准备工作； 在收取费用过程中细致无差错。9）钥匙、门禁卡、门禁机发放组：1人 方圆 刘征（预备）1、钥匙、门禁卡专项管理1）入伙前工程部负责把业主钥匙、门禁卡归档、编号后交给管理处； 2）业主在办完手续并缴费后，由验房工程人员借用钥匙带领业户看房； 3）如业主在未签入伙文件、缴费情况下要求看房，则向业主解释：入驻期间由于办理入驻业主较多，暂时无专人陪同看房，可等入驻办理完后陪同看房，并请业主谅解； 4）借用钥匙一律按钥匙借用表上要求填写签字后，方可借用。2、验房后续管理1）收取房屋遗留问题登记表并整理，管理处备份后，当天下班前转交建设单位现场派住人员签收；2）业户按照房屋移交书内容填写并确认签字后，领取房屋钥匙并在钥匙领用表上登记签字； 3）对于需要返修的业户，要提醒业户预留钥匙以便整改维修，并填写钥匙托管协议书；4）收取房屋移交书、房屋遗留问题登记表、钥匙托管协议书保存，当天下午17:20分将房屋移交书、房屋遗留问题登记表、钥匙托管协议书交由资料组统一保存，填写资料交接表。3、礼品发放 1）在业户领取钥匙、门禁卡或者签订钥匙托管协议书后发放小礼品； 2）每位业户只限一份，实行先来先得原则； 3）礼品为雨伞、水杯、钥匙扣等小饰物。10）验房组：共12人1、组长 ： 永浩一李文浩（工程建设问题解释工作）副组长：城铁一陈凯永（住宅入伙期间调配验房组人员）工作职责：组长在调解区等候，根据现场需要参与验房调解、配合VIP调解。2、组员：建设单位、物业服务单位人员永浩：XXX （工程建设问题解释工作） 城铁：郭洪荣、刘俊杰、周超、陈新鹏、褚长军（预备）3、验房路线：由1#住宅楼东侧楼梯进入小区验房或由东边通道转至小区后大门进入小区验房工作职责：一名组员，陪同业主验房收楼，解释业主提出的有关工程方面的问题。工作要求：在看楼过程中，针对业主提出的各种问题，验房人员，必须口径一致耐心细致地解答，若遇无法回答的提问，先做好记录，验完房后将业主引至建设单位处对业主进行解释； 如在现场经过耐心解答仍不满意者，迅速和各自的组长联系，需要组长到位的及时表示清楚； 组长到位协调沟通后仍不满意、反映强烈者，将他们带回到VIP调解室，由甲乙双方的领导予以沟通调解。11）环境卫生组：组长 保洁部 申班长1）必须按照公司环境卫生体系标准执行2）在入伙前期（XX日前）检查住宅楼内所有设施设备的清洁卫生程度，检查施工单位开荒工作是否到位：是否全面彻底清理户内、楼内、楼层、楼梯及项目内的垃圾及建筑余料及施工配件；单元内：玻璃擦净，地面清洁，窗台干净；阳台：墙面、地面、玻璃干净，护栏干净，地漏盖水泥清除，漏水畅通，标准层走廊、消防通道楼梯的清洁： 四壁洁净，地面光洁； 防火门干净，并按要求常闭； 消防通道楼梯扶手、台阶干净无尘土； 门、灯及所有能附着灰尘的附属设施有无擦拭干净。 3）负责入伙现场环境卫生的日常保洁维护。12）后勤保障组：1人 李瑞 保障各办公点纸张、油墨、签字笔的供应；保障饮用水的补给状态良好；负责统计现场员工用餐人数，并做好午餐订餐工作 ； 订餐标准：20元/人餐；管理处前台日常事务。13）现场秩序巡查：1人 褚长军 负责协调入伙现场各岗位联动及入伙现场、小区内及周边和地下停车场的巡检工作，规定和限定便民服务点的人员活动范围。七、入伙现场所需文件资料准备入伙文件资料清单 序号名称数量/份负责人1入住流程单300曹可生2房屋移交书3003钥匙领用表3004钥匙托管协议3005房屋遗留问题登记表3006钥匙借用表3007前期物业管理协议已申印戴经理8临时管理规约9防火责任协议书10业户（租户）资料登记表300客服部11业户手册已申印戴经理12房屋使用说明书已申印13房屋质量保证书14装修管理服务协议已申印客服部15装修申请表30016装修缴费通知书30017装修施工人员出入证办理登记表30018二次装修进场前检查表30019装修施工许可证30020装修巡检表30021动火许可证30022装修通知30023装修施工队消防、治安责任书30024违反装修规定整改通知书30025处罚通知书30026装修验收表30027装修验收整改通知书30028装修保证金退还通知书300八、入伙现场所需办公物资准备办公用品物质清单序号名称数量备注1文件柜3个2写字板10个3计算器3个4标签纸4本5档案袋1100个6电脑2台7席位台8个8打复印机2台9订书机3个10POS机2台11验钞机1台12文件夹20个13文件架4个14印泥2盒15胶水4只16剪刀2把17涂改液2盒18铅笔4支19橡皮2块20签字笔30支21纸巾3盒22直尺2把23电插板6个24桌子16张25椅子60把26水20箱九、附件1、业户所须携带相关资料1)入伙通知书原件、房屋买卖合同或拆迁补偿协议书2)企业用户 ：工商营业执照复印件加盖公章法人代表证明书法人代表身份证（验原件留复印件）如委托他人办理：法人授权委托书法人代表身份证（验原件留复印件）代办人身份证（验原件留复印件）3)个人用户；业户身份证（验原件留复印件）如委托他人办理：授权委托书业户身份证（验原件留复印件）代办人身份证（验原件留复印件）2、入伙流程图入伙业务流程图第一步：业户确认业户凭入伙通知书、房屋买卖合同或拆迁补偿协议书原件交房款收据等资料办理。第二步：业户资料审核 资料审核小组收集业户相关资料 第三步：缴费 1财务核算业户物业服务费用、能耗费用、房屋本体维修资金； 2开具票据； 3办理银行托收手续。 第四步：签约 1与业户签署前期物业管理服务协议、临时管理规约等文件； 2填写业户（租户）资料登记表； 3发放业户手册、装修管理规定、房屋质量保证书、房屋使用说明书。 第五步：验房 1携带房屋移交书房屋遗留问题登记表逐项对房屋进行 验收； 2工作人员将业户所发现的问题，记录在房屋遗留问题登记表，后呈交工程部门落实修缮； 3业户签字确认。第六步：领取钥匙 1工作人员查验物业缴款票据；2工作人员向业户说明钥匙数量和使用功能，及其他相关物品； 3工作人员做好钥匙及其他相关物品领取的登记记录，业户签字确认。第七步：业户入驻3、装修流程图装修业务流程图第一步：申请业户提前3个工作日申请装修，并向客服中心提供装修资料1装修申请表2装修公司营业执照、资质证书、税务登记证3装修设计图纸4业户及装修公司签署装修服务协议、装修申请表、动火许可证、装修施工队消防、治安责任书5审查装修执照及资质，复印存档6填写装修费用清单交业户第二步：收费及审核财务部收费： 1收取装修保证金及装修服务费 2收取施工人员出入证押金及工本费工程部审核： 3五个工作日内审核装修图纸，提供改善建议 4确认图纸审核无误客服部办理： 5办理装修资料存档，交管理处经理审批 6发放装修施工许可证第三步：装修现场监督 1客服部检查装修垃圾清运、施工影响及噪音施工时间等2工程部检查施工设计规范、电气安装、对系统、结构是否有影响3秩序部检查消防器材准备、施工现场防火情况、施工人员出入证等 第四步：验收业户申请竣工验收： 1验收时间为每周五下午2点或周六上午10点 2验收合格，资料交客服部存档 3验收不合格，施工单位整改 第五步：退费在验收合格后业户或装修公司提供： 1相应可用银行账户2商业及写字楼物业45日后退款，住宅物业1个月后退款4、现场人员安排表现场人员安排表组别姓名岗位职务/职责联系方式 指挥组谢局长现场总指挥李科长现场副总指挥林副总高总助现场副指挥段传伟现场副指挥协调组协调组张经理Vip调解室协调赖经理Vip调解室协调调解组四人XXX处理房屋申请分配问题及解答曹可生客服收费、装修问题解答戴嘉腾入伙疑难问题和紧急事务处理停车指挥 张石昌广场西边指挥李高全广场东边指挥广场指引组黄著君指挥停车和入伙办理路线停车场骆艺建靠近停车场入口指引入伙路线小区内指挥陈蒙恩小区园内安保，指引业户到小区出入口接待组徐胜男来宾接待，倒水，发号陈新鹏引导业户办理手续XXX引导业户办理手续XXX引导业户办理手续XXX引导业户办理手续资格确认组XXX业户资格确认，处理前期业户与开发商尾款和销售遗留问题XXX资料审核组XXX审核业户资料，留存复印财务组陈蓓蓓+X收费、签托收协议签约组高盛伟签协议、发放相关资料彭素芳签协议、发放相关资料钥匙礼品发放组方圆钥匙管理、礼品发放XXX钥匙管理、礼品发放验房组吴汉信验房组长陈凯永验房副组长验房组物业方5人郭洪荣陪业户看房，解答工程问题刘俊杰陪业户看房，解答工程问题周 超陪业户看房，解答工程问题XXX陪业户看房，解答工程问题XX