仓库盘点技巧与方法

财产盘点制度 为确保求存货及财产盘点的正确性，加强管理人员的责任心，保护公司的财产安全完整，特制定本制度。 一、财产盘点范围 1、存货盘点：包括原料、物料、在制品、制成品、零件保养材料、外协加工料品、下脚品等。 2、财务盘点：包括现金、票据、有价证券、租赁契约等。 3、其他财产盘点：包括固定资产、保管资产、保管品等。 （1）固定资产：包括土地、建筑物、机器设备、运输设备、生产器具等资本支出购置者。 （2）保管资产：属于固定资产性质，但以费用报支的零星设备设备。 （3）保管品：以费用购置的物品。 二、盘点方式 1、年中、年终盘点 （1）存货：由生产部门会同财务部门于年(中)终时，实施全面总清点一次。 （2）财务：由财务部门自行盘点。 （3）其他财产：由经管部门会同财务部门于年(中)终时，实施全面总清点一次。 2、月末盘点 每月末所有存货，由生产部门会同财务部门实施全面清点一次（品种较多的可以采取重点盘点）。 3、月中检查 由财务部门通知有关部门主管后，会同经管部门，做存货随机抽样盘点。 三、人员的指派与职责 1、总盘人：由总经理担任，负责盘点工作的总指挥，督导盘点工作的进行及异常事项的裁决。 2、主盘人：由各有关部门主管担任，负责实际盘点工作的组织协调。 3、监盘人：由总经理室视需要指派或有关部门的主管负责盘点监督之责。 4、盘点人：由各有关部门主管指派或财产保管人担任，负责点计数量。 5、会点人：由财务部门指派(人员不足时，间接部门支援)，负责会点并记录，与盘点人分段核对、确实数据工作。 6、协点人：由各有关部门主管指派，负责盘点时，料品搬运及整理工作。 7、特定项目按月盘点及不定期抽点的盘点工作，亦应设置盘点人、会点人，其职责亦同。 8、监点人：由总经理室派员担任。 四、盘点前准备事项 1、经管部门将应行盘点的用具，预先准备妥当，所需盘点表格，由财务部门准备。 2、存货的堆置，应力求整齐、集中、分类，并置标示牌。 3、现金、有价证券及租赁契约等，应按类别整理并列清单。 4、各项财产卡依编号顺序，事先准备妥当，以备盘点。 5、各项财务帐册应于盘点前登记完毕，如因特殊原因，无法完成时，应由财务部门将尚未入帐的有关单据如缴库单、领料单、退料单、交运单、收料单等利用“结存调整表”一式两联，将帐面数调整为正确的帐面结存数后，第二联财务部门自存，第一联送经管部门。 6、盘点期间已收到料而未办妥入帐手续的原、物料，应另行分别存放，并予以标示。 五、年终（年中）全面盘点 1、财务部门应在报经总经理批准后，签发盘点通知，并负责召集各有关部门的主管召开盘点协调会后，拟订盘点计划，限期办理盘点工作。 2、盘点期间除紧急用料外，暂停收发料，对于各车间在盘点期间所需用料的领料，材料可不移动，但必须标示出。 3、盘点物品时，会点人均应依据盘点人实际盘点数，详实记录于“盘点统计表”，并每小段应核对一次，无误者于该表上互相签名确认。若有出入者，必须重新盘点。盘点完毕，盘点人应将“盘点统计表”汇总编制“盘存表”送财务部门审核。 六、不定期抽查盘点 1、盘点日期及项目，以不预先通知有关部门为原则。 2、盘点前应由财务部门利用“结存调整表”将帐面数先行调整至盘点的确实帐面结存数，再进行盘点。 3、不定期抽查盘点，应填列“盘存表”。 七、盘点报告 无论是那种类型的盘点，财务部门均应根据审核后的“盘存表”编制“盘点盈亏报告表”，送经管部门填列差异原因及处理意见后，转报总经理审批。 八、现金、票据及有价证券盘点 1、现金、银行存款、零用金、票据、有价证券、租赁契约等项目，除年终（年中）盘点时，应由财务部门会同经管部门共同盘点外，平时，财务部门主管至少每月抽查一次。 2、盘点前应先将现金、零用金、票据存放处封锁，并于核对帐册后开启，由会点人员与经管人员共同盘点。 3、有价证券及各项所有权凭证等应确实核对认定，会点人依实际盘点数详实填列“有价证券盘点报告表”经双方签证确认报送财务部门主管，如有出入，应立即报告总经理处理 十、存货盘点 1、存货的盘点，以当月结账最末一日举行为原则。 2、存货原则上采全面盘点，实施全面盘点有困难者，应报经总经理批准后，方可改变盘点方式。 十一、其他项目盘点 1、委外加工料品：由各委外加工料品经办人员，会同财务人员，共同赴外盘点，并经受托加工签字确认。 2、销货退回的成品，应于盘点前办妥退货手续。 3、经管部门将新增加土地、房屋的所有权的影印本，送财务部门核查。 十二、注意事项 1、所有参加盘点工作的盘点人员，对于本身的工作职责及应进行准备的事项，必须深入了解。 2、盘点人员盘点当日一律停止休假，并须依照规定时间提早到达指定的工作地点向主盘人报到，接受工作安排。如有特殊事故而觅妥代理人应经事先报备核准，否则以旷工论处。 3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停止财物的进出及移动。 4、盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经盘点人员签认始能生效，否则应追究其责任。 5、所有盘点数据必须以实际清点、磅秤或换算的确实资料为据，不得以猜想数据、伪造数据记录之。 6、盘点开始至工作终了期间，各组盘点人员均受主盘人指挥监督。 十三、盘点工作奖惩 1、参加盘点工作的人员必须遵守本制度，表现优异者，经由主盘人申报，给予适当的奖励。 2、工作玩忽职守、不负责任的，除责令重新盘点外，处以100至1000元以下的罚款。 第十四条 帐载错误处理 1、保管台账帐载数量如因漏帐、记错、算错、未结帐或帐面记载不清者，对有关责任元处以500元以下的罚款。 2、保管台账帐载数字如有涂改未盖章、签章、签证等凭证可查，凭证未整理难以查核或有虚构数字者一律处以200元以上1000元以下的罚款。 十五、赔偿处理 财产、物料管理人员、保管人有下列情况者，除赔偿相同的金额，情节严重的予以开除处分，直至依法追究刑事责任： 1、对所保管的财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊者； 2、对所保管的财物未经报准而擅自移转、拨借或损坏不报告者； 3、未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃、损失或盘亏者。盘点计划订定目标执行盘点比较分析调整、处理和改善一、盘点前的更深入一层的认识与准备实地盘点既然要大张旗鼓，甚至生产出货活动都要停下来配合，动用不少人力煞费周章，那就最好“一鱼数吃”，同时达成更多的目的，更符合“管理报酬率”的成本观念。首先建议，把仓储整顿和管理功能，一并在盘点中执行，尤其在“预盘”的阶段里，更为允当。我们很清楚，主仓库存放的应该是活料，所以明知是呆料的料项一定要清理出去，不管它的价格贵贱。而且主仓库存放的一定要是良品，是给生产可用的良品，因此必须检查出不良料把它清理出去。我们建议，另设“呆料不良品”仓库，清理后移交到那边，责成一位主管干部(必要时由他组成一个委员会)，专门去处理这些呆料与不良料，而且以处理绩效当做他们的工作绩效。其次，笔者也建议，利用实地盘点做好储位规则。参考前述的内容，在预盘之前，先依次半年的产销计划，换算成有效的料品库存计划，进而展算成必需存料的储位规划，利用盘点时，把料品重新归位，使盘点后正式进料时能井然有序地依照新规划储位来存放。这不是更美妙吗？第三，盘点时结算固然很重要，但是仓库管理问题的发掘与检讨也一样重要。二、盘点计划阶段盘点计划多在复盘日期的一个月前就要具体拟订而且发布(一般人所称的“大盘点”，就专指复盘而言)；也同时要求生产现场，在复盘的多少天以前，调整生产作业，渐渐达成“净空”水准，以利盘点(因为“在制品”是最不容易“计价”的)。此外，对采购人员，以及托外加工人员，才可能有更具体的因应指示，使复盘更周详有效。当然，盘点主持人也可能更进一步，对呆料进行分析，对储位规划作出结论，提供予仓库人员，使他们在预盘阶段就融入仓储整顿与储位规划的功能。三、预盘阶段在预盘阶段，首先由盘点主持人以电脑或会计部门的“永续盘存账”为基准，作出“预盘明细表”，交给仓库(或现场等直接责任对象)，要求依之“点”出应有数量，同时依新储位整顿存置定位，挂上盘点单，记录预盘有关栏位，并把预盘结果(包括盘盈、盘损的差异)呈报盘点主持人。当然，也可以由盘点主持人直接作出“盘点单”交给预盘主办者，而不用“预盘明细表”。盘点主持人一点也不闲着，除了要稽核预盘进度实况之外，仍要针对预盘的差异状况进行分析与调查，并采取补救措施。四、复盘阶段预盘既已完成就绪，就可进入复盘阶段。复盘工作多由盘点主持人指派与被盘点部门权责比较不相干的部门人士所担任。例如物料仓库，大多由人事、营业、设计等部门人员去担任复盘工作而不会由采购或品管去担任，因为后两者与物料仓库关系较为密切，有“瓜田李下”之嫌。复盘工作较为单纯，是根据预盘阶段的“盘点单”去复查。复盘者可以要求被盘者逐项将料品卸下，深入清点，再记入实际状况，填入“复盘”有关栏位内。平常是撕下“盘点单”一联，回报予盘点主持人。更负责任的复盘人员，还会更进一步复查料品的品质状况(甚至存置时间呆料状况)，呈报反应，这当然值得鼓励。五、结算与检讨阶段经过复盘之后，实况资料(包括差异)呈交盘点主持人，一方面由会计部执行结算(包括调整及计价)，作财务报表之依据；一方面由盘点主持人召开“检讨”会议针对料账差异较大与较奇特的状况，深入检讨其原因，筹谋日后防治之方法，同进也检讨呆料与不良料品之处理对策，俾作及早处理之用。由于盘点涉及企业所得税计算报缴问题，政府税收稽征机构多会要求企业，聘由政府授权之会计师参与处理，因此会计师也经常会深入参与盘点各阶段工作，尤其复盘与结算阶段。一、盘点前1、查看总部帐套中对分公司的出库，是否全部审核。单据数量和发货数量，然后在分公司帐套查看外购入库单是否与其一致，以确保网管把所有的要货单据发送至分公司（企划单据除外）2、查看分公司帐套的销售出库单已经审核完毕3、按仓库确认的日出库情况，核实是否有已录销售出库单但未发货的单据二、盘点工作中应注意的哪些方面1、注意按顺序来盘点，以防止漏盘2、记清楚产品的名称、生产日期、数量3、如果是分成两批分别盘存不同的库，最后要相互针对几个品相抽查，以降低出错的概率4、让库管等相关人签字认证三、盘点后与系统库存核对工作1、在分公司K3系统中过滤出截止到盘点日的库存，并引出生成EXCEL表，步骤如下：（1）：仓库管理-报表分析里-物料收发汇总表（2）：按需要过滤数据并引出数据到EXCEL表中（3）：根据需要对导出的EXCEL表做数据透视（4）：根据盘点情况编制库存盘点表（该步在EXCEL表中进行）（5）：把数据透视后的EXCEL表与编制的实际库存盘点表进行匹配（用VLOOKUP公式）（6）：查找K3系统中的库存与实际库存的差异，差异分两种情况：A、总的差异较小（5件左右），而且产品报废公司已经同意的情况下，就可以让相关的办事处或分公司做调整单了（一般做到盘点日期次月的1号）。说明：调整时总的原则是把帐调到与实际盘点一致，故只能调整系统里的库存数量账面库存实际盘点数量（盘亏），则：调减账面库存账面库存实际盘点数量（盘盈），则：调增账面库存注意：在做调整单的时候要分盘亏和盘盈分别做调整单，具体如下：a)盘亏，调减账面，在总部帐套做安井美食的销售出库（红字）b)盘盈，调增账面，在总部帐套做安井美食的销售出库（蓝字）这样就把账面调到与实际盘点一致！以合肥分公司2011年5月份的盘点表为例：合肥分公司5月份库存总的盘盈99.6299件，其中盘盈的品相有923.0027件，盘亏的有823.3728，做调整单如下：、盘亏，调减账面，做安井美食对合肥分公司的红字出库（每个盘亏的品相都要录，合计-823.3728），这时系统会生成一张带C的单子，然后让网管把不带C的单子（hftza）发送到合肥分公司的帐套中，作为合肥分公司的外购入库。红字相当于把货退到总公司，减少合肥分公司帐套中的库存。、盘盈，调增账面，做安井美食对合肥分公司的蓝字出库（每个品相都要录，合计923.0027）。这时系统会生成一张带C的单子，然后让网管把不带C的单子（hftza）发送到合肥分公司的帐套中，作为合肥分公司的外购入库，蓝字相当于总公司向合肥公司发货，增加合肥分公司帐套中的库存。这样，这样合肥分公司的帐套的库存就调整为与实际库存数一致了B、如果差异较大，则应该去查找原因：（1）外购入库（2）销售出库（3）盘点的准确性通过以上三个大体的方向去查找原因，待查明并改正后，再按照上述步骤进行调整！仓库盘点八步骤第一步：盘点前的准备1、盘点表（含包装规格）并分仓库制作表格。如下表：序号编码品名规格A仓库B仓库C仓库店面合计12合 计2、软件准备，盘点表生成前，要把所有已经开单发货的单子输到软件里，同时把样品数量进行汇总、把已开单未发货的数量进行汇总、以备后面的核对工作。（注意：此盘点表不可以放结存数据）第二步：货物整理整件中盒、散支、小盒分类并集中堆放，店面货架上货物和下面库存对应，对通道、货架进行编号。第三步：盘点人分工确定组长、组员，建立乐捐制度。每次盘点至少2人以上，并交叉盘点。如第一组从左向右盘，第二组从右向左盘。可以设定每次盘点单品准确率在98%以上，奖励50元/组。准确率低于95%，每错一个单品，乐捐0.5元。（注意：办事处经理和仓库主管应各带一组）第四步：盘点1. 数据输入规范。不可以把1写成7，把8写的3一样。同时要把对应仓库的数字填在对应的地方，按件数加中盒数加散支数的记发，比如3119盘出共三件五中盒4小盒8支，要写成3*2304+5*144+4*12+8，而不能直接写7688，以便后续核对。2. 数据填写准确，坚持唱报重复，即点数人报数量，记录人重复点数人报的数量。第五步：数据汇总并录入由组长汇总数据，并和另一组盘点的进行核对，对于对不上的马上去查，并统计每组的出错比率（出错的单品数/总的盘点单品数），由财务把确认无误的盘点数据录入从软件内导出的EXCLE盘点表内.第六步：核对EXCLE表里的汇总数据和进销存里结存的数据进行核对。汇总的盘点数据为：实盘的各仓库数量+店面数量+样品数量-开单未发货数量（注意EXCLE表的顺序和打印实盘的盘点表顺序相同，不要轻易删减）第七步：复盘、确定对有问题的数据进行复盘，特别是包装单位的换算，并最终确定数据，在软件内进行库存输入并调整。第八步：差异处理对盘点有差异的数据，应从是否发货未入帐、赠送未入帐、盘点未入帐、软件输入错误等几个方面核对。找出原因，并做好记录，并把产生错误的原因杜绝掉。限责任公司文件编号仓库盘点七步骤版次/修改次数页 码第 1 页 共 1 页基本作业流程： 责任人 要求：仓库主管、财务 盘点准备表格完成，软件生成 货物整理仓库主管、营业员 店面上下对应，仓库通道顺畅，整件、 散支清楚 盘点分工 仓库主管 记录人字迹工整盘点各盘点人员 记录工整、准确数据汇总盘点组长、财务 分组数据核对、数据录入EXCLE表核对财务 和软件内结存数核对复盘、确定仓库主管、财务 对有问题的数据马上复查，并确、内勤 定仓库最终数量，特别是单位换算。输入软件并调整差异处理办事处经理、仓库主管 找出差异原因，并解决盘点的意义：1、了解公司在前一阶段的盈亏状况；2、掌握损耗，发掘管理漏洞，加强管理，同时遏阻不轨行为；3、确切掌握库存量，为管理提供各种科学数据；4、发现并清除滞销品、临近过期商品， 整理环境、消除死角。盘点的组织：（一）、盘点日程1、根据营业情况、收货情况计划每月的盘点日期，尽量以不影响销售为标准2、根据盘点日期提前准备盘点所需工作，人力安排、预盘单制作的准备3、盘点当日中午前必须完成所有收货工作，确保盘点的准确性（二）、盘点准备1、在盘点日前各部门应做好各项准备工作；卖场组织好商品整理，按货架号划定盘点区域，做好盘点整理、准备工作店长于盘点日盘点前处理完毕各种已发生的单据 （出入库类未审核的单据）2、仓库下午13：00开始盘点，现场于结束营业时间后开始盘点；盘点开始时，立即封帐，停止实物及电脑系统数据的转移及变更3、过期商品、残次品单独盘点4、在盘点结束，完成系统修正后启帐（二）盘点单使用注意事项1、必须使用公司指定抄单表2、抄单表须由店长统一编号（注明页码）3、抄单表项目：日期、条码、品名、单位、签字4、盘点单发放顺序：店长员工5、盘点单的填写须规范、字迹清晰，修改处必须签字，如出现条码错误，可以酌情罚款；6、有需要更改内容，必须使用双划线划掉，不允许直接涂改；更改后，须经更改人签名7、每节货架抄表结束后，另起一页抄下一节货架，编制另外的单号8、盘点前将堆头架下、货架下层板翻开查看